信息化時代科技檔案管理的創(chuàng)新研究

張彥芳

（河北省科技檔案館，河北 石家莊 050011）

所謂科技檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所產(chǎn)生的具有保存價值的科技文件材料。對于企業(yè)而言，科技檔案不僅是其發(fā)展壯大的見證，同時也是企業(yè)得以不斷創(chuàng)新和進步的基礎(chǔ)支撐。再具體分類上，科技檔案主要涵蓋了以下幾種檔案資料：1）科研準備階段資料。例如某項研究工作的開題報告、任務(wù)書及課題方案等內(nèi)容。2）科研試驗階段資料。這里主要包了關(guān)于研究工作的實驗記錄、報告、總結(jié)，以及關(guān)于實驗的各種樣品、音像記錄及圖紙圖表等內(nèi)容。3）科研總結(jié)階段資料。該階段常見的科技檔案資料有研究總結(jié)、技術(shù)報告及成果鑒定報告等內(nèi)容。4）科研成果申報階段資料。這里主要指科研成果申報所準備的材料及獲取的鑒定證書等內(nèi)容。5）成果推廣應(yīng)用階段資料。這里主要收集了關(guān)于科研成果技術(shù)轉(zhuǎn)讓、用戶反饋等內(nèi)容。

1 檔案管理信息化的本質(zhì)

1.1 檔案資源數(shù)字化建設(shè)

從專業(yè)角度來看，檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)變是檔案管理信息化的核心與基礎(chǔ)，通過現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案資料，從而為檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變創(chuàng)造堅實的基礎(chǔ)。數(shù)字檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在本質(zhì)性的區(qū)別，前者能夠通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以傳輸與共享，因此在利用效率方面有著十分凸顯的應(yīng)用優(yōu)勢。而檔案資源的數(shù)字化建設(shè)則包含了數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫及檔案管理平臺的構(gòu)建，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的有效管理。

1.2 檔案保護現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變

眾所周知，檔案資源具有十分重要的保存價值，而傳統(tǒng)檔案資源的存儲與保護也以檔案室、庫房為主，這種存儲保護形式一定程度上受到了時空因素的影響。而數(shù)字檔案的存儲以硬盤、數(shù)據(jù)庫為主，這種以現(xiàn)代科技為介質(zhì)的儲存形式，擺脫了傳統(tǒng)檔案存儲中存在的問題與不足，并且存儲與調(diào)取檔案信息的效率也更高更快。此外，數(shù)字檔案保護工作的核心在于網(wǎng)絡(luò)安全，而相關(guān)安全防護工作也是當前檔案管理信息化建設(shè)的重要研究內(nèi)容。

1.3 檔案管理標準化發(fā)展

傳統(tǒng)檔案管理主要以人工作業(yè)為主，而信息化檔案管理則基于計算機網(wǎng)絡(luò)管理平臺組織與開展，這時便需要更加規(guī)范和標準的操作要求進行檔案管理工作。具體而言，檔案管理信息化建設(shè)的同時也制定了明確的規(guī)章制度和操作流程，而管理人員也必須嚴格遵守相關(guān)規(guī)章條例才能科學(xué)高效地落實各項檔案管理工作。

2 科技檔案管理信息化建設(shè)的必要性

2.1 增強檔案服務(wù)能力

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人類社會運轉(zhuǎn)節(jié)奏也越來越快。作為人類社會發(fā)展的有機組成部分，檔案資源所發(fā)揮的價值也愈加凸顯，而傳統(tǒng)檔案的滯后性則無法承擔新時代背景下的應(yīng)用需求?？萍紮n案管理信息化建設(shè)，本質(zhì)上是將檔案管理工作與計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相結(jié)合，從而在順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的同時以現(xiàn)代化管理模式提高其自身服務(wù)水平，從而能夠應(yīng)對更大的挑戰(zhàn)。

2.2 改善檔案服務(wù)手段

檔案管理工作的本質(zhì)為提供更加專業(yè)高效的服務(wù)?？萍紮n案作為企業(yè)技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新的見證，強化科技檔案管理信息化建設(shè)不僅有助于企業(yè)的良性發(fā)展，同時在檔案服務(wù)方面也所有改善與提升。具體而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)實物檔案只能通過人工查閱與調(diào)取，因此在檔案服務(wù)方面存在嚴重的滯后性。而數(shù)字檔案則能夠在管理平臺中快速檢索與查看，同時還能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)跨區(qū)域共享，這便意味著檔案服務(wù)水平實現(xiàn)了質(zhì)的提升。

3 信息時代下科技檔案管理工作面臨的困境

3.1 應(yīng)用價值如何實現(xiàn)

科技檔案主要是指科學(xué)技術(shù)研究發(fā)展領(lǐng)域中的檔案資料，其本身具有十分重要的應(yīng)用價值。現(xiàn)階段，在信息化檔案管理模式下，如何發(fā)揮其應(yīng)用價值成為現(xiàn)階段管理工作的重要研究內(nèi)容。筆者認為，信息時代下科技檔案應(yīng)用價值主要體現(xiàn)于以下三方面：1）強化科技研發(fā)活動的規(guī)劃性。通過對科技檔案內(nèi)容資料展開全面探析，從而能夠從中得到豐富的經(jīng)驗，并在具體技術(shù)研發(fā)中對出現(xiàn)的問題加以科學(xué)處理，從而提高技術(shù)研發(fā)的質(zhì)量與效率。2）提高科技研發(fā)項目的經(jīng)濟效益。一方面，通過科技檔案的總結(jié)與參考，能夠大幅減少科技研發(fā)過程的周期，從而節(jié)約時間與成本。另一方面，根據(jù)過往經(jīng)驗，我們還能使新技術(shù)更快的推廣應(yīng)用和創(chuàng)造價值。3）推進科技成果的有效應(yīng)用?？萍紮n案內(nèi)包含了細致的技術(shù)數(shù)據(jù)信息和研發(fā)流程，因此能夠從中提取真實準確的技術(shù)數(shù)據(jù)，同時將其應(yīng)用到技術(shù)培訓(xùn)環(huán)節(jié)則能夠大幅提高技術(shù)推廣的質(zhì)量和效果。

3.2 應(yīng)用效率如何提高

一直以來，傳統(tǒng)檔案管理工作都面臨著工作質(zhì)量和效率的問題，同時這也是檔案管理信息化建設(shè)的本質(zhì)所在。在科技檔案生成以后，傳統(tǒng)管理模式往往需要大量的人力資源對其進行整理和歸檔，而這個過程也十分復(fù)雜。由此可見，傳統(tǒng)科技檔案管理工作具有應(yīng)用效率低下的鮮明特征?？萍紮n案信息化建設(shè)為檔案管理工作創(chuàng)造了科學(xué)先進的管理環(huán)境，但在強化檔案應(yīng)用效率方面仍需要在細節(jié)上進行專業(yè)的優(yōu)化與完善?，F(xiàn)階段，我國檔案管理信息化建設(shè)仍處于起步階段，許多信息化檔案管理工作仍存在弊端與不足，例如檔案管理缺乏科學(xué)規(guī)范的管理制度體系，同時管理人員信息化意識及專業(yè)能力方面存在不足，因此如何提高檔案管理的應(yīng)用效率也是一項值得高度關(guān)注的話題。

4 提高科技檔案管理信息化水平的創(chuàng)新途徑

4.1 強化檔案管理信息建設(shè)意識

在新時代背景下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展可謂日新月異，因此相關(guān)的科技檔案資源也在呈爆炸式增長。在此背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足新時期科技檔案管理工作的需要，因此加快構(gòu)建信息化科技檔案管理模式勢在必行。目前，我國科技檔案管理領(lǐng)域信息化建設(shè)仍處于起步開始階段，各企業(yè)、各領(lǐng)域科技檔案信息化建設(shè)水平低的根源便在于人們信息化檔案管理意識不足?；诖?，我們必須高度重視社會各界人士科技檔案信息化管理意識的強化，而相關(guān)行業(yè)組織機構(gòu)則要承擔自身社會職責，借助網(wǎng)絡(luò)渠道將檔案管理信息化的價值與作用進行廣泛傳播，從而促進科技檔案管理領(lǐng)域從業(yè)者信息化建設(shè)意識的強化，并以此推動科技檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

4.2 推動科技檔案現(xiàn)代化管理

現(xiàn)階段，隨著技術(shù)更替速度的不斷加快，一項技術(shù)所發(fā)揮的價值周期越來越短，這邊對科技檔案管理工作提出了更加嚴格的要求。在此背景下，如果依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式和方式，必然會給技術(shù)應(yīng)用價值實現(xiàn)帶來掣肘?；诖?，我們必須推動科技檔案現(xiàn)代化管理模式的構(gòu)建，一方面加快紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)變，這里需要相關(guān)企業(yè)積極購置專業(yè)的設(shè)備儀器，并打造符合自身需求的檔案管理平臺，從而為信息化檔案管理模式構(gòu)建創(chuàng)造理想的環(huán)境。另一方面，還要就檔案管理制度、流程及要求方面進行精細化與規(guī)范化轉(zhuǎn)變，由此指導(dǎo)檔案管理人員開展科學(xué)規(guī)范的科技檔案管理工作。

4.3 建立信息化管理平臺

對于科技檔案管理而言，其信息化建設(shè)必須立足于一個專業(yè)完善的信息化管理平臺，如此才能開展各項信息化管理工作。具體而言，信息化管理平臺的構(gòu)建需要基于先進的計算機設(shè)備和軟件管理系統(tǒng)，因此需要企業(yè)對此領(lǐng)域建設(shè)給予足夠的資金支持。首先，企業(yè)要積極構(gòu)建一個符合自身技術(shù)研發(fā)與應(yīng)用的科技檔案管理信息平臺，使其運行與服務(wù)能夠真正用于企業(yè)的技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新。其次，企業(yè)還要加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變的進度，并構(gòu)建技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫，從而為信息化管理平臺的應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。最后，為保障科技檔案資源的安全，企業(yè)還要注重信息化管理平臺的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，如設(shè)置專業(yè)的安全防護機制，通過防火墻、訪問權(quán)限及系統(tǒng)升級等方式促進信息化管理平臺安全性能的全面提升。

4.4 創(chuàng)新科技檔案管理服務(wù)

本質(zhì)上講，科技檔案管理信息化建設(shè)的最終目的便是為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。為此，在科技檔案管理信息化建設(shè)的同時我們還需要對服務(wù)工作進行優(yōu)化和創(chuàng)新。具體而言，科技檔案信息化管理平臺首先要在服務(wù)內(nèi)容上進行創(chuàng)新。以科技研發(fā)成果驗收為例，需要在驗收時提供申報材料，如開題報告、科研方案、實驗數(shù)據(jù)等原始資料，因此信息化管理平臺中應(yīng)當包含了關(guān)于科技研發(fā)成果驗收的查詢模塊，從而能夠方便對其進行快速查找。其次，科技檔案管理平臺還能對用戶需求給予針對性的服務(wù)，例如不同權(quán)限的查閱范圍及跨區(qū)域網(wǎng)絡(luò)查閱等，都能夠在保障科技檔案安全的基礎(chǔ)上為用戶提供更加專業(yè)合理的檔案服務(wù)。

4.5 重視專業(yè)管理人才培養(yǎng)

科技檔案管理信息化轉(zhuǎn)變不僅帶來了更高的管理質(zhì)量和服務(wù)水平，同時對管理人員專業(yè)能力提出了更加嚴格的要求。為滿足企業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)的需求，我們還需要注重管理人員專業(yè)能力的培養(yǎng)和提升。具體而言，一方面企業(yè)要高度重視檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)教育工作，將信息化檔案管理所涉及的技術(shù)、操作要求進行充分解讀，從而使管理人員能夠不斷提升自身的信息化技術(shù)水平。另一方面，企業(yè)還要注重高端技術(shù)人才的引進，并通過高端人才吸收和應(yīng)用外界先進的管理模式和方法，從而側(cè)面推動自身科技檔案管理信息化建設(shè)水平的提升。值得注意的是，強化科技檔案管理人員的有效監(jiān)管能夠促進其責任意識的提升，進而以積極負責的態(tài)度落實相關(guān)檔案管理工作。

6 結(jié)論

綜上所述，科技檔案管理信息化建設(shè)具有時代發(fā)展必然性，是充分發(fā)揮科技檔案價值與作用的關(guān)鍵技術(shù)手段?，F(xiàn)階段，我國科技檔案管理信息化建設(shè)仍面臨著一定的問題與困境，需要相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)者加強研究創(chuàng)新工作，從而能夠以更加科學(xué)合理的管理模式和方法促進科技檔案管理水平的全面提升。