大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化建設(shè)中問題與對(duì)策研究

陳 玥

（武漢軟件工程職業(yè)學(xué)院，湖北 武漢 430200）

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)受到各個(gè)領(lǐng)域的廣泛關(guān)注。高校檔案管理是高校加強(qiáng)自我建設(shè)的重要組成部分，其信息資源的有效開發(fā)與合理利用作用明顯，能為檔案管理打開新思路。傳統(tǒng)的檔案管理方式受限于紙質(zhì)檔案，而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用有助于建立新的管理理念，也能為逐年增加的檔案資料提供管理辦法。高校檔案館應(yīng)設(shè)立目標(biāo)，力爭(zhēng)快速實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的建設(shè)工作，全面提高管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)以及改善過去傳統(tǒng)管理模式，推動(dòng)高校檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)就是通過云存儲(chǔ)和虛擬化科技，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理的一種高新技術(shù)，其通過底層的分布式數(shù)據(jù)庫，對(duì)信息進(jìn)行分布挖掘和處理，保證處理信息的海量、高速、多樣和真實(shí)[1]。大數(shù)據(jù)是一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)，是指在一定時(shí)間和空間內(nèi)利用一些工具和軟件采集的數(shù)據(jù)，這種數(shù)據(jù)是一種資產(chǎn)，利用大數(shù)據(jù)可以獲得足夠的信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集，有助于為決策提供科學(xué)的信息和依據(jù)[2]。大數(shù)據(jù)通常是指數(shù)據(jù)量大且數(shù)據(jù)類型多樣的數(shù)據(jù)集，而處理這些數(shù)據(jù)需要用到分布式計(jì)算架構(gòu)，在以云計(jì)算為代表的技術(shù)創(chuàng)新下，原本很難被收集到的數(shù)據(jù)可以被收集和利用起來，轉(zhuǎn)換為有效資源，為人類創(chuàng)造更多價(jià)值。高校檔案信息是信息資源的重要組成部分，高校需要更充分地利用檔案信息，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r(jià)值的資源，這對(duì)學(xué)校發(fā)展以及檔案管理工作都會(huì)帶來積極意義，這也是大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。因此，高校需要充分利用檔案資源，并將此作為檔案信息化建設(shè)發(fā)展的一個(gè)方向。

2 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

當(dāng)前，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和應(yīng)用越來越困難，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，檔案信息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，在15年國務(wù)院印發(fā)了《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》[3]，將檔案數(shù)字化作為了一項(xiàng)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須實(shí)行的工作。國家對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)也進(jìn)行了很多有意義的探索，檔案管理也初步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，為之后的檔案信息化建設(shè)打造了良好基礎(chǔ)。新的管理模式與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理大相徑庭，使檔案管理更科學(xué)、規(guī)范和有效，并能為檔案利用人員提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。高校檔案是對(duì)學(xué)校科研、教學(xué)、黨政等各種活動(dòng)的記錄，以圖表、文字、聲像等形式保存，反映了歷史發(fā)展和人才培養(yǎng)等多個(gè)方面，內(nèi)涵比較豐富，經(jīng)濟(jì)價(jià)值、歷史價(jià)值以及文化價(jià)值明顯，能夠?qū)W(xué)校整個(gè)發(fā)展過程系統(tǒng)呈現(xiàn)出來，也能使高校持續(xù)發(fā)展獲得歷史依據(jù)[4]。然而目前高校檔案管理中還存在很多問題，還未形成規(guī)范化、信息化的工作模式，管理仍然建立在傳統(tǒng)管理方法上，如果不及時(shí)采用有效措施改善檔案信息化工作，其未來發(fā)展必然會(huì)受到影響，因此，高校檔案管理工作應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下的先進(jìn)技術(shù)，改變管理模式，全面提高高校檔案管理工作質(zhì)量。

3 高校檔案信息建設(shè)中存在的問題

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，高校檔案管理也紛紛搭建新的檔案管理平臺(tái)，然而在這一階段的發(fā)展中，存在一些值得關(guān)注的問題，本文列舉了三個(gè)典型問題，即檔案信息管理人員素質(zhì)有限、檔案信息開發(fā)與利用技術(shù)有限及紙質(zhì)及電子檔案管理尚未達(dá)到平衡，具體內(nèi)容如下：

3.1 檔案信息管理人員素質(zhì)有限

目前，高校檔案信息管理人員需要提升，在大數(shù)據(jù)背景下，信息化建設(shè)需要用到計(jì)算機(jī)能力，了解網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用手段和方法。只了解傳統(tǒng)檔案專業(yè)知識(shí)或者只掌握計(jì)算機(jī)能力對(duì)于檔案管理人員來說都是不夠的。有的高校檔案管理人員是由非專業(yè)人員兼任的或者檔案管理人員不固定，這就導(dǎo)致檔案管理工作存在很多漏洞，甚至出現(xiàn)丟失或損壞的情況，嚴(yán)重影響檔案工作的正常開展。另一方面，檔案管理人員沒有意識(shí)到檔案信息化管理對(duì)于高校運(yùn)行帶來的積極作用，簡單地將檔案管理理解為保存檔案資料，因此對(duì)于提升自身能力的動(dòng)力不足，也不會(huì)投入時(shí)間學(xué)習(xí)更多的專業(yè)技能，這也導(dǎo)致目前檔案管理僅僅停留在檔案的保管與取用，無法拓展出更多的功能。

3.2 檔案信息開發(fā)與利用技術(shù)有限

現(xiàn)階段，高校對(duì)檔案信息化管理，主要采用儀器掃描錄入紙質(zhì)版本的方式。儀器掃描普遍存在辨識(shí)度不高，圖像不清晰的問題，這些問題在老舊的紙質(zhì)檔案掃描中尤為凸顯。高校檔案信息化不需求非常先進(jìn)的信息技術(shù)水平，但是也有一定要求，目前很多高校已經(jīng)建立了檔案系統(tǒng)或檔案管理平臺(tái)，但掃描文件存檔的方式還停留在將檔案電子化的層面，沒有將大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息技術(shù)融合進(jìn)來，還不能叫完成信息化建設(shè)發(fā)展過程。同時(shí)，高校對(duì)檔案信息化管理也需要考慮到網(wǎng)絡(luò)安全的問題，可能出現(xiàn)的計(jì)算機(jī)病毒會(huì)對(duì)電子檔案產(chǎn)生巨大的影響，造成的安全威脅也不得不考慮，系統(tǒng)內(nèi)可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞、泄露或者檔案系統(tǒng)崩潰無法正常使用，系統(tǒng)的損壞難以恢復(fù)，而重要數(shù)據(jù)的泄露造成的損失也無法估量。

3.3 紙質(zhì)及電子檔案管理尚未達(dá)到平衡

當(dāng)前檔案管理雖然已經(jīng)應(yīng)用了部分大數(shù)據(jù)的技術(shù)，但是仍然有一定局限性，其發(fā)揮作用的思路仍然是按照傳統(tǒng)的檔案管理辦法來的：首先對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描然后存檔，然后通過系統(tǒng)上的檢索查找功能發(fā)揮其作用。然而，這其中也會(huì)產(chǎn)生步驟的冗余，比如，部分高校內(nèi)各個(gè)部門向檔案管理部門提交資料時(shí)，首先提交資料部門打印電子版文檔，提交檔案館紙質(zhì)版資料，檔案館再重新掃描紙質(zhì)版文檔形成電子版后進(jìn)行存檔。這種流程反而會(huì)造成不必要的資源浪費(fèi)以及效率低下。那么紙質(zhì)與電子檔案的未來的平衡就需要慎重思考，信息化建設(shè)不意味著完全拋棄紙質(zhì)檔案。過度依賴信息技術(shù)，忽視紙質(zhì)檔案價(jià)值，或者過度重視紙質(zhì)檔案，忽視信息技術(shù)的利用都是不可取的。而高校檔案信息化過程中，往往忽視了對(duì)于檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃，在文件歸檔、檔案管理上還需要更多的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化發(fā)展的對(duì)策

根據(jù)上文描述的高校檔案信息化發(fā)展中存在的問題，為了能夠進(jìn)一步提升檔案管理水平，順應(yīng)大數(shù)據(jù)的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，我們需要考慮針對(duì)上述問題的對(duì)策，

因此，本文提出了以下三個(gè)解決對(duì)策，即加強(qiáng)管理人員的檔案素養(yǎng)、完善檔案信息化管理及安全管理和轉(zhuǎn)變檔案信息化管理觀念，具體如下：

4.1 加強(qiáng)管理人員的檔案素養(yǎng)

隨著信息化的進(jìn)一步發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式勢(shì)必要順應(yīng)當(dāng)前趨勢(shì)，為了滿足目前更準(zhǔn)確、快速的管理檔案需求，高校檔案管理者也需要強(qiáng)化自身的職業(yè)素養(yǎng)。僅了解檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，鑒定方法等傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要了解更多關(guān)于計(jì)算機(jī)、電子技術(shù)方面的內(nèi)容。這樣一來，在管理信息化之后的檔案時(shí)，能夠改變過去的傳統(tǒng)思路，面對(duì)檔案管理系統(tǒng)存在的問題時(shí)，能更容易發(fā)現(xiàn)其中的弊端，也能加深對(duì)信息化的了解，思考相應(yīng)的改善途徑。除了專業(yè)技能外，檔案管理人員應(yīng)同樣注重檔案管理思想的培養(yǎng)，只有管理人員自身重視檔案信息管理的重要性，才能更好地為檔案信息化建設(shè)提供有力保障。為了改變目前的狀態(tài)，高校檔案館需要采用不同的方法和手段去進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化的培訓(xùn)和宣傳教育，改變檔案工作人員的管理模式比如，在平時(shí)的檔案信息管理中，通過組織檔案管理人員不定期的了解學(xué)習(xí)國內(nèi)、外高校的檔案信息化管理方法，根據(jù)所在高校存檔資料的實(shí)際情況，以科學(xué)的視角看待檔案信息化管理，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行完善，制定長期性的規(guī)劃與管理機(jī)制。在此基礎(chǔ)上，存檔資料才能更好地被合理利用。

4.2 完善檔案信息化管理及安全管理

大數(shù)據(jù)應(yīng)用于高校檔案還處于比較新的層面，完善檔案的信息化管理不可能一蹴而就，而是需要成熟的信息化管理技術(shù)、適用于高校檔案館的館藏特點(diǎn)、有信息素養(yǎng)的檔案管理人員和資金的支持等多種條件。高校檔案館館藏特點(diǎn)是功能簡單、結(jié)構(gòu)單一，高校檔案的利用者主要是在校學(xué)生、畢業(yè)生以及教職工，而高校檔案館利用大數(shù)據(jù)也是為了更好地服務(wù)于上述群體。完善檔案信息化管理技術(shù)不是一味引入先進(jìn)、高新的信息化管理，而是在適用于高校檔案管理的特點(diǎn)下，進(jìn)一步提高信息化管理技術(shù)，確保館藏資源分類更合理、利用更便捷、查找更準(zhǔn)確完整。同時(shí)，完善高校檔案信息化管理技術(shù)后，也要注意完善檔案的安全管理，可以通過設(shè)立防火墻、數(shù)據(jù)加密、建立雙備份機(jī)制、物理隔離等手段，加強(qiáng)檔案的安全管理，保障檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全。

4.3 轉(zhuǎn)變檔案信息化管理觀念

高校檔案管理工作部門必須更新管理理念，塑造自身形成與檔案信息化管理相適應(yīng)的管理理念[5]。轉(zhuǎn)變檔案信息化管理觀念，一方面需要不斷探索新的管理模式，檔案信息化是有助于高效保存及檢索信息資源的，處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，制定具體的符合大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案保存規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，重視紙質(zhì)檔案的保存價(jià)值，同時(shí)完成向電子化的逐步過渡。在此之上，檔案管理人員也不應(yīng)只局限于檔案的保管與查詢，而是應(yīng)該更進(jìn)一步，利用信息化技術(shù)挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，讓檔案的管理成果能夠可視化，更直接的體現(xiàn)出來。另一方面，大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案人員需要有效利用檔案信息化的管理工具，減少過去檔案管理中的重復(fù)勞動(dòng)和時(shí)間浪費(fèi)。同時(shí)，也可以考慮做好與其它部門的部分信息共享，設(shè)定好各個(gè)部門的訪問權(quán)限，這樣一來，其它部門在利用系統(tǒng)中的檔案信息時(shí)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，可以更直接快速的按照自己需求搜索資料，避免資源浪費(fèi)，也更有助于高校檔案信息化管理。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，各種信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源的保管和獲取也在不斷地改變，高校檔案信息化的趨勢(shì)不可避免，然而根據(jù)目前高校信息化的現(xiàn)狀，檔案信息資源管理工作存在一些挑戰(zhàn)。本文分析了當(dāng)前存在的一些發(fā)展問題，并針對(duì)上述問題提出了若干合理有效地應(yīng)對(duì)策略，即加強(qiáng)管理人員的檔案素養(yǎng)、完善檔案信息化管理及安全管理和轉(zhuǎn)變檔案信息化管理觀念，以期為未來檔案信息化管理提供新的思路。