數(shù)字化背景下圖書館檔案管理的措施

陸麗英

（杭州圖書館，浙江 杭州 310018）

1 圖書館檔案信息化管理原則

1.1 電子文件原則

在圖書館檔案數(shù)字化管理時(shí)，檔案管理人員認(rèn)知檔案數(shù)字化管理對(duì)圖書館的重要性，要嚴(yán)格遵守國家政府相關(guān)規(guī)范。電子文件是整個(gè)檔案信息化管理的重要組成部分，其中包括存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)格式等內(nèi)容，會(huì)因?yàn)殡娮游募\(yùn)行方式不同，存儲(chǔ)方式不同而方式較大改變。在數(shù)字化背景下，無法直接要求電子檔案的運(yùn)行方式一成不變，需要針對(duì)實(shí)際情況實(shí)施個(gè)性化控制，過程的數(shù)據(jù)和背景的數(shù)據(jù)是電子檔案的重要組成部分，是電子檔案不可缺少的程序，無論電子檔案根據(jù)哪種規(guī)范，都需要根據(jù)過程的數(shù)據(jù)和背景的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和審核，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性[3]。

1.2 文檔一體標(biāo)準(zhǔn)原則

文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)原則是整個(gè)圖書館檔案管理數(shù)據(jù)化的重要原則，檔案管理人員要將文檔的收集、傳輸、存儲(chǔ)結(jié)合為一體，從而提高同步管理的標(biāo)準(zhǔn) 限度。檔案館要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)檔案的介紹，在根據(jù)數(shù)據(jù)種類的不同進(jìn)行分類處理，并嚴(yán)格準(zhǔn)時(shí)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行文檔一體化的標(biāo)準(zhǔn)原則，讓檔案信息化管理工作具備科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的檔案經(jīng)過信息化處理轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)檔案，在采用相關(guān)的管理措施的，避免出現(xiàn)檔案丟失、檔案混亂等現(xiàn)象的產(chǎn)生。

1.3 可開性原則

在我國2019年新檔案法當(dāng)中，對(duì)檔案資源管理有明確規(guī)定，必須確保檔案信息來源的真實(shí)性，檔案信息化管理授權(quán)過程，主要是通過紙張文件逐漸向電子文檔轉(zhuǎn)化的過程，為了保證檔案安全性，必須要嚴(yán)格遵循可開發(fā)性原則實(shí)施。根據(jù)有關(guān)檔案方面的專家研究，在我國未來會(huì)有很長一段時(shí)間，都保持紙張檔案和電子檔案公共存在現(xiàn)象，這是合理過渡期，按照我國檔案法規(guī)定，電子檔案和紙張檔案必須同時(shí)存在。

2 大數(shù)據(jù)背景下圖書館檔案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)，設(shè)備陳舊

現(xiàn)代很多圖書館檔案管理人員大數(shù)據(jù)管理意識(shí)嚴(yán)重不足，對(duì)大數(shù)據(jù)在圖書館管理當(dāng)中應(yīng)用重視程度不足。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，部分圖書館對(duì)于檔案管理的重視程度較小，覺得檔案管理工作只是簡單的記錄，完全沒有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于圖書館發(fā)展的重要性，很多圖書館依舊在使用手工電腦錄入和機(jī)械的查找方式，耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，在某種角度上來看限制了檔案管理人員的管理效率和創(chuàng)新思維。如圖書館由于資金的限制，在購買圖書資源檔案時(shí)，沒有按照相關(guān)規(guī)定購買，認(rèn)為檔案管理工作采用傳統(tǒng)的手工模式就能進(jìn)行操作，購買先進(jìn)的信息化檔案管理設(shè)備沒有任何意義，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作作用流于表面，無法發(fā)揮其真正作用。并且在傳統(tǒng)檔案管理模式下，很多應(yīng)用程序和電腦都已經(jīng)處于老化狀態(tài)，需要根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的實(shí)際情況，對(duì)電腦設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行全面更新。但由于圖書館資金投入較少，導(dǎo)致很多老舊設(shè)備無法更新，極大影響了圖書館管理水平提高，降低圖書館管理效率。

2.2 資源信息利用率不足

實(shí)踐應(yīng)用作為檔案信息資源管理的最終目的。圖書管理想要提高檔案管理的效率，信息資源查找工作必須具有較強(qiáng)的可靠性和準(zhǔn)確性。但從我國目前圖書館檔案管理情況來看，還存在資源信息利用率不高的現(xiàn)象，部分管理人員對(duì)檔案管理的收集和管理重視程度不足，檔案資源利用率較低。由于檔案管理工作主要是以服務(wù)實(shí)踐為中心，有效保存具有較高價(jià)值的檔案信息資源，但傳統(tǒng)檔案管理工程的資源效率不高，無法充分利用檔案信息資源，在查找方面需要耗費(fèi)大量時(shí)間，檔案資源閑置問題非常嚴(yán)重。傳統(tǒng)圖書館管理內(nèi)容非常復(fù)雜，缺乏系統(tǒng)化處理和數(shù)據(jù)化管理，不利于檔案資源價(jià)值體現(xiàn)。其次缺乏檔案信息資源共享途徑，很難做到檔案數(shù)據(jù)和資源共享，檔案信息采集工作比較落后，未擁有健全的流程，缺乏有效管理技術(shù)的融合，最終導(dǎo)致圖書館檔案管理效率較低。

2.3 檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

圖書館檔案管理工作需要具備較強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)，圖書館檔案管理人員要熟練掌握圖書檔案的歸檔和存檔工作，從而對(duì)圖書管理資料和信息做到全面保護(hù)。隨著檔案管理制度的逐漸普及，數(shù)字化檔案管理逐漸在圖書館行業(yè)普及運(yùn)用，但隨著圖書管理檔案人員調(diào)整，讓原有的檔案管理人員受到嚴(yán)重影響，檔案管理人員數(shù)量不足，從而影響圖書館檔案工作的順利進(jìn)行[1]。尤其是在我國進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，隨著圖書館檔案檔管理工作不斷深入，檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)嚴(yán)重缺乏，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的開展，往往在檔案工作中，有些檔案工作人員往往都是兼職。由于圖書館檔案管理工作量被大幅度增加，大部分檔案管理人員無法對(duì)檔案管理工作做到有效管理，并且大部分檔案管理人員并不是專業(yè)人員，而是從其他工作崗位轉(zhuǎn)型而來，專業(yè)素質(zhì)一般較低，只有在檔案管理工作當(dāng)中逐漸積累經(jīng)驗(yàn)，這極大限制檔案管理工作的效用性[2]。

2.4 相關(guān)規(guī)章制度不完善

在數(shù)字化時(shí)代背景下，檔案信息化管理逐漸成為未來圖書檔案管理的必然趨勢。但在實(shí)際檔案管理過程中，有些的圖書館已經(jīng)意識(shí)到檔案管理數(shù)字化的重要性，并且按照相關(guān)規(guī)定實(shí)施檔案管理信息化，但由于圖書館數(shù)字化檔案管理的相關(guān)規(guī)則制度還未完善，檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)較低，部分圖書館對(duì)于檔案管理信息化也沒有指定相應(yīng)的規(guī)章制度，造成檔案管理人員懶散，檔案管理工作流于表面，極大地限制了檔案數(shù)字管理工作的進(jìn)程。在實(shí)施大數(shù)據(jù)管理之前，圖書館的檔案管理工作都是以傳統(tǒng)模式為基礎(chǔ)，因此圖書館要積極調(diào)整圖書館檔案管理規(guī)則制度。但在檔案管理實(shí)際工作當(dāng)中，很多圖書館還在采用傳統(tǒng)的規(guī)范和管理制度，給圖書館檔案管理效率造成巨大的影響[3]。

3 大數(shù)據(jù)背景下圖書館檔案管理的有效策略

3.1 原生數(shù)字化檔案自動(dòng)歸檔途徑

隨著數(shù)字化技術(shù)不斷普及到業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)字化檔案，這些檔案本身就是具有數(shù)字化，又被稱為原生數(shù)字化檔案，通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)融合，能夠提高原生數(shù)字化檔案自動(dòng)歸檔效率[4]。從我國目前原生數(shù)字化檔案接口情況來看，可以分為以下三種方式：第一，通過服務(wù)應(yīng)用程序?qū)崿F(xiàn)接口，這種方式主要是由讀取和推送兩方面組成；第二，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能夠直接讀取業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中的信息數(shù)據(jù)或者讀取中間交換文件；第三，通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能，直接完成數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，這種方式又由觸發(fā)器和存儲(chǔ)過程兩方面組成。第一種接口方式具有安全性高的優(yōu)點(diǎn)，但在進(jìn)行原有系統(tǒng)接口開發(fā)和設(shè)計(jì)時(shí)，會(huì)大幅度提高原有系統(tǒng)的工作量[5]。第二種方式能夠由一個(gè)人獨(dú)立完成，如和其他各個(gè)信息系統(tǒng)的接口設(shè)計(jì)，不足之處就是不僅要對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)分析，還要對(duì)數(shù)據(jù)安全性進(jìn)行檢測，從而確保數(shù)據(jù)的安全性。第三種方式具有較高的效率，能夠直接完善檔案文件自動(dòng)生成，但會(huì)對(duì)原有信息數(shù)據(jù)造成嚴(yán)重影響，需要通過空閑時(shí)間來具體實(shí)施。具體采用哪種方式完成自動(dòng)歸檔，這需要圖書館根據(jù)業(yè)務(wù)信息不用進(jìn)行分析，如果圖書館的信息化水平較高，能夠?qū)Σ煌畔⑾到y(tǒng)完善掌握，就可以采用第三種、第三種接口方式，完成起亞信息系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。如果圖書館已經(jīng)具備數(shù)字化檔案管理，就可以采用第一種方式，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)和后建業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的應(yīng)用服務(wù)接口[6]。

3.2 財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化報(bào)表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化

財(cái)務(wù)報(bào)表作為圖書館財(cái)務(wù)檔案管理當(dāng)中重要環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的數(shù)字化方式主要是采用識(shí)別軟件對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行分析，在對(duì)其中的數(shù)字和文字進(jìn)行識(shí)別，但這樣會(huì)喪失數(shù)字和表頭之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)在結(jié)構(gòu)化統(tǒng)計(jì)和查詢時(shí)，無法獲得科學(xué)的統(tǒng)計(jì)和查詢結(jié)果。為了提高數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，要加強(qiáng)對(duì)分散報(bào)表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的還原，換句話來說，就是還原報(bào)表數(shù)據(jù)當(dāng)中的原始關(guān)系。目前大部分圖書館都是采用人工后期效驗(yàn)的方式，這種方式效率極其低下，很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，為了將這種因素降到最低，圖書館可以采用雙層圖文結(jié)構(gòu)來解決這一問題。雙層圖文結(jié)構(gòu)是在識(shí)別數(shù)據(jù)上面覆蓋一層原始掃描圖片，從而確保管理人員能夠準(zhǔn)確找到原始財(cái)務(wù)報(bào)表。但這種方式還無法解決結(jié)構(gòu)化精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)和查詢問題。為了徹底解決財(cái)務(wù)檔案報(bào)表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)問題，首先要對(duì)掃描識(shí)別系統(tǒng)原理進(jìn)行分析，采用報(bào)表數(shù)據(jù)幾何位置自動(dòng)匹配和財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)詞典兩種方式，重新恢復(fù)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化信息。

4 總結(jié)

綜上所述，在數(shù)字化時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和信息技術(shù)得到巨大創(chuàng)新，檔案作為人們生活當(dāng)中存在價(jià)值最高的原始數(shù)據(jù)，檔案數(shù)字管理、保存、收集受到很多行業(yè)的認(rèn)可，檔案數(shù)字管理工作主要是以建設(shè)檔案共享數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，從而開發(fā)出符合功能要求的綜合檔案管理系統(tǒng)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，讓各方面檔案館作為檔案信息資源的主要渠道，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)管理和多渠道提供檔案信息資源利用等。檔案數(shù)字管理系統(tǒng)主要是由檔案信息系統(tǒng)管理、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檔案數(shù)據(jù)快速采集、檔案信息共享、數(shù)字檔案信息安全保護(hù)幾個(gè)部分組成。