信息化建設(shè)在檔案管理中的實(shí)踐研究

冀 超

（河北省張家口市軍隊(duì)離休退休干部服務(wù)管理中心，河北 張家口 075000）

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作過(guò)程中，需要耗費(fèi)巨大的人力物力對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行管理，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作是需要人工進(jìn)行檔案信息的錄入、分類(lèi)、整理和歸檔?，F(xiàn)階段使用信息化技術(shù)可以用電腦技術(shù)操作這幾個(gè)步驟，大大加快了檔案管理的速度，同時(shí)因?yàn)殡娔X進(jìn)行信息處理時(shí)，是按照程序進(jìn)行操作的，所以在一定程度上降低了出現(xiàn)問(wèn)題的概率。所以信息化建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 檔案管理工作中進(jìn)行信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1.1 提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行手寫(xiě)入檔，也就是說(shuō)將需要記錄的檔案信息通過(guò)手寫(xiě)的方式記錄在檔案紙上。之后再根據(jù)檔案的種類(lèi)和規(guī)格對(duì)該檔案進(jìn)行分類(lèi)。最后將該檔案置放于檔案管理室中的相關(guān)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)下。在需要對(duì)該檔案進(jìn)行查詢(xún)審閱時(shí)，檔案管理工作人員要先根據(jù)檔案的類(lèi)別，找到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，之后在同一標(biāo)準(zhǔn)下對(duì)該檔案進(jìn)行查找。成功找到后才能實(shí)現(xiàn)對(duì)該檔案的審閱?，F(xiàn)階段在檔案管理工作中進(jìn)行信息化建設(shè)能夠有效優(yōu)化相關(guān)檔案管理工作的流程[1]。使用信息化建設(shè)幫助進(jìn)行檔案管理工作，就是將上面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理工作盡可能的分配給計(jì)算機(jī)，通過(guò)這種方式實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。比如說(shuō)檔案管理工作人員只需要將需要記錄的檔案錄入電腦系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)可以自動(dòng)根據(jù)檔案的類(lèi)別將檔案信息存入相關(guān)的類(lèi)別，之后在需要對(duì)該檔案進(jìn)行審閱時(shí)，只需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行查詢(xún)即可。不需要檔案管理工作人員再去翻找，大大提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1.2 降低人力物力資源的浪費(fèi)

在傳統(tǒng)的制約檔案管理工作的眾多條件中，對(duì)檔案管理工作制約最大的就是傳統(tǒng)檔案管理工作對(duì)于大量人力物力資源的需要[2]。傳統(tǒng)檔案管理工作需要較多的管理工作人員以及一個(gè)能夠擺放檔案信息的空間。所以說(shuō)傳統(tǒng)的檔案管理工作很大程度上都是對(duì)人力資源和物力資源的浪費(fèi)。畢竟檔案管理的實(shí)際工作中，很多的工作都是枯燥的重復(fù)勞動(dòng)，將過(guò)多的人力資源集中在檔案管理工作中可能會(huì)造成單位舍本逐末現(xiàn)象的出現(xiàn)。但是現(xiàn)階段使用信息化建設(shè)在檔案管理工作中，就可以有效地降低人力物力的浪費(fèi)。相對(duì)于需要較多工作人員的傳統(tǒng)工作，現(xiàn)階段只需要兩到三個(gè)工作人員就可以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。相對(duì)于需要存放檔案空間的傳統(tǒng)工作，現(xiàn)階段只需要一個(gè)容量足夠大的信息儲(chǔ)存裝置即可。大大降低了人力物力資源的浪費(fèi)。

1.3 可以高速度的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享

檔案管理工作的本質(zhì)其實(shí)就是信息管理工作，能夠通過(guò)對(duì)檔案信息的管理實(shí)現(xiàn)對(duì)單位管理工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，幫助單位更好更快發(fā)展[3]。這才是檔案管理工作的意義。所以檔案管理工作需要將檔案信息進(jìn)行傳遞和審閱，保證檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理工作不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的高速共享，因?yàn)闄n案信息需要審閱人員到檔案所在地進(jìn)行審查，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。而現(xiàn)階段對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化管理，能夠?qū)M(mǎn)足傳遞要求的檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行傳送，最大程度上跨越時(shí)空的距離，能夠?qū)崿F(xiàn)高速度的檔案信息的共享。

2 探索信息化建設(shè)在檔案管理工作中的具體實(shí)施對(duì)策

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員提高對(duì)于檔案管理工作的重視

單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的思維模式是指導(dǎo)單位管理工作和檔案管理工作的指南針，所以想要實(shí)現(xiàn)高效的信息化檔案管理，首先單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，創(chuàng)新自己的管理思維，適應(yīng)社會(huì)潮流的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，最終幫助單位實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)[4]。單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化，首先就要建設(shè)最基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理部門(mén)的資金投入，在資金方面給予檔案管理部門(mén)足夠的支持，幫助檔案管理部門(mén)引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、信息儲(chǔ)存裝置等等。同時(shí)在檔案管理部門(mén)的人員組成上進(jìn)行重視，比如說(shuō)單位領(lǐng)導(dǎo)可以成立檔案管理小組對(duì)檔案管理工作進(jìn)行直接領(lǐng)導(dǎo)，將有能力有想法的工作人員調(diào)動(dòng)到檔案管理部門(mén)中進(jìn)行工作。通過(guò)這種重視方式，大大提高檔案管理部門(mén)的工作效率和質(zhì)量。檔案管理工作人員要提高對(duì)于檔案管理工作的重視程度。檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該組織對(duì)自己部門(mén)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其明白檔案管理工作對(duì)于單位發(fā)展的重要性，激發(fā)員工工作的熱情和積極性。同時(shí)可以構(gòu)建良好的績(jī)效管理模式，通過(guò)物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)激發(fā)員工提高工作質(zhì)量和工作效率的積極性。

2.2 提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力是能夠直接影響到檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的重要保證，傳統(tǒng)的檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力可能已經(jīng)不能滿(mǎn)足信息化建設(shè)檔案管理工作的要求，所以要提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力[5]。

首先就是提高現(xiàn)有檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力。這就需要單位領(lǐng)導(dǎo)或者檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)積極和地方高校中的檔案管理專(zhuān)業(yè)進(jìn)行聯(lián)系，組織員工到校園內(nèi)部進(jìn)行專(zhuān)業(yè)信息化檔案管理的學(xué)習(xí)?；蛘邌挝活I(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)可以請(qǐng)當(dāng)?shù)馗咝Ｖ袡n案管理專(zhuān)業(yè)的教師到單位內(nèi)部對(duì)員工進(jìn)行有針對(duì)性的講座。通過(guò)這種方式提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力。同時(shí)為了保證員工具有強(qiáng)烈的積極性，單位可以擴(kuò)大員工的獎(jiǎng)金占比，通過(guò)這種方式激發(fā)員工學(xué)習(xí)的欲望和興趣。其次就是提高將來(lái)進(jìn)入檔案管理部門(mén)工作的工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力。比如說(shuō)單位在進(jìn)行招聘時(shí)，首先要對(duì)招聘人員的專(zhuān)業(yè)進(jìn)行限定，最好是招納檔案管理專(zhuān)業(yè)或者計(jì)算機(jī)應(yīng)用專(zhuān)業(yè)的相關(guān)人才。在通過(guò)簡(jiǎn)歷篩選和職業(yè)道德的初試之后，可以將招聘人員帶領(lǐng)到實(shí)際的檔案管理工作中，通過(guò)工作效率和工作質(zhì)量的測(cè)試選定招納的人才。通過(guò)這種方式可以提高未來(lái)進(jìn)入檔案管理部門(mén)中的工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力。單位也可以直接對(duì)社會(huì)上專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人才進(jìn)行招納，通過(guò)提高待遇和薪資吸引相關(guān)人才進(jìn)入到檔案管理部門(mén)工作。這樣做還有一個(gè)好處，就是能夠直接提高檔案管理部門(mén)的信息化工作水平，帶動(dòng)整個(gè)部門(mén)工作向好向上發(fā)展。

2.3 建立安全高效的信息化檔案管理系統(tǒng)

針對(duì)單位內(nèi)部的檔案信息管理系統(tǒng)，有兩個(gè)要求：第一就是安全，第二就是高效。想要提高單位內(nèi)部檔案管理工作的信息化建設(shè)程度，一個(gè)高效安全的檔案信息管理系統(tǒng)的建立是不可或缺的[6]。

首先就是安全性，由于事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息的機(jī)密性和差異性，檔案信息管理系統(tǒng)的安全性是必須要保證的，安全性的重要程度甚至大于系統(tǒng)的高效性。這就要求檔案管理部門(mén)內(nèi)部做好防火墻工作，同時(shí)最好設(shè)置相應(yīng)的數(shù)字簽名，保證系統(tǒng)內(nèi)部工作人員進(jìn)行系統(tǒng)查閱時(shí)能夠按規(guī)定等級(jí)查閱相關(guān)檔案。同時(shí)針對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)，最好將系統(tǒng)放在單位管理系統(tǒng)的內(nèi)部，使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行審閱和查看，這樣能夠有效降低來(lái)自互聯(lián)網(wǎng)的風(fēng)險(xiǎn)，充分保證檔案信息的安全。其次就是高效性，高效性體現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先就是檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)硬件，比如說(shuō)在建立檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，選購(gòu)的系統(tǒng)硬件都是相對(duì)高級(jí)的配置，像CPU選帶F的，主板選擇微星的，最大程度保證系統(tǒng)能夠高效流暢甚至負(fù)載運(yùn)行。其次就是提高檔案管理人員對(duì)于系統(tǒng)的熟悉程度和操作程度。通過(guò)這兩方面的提高，能夠有效促進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)使用的效率。有利于構(gòu)建安全高效的信息化檔案管理系統(tǒng)。

2.4 結(jié)合傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，進(jìn)行檔案管理工作

檔案管理工作并不是短時(shí)的工作，而是長(zhǎng)時(shí)間對(duì)于檔案信息的整理和使用，促進(jìn)單位管理進(jìn)步的工作。所以即使現(xiàn)階段使用信息化檔案管理系統(tǒng)，也需要對(duì)原來(lái)的紙質(zhì)化檔案進(jìn)行管理。這就要求在進(jìn)行信息化建設(shè)檔案管理工作的過(guò)程中，依然要注意對(duì)于紙質(zhì)化檔案的內(nèi)容管理。

首先針對(duì)字跡清晰、應(yīng)用價(jià)值顯著的紙質(zhì)化檔案，檔案信息管理工作人員可以將這部分檔案用拍照的方式或者字跡錄入的方式轉(zhuǎn)化成電子信息檔案，之后在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行分類(lèi)和儲(chǔ)存。通過(guò)這種方式提高對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用價(jià)值。有利于促進(jìn)檔案信息管理工作質(zhì)量的提高。其次是針對(duì)字跡不清醒、但是應(yīng)用價(jià)值明顯的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。檔案信息管理工作人員可以結(jié)合字跡辨認(rèn)技術(shù)對(duì)相關(guān)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息還原，同時(shí)將還原之后的信息直接錄入檔案管理信息系統(tǒng)中，通過(guò)這種方式提高這部分紙質(zhì)檔案的應(yīng)用價(jià)值。最后就是針對(duì)字跡不清晰、應(yīng)用價(jià)值不顯著的紙質(zhì)化檔案，檔案信息管理人員可以在和領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)之后，對(duì)這部分檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。

2.5 規(guī)范檔案管理工作的操作流程和管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范檔案管理工作的操作流程和管理標(biāo)準(zhǔn)是能夠促進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)之后檔案管理工作質(zhì)量的重要保證。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，可能由于檔案管理工作人員的工作習(xí)慣和工作標(biāo)準(zhǔn)不同，對(duì)于檔案管理工作的理解不同，導(dǎo)致部分相同類(lèi)別的檔案卻儲(chǔ)存在不同的分區(qū)，增加了利用檔案信息應(yīng)用價(jià)值的難度。

所以在建立檔案管理信息化系統(tǒng)之后，應(yīng)該規(guī)范檔案管理工作的操作流程和管理標(biāo)準(zhǔn)。比如說(shuō)規(guī)定某一類(lèi)型的檔案只能儲(chǔ)存在某一硬盤(pán)中，或者在進(jìn)行檔案錄入時(shí)，需要提前將檔案的種類(lèi)和類(lèi)別在檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行分辨。在規(guī)范檔案管理工作人員的相關(guān)操作過(guò)程中，可以適當(dāng)增加獎(jiǎng)懲措施，通過(guò)這種方法讓員工熟悉檔案信息管理系統(tǒng)的操作方式和操作流程。同時(shí)嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度的落實(shí)，既能夠增加員工工作的積極性，也能夠盡量避免員工出現(xiàn)失誤的可能性。規(guī)范員工進(jìn)行相關(guān)操作的動(dòng)作，能有效提高員工的工作效率和工作質(zhì)量，為檔案信息在接下來(lái)的應(yīng)用過(guò)程中奠定良好的基礎(chǔ)，進(jìn)而促進(jìn)單位管理工作的開(kāi)展，最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)單位的工作目標(biāo)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作是能夠促進(jìn)單位工作進(jìn)步、單位工作質(zhì)量和效率提高的重要基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段使用信息化建設(shè)檔案管理工作既是時(shí)代要求，同時(shí)也是單位自我發(fā)展的要求。所以需要單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)中的工作人員重視信息化對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量和效率的幫助，最終促進(jìn)檔案信息實(shí)現(xiàn)最大化應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)單位的進(jìn)步發(fā)展。