國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)探究

李昕穎

（中國(guó)華油集團(tuán)有限公司-辦公室，北京 100000）

1 引言

近年來(lái)，我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展速度加快，2021年新版檔案法的實(shí)施標(biāo)志著我國(guó)的檔案事業(yè)法治體系越加完善。新檔案法與原有檔案法的最大區(qū)別在于明確提出了檔案信息化建設(shè)的要求。在檔案信息化建設(shè)一章中涵蓋了政府責(zé)任、規(guī)劃、信息系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案法律效力、電子檔案管理、電子檔案接收、數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案數(shù)字資源共享利用等各個(gè)方面。對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，檔案管理是企業(yè)管理體系中的基本組成部分，有著多重意義。如何跟上國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展步伐，加快推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)邁上新臺(tái)階是企業(yè)及檔案部門關(guān)注和研究的重要內(nèi)容。

2 國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

信息化建設(shè)能提高管理效率。信息化建設(shè)的特點(diǎn)之一是便捷性、高效性。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案事業(yè)的融合，信息化與傳統(tǒng)檔案管理工作越來(lái)越緊密，并成為新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的主流趨勢(shì)。利用信息化技術(shù)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，更加方便檔案的存儲(chǔ)和搜索，提高了檔案管理效率，促進(jìn)了檔案資源共享利用。而電子化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，在同樣的時(shí)間和成本下可以管理數(shù)量更多的檔案，降低了檔案管理成本。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，繁重的工作被硬件和軟件所取代，只需要很少的管理人員就能夠輕松完成更多的檔案管理，工作效率大大提升。而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，信息化建設(shè)可以使檔案管理實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程化和同步化管理的目標(biāo)，對(duì)于時(shí)間、空間的占用更少，用戶能夠更方便的進(jìn)行檔案信息的提交、搜索、共享。這些都是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的。

信息化建設(shè)能提高檔案管理的準(zhǔn)確性。檔案的準(zhǔn)確性是檔案的基本特征，失去了這一特征，檔案的價(jià)值也就難以發(fā)揮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，幾乎所有的工作流程都需要工作人員經(jīng)手，因此檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作的效果有著緊密關(guān)系。人的不確定性導(dǎo)致一旦檔案管理人員出現(xiàn)失誤，那么檔案管理的準(zhǔn)確性降低，繼而影響檔案管理質(zhì)量。通過(guò)信息化建設(shè)，將人工錄入和信息化錄入相結(jié)合，配合人工查閱、軟件檢測(cè)，提高檔案管理效率，同時(shí)有效規(guī)避了人的失誤率，提升檔案管理的準(zhǔn)確性。檔案在共享和利用方面，必須以檔案信息的準(zhǔn)確性為前提，通過(guò)信息化建設(shè)可以更好地保存管理流程，通過(guò)原始記錄有效實(shí)現(xiàn)檔案管理流程追溯。

信息化建設(shè)能促進(jìn)檔案信息遠(yuǎn)程共享。社會(huì)在發(fā)展，檔案事業(yè)在前進(jìn)，檔案資源對(duì)于行業(yè)和企業(yè)的重要性日益凸顯。檔案資源是企業(yè)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定決策的重要依據(jù)，必須加快檔案資源開(kāi)發(fā)利用。過(guò)去的檔案管理受制于時(shí)間、空間等因素的限制，檔案信息數(shù)據(jù)共享度不夠，阻礙了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，信息傳播速度加快，通過(guò)信息化建設(shè)加快推進(jìn)檔案信息共享，推進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門以及企業(yè)內(nèi)部和外部之間的交流協(xié)作，形成日益開(kāi)放合作的環(huán)境，促進(jìn)企業(yè)和行業(yè)的良好發(fā)展。在信息技術(shù)支持下，檔案信息也不再局限于有限的時(shí)間、空間范圍內(nèi)，遠(yuǎn)程交流和信息共享得以實(shí)現(xiàn)，使檔案信息得到更好地開(kāi)發(fā)和利用，發(fā)揮出更多積極效用。

3 國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

管理信息化建設(shè)具有資源分享便利的優(yōu)勢(shì)。在新技術(shù)的支持下，檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)的融合也越來(lái)越緊密，得益于信息技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理不再是過(guò)去的信息孤島，而是與外界有更多的連接和融合，這些都給檔案資源的分享提供了便利條件。在實(shí)際檔案管理中，工作人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成各項(xiàng)檔案信息采集、歸檔、存儲(chǔ)、利用等工作，促進(jìn)檔案資源分享，提升檔案資源管理效率。

管理信息化建設(shè)具有快速備份有用信息的優(yōu)勢(shì)。檔案安全性是管理工作重點(diǎn)。傳統(tǒng)管理模式下檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)缺乏防控，檔案管理受到人為因素、自然環(huán)境因素等影響，造成檔案損壞，檔案完整性缺失等等問(wèn)題。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，降低人為因素和自然環(huán)境因素的依賴性，對(duì)檔案物理存儲(chǔ)空間的需求降低，電子化檔案能夠迅速完成復(fù)制，實(shí)現(xiàn)了備用儲(chǔ)存，避免了檔案損壞或 缺失。

管理信息化建設(shè)具有高效查詢使用檔案的優(yōu)勢(shì)。檔案資源在企業(yè)及行業(yè)的發(fā)展中有著很大的潛能有待挖掘。過(guò)去的檔案管理受制于一些條件和因素的限制，在檔案共享、開(kāi)發(fā)等方面不足，檔案資源的潛能未能很好發(fā)揮出來(lái)。隨著檔案管理信息化建設(shè)的加快，電子檔案管理模式逐漸取代紙質(zhì)檔案管理模式，過(guò)去在檔案管理中時(shí)間、空間等因素的限制逐漸消除，可以更高效地查詢、開(kāi)發(fā)檔案，提升了檔案利用效率，發(fā)揮出更充分的價(jià)值。

4 當(dāng)前國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

現(xiàn)階段，國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)主要的問(wèn)題集中在檔案信息資源建設(shè)、檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)以及檔案網(wǎng)站建設(shè)方面。

首先，檔案信息資源建設(shè)主要涉及檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案信息資源庫(kù)的建設(shè)、檔案信息資源的有效整合。檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。在檔案信息化建設(shè)中，檔案數(shù)字化建設(shè)需要工作人員通過(guò)檔案著錄軟件將檔案信息錄入，然后由質(zhì)量檢驗(yàn)人員對(duì)檔案信息進(jìn)行抽樣檢測(cè)，檢查檔案信息數(shù)據(jù)是否滿足規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在錄入信息的過(guò)程中是人工錄入，受到人工數(shù)量和時(shí)間的限制，而對(duì)檔案信息質(zhì)量檢查采用人工檢查的方式相對(duì)粗放，經(jīng)常出現(xiàn)誤差，在工作質(zhì)量和工作效率上都有局限性，難以保證檔案信息的可靠性和準(zhǔn)確性。

其次，檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是對(duì)檔案信息化建設(shè)的各個(gè)流程或鏈條進(jìn)行串聯(lián)，構(gòu)建起系統(tǒng)的管理應(yīng)用系統(tǒng)，可以說(shuō)，檔案應(yīng)用系統(tǒng)是將檔案信息化建設(shè)生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)完全串聯(lián)起來(lái)。傳統(tǒng)的檔案管理在檢索流程中耗費(fèi)資源很大，而且查詢速度慢，這些問(wèn)題都日益凸顯。因此，企業(yè)急需開(kāi)發(fā)出適合檔案管理實(shí)際情況的一套檔案應(yīng)用系統(tǒng)，解決海量檔案信息的檢索，推動(dòng)檔案資源利用率提升。

第三，檔案網(wǎng)站建設(shè)是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案在信息共享和開(kāi)發(fā)利用方面效率低，在新時(shí)期，必須要清醒地意識(shí)到，企業(yè)檔案網(wǎng)站在信息共享和開(kāi)發(fā)利用方面的重要性。檔案網(wǎng)站整體質(zhì)量水平不高主要體現(xiàn)在技術(shù)層面上，如網(wǎng)站缺乏整體規(guī)劃，網(wǎng)站結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)不靈活，網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)人性化不足，網(wǎng)站檢索功能薄弱等，應(yīng)對(duì)檔案網(wǎng)站內(nèi)容更新不及時(shí)、服務(wù)功能不全、交互手段單一等問(wèn)題加快解決。

5 有效加強(qiáng)國(guó)企檔案信息化建設(shè)的策略

首先，加強(qiáng)檔案資源庫(kù)建設(shè)。針對(duì)過(guò)去人工錄入和人工檢測(cè)等粗放式的管理模式，通過(guò)引入信息技術(shù)和智能技術(shù)，突破過(guò)去管理技術(shù)瓶頸，有效克服傳統(tǒng)管理模式的弊端，積極推動(dòng)智能化數(shù)字檔案資源庫(kù)。數(shù)字檔案資源庫(kù)憑借先進(jìn)技術(shù)的成熟度，利用工作流引擎建立檔案數(shù)字加工流程，可通過(guò)設(shè)置雙機(jī)摘錄、條目質(zhì)檢等流程節(jié)點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)和人工相結(jié)合的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，更好地保證檔案信息的可信度和準(zhǔn)確度。在檔案資源庫(kù)建設(shè)中，采用的是E6系統(tǒng)，針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)環(huán)境和數(shù)據(jù)模型的異構(gòu)性，為了解決檔案數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)交換以及信息共享的問(wèn)題，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)各個(gè)檔案館的檔案信息資源進(jìn)行集成，使檔案資源從形式組織管理向著知識(shí)組織管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案館之間的資源共享。

其次，加強(qiáng)檔案應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。檔案應(yīng)用系統(tǒng)的核心功能是提供檔案檢索功能，實(shí)現(xiàn)這一功能主要是通過(guò)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)查詢語(yǔ)言來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量大快速增長(zhǎng)，海量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)將耗費(fèi)很大的檢索資源，傳統(tǒng)查詢模式的查詢速度慢，嚴(yán)重影響檔案利用效率。為此，檔案應(yīng)用系統(tǒng)可采用目錄級(jí)檔案應(yīng)用系統(tǒng)和全文級(jí)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，將檔案信息化建設(shè)生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來(lái)，解決海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的查詢需求，提升檔案應(yīng)用系統(tǒng)的可用性。

第三，加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站是信息化管理水平的重要體現(xiàn)，良好的檔案網(wǎng)站將在時(shí)空上更好地延伸檔案服務(wù)功能，提高檔案利用效率。雖然企業(yè)檔案網(wǎng)站初具規(guī)模，但是網(wǎng)站的質(zhì)量水平并不高。因此，企業(yè)應(yīng)加大檔案網(wǎng)站重視度，在檔案信息更新上、網(wǎng)站服務(wù)功能上、網(wǎng)站交互手段上進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。應(yīng)結(jié)合新時(shí)期企業(yè)檔案管理信息化的實(shí)際需求，做好檔案網(wǎng)站的整體規(guī)劃，提高網(wǎng)站設(shè)計(jì)的靈活性，優(yōu)化網(wǎng)站檢索功能，使檔案網(wǎng)站服務(wù)更人性化。

第四，避免檔案信息孤島的存在。企業(yè)檔案管理信息孤島是信息化建設(shè)中的突出問(wèn)題。針對(duì)這一問(wèn)題可通過(guò)對(duì)各個(gè)檔案館的檔案信息資源加強(qiáng)整合，促進(jìn)檔案信息資源的充分共享。通過(guò)采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等，將各個(gè)獨(dú)立的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行融合，構(gòu)建起相對(duì)獨(dú)立有相互統(tǒng)一的企業(yè)檔案信息資源融合系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案館之間的信息資源互通共享。對(duì)原有檔案管理系統(tǒng)中的技術(shù)異構(gòu)進(jìn)行屏蔽，解決原有檔案管理系統(tǒng)中的環(huán)境異構(gòu)和數(shù)據(jù)模型異構(gòu)等問(wèn)題，這樣就能夠?qū)⒎植荚诟鱾€(gè)檔案館的檔案信息進(jìn)行有效整合，更好地構(gòu)建集成化的檔案資源系統(tǒng)，消除檔案信息孤島問(wèn)題。

第五，提高檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)水平。隨著數(shù)據(jù)資源在行業(yè)內(nèi)發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用，社會(huì)各界的檔案管理意識(shí)也在日漸增強(qiáng)。人們?cè)桨l(fā)重視檔案資源，對(duì)檔案的需求越來(lái)越多。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)了解用戶的需求，通過(guò)開(kāi)展更多個(gè)性化檔案信息服務(wù)，滿足用戶需求，發(fā)揮出檔案資源的更多價(jià)值。過(guò)去的檔案服務(wù)是被動(dòng)服務(wù)，在新時(shí)期，檔案服務(wù)應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)去了解用戶需求，為用戶提供更加個(gè)性化需求的檔案服務(wù)。檔案部門在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，對(duì)用戶的行為、語(yǔ)言、習(xí)慣等進(jìn)行分析，了解用戶偏好，為用戶提供個(gè)性化需求的集成化服務(wù)，如在時(shí)間上制定針對(duì)性的服務(wù)策略，在方式上滿足用戶的喜好，在內(nèi)容上為用戶推送適合的信息咨詢。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、新媒體技術(shù)、Web2.0工具等構(gòu)件更加個(gè)性化的檔案服務(wù)平臺(tái)，為用戶提供信息推送、智能檢索、遠(yuǎn)程服務(wù)等多種多樣的服務(wù)項(xiàng)目，構(gòu)建起以用戶為中心的檔案服務(wù)體系，使檔案工作更緊密地融入到實(shí)際生產(chǎn)生活中。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著新版檔案法的實(shí)施，國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)步伐加快。面對(duì)目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)中遇到的問(wèn)題，應(yīng)進(jìn)行深入分析，采用發(fā)散性思維，積極探索檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向和實(shí)施路徑，在信息技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)、智能技術(shù)的支持下，更好地解決檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量水平不斷提升。