大數(shù)據(jù)下事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢研究

江富昌

（寧遠(yuǎn)縣工傷保險服務(wù)中心，湖南 永州 425600）

檔案是重要信息的載體，其管理工作對個人、組織單位乃至社會都有著重要意義。工傷保險作為我國保險體系中的一項重要組成，對社會民生、公民權(quán)益起到關(guān)鍵作用。在工傷保險事業(yè)中，檔案記錄了參保人員的重要信息，是公民投保的依據(jù)，關(guān)系著參保人員應(yīng)該享受的合法待遇。因此，檔案信息是工傷保險單位開展工作的基礎(chǔ)，而檔案管理工作的質(zhì)量水平更是與工傷保險事業(yè)的直接相關(guān)。

1 大數(shù)據(jù)下工傷保險檔案管理現(xiàn)存問題

檔案管理為各事業(yè)單位的工作開展提供基礎(chǔ)性保障，要想充分開發(fā)利用檔案信息的意義和價值，必須實現(xiàn)科學(xué)系統(tǒng)的日常管理。工傷保險作為社會保險的一部分，其檔案服務(wù)質(zhì)量關(guān)系到民生問題，因此更加需要借助完善的檔案管理措施來提供保障。綜合考慮當(dāng)前階段社會與事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，可以看出當(dāng)前我國工傷保險檔案管理正面臨著一些問題，如果不能解決就將影響到檔案事業(yè)的發(fā)展。第一，傳統(tǒng)檔案管理意識仍在延續(xù)。一直以來，事業(yè)單位普遍存才對組織、財務(wù)和人事部門等更為重視的情況，對檔案管理問題存在一定的疏忽，將檔案工作視為簡單的文檔資料儲存管理，不能較為深入、全面、高效地對信息資源進(jìn)行開發(fā)利用。這種對檔案管理工作的輕視嚴(yán)重影響檔案工作以及其他部門有關(guān)工作的開展，且直徑仍然存在于很多事業(yè)單位、包括工傷保險單位中。第二，檔案管理方式更新不及時。在檔案管理科學(xué)化發(fā)展的進(jìn)程中，仍然有許多單位和個人不能及時接收信息時代檔案管理觀念和工作技術(shù)的發(fā)展變化，檔案工作進(jìn)步遲滯，不能形成系統(tǒng)完整的管理體系。具體而言，一些工傷保險單位中存在檔案信息采集整理不規(guī)范、分類不明確、管理制度缺乏標(biāo)準(zhǔn)化等問題，導(dǎo)致工作失誤率高、工作質(zhì)量與效率低下。

2 事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢及意義

檔案管理工作對各單位工作開展、尤其對工傷保險單位業(yè)務(wù)水平的提升有著十分重要的作用，在新時期的發(fā)展背景下，事業(yè)單位檔案管理工作固然面對著一些現(xiàn)實問題，但從整體上看仍然處于發(fā)展上升的階段，其表現(xiàn)為檔案管理重視程度不斷提高，管理人員專業(yè)化水平不斷提升，信息化建設(shè)程度也不斷加深。

1）重視程度不斷提高。檔案管理的重要意義已經(jīng)隨著社會發(fā)展的凸顯出來，立足這一現(xiàn)實情況，伴隨著發(fā)展觀念的變化，現(xiàn)如今各事業(yè)單位已經(jīng)普遍認(rèn)識到檔案管理對其工作開展的關(guān)鍵作用，工傷保險等社會保險單位也越來越重視對檔案工作的建設(shè)。從總體上看，當(dāng)前時代背景下的檔案管理工作在眾多事業(yè)單位中呈現(xiàn)出檔案管理意識不斷加強(qiáng)、檔案管理制度不斷完善、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)得到充分重視的態(tài)勢。首先，檔案管理重視程度的提高意味著檔案管理意識的加強(qiáng)，有利于從思想觀念上為檔案事業(yè)發(fā)展樹立正確的思維導(dǎo)向。在傳統(tǒng)的檔案管理觀念、尤其是事業(yè)單位檔案管理觀念中，很多單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員自身都對檔案管理缺乏正確認(rèn)知，以至于檔案崗位成為關(guān)系戶的“養(yǎng)老地”、有志者的“冷板凳”，檔案管理工作開展也受到了很多阻礙。其次，檔案管理重視程度的提高推動了檔案管理制度的完善，讓檔案工作的開展有了明確的責(zé)權(quán)劃分和工作規(guī)范，促使檔案事業(yè)快速適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展的需要。第三，檔案管理重視程度的提高讓檔案管理人員有了更多素養(yǎng)提升的機(jī)遇平臺，出于對檔案管理服務(wù)質(zhì)量與效率提升的需要，很多單位開始為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)渠道，搭建提升平臺。

2）管理人才專業(yè)化趨勢。在快節(jié)奏的復(fù)雜現(xiàn)代社會當(dāng)中，工傷保險事業(yè)面對著越來越多的狀況，這也導(dǎo)致了工傷保險業(yè)務(wù)所形成的檔案信息也越來越龐大復(fù)雜，檔案管理難度隨之提升。在這種形勢下，工傷保險及相關(guān)事業(yè)單位的檔案管理勢必迎來管理人才專業(yè)化加強(qiáng)的趨勢。從整體情況來看，當(dāng)前工傷保險單位與其他事業(yè)單位都面臨著管理制度不夠完善的問題，究其根本是管理人員業(yè)務(wù)水平不足所導(dǎo)致的。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有欠缺，既無法制定出科學(xué)合理的管理制度，也無法順利開展檔案工作。在當(dāng)前社會形勢下，檔案管理人員必須具備扎實的基礎(chǔ)知識和有針對性的技術(shù)能力，才能保障檔案管理充分符合當(dāng)代工傷保險單位、社會保險單位乃至社會眾多事業(yè)單位的發(fā)展需求；只有通過人才素質(zhì)的提升，才能夠更好地構(gòu)建起完善的檔案管理制度，從而整體上提升事業(yè)單位檔案管理的水平，因此，現(xiàn)代檔案管理工作必須要具備專業(yè)的檔案管理思維，具備不斷吸取新的管理知識和業(yè)務(wù)技能的能力，以此滿足單位、社會與公眾對檔案管理人員綜合素質(zhì)所提出的更高職業(yè)要求。立足當(dāng)前發(fā)展水平預(yù)測未來發(fā)展?fàn)顩r，專業(yè)化的檔案管理人才已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，成為工傷保險單位提高自身服務(wù)能力的必要保障。

3）管理工作信息化趨勢。當(dāng)前工傷保險事業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)程度日趨加強(qiáng)，利用新時代發(fā)達(dá)的電子信息技術(shù)不斷提升工作開展與制度管理等方面的水平。首先，檔案事業(yè)的信息化建設(shè)可以滿足社會工傷保險的實際需求。作為國家所廣泛推行的一種社會保險，工傷保險受到公眾的普遍重視，參保人數(shù)不斷增加。由于我國人口基數(shù)大，因此保險事業(yè)的檔案信息也十分龐大，檔案管理工作量隨著參保人數(shù)增加而不斷增長，工作難度也隨著當(dāng)今保險事業(yè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需求而有所提升。在這種情況下，實體紙質(zhì)檔案越來越不能滿足工傷保險事業(yè)的需求，只要加快信息化建設(shè)才能滿足管理的實際需求。其次，檔案事業(yè)信息化建設(shè)可以有效改善檔案管理的工作形勢。從整體上看，工傷保險業(yè)務(wù)所形成的檔案資料，其主要內(nèi)容包括了人員參保信息和事故快報等，而對于征繳形成的檔案原件應(yīng)當(dāng)人工歸檔分類，這就會導(dǎo)致大量的人力和物力被占用，同時還會占用較多的存儲空間。在實體檔案存儲與查閱中，檔案的安全性保護(hù)較為困難，而且十分不便捷。而信息化的檔案管理模式可以有效減少檔案工作的人力物力投入，減少檔案維護(hù)的耗費，提升檔案查閱的便利程度。第三，檔案事業(yè)的信息化建設(shè)可以大幅度提升工傷保險行業(yè)的服務(wù)質(zhì)量。在保險工作當(dāng)中，參保人員所享受的待遇嚴(yán)格根據(jù)其相關(guān)檔案資料劃分，如果檔案信息記錄有疏漏或應(yīng)檔案管理不當(dāng)而產(chǎn)生問題，就會損害參保人的合法權(quán)益，同時也會影響到保險單位的信譽(yù)。在信息技術(shù)的輔助下，檔案資料的出錯率大大降低，信息查詢也十分便利，因此工傷保險檔案管理的服務(wù)水平和效率也將所有提升。

3 大數(shù)據(jù)下提升工傷保險事業(yè)單位檔案管理水平的措施

檔案管理對事業(yè)單位意義非凡，因此工傷保險應(yīng)當(dāng)針對當(dāng)前檔案事業(yè)所面對的傳統(tǒng)管理意識延續(xù)、管理方式落后等現(xiàn)實問題，立足于重視程度不斷提升、人員專業(yè)化、管理工作信息化的發(fā)展趨勢，探索提升工傷保險事業(yè)單位檔案管理水平的措施。

1）提高檔案管理意識。要想提高工傷保險事業(yè)單位檔案管理水平，必須提高檔案管理意識。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到工傷保險相關(guān)檔案資料對社會保險事業(yè)、工傷保險單位以及參保人員的重要意義，正視社會保險費征繳、待遇發(fā)放等具體事務(wù)性工作，同時加強(qiáng)對資料的歸檔處理，從而形成完備規(guī)范的工傷保險檔案文件。工傷保險單位的管理人員也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理工作重要意義，并注重對檔案工作人員思想意識的培訓(xùn)提升，以便營造出科學(xué)而積極的檔案工作氛圍環(huán)境，并制定、推行合理的檔案管理制度措施。

2）完善檔案管理體制。要想提高工傷保險事業(yè)單位檔案管理水平，必須完善檔案管理體制我國對檔案管理與工傷保險事業(yè)都有著嚴(yán)格的法律規(guī)范，因此檔案工作人員可以結(jié)合實際情況，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求來完善工傷保險的檔案管理體制，保障工傷保險檔案管理工作從信息收集、立檔歸類到存儲利用都能夠根據(jù)科學(xué)合理的制度規(guī)章來開展進(jìn)行。具體而言，相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)以法律法規(guī)為依據(jù)，以單位的實際狀況為依托，在制度細(xì)則中明確工傷檔案的參保人員信息收集、參保人員資質(zhì)審核、參保人員工傷檔案形成、參保人員費用征繳等各項事宜的信息，并對檔案建立、檔案分類、檔案利用等做出規(guī)范化、系統(tǒng)化的要求。這樣一來，就可以對工傷保險相關(guān)的各類型文件進(jìn)行精準(zhǔn)分類、妥善處理，也可以對工作人員的責(zé)權(quán)進(jìn)行明確劃分，提高檔案交接的手續(xù)規(guī)范性、保障檔案信息的安全完整性，為檔案管理工作的深入開展奠定良好基礎(chǔ)。

3）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)組織職能。要想提高工傷保險事業(yè)單位檔案管理水平，必須強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)組織職能。檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，需要有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的密切配合，并以其思想意識引導(dǎo)工作氛圍，以組織能力推動檔案管理工作建設(shè)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)建設(shè)和對職工的教育培訓(xùn)，提升對檔案工作的重視程度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，緊緊抓住時代發(fā)展的規(guī)律，提升對檔案管理工作的了解認(rèn)知。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)在正確認(rèn)知的基礎(chǔ)上，制定規(guī)范的工作要求，推動工傷檔案管理各項工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提升檔案資源的開發(fā)利用程度，從而為工傷保險工作提供有力的信息支撐。第三，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起完善的管理組織，明確劃分工作人員的職能范圍，以科學(xué)合理的規(guī)章要求提升檔案管理工作的整體質(zhì)量，突出強(qiáng)化檔案工作的應(yīng)用價值。

4）加強(qiáng)信息手段應(yīng)用。要想提高工傷保險事業(yè)單位檔案管理水平，必須加強(qiáng)信息手段應(yīng)用。檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，工傷保險單位要想繼續(xù)發(fā)揮出檔案工作對事業(yè)單位的積極作用，就必須強(qiáng)化信息化建設(shè)，妥善利用現(xiàn)代信息技術(shù)完善當(dāng)前檔案管理工作的方式手段。首先，應(yīng)當(dāng)加大資金與技術(shù)投入，為檔案工作的信息化建設(shè)提供良好的物質(zhì)保障。其次，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)檔案工作的制度化和技術(shù)管理，做好技術(shù)應(yīng)用實踐、信息設(shè)備維護(hù)和檔案信息安全維護(hù)等相應(yīng)管理工作，以電子技術(shù)規(guī)范工作人員職能行為。第三，借助電子信息技術(shù)開發(fā)建立高效的信息錄入、查詢、傳輸體系，推動雙軌制檔案管理模式建設(shè)，將紙質(zhì)實體檔案和電子檔案進(jìn)行有效整合。

5）加大人員培訓(xùn)力度。要想提高工傷保險事業(yè)單位檔案管理水平，必須加大人員培訓(xùn)力度。工傷保險相關(guān)檔案的形成涉及多個方面的問題，對參保人員的合法權(quán)益有著重要影響，其工作的準(zhǔn)確、快捷與否成為民眾衡量保險單位服務(wù)質(zhì)量水平的標(biāo)準(zhǔn)。因此，要最大限度維護(hù)工傷保險單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，必須全面提升工作人員的綜合素養(yǎng)，尤其要加強(qiáng)檔案信息采集、整合和使用的能力。單位部門應(yīng)當(dāng)重視學(xué)習(xí)培訓(xùn)，為工作人員提供良好的提升平臺，而工作人員自身也要積極參與培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化自身素養(yǎng)水平。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案管理與事業(yè)單位、尤其是工傷保險單位的工作開展有著密切聯(lián)系，其工作管理的科學(xué)性與規(guī)范性影響著參保人員的合法權(quán)益、保險單位的聲譽(yù)信用。由于現(xiàn)今所存在的一些問題，我國工傷保險檔案管理工作的開展仍然存在一些問題，但在新時代的發(fā)展背景下，檔案管理得到高度重視并不斷朝著人員專業(yè)化、管理信息化的方向發(fā)展，檔案管理的體系愈發(fā)完善。相關(guān)單位與工作人員應(yīng)當(dāng)始終反思檔案事業(yè)的現(xiàn)狀問題，順應(yīng)發(fā)展的需要和規(guī)律，以切實有效的措施提升檔案管理服務(wù)水平。