企業(yè)辦公室做好公文處理的方法探討

董 婧

（中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司湖北省分公司，湖北 武漢 430040）

1 引言

辦公室是公司與外部聯(lián)系發(fā)展的重要橋梁，是企業(yè)內(nèi)部高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策及制定相關(guān)計(jì)劃項(xiàng)目的重要參考，而公文是能夠保證辦公室發(fā)揮其職能的最關(guān)鍵的載體，是進(jìn)一步傳達(dá)黨和國(guó)家相關(guān)政策、制定有關(guān)規(guī)章制度細(xì)則、進(jìn)行行政管理工作以及企業(yè)交流經(jīng)驗(yàn)至關(guān)重要的工具。因此，要全面做好企業(yè)內(nèi)辦公室公文的各項(xiàng)處理工作，這對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)與整體發(fā)展有一定的影響作用。而公文處理環(huán)節(jié)是指公文辦理環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、文件保存等息息相關(guān)的工作。有不少人對(duì)公文處理環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作有著一定的誤解，認(rèn)為這些步驟的處理沒(méi)有技術(shù)含量，只是需要按照既定的程序處理既可。但只有親身實(shí)踐過(guò)方能體會(huì)到公文處理工作需要一定的技巧、處理方式追求藝術(shù)、對(duì)秘書(shū)個(gè)人綜合素質(zhì)也有較高的標(biāo)準(zhǔn)。因此辦公秘書(shū)在處理公文時(shí)要做到不斷思考學(xué)習(xí)，遇到問(wèn)題靈活變通。在遵循相關(guān)規(guī)定的同時(shí)做到不逾矩；同時(shí)要具備敢于不斷創(chuàng)新的勇氣。對(duì)于工作要做到腳踏實(shí)地、細(xì)致細(xì)心、還要具備工作技巧。

2 公文處理環(huán)節(jié)工作的關(guān)鍵

2.1 掌握書(shū)寫(xiě)公文的各類技巧

首先要做到準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，領(lǐng)導(dǎo)意圖指的是領(lǐng)導(dǎo)在分配工作、及下達(dá)指示時(shí)的初衷或期望最終達(dá)到的效果。可以通過(guò)主動(dòng)詢問(wèn)、從領(lǐng)導(dǎo)的指示中自行領(lǐng)悟、從平常的言行舉止中總結(jié)、分析總結(jié)講話材料、以及總結(jié)整合等各種途徑準(zhǔn)確把握企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。準(zhǔn)確把握企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意圖除了要做到精準(zhǔn)、全面、精煉，不斷接近的同時(shí)，還要常常換位思考：從現(xiàn)實(shí)出發(fā)即目前企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的關(guān)鍵，從全局出發(fā)即有益于企業(yè)發(fā)展的各類觀點(diǎn)，從實(shí)踐出發(fā)即如何立竿見(jiàn)影地解決問(wèn)題、從上下級(jí)出發(fā)即如何貼合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的要求、從理論與政策出發(fā)即不斷改進(jìn)視野與處理模式。

其次要嚴(yán)格遵循公文寫(xiě)作的流程要求，公文的主題要鮮明。一旦理解把握了領(lǐng)導(dǎo)的意圖和意愿，快速確定公文的類型，在做到心中有數(shù)后再提筆寫(xiě)作。要根據(jù)公文的主題和文體收集真實(shí)科學(xué)、典型可行的材料，能夠準(zhǔn)確反映出該事物最本質(zhì)的特征。書(shū)寫(xiě)公文提綱，確定文章的構(gòu)成結(jié)構(gòu)以及表達(dá)內(nèi)容的次序。組織公文起止和過(guò)渡的內(nèi)容時(shí)要確保文章邏輯清晰、層次分明、內(nèi)容銜接嚴(yán)密，整體協(xié)調(diào)。在正式起草公文和撰寫(xiě)時(shí)，要注意實(shí)際可行性，要格外注意文字書(shū)寫(xiě)規(guī)范、字號(hào)、文章排版等各項(xiàng)要求。在材料的闡述上，不能作摻雜個(gè)人主觀的臆想或空穴來(lái)風(fēng)的說(shuō)明。要確保公文內(nèi)所有的材料、觀點(diǎn)、意見(jiàn)以及思想都有所依靠和事實(shí)支撐，在資料里可尋到出處。常說(shuō)的文以載道，是指文章說(shuō)明闡述的不是辦公秘書(shū)個(gè)人的觀點(diǎn)思想，而是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的集體智慧。在書(shū)寫(xiě)公文的過(guò)程中，達(dá)到忘我無(wú)私的意境才能更好地理解把握上層領(lǐng)導(dǎo)的意圖，理解上層領(lǐng)導(dǎo)的想法。在修改修正階段，對(duì)文本內(nèi)容的進(jìn)一步調(diào)整修改時(shí)，要有勇氣斷腕的勇氣，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整修改，要不斷挑戰(zhàn)極限。因?yàn)槊貢?shū)服務(wù)于上層領(lǐng)導(dǎo)，而公文反映呈現(xiàn)的是一個(gè)企業(yè)的管理理念與態(tài)度。

2.2 嚴(yán)格把控公文的審核環(huán)節(jié)

但凡是以企業(yè)部門或辦公室的名義下發(fā)的公文，要由辦公室審核之后再上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。辦公室的工作人員在審核公文稿件前，應(yīng)核實(shí)簽名、正文以及附件是否齊全，需要時(shí)還應(yīng)與參考資料進(jìn)行比對(duì)。按照官方文件處理辦法的有關(guān)規(guī)定，要尊重先提交再審查的原則、對(duì)所有類型的公文稿件都要進(jìn)行審查、要確保書(shū)寫(xiě)和審查環(huán)節(jié)相分離、審核緊急文件時(shí)也要認(rèn)真細(xì)致、修訂和發(fā)布前再次審查等各項(xiàng)原則。第一、先排版再審核。起草好公文后，必須先按文件格式和書(shū)寫(xiě)體式等相關(guān)要求進(jìn)行排版，排版通過(guò)后再提交審核，避免出現(xiàn)審核文件與排版文件有出入的現(xiàn)象出現(xiàn)。第二、所有的文章都要審查。在審查公文及和文稿時(shí)，不能因?yàn)槲恼缕妥謹(jǐn)?shù)的差異而忽視對(duì)各類公文及文稿的審查。第三、審核時(shí)要查證所有字句，堅(jiān)持審核公文和文稿中的字句表達(dá)是否準(zhǔn)確、通順、簡(jiǎn)潔，出現(xiàn)的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字等是否準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)都要做到逐字查證。第四、是審核環(huán)節(jié)與書(shū)寫(xiě)相分離，公文在闡述過(guò)程中起草人會(huì)有個(gè)人固有的思維方式和寫(xiě)作模式，因此需要專職人員進(jìn)行二次審核，避免遺漏。第五，若文件審查著急，在審查的過(guò)程中也要以冷靜理智的心態(tài)對(duì)每一份公文進(jìn)行審查。第六，在發(fā)文前停止審核環(huán)節(jié)工作。在正式發(fā)文前，必須進(jìn)行再一次的審查，若存在失誤或錯(cuò)誤，必須及時(shí)改正調(diào)整，避免在企業(yè)實(shí)際工作過(guò)程中出現(xiàn)歧義和誤導(dǎo)。

2.3 區(qū)分輕重緩急，確保工作落實(shí)

辦公室在收到公文之后，辦公室秘書(shū)首先要做一系列的基礎(chǔ)工作，比如核實(shí)、登記、下載和發(fā)送等環(huán)節(jié)的工作，要嚴(yán)格遵守“急件優(yōu)先”的原則，根據(jù)公文或文稿性質(zhì)和內(nèi)容，區(qū)分公文審核的先后順序，要確保急件和重要公文能夠在第一時(shí)間得到妥善處理、正確操作和審核執(zhí)行環(huán)節(jié)的工作。在公文處理過(guò)程中，辦公室秘書(shū)還必須采取科學(xué)有效的傳閱方式，盡可能的簡(jiǎn)化公文處理的程序，減少不重要的重復(fù)性流程，在集中分發(fā)時(shí)力求完善，在分散分發(fā)時(shí)力求快速，做到所有的環(huán)節(jié)可以環(huán)環(huán)相扣，有序承接。與此同時(shí)，規(guī)定閱辦人的處理時(shí)長(zhǎng)與處理截止時(shí)間，達(dá)到縮短公文運(yùn)行周期的目的，保證可以及時(shí)、高效地完成所有公文的處理工作。企業(yè)辦公室秘書(shū)收到公文后，要及時(shí)將公文發(fā)送給辦公室主任，然后由責(zé)任人或責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)進(jìn)一步指令，再按照領(lǐng)導(dǎo)的指令發(fā)送至企業(yè)相關(guān)部門處理。在上交文件給領(lǐng)導(dǎo)閱讀審核時(shí)，如果領(lǐng)導(dǎo)離開(kāi)，辦公室秘書(shū)應(yīng)根據(jù)公文的重要程度通過(guò)電話通知負(fù)責(zé)或分管文件的領(lǐng)導(dǎo)，再提前將文件轉(zhuǎn)發(fā)給企業(yè)內(nèi)相關(guān)部門，提前得到下一步工作指令從而避免耽誤工作；若領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事務(wù)而忘記閱讀審批公文時(shí)，辦公室秘書(shū)應(yīng)及時(shí)通過(guò)委婉的方式提醒領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)督促企業(yè)負(fù)責(zé)部門按時(shí)完成工作，確保各項(xiàng)工作的落實(shí)與進(jìn)展。

2.4 重視時(shí)效性，提升督查督辦力度

公文處理環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作具有一定的時(shí)效性，每個(gè)正式文件都有處理使用時(shí)間限制，且公文只有在一定的時(shí)間段內(nèi)方能發(fā)揮其最大的作用。古人云：“言當(dāng)其時(shí)，一字千金，言背其時(shí)，一文不值。”所以，“及時(shí)”是保證公文能否得到及時(shí)處理的基本前提。公文在傳閱環(huán)節(jié)，必須一到即辦，沒(méi)有延遲、推脫、延誤、紕漏等情況發(fā)生，與此同時(shí)，這也是公文處理環(huán)節(jié)時(shí)效性的基本要求。從某個(gè)角度而言，時(shí)效性的發(fā)揮程度會(huì)對(duì)企業(yè)的工作效率產(chǎn)生直接影響。因此辦公室秘書(shū)必須有強(qiáng)烈的時(shí)間意識(shí)，盡量簡(jiǎn)化各種不必要的處理環(huán)節(jié)，使文件處理流程簡(jiǎn)單化、管理科學(xué)化、操作程序簡(jiǎn)單化，對(duì)于需要發(fā)運(yùn)的文件，辦公室秘書(shū)應(yīng)根據(jù)文件的執(zhí)行情況，采取靈活多樣的形式與對(duì)方取得聯(lián)系。而不是把領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的文件交給某個(gè)部門后，對(duì)于該公文的后續(xù)處理環(huán)節(jié)不聞不問(wèn)。反過(guò)來(lái)，辦公室秘書(shū)必須定期核查文件，監(jiān)督文件的執(zhí)行與具體落實(shí)程度，杜絕出現(xiàn)任何錯(cuò)誤或遺漏，確保企業(yè)內(nèi)相關(guān)負(fù)責(zé)部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)落實(shí)處理工作。緊急情況可采取發(fā)送提醒或電話詢問(wèn)的形式，對(duì)于緊急重要的文件，可安排專人跟蹤督促，確保手里所有工作有結(jié)果、事事有回音。文件處理結(jié)束后，要及時(shí)標(biāo)注清楚執(zhí)行單位、執(zhí)行時(shí)間以及執(zhí)行結(jié)果，并將處理情況解決后傳遞審批領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，重要文件應(yīng)根據(jù)輕重程度隨時(shí)報(bào)備。辦公室秘書(shū)必須強(qiáng)化個(gè)人時(shí)間觀念、效率觀念、工作態(tài)度以及工作程序觀念，一旦出現(xiàn)超過(guò)期限的情況，就可能錯(cuò)失良機(jī)，從而耽誤工作，給企業(yè)造成不必要的損失。

2.5 建立健全嚴(yán)格的企業(yè)公文處理制度

企業(yè)內(nèi)辦公室的秘書(shū)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)要求，積極建立健全科學(xué)可行的公文處理制度，積極探索發(fā)現(xiàn)文件處理工作的規(guī)律。無(wú)論是來(lái)自國(guó)家部委、集團(tuán)公司，還是其他一些要求或報(bào)告、政府信函等公文，必須由固定的一個(gè)辦公室負(fù)責(zé)到底，對(duì)公文的發(fā)放工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。處理任何不遵守相關(guān)規(guī)定擅自寄送文件的情況，必須第一時(shí)間退回。對(duì)辦公室收到的文件必須認(rèn)真閱讀，進(jìn)行分類，分別管理，要注意防備遺漏重要文件的情況發(fā)生。與此同時(shí)，也要及時(shí)防止出現(xiàn)文件倒流情況的出現(xiàn)，一旦發(fā)生及時(shí)采取相應(yīng)的糾正措施，對(duì)于文件倒流會(huì)產(chǎn)生的各種危害及原因要有充分的了解和學(xué)習(xí)，堅(jiān)決杜絕文件倒流，堅(jiān)決拒絕簽收任何倒流文件。

2.6 提升辦公室公文處理環(huán)節(jié)的創(chuàng)新力度

公文處理創(chuàng)新主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一是工作創(chuàng)新，即管理方式的創(chuàng)新；其二是具體公文處理方式環(huán)節(jié)的創(chuàng)新。這兩方面的創(chuàng)新對(duì)于提高公文處理的效率和質(zhì)量具有重要的意義和價(jià)值。管道公司辦公室必須建立完善、科學(xué)的文件記錄制度、核查制度和簽字制度，各類公文處理銜接后，落實(shí)責(zé)任。由于文件辦理環(huán)節(jié)必須分解到具體崗位，實(shí)行分工明確、責(zé)任到人的原則，在方法創(chuàng)新的框架內(nèi)實(shí)行限時(shí)監(jiān)管責(zé)任制。在文件接收和辦理過(guò)程中，應(yīng)盡量在文件報(bào)批當(dāng)天簽字。需要移交的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)當(dāng)日移交；需要傳閱的，應(yīng)當(dāng)傳閱；經(jīng)理指示主管部門管理項(xiàng)目，有期限要求的，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)完成。

2.7 努力提升公文處理工作人員的個(gè)人素質(zhì)

影響公文處理或者效率的最首要最重要的因素是人為因素。進(jìn)行公文處理環(huán)節(jié)工作的人員的個(gè)人素質(zhì)將對(duì)公文處理的最終效果和質(zhì)量產(chǎn)生直接的決定影響。所以，提升公文處理人員的整體素質(zhì)至關(guān)重要，要著力提高公文處理人員的個(gè)人政治素質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德素養(yǎng)。在提高個(gè)人政治素質(zhì)方面，要積極加強(qiáng)個(gè)人理論學(xué)習(xí)，努力提升理論能力與水平，積極發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神和無(wú)私奉獻(xiàn)精神；在提高個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，不僅要提高企業(yè)公文處理工作人員的專業(yè)理論水平，而且要保證知識(shí)全面提升，專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬，充分了解各行業(yè)規(guī)范，提高個(gè)人文字表達(dá)能力、研究咨詢能力、綜合協(xié)調(diào)能力、以及組織管理能力，提高企業(yè)辦公室工作人員的工作質(zhì)量與業(yè)務(wù)服務(wù)水平。公文處理工作人員與領(lǐng)導(dǎo)的接觸很多，這就要求公文處理人員具有良好的思想素質(zhì)與道德素養(yǎng)，在待人接物方面，要努力做到熱情洋溢、謙虛謹(jǐn)慎、腳踏實(shí)地、開(kāi)拓創(chuàng)新、積極進(jìn)取，不流于表面形式，不驕不躁，努力工作。

3 總結(jié)

總而言之，若想做好企業(yè)辦公室公文處理環(huán)節(jié)的工作，就需要在實(shí)踐中不斷探索，分析總結(jié)，提升鍛煉個(gè)人水平。要具備強(qiáng)烈的工作責(zé)任感和個(gè)人奉獻(xiàn)精神。因?yàn)?，任何一點(diǎn)大意粗心，任何一種疏漏都可能造成嚴(yán)重的失誤，甚至給公司造成一定程度的經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損害，公文處理水平的高低不僅是對(duì)辦公室秘書(shū)個(gè)人素質(zhì)和工作能力的要求和標(biāo)準(zhǔn)，更是公文處理這項(xiàng)工作精益求精的體現(xiàn)，所以，只有不斷提升個(gè)人公文處理的水平和能力，才能以最大程度的發(fā)揮“以文輔政”對(duì)企業(yè)發(fā)展和運(yùn)營(yíng)的作用。