信息化背景下中學檔案數(shù)字化管理與建設(shè)分析

吳良妹

（福建省南平第一中學，福建 南平 354200）

由于信息化時代背景下，中學檔案數(shù)字化管理建設(shè)工作由此發(fā)生日新月異的轉(zhuǎn)變。運用信息化應(yīng)用對中學檔案進行管理，能夠不斷地提高中學檔案數(shù)據(jù)的增值價值，促進中學的行政管工作的持續(xù)有效發(fā)展。但是一些中學在運用數(shù)字化到實際的檔案管理工作中存在著一些問題，因此，就必須要認識到在信息化背景下中學開展檔案數(shù)字化的意義，找到實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有效途徑，將中學檔案數(shù)字化管理建設(shè)落到實處。

1 信息化背景下中學檔案數(shù)字化管理的意義

在過去的中學檔案的管理工作中，在信息的收集、歸納和保存方面都要耗費大量的時間和人員，并且想要通過檔案進行資料查閱時花費的時間精力也較多，導(dǎo)致了檔案管理工作的效率不高。因此，在信息化背景下中學檔案數(shù)字化管理具有很重要的意義，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 便于節(jié)約大量資源

傳統(tǒng)的中學檔案管理工作中，用于整理和儲存檔案的設(shè)備和資金都需要專業(yè)的人員來進行操作。若是能將中學檔案進行數(shù)字化管理和建設(shè)，就能減輕用人負擔，只需要專門管理檔案的工作人員錄入檔案信息，并上傳到系統(tǒng)中，系統(tǒng)就會對電子檔案進行復(fù)制和儲存，不用重復(fù)用紙質(zhì)檔案進行保存，可以減少紙張的使用以及紙質(zhì)存儲帶來的不便?？梢杂行У販p少檔案管理建設(shè)工作的人員、物力和財力的投放，能夠?qū)崿F(xiàn)一次有效的投入，避免重復(fù)利用[1]。

1.2 方便檔案資料的儲存

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理工作進行信息資料的整理、歸納和儲存的最主要方式，當時紙質(zhì)檔案有著很大的缺點，例如容易因為保存不當導(dǎo)致檔案信息和資料的丟失，以及容易受到外界環(huán)境因素的影響而受到破損，從一定程度上增加了中學檔案的管理與建設(shè)工作的負擔。隨著信息時代的發(fā)展，能夠?qū)⑿畔①Y料通過互聯(lián)網(wǎng)以及掃描的技術(shù)上傳到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當中，運用有利于儲存、節(jié)約成本的數(shù)字化方式來永久的保存檔案。

1.3 做到資源共享，提升利用效率

在過去的檔案管理工作中，由于對檔案管理的空間以及時間分配的不均衡，導(dǎo)致一些中學在進行管理檔案工作時遇到很多方面的限制，不能有效地開展管理與建設(shè)工作，也無法實現(xiàn)與其他學校之間的檔案資源共享，很難找到有效的檔案資源進行運用。要是將數(shù)字化技術(shù)運用到檔案管理工作中，通過互聯(lián)網(wǎng)對各項檔案資料進行搜索與篩選，將檔案資料進行有效的保存，能夠便于各大中學之間進行檔案資源的共享，進一步提升利用檔案資源的效率。

2 當前中學檔案數(shù)字化管理工作中存在的問題

信息技術(shù)在為中檔案管理數(shù)字化建設(shè)帶來了便利、進步的同時，也給中學檔案信息資料的管理與建設(shè)帶來了很大的挑戰(zhàn)。在信息化時代背景下，切實做好中學檔案數(shù)字化管理與建設(shè)工作，因此，明確現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理工作中存在的問題才是當務(wù)之急。

2.1 中學檔案管理方法較陳舊

在中學檔案數(shù)字化管理中，存在比較重要的問題是管理人員管理中學檔案的方式與當今社會發(fā)展下的層見疊出的信息技術(shù)相比十分的陳舊，檔案管理的方式仍然運用的是最傳統(tǒng)的管理方法[2]。檔案管理工作的觀念與不斷更新的教育理念大相徑庭，這對于學校教育教學的發(fā)展十分不利。一些學校還存在著檔案數(shù)字化管理的設(shè)施不完備的狀況，甚至有的中學檔案管理工作室沒有配備計算機設(shè)備，嚴重阻礙了檔案數(shù)字化管理工作的有效開展。

2.2 缺乏信息化管理的意識

在進行中學檔案數(shù)字化管理的過程中，管理人員缺乏信息化管理的意識也是較為突出的一個問題。檔案管理人員在工作觀念上對檔案數(shù)字化缺乏正確的認識，許多管理人員的工作流程都是將檔案進行記錄，隨之進行歸納，然后再保存，這樣就完成了檔案的管理工作。這種管理檔案的方式存在著許多缺陷，當下一次想要查閱檔案中時，檔案中的資料信息就難以充分的得到運用，不能夠有效的體現(xiàn)出數(shù)字化的特點。除了檔案管理人員的數(shù)字化管理意識薄弱之外，大多數(shù)學校不夠重視檔案管理工作，檔案管理工作的地點通常被安排在比較窄小和偏僻的位置，因為地理位置差的原因，紙質(zhì)的檔案在儲存的過程中就會在潮濕的環(huán)境中受到損壞，從而破壞了檔案的完整性。由于校方對檔案管理工作的不夠重視，這也就直接導(dǎo)致檔案管理人員對于工作沒有足夠的責任心，工作觀念還非常滯后。所以對檔案管理工作的重要性沒有得到充分的認識，導(dǎo)致其不能正確的定位自身的工作，進而影響了檔案數(shù)字化管理的工作效果。

2.3 欠缺專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)

在檔案管理工作中存在的最后一個問題是大多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力水平不足，有些檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與中學檔案管理的職位不相匹配，他們在上崗前沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和管理技能。甚至有一些學校的檔案管理聘請的不是專業(yè)的人員來進行工作，而是通過值班的方式，安排沒有課的老師進行檔案管理工作室的值班，以上這些客觀因素導(dǎo)致的問題，會影響著中學檔案管理工作的科學性和有效性，檔案管理工作的效果和質(zhì)量將會大打折扣，難以得到有效地提升。

3 信息化背景下中學檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有效途徑

3.1 構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理工作體系

構(gòu)建數(shù)字化的檔案管理工作體系將對實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理發(fā)揮至關(guān)重要的作用。檔案管理工作體系需要從數(shù)字化工作流程和數(shù)字化管理制度這兩個方面來建構(gòu)，首先，可以利用信息化背景下的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來制定合理的工作流程，創(chuàng)建高效的檔案收集與歸納模式，檔案管理人員收集到檔案信息后，第一時間運用互聯(lián)網(wǎng)傳送到檔案室，隨后由檔案室自動對檔案信息進行歸納。把檔案管理數(shù)字化應(yīng)用到收集與歸納的工作流程中，在一定程度上，有利地促進了檔案工作管理效率的提升；其次，要對數(shù)字化管理制度進行完善，檔案信息資料在網(wǎng)絡(luò)的收集、傳輸、歸納時要有一個安全的保護模式，防止網(wǎng)絡(luò)上的非法分子獲取檔案信息。可以通過設(shè)置殺毒軟件攔截和對檔案信息加密的方式，防止檔案中的資料信息被網(wǎng)絡(luò)黑客竊取。

3.2 建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于傳統(tǒng)的檔案工作管理采用的是紙質(zhì)管理的方式，紙質(zhì)的檔案在管理和獲取信息的過程中耗費了大量的人力物力，不能及時的獲取到檔案信息。在信息化背景下開運用檔案數(shù)字化管理工作，其優(yōu)點是能夠及時地獲取到檔案中的信息，相較而言，建立數(shù)字化對的檔案信息數(shù)據(jù)庫十分重要。首先，要清楚的找到檔案中的各項數(shù)據(jù)的出處，隨后要將數(shù)據(jù)信息完整的收集好。其次，要根據(jù)學校不同類別對的人員，如教師、學生、管理層領(lǐng)導(dǎo)干部、后勤工作人員等進行科學的檔案分類管理，并且在數(shù)據(jù)庫中設(shè)置基本的目錄，這樣使用者查詢檔案信息時就能準確地查找。最后，建立數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫可以根據(jù)學校工作的需要，將數(shù)據(jù)庫分成不同的內(nèi)容主題，例如：學校官網(wǎng)、學生個人學籍檔案、教職工人事檔案、學校的教育成果等幾大主題，當使用者在檔案中查找相應(yīng)的信息時，結(jié)合基本目錄和內(nèi)容主題的數(shù)據(jù)庫，就能一目了然，精準地查找到檔案中的信息，這樣的方式有效地提升了查找的效率[3]。

3.3 加強對檔案管理人員信息技術(shù)水平的培養(yǎng)

在傳統(tǒng)的檔案管理觀念和傳統(tǒng)的管理模式的影響下，檔案管理人員不具備完善的信息技術(shù)和管理的專業(yè)知識，所以，要想在信息化背景下建設(shè)和發(fā)展中學檔案數(shù)字化的管理工作，就要進一步提升檔案管理人員的信息技術(shù)水平。就學校方面而言，各大中學可以與高校進行合作，從高校中引進檔案管理相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀應(yīng)屆畢業(yè)生以及先進人才，建設(shè)具有優(yōu)良的專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員隊伍[4]。在檔案管理人員上崗前，學?？梢云刚堄嘘P(guān)的專家和信息技術(shù)人員來對檔案管理人員進行專業(yè)的知識與技能的培訓，提升檔案管理人員的專業(yè)水平，要想提高中學檔案數(shù)字化的管理水平與效率，就要提高檔案管理人員的信息化技術(shù)水平，可以通過定期培訓和網(wǎng)絡(luò)平臺的學習來豐富檔案管理人員的專業(yè)知識與技能，這樣才能有效的保證中學檔案數(shù)字化管理工作的科學性和有效性。就管理人員而言，作為檔案管理工作者應(yīng)該不斷地更新自己的工作觀念，打破傳統(tǒng)管理方式和觀念的束縛，積極學習信息技術(shù)在中學檔案管理中的應(yīng)用，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)水平能力，與校方共同努力，促進中學檔案數(shù)字化的管理與建設(shè)。

3.4 強化拓展運用檔案信息的程度

中學檔案的管理人員應(yīng)該加大開發(fā)和利用檔案信息的力度，可以在校園網(wǎng)絡(luò)中發(fā)布有關(guān)的信息，方便教師與學生對需要的檔案信息進行查閱、下載，這樣既能有效地促進檔案數(shù)字化管理工作的開展，對于學校的人員管理、教育科研工作的實施打下堅固的基礎(chǔ)。除了檔案管理人員，檔案室也應(yīng)運用信息技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)搜索功能進行改進，可以將同類的檔案信息設(shè)定統(tǒng)一的編碼、關(guān)鍵字等進行便捷的管理，這樣當使用者想要查閱檔案信息時就能通過搜索相應(yīng)的編碼或關(guān)鍵字快速地找到相關(guān)的信息資料。再者應(yīng)該充分的使用互聯(lián)網(wǎng)與其他學校建立資源共享的平臺，實現(xiàn)各學校之間的檔案信息資源的共享。

4 結(jié)束語

在信息技術(shù)發(fā)展的時代，中學檔案數(shù)字化管理與建設(shè)是未來發(fā)展的必然趨勢，更是促進中學教育信息化的有效途徑。所以，為了實現(xiàn)中學檔案數(shù)字化的管理與建設(shè)目標，中學檔案管理人員要為此付出不懈努力，把切實提高檔案管理工作的實效性落到實處，讓檔案管理工作能真正做到為學校健康良好的運作去添磚加瓦。