大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用途徑

湯椏斐

（海南經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，海南 海口 571127）

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)與多產(chǎn)業(yè)融合，為行業(yè)發(fā)展帶來全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。文書檔案管理工作繁瑣、細(xì)微，又是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常工作及發(fā)展的重要參考依據(jù)，隨著信息化技術(shù)的進(jìn)一步融合以及大數(shù)據(jù)的廣泛運(yùn)用，信息化建設(shè)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)日益凸顯。在現(xiàn)代化信息技術(shù)的引領(lǐng)下，工作人員通過數(shù)字化手段管理文書檔案，可以極大地提高工作效率，提升文書檔案的利用價(jià)值。

1 文書檔案管理信息化的意義

大數(shù)據(jù)技術(shù)大范圍的加以實(shí)踐運(yùn)用能夠切實(shí)的起到轉(zhuǎn)變生活和工作模式的作用，也可以促進(jìn)文書檔案數(shù)量的快速增加，信息化管理工作的優(yōu)越性得以充分發(fā)揮。針對(duì)文書檔案實(shí)施收集、管理、整合和利用，能夠切實(shí)的將文書檔案的實(shí)際價(jià)值發(fā)揮出來，為單位發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。就文書檔案管理信息化實(shí)際情況來說主要表現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)化管理、安全化管理、數(shù)字化管理多個(gè)方面，文書檔案數(shù)字化建設(shè)是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要內(nèi)容之一，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化文書檔案管理工作，可以保證文書檔案信息的高效運(yùn)用。為了切實(shí)的保證文書檔案管理工作的成效，需要將先進(jìn)的管理理念和科學(xué)技術(shù)加以實(shí)踐運(yùn)用，切實(shí)的落實(shí)保密工作，針對(duì)文書檔案實(shí)施分級(jí)管理[1]。

2 信息化管理文書檔案的優(yōu)勢(shì)

1）促進(jìn)檔案管理工作整體工作效率的不斷提升。傳統(tǒng)對(duì)于文書檔案的管理涉及的收集、整理、歸檔等程序需要人力成本、耗費(fèi)大量的時(shí)間成本之外，還需要考慮檔案庫(kù)房的環(huán)境，對(duì)庫(kù)房的濕度、溫度、防蟲防霉等安全性要求較高，文書檔案的儲(chǔ)存和利用都存在較高的安全隱患。借助于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下信息化技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)辦公環(huán)境的硬件互聯(lián)，可以極大的縮減人力成本，提高檔案的歸檔和利用效率，安全性得到較好的保障。

2）信息化發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，大量的新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以研發(fā)，并且在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中極大的被運(yùn)用，且取得了良好的成效。結(jié)合本單位的實(shí)際情況，將內(nèi)部日常工作文件管理與信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3）促進(jìn)文檔持續(xù)高效的保存。與紙質(zhì)版文書檔案相對(duì)比來說，電子文檔的使用壽命相對(duì)較長(zhǎng)。以往在實(shí)施紙質(zhì)版文檔管理工作的時(shí)候，極易受到外界環(huán)境中不穩(wěn)定、不良因素的影響，導(dǎo)致文檔資料出現(xiàn)破損、丟失等問題。而電子檔案管理技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)電子化歸檔、檢索和利用，可以切實(shí)有效的解決上述問題，打破時(shí)間和空間的限制將大數(shù)據(jù)技術(shù)加以運(yùn)用，保證信息傳遞的效率和效果都能夠起到積極的輔助作用[2]。

3 文書檔案管理中存在的問題

1）對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)知不全面。檔案管理一直被認(rèn)為是“幕后工作”，部分單位管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，對(duì)于文書檔案管理工作缺少全面的認(rèn)知，這樣就會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的實(shí)施造成諸多的限制和阻礙。為了其實(shí)的解決上述問題，在組織實(shí)施文書檔案管理工作的時(shí)候，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，制定切實(shí)有效的檔案管理體系，充分利用各方力量進(jìn)行部門檔案的收集、儲(chǔ)存和利用，嚴(yán)格按照《檔案法》的相關(guān)要求開展工作。

2）信息技術(shù)的作用發(fā)揮不明顯。雖然當(dāng)前人類社會(huì)已經(jīng)步入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，到了“信息革命”的年代，但是就文書檔案管理工作實(shí)際情況來說，信息化水平較低，大部分單位都是運(yùn)用的半數(shù)字化半紙質(zhì)版的管理模式，甚至一些單位還在沿用紙質(zhì)檔案管理的模式，紙質(zhì)資料無(wú)法加以高效、安全的利用對(duì)文書檔案管理信息化的未來發(fā)展造成諸多的不良影響。

3）沒有制定統(tǒng)一的管理體制。文書檔案是單位或者個(gè)人發(fā)展的重要參考依據(jù)，實(shí)際工作中，部分單位對(duì)于文書檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，缺少通盤考慮的意識(shí)，通常都在有具體工作時(shí)才進(jìn)行該項(xiàng)工作的材料整理，工作結(jié)束其資料也就束之高閣。缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)化的文書檔案管理體制，未能形成長(zhǎng)效機(jī)制。

4）檔案管理工作人員專業(yè)水平較低。在文書檔案管理信息化快速發(fā)展的形勢(shì)下，在大數(shù)據(jù)技術(shù)加以實(shí)踐運(yùn)用之后，文書檔案管理工作整體水平得到了顯著的提升，但是文書檔案管理工作人員很多都是非專業(yè)出身，部分單位因?yàn)樯婕安牧线^多，臨時(shí)借調(diào)學(xué)生、社會(huì)人士進(jìn)行文書檔案的收集整理，綜合業(yè)務(wù)能力和整體素質(zhì)沒有隨之提高。

4 如何在大數(shù)據(jù)背景下實(shí)施文書檔案信息化管理

4.1 健全管理體制，提高檔案管理服務(wù)常規(guī)工作的意識(shí)

結(jié)合本單位實(shí)際情況，以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)建立健全的文書檔案管理機(jī)制，達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的效果。文書檔案管理的獲取、錄入、流轉(zhuǎn)、分類到歸檔、檢索、利用等都應(yīng)該結(jié)合本單位的實(shí)際情況，并嚴(yán)格執(zhí)行《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 （GB/T18894-2016）、《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2017）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》 （DA/T31-2017）等文件和標(biāo)準(zhǔn)的要求，制定出本單位行之有效的管理機(jī)制。堅(jiān)決杜絕違規(guī)操作，最大限度保證文書檔案管理的完整性、功能性，完善數(shù)字信息化體系，改變傳統(tǒng)過時(shí)的管理方式，從根本上解決規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)代化的問題，領(lǐng)導(dǎo)在管理過程中進(jìn)行方式的創(chuàng)新，深化工作人員對(duì)信息化實(shí)施運(yùn)用文書檔案管理工作目標(biāo)的認(rèn)識(shí)。國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在文書檔案管理中要把檔案工作人員當(dāng)作檔案管理工作主體，依靠檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，支持檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，加大培訓(xùn)力度，不斷提升其工作的專業(yè)化、規(guī)范化。

4.2 構(gòu)建信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)辦公互聯(lián)

“茍利于民，不必法古；茍周于事，不必循俗?！蔽臅鴻n案管理信息化建設(shè)的根本是為文書檔案提供更加高效的利用途徑。文書檔案管理系統(tǒng)和環(huán)境監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)進(jìn)行互聯(lián)，保證了儲(chǔ)存環(huán)境的安全性，更讓職工在進(jìn)行文書檔案的利用過程中通過辦公平臺(tái)進(jìn)行申請(qǐng)、審批，進(jìn)而流轉(zhuǎn)到文書檔案的利用階段，可以提升文書檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)“人要少跑腿，數(shù)據(jù)多跑腿”目的。將信息化技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理系統(tǒng)中，可以使其具有強(qiáng)大的檢索功能，這樣可以將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所具有的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來[4]。

4.3 及時(shí)更新設(shè)備，實(shí)施信息化應(yīng)用

更新有關(guān)設(shè)備是文書檔案管理的基礎(chǔ)條件之一?！拔臋n一體化”便是計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)的具體體現(xiàn)，把文書和檔案工作都建立成全過程公文制，相關(guān)人員要積極利用先進(jìn)設(shè)備來處理文書工作，積極理順，提高效率。首先，培養(yǎng)員工隨時(shí)整理歸檔的習(xí)慣，讓工作人員不用再每年隔長(zhǎng)時(shí)間地集中整理歸檔，讓計(jì)算機(jī)來緩解工作人員對(duì)文書檔案管理工作的抗拒，逐漸帶動(dòng)工作人員實(shí)施隨辦隨歸，最終達(dá)到日常性工作的習(xí)慣性行為。其次，在此基礎(chǔ)上，開發(fā)利用資源，通過信息化應(yīng)用，使文書檔案呈現(xiàn)形式多樣，內(nèi)容準(zhǔn)確客觀，管理精細(xì)恰當(dāng)。與此同時(shí)，進(jìn)行資金合理預(yù)算，落實(shí)相關(guān)信息化設(shè)備。

4.4 加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合能力

檔案管理人員是檔案工作的主要實(shí)踐者，人才是事業(yè)發(fā)展的根基。在實(shí)際工作中可以通過大量的在線學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等繼續(xù)教育形式不斷更新傳統(tǒng)的檔案管理思想，增強(qiáng)創(chuàng)新性管理思維。不斷發(fā)展的信息化技術(shù)的引入，需要工作人員對(duì)知識(shí)及時(shí)梳理、消化，如若不及時(shí)學(xué)習(xí)，很容易對(duì)有困難的部分產(chǎn)生消極抵觸心理，不利于自身的職業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)工作的開展。

5 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代要求文書檔案管理必須加強(qiáng)數(shù)字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理決策提供科學(xué)的參考信息。必須大力推進(jìn)單位的文書檔案管理信息化建設(shè)，提供有力的技術(shù)設(shè)備支撐，促進(jìn)單位生產(chǎn)管理體系的高效運(yùn)作。