信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

孫奇志

（婁底市城建檔案館，湖南 婁底 417000）

信息化時(shí)代的降臨，確實(shí)提高了城市化建設(shè)的速度。所以，在開(kāi)展建設(shè)的環(huán)節(jié)中會(huì)形成各種各樣的數(shù)據(jù)及資料，這就要求城建檔案部門對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的管理。但是受到以往思想理念所帶來(lái)的影響，就導(dǎo)致如今的城建檔案部門所應(yīng)用的管理方式十分陳舊。若是想緊跟社會(huì)不斷發(fā)展的腳步，城建檔案部門就一定要對(duì)檔案管理工作開(kāi)展創(chuàng)新，只有如此才可以達(dá)成既定的信息化建設(shè)目標(biāo)，才可以為相關(guān)部門的發(fā)展鋪墊牢固的基礎(chǔ)。為此，文章首先對(duì)信息化城建管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后給出有效的創(chuàng)新策略，希望可以為相關(guān)人士提供一定的參考和幫助，推動(dòng)城建檔案部門更好更快的發(fā)展下去。

1 現(xiàn)階段信息化城建檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 管理技術(shù)的落后

在信息化的大背景下，對(duì)城建檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，不止要充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，還需要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)制定一套健全完善的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，提供給有關(guān)部門更加合理有效的檔案管理方式。對(duì)如今的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析可知，檔案信息化管理工作的開(kāi)展缺少大量的專業(yè)性人才，大多數(shù)工作人員自身的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)都并不是很高，尤其是在對(duì)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行應(yīng)用這一個(gè)方面上。由于各項(xiàng)工作的實(shí)施與系統(tǒng)的更新升級(jí)，都需要專業(yè)人員提供技術(shù)上的支持，按照有關(guān)部門的需求來(lái)進(jìn)行不斷的調(diào)整，否則再先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備也都無(wú)法在具體的應(yīng)用環(huán)節(jié)中發(fā)揮出自己的作用。而管理技術(shù)的陳舊落后，則是檔案管理工作始終無(wú)法獲得突破的原因，更是不能推動(dòng)其順利的發(fā)展下去，也無(wú)法達(dá)成經(jīng)濟(jì)利益的有效轉(zhuǎn)換。

1.2 檔案管理信息化程度不高

信息化管理方式，主要是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，來(lái)達(dá)成對(duì)城建檔案信息甚至是數(shù)據(jù)的高效管理，如此確實(shí)能夠增強(qiáng)城建檔案的實(shí)際應(yīng)用效率。對(duì)如今的實(shí)際情況進(jìn)行分析可知，大部分檔案管理工作依然停留在以往的人工管理上，計(jì)算機(jī)只是變成了一個(gè)十分簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)工具，完全流于表面，要么就是對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行檢索，而徹底無(wú)視了計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性，或者是其在資源整合上具有的作用。沒(méi)有將信息化技術(shù)充分的融入在城建檔案管理工作中，就必定無(wú)法發(fā)揮出原本的管理優(yōu)勢(shì)，這也必定會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)際效果逐漸下滑，更是不能體現(xiàn)出檔案對(duì)城建部門后續(xù)階段發(fā)展的指導(dǎo)意義，還對(duì)其信息化管理的進(jìn)程造成了不良的影響。

2 城建檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

2.1 社會(huì)發(fā)展的需要

信息化時(shí)代的降臨，對(duì)城建檔案管理工作提出了更高的要求。以往的檔案管理方式完全依賴于人工，不止有著效果低下的弊端，其實(shí)際的工作質(zhì)量也并不是很高。面對(duì)海量的檔案資料，就要求相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)管理方式開(kāi)展創(chuàng)新。而將信息技術(shù)充分的應(yīng)用其中，就能夠轉(zhuǎn)換以往的檔案管理理念，保障管理工作可以更加順利的推進(jìn)下去。最為關(guān)鍵的是，可以確保檔案管理工作有著良好的效果。除此之外，和紙質(zhì)檔案進(jìn)行對(duì)比來(lái)說(shuō)，電子檔案有著十分明顯的優(yōu)勢(shì)，不止可以更好地進(jìn)行保存，還能夠便于調(diào)用。只要頻繁的應(yīng)用城建檔案，就越可以體現(xiàn)出其原本的價(jià)值，而在檔案資料提供的支持下，城市建設(shè)工作就必定會(huì)邁向更好的發(fā)展高度。

2.2 提高城建檔案管理的效率

在對(duì)城建檔案進(jìn)行管理的環(huán)節(jié)中，工作人員自身素質(zhì)的高低確實(shí)會(huì)對(duì)實(shí)際的管理效果產(chǎn)生某種程度的影響。如果工作人員并未具備一個(gè)正確的認(rèn)知，就必定會(huì)致使工作不主動(dòng)、馬虎大意的情況出現(xiàn)。而將信息技術(shù)充分的運(yùn)用其中，就能夠減少人為因素所帶來(lái)的影響，此時(shí)檔案管理人員只要根據(jù)相關(guān)規(guī)定完成操作，就能夠做好更加復(fù)雜且繁瑣的工作。并且，信息管理系統(tǒng)的建設(shè)能夠?qū)Τ墙ㄈ^(guò)程開(kāi)展嚴(yán)格的管理，檔案管理人員則應(yīng)該按照實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索和調(diào)取。若是更加及時(shí)的建立數(shù)據(jù)庫(kù)，就可以讓檔案存儲(chǔ)工作的效率逐漸提升，真正為檔案的安全性提供保障。數(shù)據(jù)基站的建設(shè)，則可以為檔案管理人員對(duì)各項(xiàng)資料的查詢和閱讀提供便利，為后續(xù)階段的應(yīng)用鋪墊牢固的基礎(chǔ)。

3 信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新對(duì)策

3.1 更新管理理念

“思想是行動(dòng)的推動(dòng)力”，只有具備更加先進(jìn)的管理理念，才可以促使檔案管理工作更加順利地進(jìn)行。所以，更新相關(guān)人員的管理觀念才是最為首要的任務(wù)。這就要求城建部門的負(fù)責(zé)人員要先轉(zhuǎn)換自己以往的錯(cuò)誤觀念，明確城建檔案管理工作有著怎樣的重要價(jià)值，進(jìn)而在負(fù)責(zé)人員不斷的影響下，讓基層工作人員有一個(gè)更加準(zhǔn)確的認(rèn)知。而若是想加快管理理念的更新速度，城建檔案部門就應(yīng)該加大自己的宣傳力度，能夠在官網(wǎng)、公眾號(hào)以及工作群當(dāng)中傳輸資料，同時(shí)在線下開(kāi)展一場(chǎng)宣講會(huì)，如此就可以迅速擴(kuò)大受眾面。除此之外，還需要建立一個(gè)學(xué)習(xí)廣角，同時(shí)放置大量的和信息化技術(shù)有關(guān)的書(shū)籍，然后讓工作人員利用這部分書(shū)籍進(jìn)行學(xué)習(xí)。那么在此種環(huán)節(jié)中，就能夠形成一股濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，此時(shí)檔案管理人員就應(yīng)該利用閑暇時(shí)間提升自己，只有不斷增強(qiáng)自己的專業(yè)能力，才可以保質(zhì)保量地完成所有工作。

3.2 加大技術(shù)應(yīng)用

眾所周知，城建檔案資料有著各式各樣的種類，數(shù)量也非常龐大，這必定讓檔案管理人員將要面對(duì)著更大的工作壓力?？梢缘挚棺【薮髩毫Φ墓ぷ魅藛T并不是很多，這就致使大多數(shù)工作人員都有著較高的負(fù)面情緒。在負(fù)面情緒所帶來(lái)的影響下，工作人員的積極性就開(kāi)始慢慢喪失，那么管理效果也必定會(huì)隨之下滑。若是想徹底打破此種局面，就應(yīng)該對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行充分的運(yùn)用，以此來(lái)減少他們承擔(dān)的工作壓力。而對(duì)于城建檔案部門來(lái)說(shuō)，則需要對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化進(jìn)行調(diào)查和分析，掌握市場(chǎng)發(fā)展的具體情況，只有如此才可以對(duì)檔案管理工作做好適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。在硬件技術(shù)端，就能夠挑選幾個(gè)信譽(yù)良好的供應(yīng)商，對(duì)各個(gè)設(shè)備本身的性能和價(jià)格進(jìn)行細(xì)致的對(duì)比，最終確定一個(gè)最合適的產(chǎn)品。而在對(duì)設(shè)備開(kāi)展安裝的時(shí)候，城建檔案部門則要參與到全環(huán)節(jié)中，以此來(lái)保障整體布局有著較高的科學(xué)性，設(shè)備能夠順利的運(yùn)行。除此之外，還需要完成好技術(shù)的銜接，確保檔案管理人員更加熟練的應(yīng)用各種設(shè)備。對(duì)于軟件的技術(shù)端來(lái)說(shuō)，城建檔案部門就一定要和實(shí)力雄厚的軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行合作，同時(shí)將自己的每一項(xiàng)需求都告知給相關(guān)負(fù)責(zé)人，如此就能夠讓系統(tǒng)原本的實(shí)用性獲得提升。并且，在對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用的環(huán)節(jié)中，還需要時(shí)刻觀察整個(gè)系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果，若是看出存在問(wèn)題的地方，就需要馬上聯(lián)系相關(guān)企業(yè)，盡快將所有問(wèn)題都徹底地 解決。

3.3 優(yōu)化管理制度

管理制度應(yīng)該體現(xiàn)出良好的約束力，是管理工作人員的有效方式。所以，城建檔案部門要主動(dòng)對(duì)管理制度進(jìn)行優(yōu)化，將其當(dāng)作檔案工作得以順利進(jìn)行的指導(dǎo)。健全的管理制度需要包含有四個(gè)方面的內(nèi)容：其一，清晰明了的管理職責(zé)。城建檔案部門需要把責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人員的身上，讓相關(guān)管理人員可以對(duì)自己需要承擔(dān)的責(zé)任和工作有一個(gè)明確地了解，如此就能夠徹底減少職責(zé)交叉情況的出現(xiàn)。其二，合理的管理流程。不管是收集整理還是存檔調(diào)用，都有著較為明確的和標(biāo)準(zhǔn)的操作流程。檔案管理人員只要根據(jù)規(guī)定的流程進(jìn)行工作，就可以確保管理工作有著良好的效果。需要注意的是，管理流程的制定應(yīng)該體現(xiàn)出一定的全面性和具體性，如此一來(lái)才可以更加具有指導(dǎo)性。其三，有效的獎(jiǎng)懲措施。城建檔案部門需要激發(fā)工作人員的主動(dòng)性，設(shè)立一套完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制。在制定切實(shí)可行的管理措施時(shí)，主動(dòng)聽(tīng)取其余工作人員提出的建議。此種方式的應(yīng)用，一個(gè)方面能夠保障管理措施有著較高的科學(xué)性，另一個(gè)方面則可以加強(qiáng)工作人員的認(rèn)知。其四，完善的監(jiān)督體系。若是想保障檔案管理工作有著較高的效果，城建檔案部門就需要建立一套完善的監(jiān)督體系。只要發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作的行為，就需要及時(shí)予以阻止，同時(shí)組織相關(guān)負(fù)責(zé)人做好整改工作。而監(jiān)督小組則要時(shí)刻注意整個(gè)整改過(guò)程，防止此種問(wèn)題再次出現(xiàn)。

3.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

工作人員是檔案工作得以順利完成的執(zhí)行者，其自身素質(zhì)的高低確實(shí)決定著整個(gè)管理工作的實(shí)際效果，所以城建檔案部門應(yīng)該組建出高素質(zhì)、高能力的管理隊(duì)伍。若是想保障隊(duì)伍建設(shè)有著較高的效果，城建檔案部門就應(yīng)該制定出切實(shí)可行的培養(yǎng)方案。培養(yǎng)內(nèi)容需要體現(xiàn)出較高的豐富性，主要包含有理論內(nèi)容的教授、專業(yè)技能的培訓(xùn)、有關(guān)政策制度的解讀等等。培養(yǎng)方式也需要有著一定的多元化，不僅要具備專業(yè)人士提供的指導(dǎo)，還需要普及更加新穎的管理理念和管理方式，同時(shí)選拔出優(yōu)秀代表外出進(jìn)行參觀和學(xué)習(xí)，以此來(lái)拓展他們的眼界、充實(shí)其工作經(jīng)驗(yàn)。而在每一次培訓(xùn)活動(dòng)完成以后，就要對(duì)這部分工作人員開(kāi)展嚴(yán)格的考核，考核方式需要根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容的不同來(lái)制定。通過(guò)試卷對(duì)工作人員的知識(shí)掌握情況進(jìn)行檢測(cè)，通過(guò)實(shí)操來(lái)對(duì)工作人員的技術(shù)掌握情況進(jìn)行判斷，通過(guò)心得撰寫(xiě)來(lái)對(duì)工作人員的學(xué)習(xí)效果進(jìn)行衡量。除此之外，授人以魚(yú)盡管有著一定的效果，然而其實(shí)際的效果卻并不是很明顯，最為標(biāo)準(zhǔn)的做法是授人以漁。利用培訓(xùn)活動(dòng)的開(kāi)展，就能夠?yàn)闄n案管理人員指明正確的學(xué)習(xí)方向，而在激勵(lì)措施所產(chǎn)生的影響下，就可以推動(dòng)工作人員形成自主學(xué)習(xí)意識(shí)，那么在意識(shí)的不斷驅(qū)動(dòng)下，他們就必定會(huì)有意識(shí)地進(jìn)行學(xué)習(xí)。如此一來(lái)，不僅工作人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)獲得提升，還能夠讓他們的工作趨近于完善。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在全新的發(fā)展形勢(shì)下，以往的檔案管理方式早已不能滿足如今城建檔案部門的具體需求，所以就應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行一定的改革和創(chuàng)新。而城建檔案部門則需要在此種環(huán)節(jié)中更新自己原先的管理理念、加大信息化技術(shù)的應(yīng)用、優(yōu)化原本的管理制度、組建出專業(yè)化的人才隊(duì)伍，只有如此才可以建立起高效的管理方式，推動(dòng)檔案管理工作更加順利地開(kāi)展下去，真正滿足城建檔案部門的實(shí)際需求，為城市化建設(shè)提供有力的支撐。