張 勇
(通榆縣疾病預(yù)防控制中心,吉林 白城 137200)
我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代,疾病控制中心檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)信息化發(fā)展的大趨勢(shì),和信息技術(shù)深度融合,不斷提升檔案管理工作的效能和服務(wù)水平。實(shí)踐證明,信息技術(shù)能有效促進(jìn)檔案管理工作高效規(guī)范發(fā)展。目前,疾控中心的檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)的發(fā)展階段,檔案管理模式落后,與時(shí)代脫軌,管理觀念缺乏創(chuàng)新等問(wèn)題,為此應(yīng)積極探索新形勢(shì)下疾控中心檔案管理工作措施,持續(xù)穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理工作。
1)對(duì)檔案管理工作缺乏重視。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。疾控中心檔案的管理階層先進(jìn)的科學(xué)決策,創(chuàng)新的管理模式,是推動(dòng)檔案管理工作高效,規(guī)范發(fā)展的關(guān)鍵。目前,一些疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)思想不能跟上時(shí)代的步伐,對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視,簡(jiǎn)單地把文書(shū)檔案管理工作認(rèn)為就是對(duì)文書(shū)的歸檔保存,未意識(shí)到疾控中心的檔案可以為傳染病的預(yù)防控制,生物科研研究提供重要的參考文獻(xiàn);未意識(shí)到檔案管理工作對(duì)醫(yī)療事業(yè)單位發(fā)展的重要性。同時(shí),檔案管理的工作人員,缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性和工作熱情,對(duì)檔案管理工作敷衍了事;疾控中心對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏行之效的管理制度,評(píng)價(jià)考核體系和監(jiān)督管理機(jī)制的不完善,檔案管理工作缺乏工作規(guī)劃等導(dǎo)致檔案管理工作邊緣化,嚴(yán)重制約檔案管理工作的高質(zhì)量落實(shí)[1]。
2)專(zhuān)業(yè)人才的匱乏。擁有一支專(zhuān)業(yè)化的人才隊(duì)伍是新形勢(shì)下推動(dòng)檔案管理工作有序、高效進(jìn)行的根本。但是,現(xiàn)階段,疾控中心文書(shū)檔案管理人員缺乏,人才后續(xù)補(bǔ)充不足,尤其是相關(guān)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才更是匱乏。疾控中心的檔案管理工作復(fù)雜,繁瑣,不僅要對(duì)一些疾病控制檔案進(jìn)行管理,也要對(duì)一些文書(shū)檔案,人事檔案進(jìn)行管理,工作種類(lèi)多、強(qiáng)度大,需要專(zhuān)業(yè)化的人才對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)化管理。但是,現(xiàn)有工作人員相對(duì)年齡大,知識(shí)結(jié)構(gòu)單一,缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)和缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí),管理水平高和信息技術(shù)強(qiáng)的綜合性人才寥寥無(wú)幾。加之人才培養(yǎng)和引進(jìn)力度不夠,新形勢(shì)下,推進(jìn)檔案信息化管理將無(wú)法談起,成為制約新時(shí)期文書(shū)檔案工作管理的瓶頸。
3)檔案信息化建設(shè)不足。目前,我國(guó)的檔案的管理水平整體落后,管理觀念缺乏創(chuàng)新。新的時(shí)期,加快檔案的信息化進(jìn)程,將有效提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。但是,現(xiàn)階段,我國(guó)的疾控部門(mén),對(duì)檔案信息管理重視不夠,僅僅停留在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)階段,缺乏進(jìn)行信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃,各個(gè)階段的工作目標(biāo)不明確,責(zé)任分工不明,使檔案管理信息化常常流于形式。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中,相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施支持是保障檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的關(guān)鍵;當(dāng)下,對(duì)檔案管理部門(mén)的資金投入不足,缺乏對(duì)辦公設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的提供;同時(shí),相關(guān)信息技術(shù)人才的缺乏也是制約信息化進(jìn)程的關(guān)鍵因素。
1)強(qiáng)化重視,加強(qiáng)創(chuàng)新管理。茍日新,日日新,又日新。創(chuàng)新是促進(jìn)民族進(jìn)步的不竭動(dòng)力。疾病控制中心要緊緊抓住全面深化改革的大趨勢(shì),對(duì)檔案管理方式不斷改進(jìn),優(yōu)化。把現(xiàn)有的管理模式,去其糟粕,取其精華,保留行之有效管理模式,淘汰落后不合時(shí)宜的模式,同時(shí)借鑒其他地區(qū)先進(jìn)的管理模式,因地制宜整改出一套適用本單位檔案管理模式,并持續(xù)穩(wěn)步推行下去[2]。疾控中心所有工作人員,從上而下,強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí),把創(chuàng)新精神應(yīng)用到本職工作中,不斷提升管理工作水平。為此,要制定出檔案管理工作規(guī)劃,把檔案管理工作納入整個(gè)疾控中心發(fā)展戰(zhàn)略中,設(shè)立檔案管理工作目標(biāo),目標(biāo)設(shè)置要分為長(zhǎng),中,短,目標(biāo)合理可行。建立各部門(mén)的溝通協(xié)作機(jī)制,加強(qiáng)各部門(mén)的協(xié)作,建立檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),促使檔案管理工作高效完成,發(fā)揮檔案管理的重要作用。同時(shí)加大對(duì)檔案管理工作的重要性的宣傳力度,讓整個(gè)單位明確檔案工作的重要性,從而自覺(jué)配合檔案管理工作;強(qiáng)化管理工作人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí),加強(qiáng)工作的主動(dòng)性,并設(shè)立相應(yīng)的考核評(píng)價(jià)體系,把檔案管理工作納入績(jī)效考核之中,扭轉(zhuǎn)檔案管理工作邊緣化的傾向。最后,要強(qiáng)化工作人員的創(chuàng)新意識(shí),鼓勵(lì)積極創(chuàng)新工作模式,改進(jìn)工作方法,簡(jiǎn)化檔案管理工作的流程,不斷優(yōu)化檔案管理工作。
2)緊抓信息技術(shù),加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)??茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力,是推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步,人民生活水平提高的根本。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,信息技術(shù)在各行業(yè)發(fā)展中起著不可替代的作用。疾控中心的檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì),把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中,加快文書(shū)檔案管理信息化建設(shè),把檔案進(jìn)行數(shù)字化管理,提高檔案管理的安全性,防止檔案丟失,切實(shí)發(fā)揮檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的重要作用[3]。首先,配備先進(jìn)的辦公自動(dòng)化設(shè)備和建立數(shù)據(jù)平臺(tái),做好應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施支持。為此,疾控中心要加大資金投入建設(shè)和專(zhuān)項(xiàng)基金支持,保障檔案管理信息化建設(shè)。其次,強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè),提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)。加快檔案信息化進(jìn)程,不僅需要硬件的支持,還要人才的供應(yīng)。通過(guò)加強(qiáng)信息技術(shù)培訓(xùn)并設(shè)立定期考核制度,提升檔案管理人員利用信息技術(shù)管理檔案的能力。最后,把以人為本的理念貫徹到人員管理中,優(yōu)化員工的工作環(huán)境;拓寬職工晉升渠道,完善員工福利待遇,借以激發(fā)員工的工作熱情。
3)提高管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)決定檔案管理水平的提升。目前,我國(guó)檔案管理工作水平低,究其原因是檔案管理專(zhuān)業(yè)人才缺乏。為此,疾控中心不僅要從外部引進(jìn)人才,更要注重內(nèi)部的人才培養(yǎng)工作。人才培養(yǎng)為疾控中心檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展注入鮮活血液,有效激發(fā)員工的創(chuàng)新能力和探究能力,提升員工的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德素養(yǎng)。首先,設(shè)定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)目標(biāo);由于內(nèi)部員工來(lái)自不同區(qū)域,文化背景各不相同,學(xué)歷和性格存在差異,為此人才培養(yǎng)目標(biāo)的設(shè)定,在前期要做好調(diào)研工作,結(jié)合市場(chǎng)行情,國(guó)家政策方向和疾控中心發(fā)展需求,制定人才培養(yǎng)目標(biāo)。其次,人才培養(yǎng)的形式要多元化。廣泛開(kāi)展教育培訓(xùn)活動(dòng),創(chuàng)新教育培訓(xùn)方式,既要進(jìn)行集中培訓(xùn),又要進(jìn)行個(gè)性化培養(yǎng),既要理論培訓(xùn)又要實(shí)操培訓(xùn),因材施教,不斷為疾控中心發(fā)展輸入專(zhuān)業(yè)人才。最后,建立完善的考核評(píng)價(jià)體系;要不斷創(chuàng)新人才考評(píng)方式,保障考評(píng)結(jié)果的真實(shí),設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制,并嚴(yán)格的落實(shí)懲罰機(jī)制,絕不偏袒,謀私,推動(dòng)培訓(xùn)工作順利進(jìn)行。同時(shí)建立人才激勵(lì)機(jī)制,優(yōu)化人員配置工作,采用物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合的方式,提升檔案管理工作的高效性。
行百里者半九十。新時(shí)期疾控中心檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工程,需要檔案管理工作者持之以恒,堅(jiān)持不懈的不斷探索,不斷優(yōu)化檔案管理工作流程,提高檔案管理工作科學(xué)化水平。