探討電子檔案管理在退役軍人檔案管理中的有效運用

范時雨

（隆德縣退役軍人事務(wù)局，寧夏 固原 756300）

隨著社會的逐漸發(fā)展，國家對退役軍人管理工作給予了更高的重視和關(guān)注。檔案管理工作的優(yōu)化，對于提升退役軍人的服務(wù)質(zhì)量，保障退役軍人的妥善安置具有重要的實際意義。信息時代，要實現(xiàn)檔案管理工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效結(jié)合，實現(xiàn)退役軍人檔案管理工作的信息化，創(chuàng)新檔案管理方式，提升細(xì)節(jié)化管理，強(qiáng)化管理服務(wù)效果，以便為退役軍人提供更加針對性和個性化的服務(wù)。

1 退伍軍人電子檔案管理的重要意義

1.1 強(qiáng)化檔案管理安全性

在以往的檔案管理模式中，容易出現(xiàn)退役軍人檔案信息斷層、遺失、泄露等問題，而且由于檔案管理制度不完善、人員專業(yè)素養(yǎng)不足等因素影響，導(dǎo)致檔案管理以及交接過程中，容易出現(xiàn)很多問題，嚴(yán)重影響檔案信息的安全性[1]。采取電子檔案管理方式，可以有效改善退役軍人檔案管理現(xiàn)狀，對退役軍人工作單位的變更信息進(jìn)行及時更新，保障檔案數(shù)據(jù)的完整性、時效性、保密性，為退役軍人的正常生活生產(chǎn)活動的開展提供保障。電子檔案可以進(jìn)行備份和修復(fù)，并對檔案訪問權(quán)限進(jìn)行精密設(shè)置，強(qiáng)化檔案信息保密效果，加強(qiáng)檔案信息安全化和可靠性，有效控制檔案管理泄露、遺失風(fēng)險。

1.2 優(yōu)化檔案服務(wù)水平

電子檔案的有效應(yīng)用，全面提升了退役軍人檔案管理服務(wù)的水平。電子檔案管理可以對退役軍人檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一，并構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息系統(tǒng)，設(shè)置訪問權(quán)限，相關(guān)部門可以憑借身份驗證對檔案信息進(jìn)行訪問和查詢和提取，提升檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用效率，為退役軍人提供更加高質(zhì)量的社會服務(wù)功能。例如，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對電子檔案信息進(jìn)行分析、挖掘、篩選，為退役軍人提供更加合適的崗位工作，確保每一位退役軍人都能夠得到妥善安置[2]。電子檔案管理模式的發(fā)展應(yīng)用，可以實現(xiàn)檔案異地傳輸，強(qiáng)化檔案服務(wù)水平。

1.3 提升檔案管理效率

電子檔案的應(yīng)用，有效提升了退役軍人檔案管理工作的效率，減少工作量，提升檔案管理工作人員的積極性與主動性[3]。此外，電子檔案系統(tǒng)可以利用其智能化、自動化分析功能，對電子檔案信息進(jìn)行分析、整理，及時發(fā)現(xiàn)問題，并對其進(jìn)行有效補(bǔ)充和更新，提升整體工作效，保障工作質(zhì)量，促進(jìn)業(yè)務(wù)能力的全面提升。

2 退伍軍人檔案管理現(xiàn)狀

2.1 管理人員素質(zhì)不足

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)直接關(guān)系到退役軍人檔案管理效果和質(zhì)量。但是在實際工作中，很多檔案管理人員專業(yè)知識水平不足，業(yè)務(wù)能力不達(dá)標(biāo)，而且對退役軍人檔案管理工作不重視，缺乏工作責(zé)任意識，對檔案管理規(guī)范、流程等不了解等，導(dǎo)致退役軍人檔案管理質(zhì)量較低，甚至出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)接不及時、檔案遺失等問題，嚴(yán)重影響退役軍人的安置工作，降低檔案服務(wù)水平[4]。

2.2 檔案管理不到位

退役軍人的檔案管理主體較為混亂，往往多個部門都可以接收檔案信息，導(dǎo)致退役軍人需要跑還幾個部門才能找到自己的檔案，嚴(yán)重降低了檔案服務(wù)效率和質(zhì)量，也容易引起檔案信息的遺失、信息更新不及時、檔案交接不仔細(xì)，檔案損壞等問題。

2.3 檔案管理設(shè)施不完善

缺乏完善的檔案管理設(shè)備和設(shè)施，是影響退役軍人檔案管理信息化水平的重要因素。雖然隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，很多單位實現(xiàn)了檔案信息化管理，但是由于設(shè)備落后，技術(shù)水平不足，管理系統(tǒng)功能不足，管理軟件難以升級等問題，對電子檔案管理工作的開展造成嚴(yán)重困擾，也不利于檔案信息的安全性。

3 退伍軍人電子檔案管理有效策略

3.1 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對退役軍人檔案管理質(zhì)量具有直接的影響。因此，要結(jié)合實際工作需求，制定科學(xué)合理的人員培訓(xùn)機(jī)制，提升檔案管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化職業(yè)素養(yǎng)，保障退役軍人電子檔案管理工作的有序開展。1）提升檔案管理人員的法律意識，熟悉相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定要求，保障檔案管理工作的合法化和合規(guī)化，促進(jìn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。2）要注重提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，能夠?qū)τ嬎銠C(jī)設(shè)備熟練操作應(yīng)用，并熟悉相關(guān)管理軟件、系統(tǒng)的操作流程和技能，能夠使用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、存儲和管理，并且能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析、整理，并將其全面、準(zhǔn)確錄入到管理系統(tǒng)中。在具體的人員培訓(xùn)工作中，要注重鍛煉管理人員的實踐技能，強(qiáng)化其業(yè)務(wù)能力的全面提升。在檔案管理工作開展過程中，要對管理人員的業(yè)務(wù)技能進(jìn)行不定期抽檢，如果發(fā)現(xiàn)技能水平不能滿足工作需求，就要對其進(jìn)行針對性專業(yè)培訓(xùn)，為檔案管理工作的有效開展提供保障。3）提升工作人員的規(guī)范化管理能力，保障檔案管理的安全性和可靠性。優(yōu)化檔案管理形式，綜合利用現(xiàn)代化信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，對軍人服役期間的保險事宜、技術(shù)能力、身體狀況等數(shù)據(jù)開展科學(xué)的統(tǒng)計分析，并利用相關(guān)的應(yīng)用程序，升級檔案管理模式，強(qiáng)化對檔案信息的優(yōu)化管理[5]。4）積極組織內(nèi)部人員的溝通交流，對優(yōu)秀的管理工作經(jīng)驗和技術(shù)進(jìn)行分享，并提出工作中遇到的問題，共同探討解決方法，促進(jìn)管理人員檔案管理業(yè)務(wù)能力的全面提升。強(qiáng)化管理人員的自我學(xué)習(xí)意識，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識，為檔案管理信息化水平的提升奠定基礎(chǔ)。

3.2 完善檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施

完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是提升檔案管理信息化水平的物質(zhì)保障和基礎(chǔ)。所以要注重保障檔案管理設(shè)備的完善性和充足性，并對檔案管理技術(shù)進(jìn)行定期升級，確保退役軍人信息化管理工作的有序開展，滿足越來越多的退役軍人檔案管理服務(wù)要求。1）要注重硬件設(shè)施開展定期維修，制定嚴(yán)格的維修管理制度，安排專業(yè)人員進(jìn)行檢修，保障基礎(chǔ)硬件設(shè)施的穩(wěn)定性運行；2）加強(qiáng)對軟件設(shè)施的維護(hù)管理，對管理系統(tǒng)進(jìn)行定期更新升級，強(qiáng)化其功能作用，實現(xiàn)對檔案調(diào)用功能、存儲功能、接收功能的精細(xì)化管理，此外要做好系統(tǒng)軟件殺毒工作，及時查找系統(tǒng)漏洞，避免受到病毒侵害，影響系統(tǒng)正常運行，保障檔案信息安全性[6]。3）加強(qiáng)對機(jī)房管理的重視，強(qiáng)化安全性，如采取智能化手段對機(jī)房內(nèi)的溫度、濕度等要素進(jìn)行合理控制，綜合利用人工智能、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，強(qiáng)化門禁系統(tǒng)的有效應(yīng)用，之后通過身份驗證的人員才能準(zhǔn)許進(jìn)入，還要加強(qiáng)對機(jī)房環(huán)境的智能化監(jiān)測。4）加大投入。為了保障退役軍人電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善性，要注重結(jié)合實際需求，加大資金投入，強(qiáng)化技術(shù)支持，對檔案管理設(shè)施、技術(shù)等進(jìn)行全面升級，為電子檔案管理質(zhì)量的提升提供堅強(qiáng)后盾；構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對退役軍人檔案的統(tǒng)一化管理，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對其進(jìn)行有效篩查、分析與整理。完善檔案管理溝通機(jī)制，完善檔案管理章程，確保檔案接收、查閱、傳遞等工作的規(guī)范性；實行責(zé)任制，對具體的管理責(zé)任進(jìn)行明確劃分，一旦出現(xiàn)工作疏漏，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行追究，提升管理人員的責(zé)任意識，強(qiáng)化檔案管理可靠性。

3.3 搭建退役軍人數(shù)字檔案資源庫

為了滿足電子檔案管理的信息化要求，要對檔案管理形式進(jìn)行優(yōu)化升級，構(gòu)建系統(tǒng)性的退役軍人數(shù)字資源庫。對數(shù)字資源庫的建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，明確管理流程，對檔案信息的動態(tài)變化情況進(jìn)行實時跟蹤管理，及時更新檔案信息，避免出現(xiàn)斷檔問題，并對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格挖掘、篩查，做好檔案管理細(xì)節(jié)化處理，對退役軍人的軍種、職級、求職意向等進(jìn)行多維度管理，做好關(guān)鍵詞檢索功能的設(shè)置，強(qiáng)化檔案查詢應(yīng)用便利化和規(guī)范化[7]。實現(xiàn)對電子檔案的精細(xì)化管理，可以進(jìn)一步提升檔案信息使用率，為退役軍人的妥善安置，提升社會服務(wù)功能具有重要的實際意義。通過數(shù)字檔案資源庫的建設(shè)，可以明確檔案管理主體，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性和安全性，通過對檔案信息的篩查，可以對保障退役軍人服務(wù)信息的針對性發(fā)布，優(yōu)化退役軍人服務(wù)效果。

3.4 完善數(shù)字化檔案管理制度建設(shè)

完善的檔案管理制度是提升退役軍人檔案管理效率的重要保障。實現(xiàn)對退役軍人檔案的分類保存和統(tǒng)一管理，可以進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案管理效果，提升工作價值，保障檔案接收、管理的規(guī)范性和合理性。如果在檔案管理中發(fā)生資料信息不全面的現(xiàn)象，需要對相關(guān)單位進(jìn)行溝通，及時補(bǔ)齊相關(guān)資料，強(qiáng)化檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。強(qiáng)化對退役軍人檔案的分類管理，可以特殊檔案信息進(jìn)行針對性管理，如傷殘資料等[8]。統(tǒng)一分類管理制度的有效實施和推動，進(jìn)一步提升了檔案管理人員的工作組織能力和管理業(yè)務(wù)能力，提升整體工作高效性，確保退役軍人檔案管理工作與時代發(fā)展趨勢的統(tǒng)一性。在具體的工作中，可以按照時間、類別指標(biāo)實施分類。并結(jié)合檔案管理規(guī)范要求，對檔案目標(biāo)實集中編號、封面。對檔案管理方案進(jìn)行嚴(yán)格審查，及時發(fā)覺不足之處，并進(jìn)行有效整改，保障后期檔案管理工作的有效開展。明確檔案管理流程規(guī)范，創(chuàng)新管理技術(shù)和理念，對管理人員開展定期考評，完善檔案管理制度體系建設(shè)，強(qiáng)化退役軍人檔案管理質(zhì)量的全面提升。此外，要強(qiáng)化對檔案管理工作的宣傳與教育力度，使退役軍人、檔案管理人員充分意識到退役軍人檔案管理工作的重要性，明確檔案接收、傳遞、管理流程和規(guī)范，按時到相關(guān)部門辦理交接手續(xù)。相關(guān)部門可以構(gòu)建統(tǒng)一的服務(wù)平臺，作為宣傳陣地，對國家的安置、扶持政策進(jìn)行普及，優(yōu)化退役軍人檔案服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的逐漸提升，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用和推廣，促進(jìn)了社會生產(chǎn)力的全面提升。退役軍人電子檔案管理是時代發(fā)展的必要要求和重要趨勢，對于提升退役軍人檔案管理效率，保障檔案信息安全性，為退役軍人的就業(yè)安置提供依據(jù)，促進(jìn)退役軍人檔案管理模式的創(chuàng)新與優(yōu)化。因此，要采取有效措施，加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建現(xiàn)代化的數(shù)字檔案資源庫，健全統(tǒng)一分類管理制度等，為提升退役軍人檔案管理信息化水平提供保障。