事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)探究

史 菲

（法庫(kù)縣綜合事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 沈陽(yáng) 110400）

當(dāng)前，事業(yè)單位體制機(jī)制改革工作正在深入推進(jìn)，在進(jìn)一步凸顯事業(yè)單位的政府協(xié)作以及社會(huì)公益服務(wù)職能的同時(shí)，對(duì)事業(yè)單位的內(nèi)部管理各項(xiàng)工作也提出了更高的要求。隨著事業(yè)單位內(nèi)部工作職能的不斷細(xì)化，使事業(yè)單位涉及的各項(xiàng)內(nèi)部資料、人事變動(dòng)以及文件決策等信息內(nèi)容更加復(fù)雜，因此必須要充分發(fā)揮檔案管理對(duì)于重要資料的保存以及對(duì)信息篩選和查閱的重要作用，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的有效利用[1]。檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前一個(gè)階段事業(yè)單位檔案管理工作改革的重點(diǎn)，提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平，能夠有效地推動(dòng)事業(yè)單位的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)為事業(yè)單位內(nèi)部資源體系的建設(shè)提供重要的支撐。但是就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，在數(shù)字化建設(shè)方面仍然存在一定的問(wèn)題和不足，需要對(duì)其加以分析，進(jìn)而探究科學(xué)合理、行之有效的數(shù)字化建設(shè)路徑，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.1 提升檔案管理的效率

事業(yè)單位進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠極大地提升檔案管理的效率。數(shù)字化的檔案管理相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來(lái)說(shuō)，其管理流程更為精簡(jiǎn)，借助于相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，可以更為高效和便捷的實(shí)現(xiàn)檔案信息資料在部門間的收集和傳遞。除此之外，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為載體的檔案管理工作，需要定期的對(duì)紙質(zhì)卷宗進(jìn)行整理、編目，同時(shí)由于信息資料是逐漸累加和更新的，因此在檔案管理的過(guò)程中需要不斷的對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和提調(diào)[2]。這是一項(xiàng)非常復(fù)雜和繁重的工作，隨著紙質(zhì)卷宗的不斷增多，相應(yīng)的整理和查閱難度也會(huì)不斷增加，進(jìn)而影響檔案信息質(zhì)量和工作效率。而通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)，則能夠很好的克服紙質(zhì)檔案管理的固有弊端，滿足龐大的檔案信息量處理的需求，在檔案管理信息系統(tǒng)及數(shù)字化平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的信息查閱、資料調(diào)取和補(bǔ)充。

1.2 滿足檔案資源的使用需求

檔案管理工作不僅僅只是對(duì)檔案信息資料進(jìn)行整理和保存，更重要的是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效利用。伴隨著事業(yè)單位改革工作的全面和深入推進(jìn)，更加強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位內(nèi)部的資源體系建設(shè)，而檔案信息資料作為重要的內(nèi)部資源，必須要從傳統(tǒng)的檔案保管不斷地向資源開(kāi)發(fā)以及資源共享等的方面發(fā)展，強(qiáng)調(diào)檔案資源的利用價(jià)值，滿足事業(yè)單位內(nèi)部各部門以及社會(huì)公眾對(duì)信息調(diào)取查閱等的實(shí)際需求。傳統(tǒng)的基于紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案管理模式，出于對(duì)紙質(zhì)檔案保存安全性的考量，更多的是藏大于用，檔案信息資料的開(kāi)發(fā)利用率比較低。而通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)，可以更好地借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等的技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的資源整合與共享，方便進(jìn)行快速的檔案檢索與遠(yuǎn)程利用。

1.3 節(jié)約事業(yè)單位檔案管理成本

事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理數(shù)字化建設(shè)，還能夠有效的節(jié)約檔案管理的成本。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為載體的檔案管理工作，需要耗費(fèi)大量的人力、物力以及財(cái)力資源，由于紙質(zhì)檔案本身不易保存，紙張非常容易受到人為或者是自然環(huán)境的破壞，在進(jìn)行檔案室管理的過(guò)程中，不僅需要購(gòu)置相應(yīng)的防塵除潮設(shè)備，同時(shí)還需要投入資金來(lái)制作檔案的復(fù)印本，還要定期地對(duì)檔案加以修復(fù)，這些都是管理成本。而數(shù)字化建設(shè)，則只需要在前期投入資金來(lái)進(jìn)行相關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)以及數(shù)字化平臺(tái)的搭建，頂多加上維護(hù)成本，不需要再進(jìn)行額外的成本支出，也就為事業(yè)單位節(jié)省了人力物力等資源，有效提升事業(yè)單位的運(yùn)行效能。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理數(shù)字化程度不高

當(dāng)前事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，還存在一定的問(wèn)題和不足，首先就表現(xiàn)為檔案管理的數(shù)字化程度不高。不少事業(yè)單位尤其是一些基層事業(yè)單位仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理形式，缺乏數(shù)字化、信息化與個(gè)性化的管理理念，尚未引進(jìn)數(shù)字化管理系統(tǒng)，或者是雖然引進(jìn)了數(shù)字化管理系統(tǒng)，但是應(yīng)用程度不高，沒(méi)有很好地做到對(duì)紙質(zhì)檔案的有序轉(zhuǎn)化，并且只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)，缺少對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

2.2 檔案管理效率低下

事業(yè)單位檔案管理部門在辦理有關(guān)檔案業(yè)務(wù)時(shí)，有一套復(fù)雜的管理流程，尤其是在進(jìn)行檔案資料的調(diào)取和查閱時(shí)，更是需要層層的審批，也就使得其他相關(guān)組織或者是事業(yè)單位內(nèi)部人員無(wú)法實(shí)現(xiàn)快速及時(shí)的資料調(diào)取和查閱，影響了檔案管理的效率。除此之外，部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息資料收集、傳遞、整理以及分類時(shí)還是主要依賴人工操作，這就使得檔案信息管理存在一定的滯后性，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

2.3 檔案管理制度體系建設(shè)不完善

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，檔案管理工作同樣需要嚴(yán)格和細(xì)致的管理制度來(lái)進(jìn)行約束。但是就以往的檔案管理工作開(kāi)展情況來(lái)看，不少事業(yè)單位由于缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)知，使得檔案管理工作存在較大的隨意性和盲目性，無(wú)論是在檔案的質(zhì)量管理、安全管理，還是人員管理與考核管理等方面都存在一定的缺失，降低了檔案管理的規(guī)范化水平。

2.4 缺乏高素質(zhì)檔案管理人員

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員來(lái)作為重要支撐。尤其是對(duì)于一些基層事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，本身的職能機(jī)構(gòu)就比較少，往往就會(huì)忽視檔案管理人員的優(yōu)化配置，還會(huì)經(jīng)常性地安排一些離退休職工來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作比較清閑，這就嚴(yán)重降低了檔案管理的質(zhì)量和水平。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的深入推進(jìn)，對(duì)高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人員的需求日益凸顯，因此事業(yè)單位必須要進(jìn)一步強(qiáng)化人才建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理奠定重要的人才基礎(chǔ)。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化路徑研究

3.1 轉(zhuǎn)變理念，提升檔案管理數(shù)字化水平

事業(yè)單位要更好地開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理的數(shù)字化與信息化水平，基礎(chǔ)就在于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，提升對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)知。首先，事業(yè)單位要清楚的認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要價(jià)值和意義，在檔案管理工作中融入信息化、個(gè)性化與網(wǎng)絡(luò)化的管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)的深度融合，明確新時(shí)期檔案管理改革的目標(biāo)和重心[3]。其次，要打破傳統(tǒng)的重藏輕用的工作理念，在檔案管理模式和方法上加以優(yōu)化和改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效利用，避免資源浪費(fèi)與資源閑置，提高信息服務(wù)意識(shí)與信息服務(wù)能力和水平。

3.2 創(chuàng)新形式，搭建檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，最關(guān)鍵的就是要搭建檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，完善檔案管理信息系統(tǒng)，為數(shù)字化與信息化建設(shè)提供必要的平臺(tái)和技術(shù)支撐，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理形式和工作方式方法的創(chuàng)新，切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理的效率。首先，事業(yè)單位要投入必要的資金和技術(shù)來(lái)進(jìn)行數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，要遵循全面性和系統(tǒng)性的原則，購(gòu)置完備的軟硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、影像儀以及數(shù)字軟件系統(tǒng)等等，建立現(xiàn)代化的檔案管理數(shù)字中心。同時(shí)借助云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)等的技術(shù)，組建事業(yè)單位檔案信息資料庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的分類整理和云端存儲(chǔ)。其次，要完善事業(yè)單位檔案管理的信息系統(tǒng)，要將檔案管理系統(tǒng)與辦公室管理系統(tǒng)連接起來(lái)，可以將檔案管理系統(tǒng)接入辦公室辦公系統(tǒng)當(dāng)中，針對(duì)事業(yè)單位的內(nèi)部員工，在完成系統(tǒng)的信息注冊(cè)和身份認(rèn)證之后，就可以進(jìn)入到檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)在線的檔案信息資料上傳和查詢，省去中間不必要的人工環(huán)節(jié)，從而簡(jiǎn)化檔案管理的流程，也能夠提高部門與部門之間的溝通效率[4]。最后，在搭建檔案管理數(shù)字平臺(tái)的基礎(chǔ)上，還要更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的共享，同時(shí)要考慮到不同檔案資料的密級(jí)要求，對(duì)于可公開(kāi)的一般性檔案信息，可以進(jìn)行全面共享。而對(duì)于有保密要求的檔案信息，則需要在數(shù)字平臺(tái)和管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行加密處理，并且設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，落實(shí)信息安全的要求。

3.3 健全制度，完善檔案數(shù)字化建設(shè)制度體系

事業(yè)單位要深入推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，確保數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范和有序開(kāi)展，還要加快健全有關(guān)檔案數(shù)字化管理的制度體系。首先，要建立檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量監(jiān)督體系，為了確保檔案信息資源的高效收集和利用，針對(duì)電子文件的收發(fā)格式、上傳標(biāo)準(zhǔn)和調(diào)取流程都要做出明確的規(guī)定，這樣不僅方便進(jìn)行歸檔和整理，還可以避免由于兼容性問(wèn)題所導(dǎo)致的資料不完整的問(wèn)題，確保數(shù)字化檔案的統(tǒng)一性和完整性。其次，要建立檔案數(shù)字化管理的安全體系，完善數(shù)字化檔案的安全保密制度。尤其是對(duì)于一些重要的內(nèi)部文件和人事信息，在進(jìn)行數(shù)字化處理的過(guò)程中，一定要按照檔案密級(jí)的限制來(lái)配套相應(yīng)的管理權(quán)限，同時(shí)要做好備份工作，并且定期的對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查維護(hù)以及升級(jí)，消除互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境隱患，確保事業(yè)單位檔案信息資料的安全性。最后，要建立數(shù)字化檔案管理的責(zé)任體系與考核體系。針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)，明確檔案管理的部門責(zé)任以及具體的崗位責(zé)任，要把責(zé)任明確到人，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力考核與崗位考核，確保各項(xiàng)數(shù)字化管理與建設(shè)舉措的有效落實(shí)。

3.4 培養(yǎng)人才，組建專業(yè)化高素質(zhì)的數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)

事業(yè)單位在開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，必須要重視對(duì)數(shù)字化人才的培養(yǎng)，組建一支專業(yè)化高素質(zhì)的數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)，為數(shù)字化建設(shè)提供有力支撐。首先要求事業(yè)單位優(yōu)化調(diào)整現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)，安排一批懂管理、有經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，避免檔案管理的邊緣化。其次，事業(yè)單位要積極引進(jìn)新鮮血液，重點(diǎn)招聘技術(shù)型人才，幫助事業(yè)單位進(jìn)行檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)與平臺(tái)的運(yùn)行與維護(hù)。最后，事業(yè)單位要定期組織技能與素質(zhì)培訓(xùn)，要求檔案管理人員掌握必要的數(shù)字化管理技術(shù)，熟練信息管理系統(tǒng)的操作，同時(shí)通過(guò)職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，提高自身的職業(yè)道德與責(zé)任心，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的一份力量。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)順應(yīng)改革發(fā)展與時(shí)代需求，事業(yè)單位要努力克服和解決以往檔案管理中存在的問(wèn)題，從管理理念、制度、方法、人員等各個(gè)方面入手，健全和完善檔案數(shù)字化管理體系，提升檔案數(shù)字化管理水平。