大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

劉 鴿

（濱州市中心血站，山東 濱州 256600）

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)

1.1 多種多樣的處理對(duì)象

以往的檔案管理模式大多是針對(duì)厚重的紙質(zhì)版數(shù)據(jù)信息進(jìn)行標(biāo)記以及定位管理，對(duì)于一些結(jié)構(gòu)以及數(shù)量較為龐大的對(duì)象則無法進(jìn)行有效的操作，更不能對(duì)其進(jìn)行精準(zhǔn)的處理。但是在現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)視野之下，結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單但是數(shù)量龐大的對(duì)象的處理變得較為簡(jiǎn)易，而結(jié)構(gòu)稍微復(fù)雜一些的對(duì)象，例如：圖像、視頻以及音頻等，也能夠進(jìn)行精準(zhǔn)的處理。

1.2 極高的性價(jià)比

大數(shù)據(jù)視野下，信息充斥著生活的各個(gè)地方，令人眼花繚亂，數(shù)據(jù)量的大量提升勢(shì)必會(huì)顯得數(shù)據(jù)十分錯(cuò)綜復(fù)雜，如果不能及時(shí)、快速地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，將會(huì)導(dǎo)致用戶的體驗(yàn)感極差，進(jìn)而損失現(xiàn)有的客戶群體甚至影響潛在的客戶，從而陷入惡性循環(huán)。在大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維發(fā)生轉(zhuǎn)變將會(huì)最大程度地降低用戶的等待時(shí)間以及提高工作人員的工作效率。

1.3 優(yōu)異的運(yùn)行速度

大數(shù)據(jù)下時(shí)代背景下，各行各業(yè)都將數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入以及存儲(chǔ)處理，龐大的信息數(shù)據(jù)量讓人應(yīng)接不暇，而其中的價(jià)值如果以以往的信息處理方式則面臨著信息處理速度較慢、信息發(fā)掘程度不夠深入。以大數(shù)據(jù)視野對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，如當(dāng)下熱度極高的物聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，通過幫助客戶進(jìn)行充分的數(shù)據(jù)發(fā)掘，尋找潛在的具有價(jià)值含量的信息，提升信息數(shù)據(jù)價(jià)值量。

2 面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

由于時(shí)代的不斷的發(fā)展，大量的傳統(tǒng)檔案和檔案管理需要現(xiàn)代化的信息手段而不再需要傳統(tǒng)的思維模式，而是需要新的發(fā)展方式。在大數(shù)據(jù)視野下，檔案管理思維模式也應(yīng)當(dāng)從以往的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)模式轉(zhuǎn)換為具有宏觀特性的統(tǒng)計(jì)方式。從傳統(tǒng)的管理模式上觀察不難看出，以往的檔案全部都是紙質(zhì)版資料，用電子版的表格輔以記錄，整個(gè)工作流程顯得十分乏味與枯燥，并且在進(jìn)行檢索的時(shí)候面對(duì)厚重的資料，如何高效的查找也成為困難。大數(shù)據(jù)視角下，加快信息化建設(shè)，促進(jìn)無紙化檔案管理，加強(qiáng)信息之間的互通性以及促進(jìn)資源共享是目前的目標(biāo)。資源共享的方式主要是紙質(zhì)版資料借助信息服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，成為可實(shí)時(shí)更新的資源。

現(xiàn)階段面臨的挑戰(zhàn)主要存在以下幾個(gè)方面。首先大量的數(shù)據(jù)涌入對(duì)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)的硬件設(shè)施提出了高標(biāo)準(zhǔn)以及嚴(yán)要求。龐大的數(shù)據(jù)量首先要求的就是存儲(chǔ)空間要足夠大才能滿足對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)要求，并且設(shè)備的穩(wěn)定性要求很高，堅(jiān)決不能出現(xiàn)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)時(shí)不時(shí)發(fā)生損壞、信息數(shù)據(jù)損失的情況。其次，國(guó)家多次強(qiáng)調(diào)信息安全，所以，檔案數(shù)據(jù)的安全性迫切需要得到保障，堅(jiān)決不能出現(xiàn)篡改數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)寫夠的情況。最后，對(duì)于數(shù)據(jù)管理人才的需求十分巨大。大數(shù)據(jù)需要將傳統(tǒng)的信息管理方式與現(xiàn)階段飛速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代相結(jié)合，開發(fā)出適合自己的管理模式。所以需要的是具備檔案管理能力以及網(wǎng)絡(luò)素質(zhì)過硬的人才。

3 檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

3.1 信息化思維轉(zhuǎn)變

在現(xiàn)如今的信息化視野、大數(shù)據(jù)視野下，需要具備信息化思維轉(zhuǎn)變的能力。在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，對(duì)面臨的數(shù)據(jù)以及信息要求能夠清楚地辨別目標(biāo)事物的本質(zhì)，對(duì)于目標(biāo)進(jìn)行矛盾問題的分析，提出科學(xué)的想法以及可行性高、安全性高的解決措施。并且檔案管理也需要形成信息化的思維，與傳統(tǒng)的管理思維不同，需要保持信息化的快速高效以及準(zhǔn)確性，從而能夠推進(jìn)檔案管理。首先需要以數(shù)字化技術(shù)為背景，在保持最終目的是得到有效認(rèn)知滿足共享的目的前提下，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。其次，對(duì)于數(shù)據(jù)進(jìn)行處理之后需要加深深層內(nèi)容的理解與建設(shè)，加大數(shù)據(jù)調(diào)用的便捷，保持深度，具備信息化思維服務(wù)能力。

3.2 服務(wù)網(wǎng)絡(luò)思維方式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的文檔管理思想在一定程度上為大數(shù)據(jù)文件管理思想帶來了新的發(fā)展需求，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的形成必須以核心服務(wù)內(nèi)容為基礎(chǔ)，加強(qiáng)系統(tǒng)的綜合建設(shè)，綜合性的從側(cè)面組織和分析文件信息，大數(shù)據(jù)分析功能需要整合客戶的興趣，提高管理的目的性，減少相應(yīng)的不確定性，形成網(wǎng)絡(luò)思維方式上的對(duì)比，提高文件的利用率，滿足個(gè)性化、多元化發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)資源共享，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展和延伸路徑。

3.3 技術(shù)管理思維轉(zhuǎn)變

技術(shù)思維方式的變化。首先，對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)而言，文件管理業(yè)務(wù)也發(fā)生了重大變化，在技術(shù)思維上可以充分認(rèn)識(shí)自身內(nèi)在價(jià)值，提高相應(yīng)的服務(wù)效率，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)發(fā)展的路徑，擴(kuò)大新技術(shù)建設(shè)，在新的內(nèi)部提取龍，完成文件信息數(shù)據(jù)挖掘，保持深度有效的過渡，從深層次尋找更廣闊的延伸空間，為文檔管理的可持續(xù)發(fā)展提供前瞻性條件。

3.4 文件管理資源系統(tǒng)的更改

對(duì)于檔案管理部門來說，檔案存儲(chǔ)的數(shù)量和程度直接決定了檔案管理部門的價(jià)值。擁有豐富的收藏資源是每個(gè)檔案管理部門的目標(biāo)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，大量的資源信息使得檔案管理部門的資源更加廣泛，資源的分類管理成為亟待解決的問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，文件資源的種類越來越豐富，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。一是文件資源的信息量顯著增加。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)文檔信息資源的總量迅速增長(zhǎng)。到2020年，國(guó)家檔案館儲(chǔ)存的社會(huì)資源總量預(yù)計(jì)將達(dá)到6億。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案館數(shù)量的發(fā)展，這個(gè)數(shù)字還將進(jìn)一步增加。在現(xiàn)階段，文件資源管理不再使用傳統(tǒng)的存儲(chǔ)管理手段，而是向電子化方向發(fā)展，將大量的文件資源合理儲(chǔ)存起來。二是文件資源種類的顯著增長(zhǎng)。傳統(tǒng)的檔案部門的檔案類型主要有紙質(zhì)文件、視頻文件和實(shí)體文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件數(shù)量迅速增長(zhǎng)，成為文件資源管理的主要類型。電子文件的類型包括文件，同步圖像，語音，圖像，網(wǎng)頁(yè)等，它們共同構(gòu)成了文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。今后這種數(shù)據(jù)類型將更加豐富。第三，文件資源的利用率顯著提高。傳統(tǒng)的檔案管理為了有效地保護(hù)檔案，檔案保管后一般都要進(jìn)入封存狀態(tài)，不經(jīng)允許難以有效利用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，文件資源的管理實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)共享。許多文件資源都可以通過信息系統(tǒng)的檢索方便地使用，利用率有了顯著提高。

3.5 共享思維轉(zhuǎn)變

從實(shí)踐來看，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)也為資源共享文件管理的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇，從本質(zhì)上講，只有文件管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，才能形成共享結(jié)構(gòu)，如果整合不好，文件管理可能出現(xiàn)問題。此時(shí)，在文檔管理過程中，要結(jié)合現(xiàn)狀，建立面向數(shù)據(jù)的文件管理平臺(tái)，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)動(dòng)，提高資源管理的使用效率，在數(shù)據(jù)技術(shù)綜合建設(shè)中創(chuàng)新的擴(kuò)展模式，實(shí)現(xiàn)資源共享的方向要發(fā)展和擴(kuò)大，從現(xiàn)實(shí)的角度來看，將大數(shù)據(jù)納入文件管理，主要是完善管理體制，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)和服務(wù)水平的提高，實(shí)現(xiàn)技術(shù)性、參與性的管理方向數(shù)據(jù)庫(kù)以該數(shù)據(jù)的形式構(gòu)建信息資源，不僅可以滿足大型文件的管理方式，還可以運(yùn)用現(xiàn)代服務(wù)理念，保持單位或企業(yè)管理的穩(wěn)定性，體現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的價(jià)值，解決時(shí)空限制問題。

4 大數(shù)據(jù)檔案管理思維的現(xiàn)實(shí)意義

4.1 提高文件服務(wù)質(zhì)量

由于信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)大部分的檔案館都是數(shù)字化的，實(shí)現(xiàn)了智能化的管理方式，傳統(tǒng)的打印文件會(huì)被記錄在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，在進(jìn)行高質(zhì)量的存儲(chǔ)的同時(shí)，電子文件的數(shù)量也會(huì)增加，越來越多的用戶將個(gè)人信息存儲(chǔ)到電子文件中，不知不覺中電子文件中另一方面，大數(shù)據(jù)思維方式的出現(xiàn)，可以快速識(shí)別電子文件的內(nèi)在價(jià)值和價(jià)值評(píng)估，使文件變得更加安全，也能給相應(yīng)的用戶帶來一定的便利。通過查詢和搜索，可以從大型電子文件中找到符合自己要求的文件，提高文件服務(wù)的質(zhì)量。在大多數(shù)情況下，對(duì)文件價(jià)值理論的理解都是基于傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)和歸檔技術(shù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，文件價(jià)值理論需要得到新的解釋，長(zhǎng)期以來人們對(duì)它的理解是不盡相同的。雖然普遍認(rèn)為查詢文件是一種信息收集和再處理的方式，但是在大數(shù)據(jù)背景下查詢文件并保存歸檔實(shí)際上是一個(gè)新的數(shù)據(jù)資源通道，首先，存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)值是關(guān)聯(lián)的，在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，文件被組織到相應(yīng)的目錄中存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和再利用，使文件的價(jià)值得到新的利用，其次是有效性。另一方面，在博物館、文件管理的權(quán)威性、大數(shù)據(jù)時(shí)代，文件管理更為迅速和有前景。其分析結(jié)果和應(yīng)用價(jià)值在現(xiàn)在和未來都有一定的參考價(jià)值，從而推翻了文獻(xiàn)學(xué)的價(jià)值論，大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展是文件價(jià)值論的創(chuàng)新。

4.2 資源的真正共享

電子文件信息可以存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，對(duì)一系列價(jià)值較高的信息可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行查詢和整合，同時(shí)文件管理業(yè)務(wù)可以快速實(shí)現(xiàn)資源的共享和整合，方便管理者的信息溝通和交流。不僅可以提高整體工作效率，還可以提高文件數(shù)據(jù)的利用率，為用戶提供服務(wù)。通過真正的資源共享，能夠在極大程度上促進(jìn)我國(guó)的發(fā)展和進(jìn)步。

4.3 更好地為社會(huì)服務(wù)

我國(guó)檔案館館藏的檔案資源內(nèi)容豐富、數(shù)量多，檔案館的檔案資源是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展以來積累和保存下來的非常重要的資源，對(duì)我國(guó)的發(fā)展和發(fā)展有著巨大的推動(dòng)和借鑒意義。首先，數(shù)據(jù)價(jià)值為新時(shí)期的文檔價(jià)值理論提供了新的土壤，將文檔管理從傳統(tǒng)的歸檔模式向信息化方向發(fā)展，推動(dòng)數(shù)據(jù)的信息化處理，其次隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代文件數(shù)據(jù)價(jià)值的提升日調(diào)查證據(jù)從單一的環(huán)境轉(zhuǎn)變?yōu)楹暧^的研究方法，狹隘的、失去研究?jī)r(jià)值的文件在新時(shí)代仍然發(fā)揮著新的作用，最后，提升了文件數(shù)據(jù)的價(jià)值，創(chuàng)新了文件工作的新實(shí)踐方法。使用電子郵件歸檔已經(jīng)成為一種正常的狀態(tài)，使文件管理活動(dòng)更好地為社會(huì)服務(wù)，在更多的領(lǐng)域發(fā)揮作用。提高利用率，為中國(guó)的發(fā)展作出一定貢獻(xiàn)，為社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)。

5 結(jié)束語

從大數(shù)據(jù)的角度來探索文件管理思維方式的轉(zhuǎn)變，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)文件管理思維方式的轉(zhuǎn)變采取了可行的策略，研究結(jié)果表明，文件資源管理體系、文件服務(wù)管理體系、建立和完善文檔安全管理體系，可以有效地提高大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)文檔信息的管理水平。