信息化背景下醫(yī)院檔案管理的存在現(xiàn)狀與對(duì)策

鄒曉春

（漢川市人民醫(yī)院，湖北 漢川 431600）

在信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)已經(jīng)滲透到了各行各業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，眾多崗位以信息化建設(shè)的加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)了更進(jìn)一步的發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為醫(yī)院發(fā)展的必要前提，醫(yī)院檔案管理也正步入信息化時(shí)代。檔案管理信息化建設(shè)也已成為醫(yī)院在現(xiàn)今時(shí)代立足發(fā)展的重要建設(shè)環(huán)節(jié)。醫(yī)院是提供醫(yī)療服務(wù)的重要場(chǎng)所，關(guān)系到公眾的生命健康安全與社會(huì)發(fā)展秩序，而其檔案管理機(jī)制則與醫(yī)院的日常工作運(yùn)行有著重要聯(lián)系。

1 信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

1）有利于醫(yī)院檔案資源開(kāi)發(fā)利用。醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的場(chǎng)所，其檔案內(nèi)容更具科學(xué)性和客觀性，因此對(duì)檔案資源整合利用的嚴(yán)謹(jǐn)度要求也會(huì)更高。醫(yī)務(wù)人員日常工作需要查閱許多資料，根據(jù)病患一直以來(lái)的身體情況和病情變化來(lái)制定相應(yīng)的治療方案，確保治療方案詳細(xì)考慮到了病情病理等各個(gè)方面的細(xì)節(jié)問(wèn)題，保障醫(yī)患的健康安全。因此，醫(yī)院檔案管理必須重視資源整合開(kāi)發(fā)，通過(guò)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)高效便捷的資料查閱，提高檔案資源的應(yīng)用程度，降低管理成本的同時(shí)提升檔案資源管理的工作效率，做到更快更好的資源共享。2）有利于保護(hù)醫(yī)院檔案珍貴原件。醫(yī)院檔案管理具有一定的特殊性，比起一般的企業(yè)單位，醫(yī)院檔案中具有大量精密尖端設(shè)備的文字、圖片檔案，還有眾多醫(yī)學(xué)史料病歷等內(nèi)容，其原件具有較高的保護(hù)價(jià)值，因此原件整理和保護(hù)也十分嚴(yán)格。通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，可以將珍貴檔案掃描、錄入電子信息庫(kù)當(dāng)中，以電子檔案的使用減少原件的使用，避免人員傳閱導(dǎo)致的破損和丟失，在提高醫(yī)院檔案管理工作效率的同時(shí)實(shí)現(xiàn)了對(duì)珍貴檔案原件的妥善保護(hù)。3）有利于醫(yī)院檔案管理水平與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代加快了網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，極大提高了各個(gè)領(lǐng)域的生產(chǎn)管理效率，也進(jìn)一步加快了各行各業(yè)的發(fā)展步伐，當(dāng)今時(shí)代已經(jīng)進(jìn)入快節(jié)奏的發(fā)展時(shí)代。醫(yī)院要想跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，也應(yīng)當(dāng)加快信息化建設(shè)，通過(guò)工作效率的提升更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展。而要確保醫(yī)院在現(xiàn)代社會(huì)中的發(fā)展效率，檔案管理工作的效率也需要快速提升。因此醫(yī)院必須重視檔案工作的信息化建設(shè)，通過(guò)電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用做好現(xiàn)代化檔案的整合、儲(chǔ)存和檢索使用，并保證檔案管理的質(zhì)量和資源信息準(zhǔn)確性。

2 信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理中存在的狀況

1）忽略法律規(guī)章的有效保障。《中華人民共和國(guó)檔案法》是國(guó)家為規(guī)范檔案管理、提升檔案管理效率質(zhì)量所提供的法律保障，然而醫(yī)院管理人員以及相關(guān)部門通常忽略了檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)問(wèn)題，很多檔案工作人員在進(jìn)行工作時(shí)也缺乏法律意識(shí)。有關(guān)部門在對(duì)醫(yī)院進(jìn)行考核時(shí)通常沒(méi)有將檔案管理的規(guī)范化建設(shè)列入考目目標(biāo)當(dāng)中，而醫(yī)院管理人員對(duì)法律規(guī)章忽視的主要體現(xiàn)在于，不重視專業(yè)化的檔案工作管理，忽略了檔案內(nèi)容的規(guī)范化、檔案管理的制度化和檔案工作人員的法律意識(shí)。檔案工作人員實(shí)際工作中也經(jīng)常忽略檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定，甚至一些工作人員將檔案丟失、泄露當(dāng)成單純的業(yè)務(wù)工作失誤，沒(méi)有意識(shí)到其中所蘊(yùn)含的法律問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理制度的警示、約束效果不足，工作人員放松管理、檔案借閱人員損毀遺失檔案的事件頻頻發(fā)生。2）缺乏完善的檔案管理制度。缺乏完善的檔案管理制度在橫向上看困擾著各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，從縱向上看這又是一個(gè)在傳統(tǒng)型檔案管理模式和信息化檔案管理模式中都始終存在的問(wèn)題。在醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)過(guò)程中，缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的管理制度導(dǎo)致檔案工作在檔案管理和人員管理方面都表現(xiàn)出一定的問(wèn)題。首先，醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)范的檔案信息收集整合制度，對(duì)儲(chǔ)存、借閱等的管理也很不完善，導(dǎo)致檔案管理的工作環(huán)節(jié)存在很多漏洞。其次，醫(yī)院檔案工作人員的職權(quán)劃分不明確，工作監(jiān)督和獎(jiǎng)懲制度也不健全，導(dǎo)致工作人員缺乏主動(dòng)性、積極性和責(zé)任感。3）檔案管理信息化建設(shè)不足?，F(xiàn)今時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，但是仍然有一些醫(yī)院秉持著傳統(tǒng)的檔案管理觀念，既不更新檔案管理的工作理念，也不制定符合時(shí)代發(fā)展規(guī)律的檔案管理制度，對(duì)檔案工作的資金投入和人員素養(yǎng)都不夠重視，并且不愿意將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備等劃歸檔案部門使用，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢。在這種情況下，醫(yī)院檔案工作人員依然采取人工收集、手動(dòng)整理、實(shí)體存儲(chǔ)等傳統(tǒng)方式，工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，而且工作效率低下。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理也面臨著保管占地、查找不便等情況，往往需要額外耗費(fèi)人力物力和時(shí)間精力，不能適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展需求。4）檔案的安全管理程度不足。醫(yī)院檔案管理的安全程度不足，主要與法律意識(shí)、制度完善、管理能力這幾方面的因素有關(guān)。相關(guān)人員缺乏法律意識(shí)，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員和檔案需求者等都對(duì)檔案工作的規(guī)范化、制度化不夠重視，一些管理人員私自調(diào)整、外借醫(yī)院檔案，并且對(duì)已經(jīng)借出的檔案不進(jìn)行及時(shí)的盤點(diǎn)回收，導(dǎo)致檔案信息的真實(shí)可靠性等都受到了影響。個(gè)別借閱使用者對(duì)檔案保管不用心，造成檔案損毀、丟失或者信息外泄。而檔案管理中出現(xiàn)上述現(xiàn)象，除了因?yàn)橄嚓P(guān)人員法律意識(shí)不足以外，不健全的管理制度和工作人員工作能力的缺失也都助長(zhǎng)了檔案安全危機(jī)。5）檔案工作者素養(yǎng)有待提升。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，最終離不開(kāi)檔案工作者的實(shí)際努力，如果檔案工作人員素養(yǎng)有所缺失，那么就會(huì)從多個(gè)方面導(dǎo)致檔案工作的疏漏。在信息化建設(shè)的進(jìn)程中，醫(yī)院檔案工作人員的素養(yǎng)要求逐漸提升。對(duì)于現(xiàn)代檔案管理而言，檔案工作者不僅需要專業(yè)的檔案工作處理能力，還需要一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以便操作電子檔案系統(tǒng)軟件。同時(shí)，檔案工作人員需要對(duì)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全和硬件設(shè)施等都有一定的維護(hù)能力，或者由醫(yī)院配備專業(yè)的維修維護(hù)人員，以此保障醫(yī)院檔案安全。醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，既需要加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)技能考核培訓(xùn)，又需要提升檔案隊(duì)伍的信息化程度，只有這樣才能充分保證檔案工作者的綜合素養(yǎng)符合醫(yī)院建設(shè)和時(shí)代發(fā)展的需要，能夠擔(dān)負(fù)起新時(shí)期的檔案管理工作。

3 信息化背景下醫(yī)院檔案管理的策略革新

醫(yī)院檔案管理所面臨的相關(guān)問(wèn)題，與觀念意識(shí)、機(jī)制制度和人員素養(yǎng)等諸多因素有著直接關(guān)聯(lián)，而在現(xiàn)今時(shí)代中，其最大的問(wèn)題始終是與高速發(fā)展的信息化社會(huì)相適應(yīng)的問(wèn)題。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院檔案管理策略革新不僅要改變檔案管理工作一直以來(lái)存在的弊病，還要充分立足于時(shí)代發(fā)展，加快信息化建設(shè)。

1）尋求法律政策保障。在信息化背景下，要想強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理機(jī)制，應(yīng)當(dāng)尋求法律政策保障。法律法規(guī)和政策始終是相關(guān)領(lǐng)域的重要保障，醫(yī)院要切實(shí)維護(hù)檔案信息的安全，確保管理信息和病患信息等不會(huì)外泄，應(yīng)當(dāng)充分利用有關(guān)法律政策，以明文規(guī)定為醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展的依據(jù)，并積極獲取相關(guān)政策與資金支持，實(shí)現(xiàn)檔案管理從設(shè)施到人員的全面升級(jí)。在醫(yī)院尋求法律政策支持的同時(shí)，有關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)立法執(zhí)法，從醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，針對(duì)社會(huì)發(fā)展的客觀形勢(shì)完善各項(xiàng)條紋規(guī)章，以完備的法律實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的有法可依、有法必依，由此推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展建設(shè)，并進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療工作在當(dāng)前社會(huì)中的順利發(fā)展。2）完善檔案管理制度。在信息化背景下，要想強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理機(jī)制，應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度。健全完善的檔案管理制度是醫(yī)院檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ)保障，而檔案工作的有序與否又與醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)開(kāi)展和其他行政管理工作都有著重要關(guān)聯(lián)，因此醫(yī)院管理者和相關(guān)工作人員必須根據(jù)醫(yī)院檔案工作的實(shí)際情況制定合理的管理規(guī)章，以此規(guī)范檔案工作人員的工作行為，維持檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。首先，應(yīng)當(dāng)明確醫(yī)院檔案收集整理、歸檔儲(chǔ)存以及調(diào)動(dòng)使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程規(guī)定，降低管理難度，提升工作效率；其次，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案工作人員的工作范圍與相關(guān)職責(zé)進(jìn)行劃分，通過(guò)明確的職責(zé)劃分確保相關(guān)人員的工作履行。3）推行信息化的管理。在信息化背景下，要想強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理機(jī)制，應(yīng)當(dāng)推行信息化的管理。首先，加大資金和技術(shù)投入，為檔案管理的信息化建設(shè)提供完善的物質(zhì)保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施和人員素養(yǎng)的全面優(yōu)化升級(jí)。其次，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備建立起電子檔案庫(kù)，減少不必要的實(shí)體紙質(zhì)檔案，并以此簡(jiǎn)化檔案工作的流程、降低檔案信息整合處理的難度，提升檔案工作的效率和質(zhì)量。第三，做好信息化電子檔案管理模式的宣傳與培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變各階層管理人員以及檔案工作者的思想觀念，強(qiáng)化檔案工作人員的工作素養(yǎng)，讓檔案管理的電子化辦公模式得到各個(gè)部門的參與和配合，讓信息化的檔案管理制度真正實(shí)行于醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中。4）重視檔案安全管理。在信息化背景下，要想強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理機(jī)制，應(yīng)當(dāng)重視檔案安全管理。醫(yī)院共組所形成的檔案主要包括：藥品、器械和設(shè)備等的購(gòu)進(jìn)、存儲(chǔ)和使用記錄；病患檢查、方案形成、治療、復(fù)查、藥物器材使用和主治醫(yī)生等的相關(guān)記錄。這些記錄與醫(yī)院的內(nèi)部管理和病患隱私有著直接聯(lián)系，如果損毀就會(huì)干擾醫(yī)院管理和醫(yī)療服務(wù)工作的正常進(jìn)展，一旦泄露出去也可能對(duì)醫(yī)院、醫(yī)生和患者造成不利影響。傳統(tǒng)檔案管理雖然在儲(chǔ)存管理方面也存在一些問(wèn)題，但只要做好人員登記和日常檢查，基本可以保證檔案不會(huì)損毀丟失，但在信息化時(shí)代，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)防不勝防。因此檔案管理人員不僅要注意保護(hù)實(shí)體檔案的安全，還要保護(hù)電子檔案的安全，這就需要醫(yī)院方面加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)方面的投入，以專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和具有專業(yè)素養(yǎng)的工作人員來(lái)保護(hù)檔案信息安全。5）提高工作人員素養(yǎng)。在信息化背景下，要想強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理機(jī)制，應(yīng)當(dāng)提高工作人員素養(yǎng)。檔案工作人員不僅需要細(xì)心、耐心的品質(zhì)和較高的保密意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，還需要具備專門的檔案信息管理知識(shí)，在信息化時(shí)代，更需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識(shí)，靈活操作電子檔案管理的軟件系統(tǒng)，并具備一定的信息安全維護(hù)能力。因此，醫(yī)院一方面要對(duì)已有的檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，強(qiáng)化其基礎(chǔ)素養(yǎng)和專業(yè)能力，并以合理的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制督促工作人員自我管理、自我提升；另一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與高校的合作，吸納經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)的優(yōu)秀畢業(yè)生，通過(guò)科學(xué)的考核機(jī)制篩選具備較高素養(yǎng)的人員，并以合理的崗前培訓(xùn)推動(dòng)新手工作人員融入崗位，通過(guò)良好的福利待遇吸引高素質(zhì)人才，為檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液。

4 總結(jié)

檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院工作運(yùn)行有著積極意義，是社會(huì)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要支撐。在信息化背景下，各行各業(yè)的檔案管理都面臨著極大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理工作的難度也進(jìn)一步提升。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展也為檔案事業(yè)的進(jìn)步提供了便利條件，讓檔案工作愈發(fā)朝著高質(zhì)量高效率的方向發(fā)展?？偠灾?，醫(yī)院檔案管理必須加快信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)與時(shí)代發(fā)展的緊密結(jié)合，讓檔案管理的職能在新時(shí)期得到充分發(fā)揮，并對(duì)醫(yī)院的工作開(kāi)展形成良好的推動(dòng)力。醫(yī)院及其管理者也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)，以信息化的檔案工作機(jī)制建設(shè)提升醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的質(zhì)量，繼而提高醫(yī)療服務(wù)水平。