數(shù)字化背景下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的方法探索

宋山三

（重慶市急救醫(yī)療中心（重慶大學附屬中心醫(yī)院、重慶市第四人民醫(yī)院），重慶 400014）

在醫(yī)院的行政管理工作當中，檔案管理是其中最為重要的環(huán)節(jié)，關(guān)系著醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)和歷史依據(jù)。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展與科技的進步，新時代之下對醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，信息化、數(shù)字化勢在必行。但從當前許多醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來看，卻表現(xiàn)出檔案管理重視度不夠、信息化意識不到位等現(xiàn)象，影響到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效推進，基于此種情況，當前深入研究醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的方法具有較為積極的意義。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

從當前醫(yī)院檔案管理的實際情況來看，仍表現(xiàn)出較多的不足之處，如：檔案管理機制存在不完善、檔案管理信息化建設(shè)重視度不足等，這些不足之處嚴重制約醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、信息化發(fā)展，同時也影響到醫(yī)院檔案管理的作用。

1.1 醫(yī)院對于檔案管理重視程度不夠

在醫(yī)院的實際運營與管理當中，檔案管理部門不同于業(yè)務(wù)部門，是不能夠直接創(chuàng)造效益的部門，因此許多醫(yī)院在檔案管理方面投入并不多，對于檔案管理的重視程度不夠，在實際的檔案管理工作中多沿用傳統(tǒng)的管理辦法，并沒精力與物力進行創(chuàng)新[1]。而這樣的情況并非個案，在我國大多數(shù)醫(yī)院當中普遍存在，正是由于醫(yī)院對于檔案管理工作不夠重視，那么檔案管理信息化建設(shè)更無從談起。

1.2 醫(yī)院檔案管理信息化意識不到位

正如上述所言，醫(yī)院檔案管理信息化是其發(fā)展的必然趨勢，但是在實踐過程當中出現(xiàn)的問題就是醫(yī)院內(nèi)部檔案管理信息化的意識不到位，檔案管理者的專業(yè)水平不高，很多醫(yī)療單位的檔案管理由其他崗位人員兼職，在做本職工作的同時兼顧檔案管理。在這樣的情況之下，管理者缺乏專業(yè)的檔案管理知識與經(jīng)驗，同時又沒有足夠的精力與時間進行專業(yè)知識的學習，因此導(dǎo)致語言檔案管理依然沿用傳統(tǒng)管理模式，并沒有實現(xiàn)與時俱進，最終導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化速度緩慢或者停滯[2]。

1.3 醫(yī)院檔案管理機制尚不健全

當下我國醫(yī)院檔案管理除了管理模式陳舊之外，相關(guān)機制也并不健全，大多數(shù)醫(yī)院并沒有統(tǒng)一的管理模式和機制，尤其是一些基層醫(yī)院尤為顯著。這就造成醫(yī)院的檔案資源利用率并不高，檔案信息沒有得到充分地利用，沒能發(fā)揮自身的價值。隨著醫(yī)療改革的不斷推進和深化，當下雖然很多醫(yī)院意識到檔案管理工作的重要性，但是卻沒有建立完善的管理制度與機制，從而使檔案管理工作隨意性強，責任沒有落實到人，容易出現(xiàn)信息丟失且無法追責的情況。

2 醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的意義

在當前數(shù)字化背景下，對醫(yī)院檔案管理提出新的要求，要求通過對信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值和作用，改變以往醫(yī)院檔案管理的低效率現(xiàn)象，從而更好地適應(yīng)新時代環(huán)境的需求。

2.1 提升醫(yī)院管理效率，適應(yīng)時代需求

醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院的整體發(fā)展有著不可或缺的重要作用，因此相關(guān)部門必須充分重視，對其工作模式以及管理理念進行創(chuàng)新，結(jié)合時代發(fā)展需求，與最新技術(shù)手段相結(jié)合，不斷革新傳統(tǒng)檔案管理模式，從而達到提升醫(yī)院檔案管理水平與效率的根本目的[3]。

除此而外，在信息爆炸時代，醫(yī)院的檔案管理工作量遠遠不是前些年所能比擬的，信息更新頻次更高，傳統(tǒng)管理模式很難滿足當下檔案管理以及利用的需求，所以檔案管理創(chuàng)新勢在必行，這也是醫(yī)院臨床工作順利開展，醫(yī)院有序運行的必然需求。

2.2 保護醫(yī)院珍貴的資料信息

正如上述所言，醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院發(fā)展的每一個時期的行政管理、醫(yī)療科研、教學以及病人病歷等等方面的珍貴信息與重要文件。其中大多數(shù)以紙質(zhì)文件以及圖片等形式儲存。在數(shù)據(jù)化時代背景之下，傳統(tǒng)檔案管理方式不但工作量較大，而且工作效率低下。如果保存不當，例如出現(xiàn)受潮、丟失、資料被篡改等情況很容易造成醫(yī)院珍貴資料遺失以及損毀，所以就當下新時代的特性而言，醫(yī)院檔案管理應(yīng)當積極融合先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字化與信息化，將檔案信息合理劃分存儲，利用好云空間進行數(shù)據(jù)信息備份，保護重要的文件與資料，加強其安全防護，避免檔案信息被泄露與篡改[4]。

2.3 實現(xiàn)檔案信息整合及共享

對于醫(yī)院的實際工作而言，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化與信息化，不但能夠節(jié)省人力以及物力等方面的資源，提升管理水平與工作效率，同時還能做到檔案信息資源共享，提高檔案利用率，使檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價值。對于醫(yī)院的管理而言，最重要的就是做好相關(guān)資源的整合，因此就必須打破各個部門之間的壁壘，建立有效聯(lián)系，尤其是對于醫(yī)院檔案管理部門而言，信息更新速度更快，傳統(tǒng)管理模式很難做到檔案信息實時更新，更做不到檔案信息實時共享。借助信息化平臺，醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化之后，醫(yī)院其他業(yè)務(wù)部門能夠通過平臺迅速調(diào)取信息，同時對于新增信息可以通過管理員進行及時的增補，最大限度優(yōu)化檔案管理資源，提升其管理水平。

3 數(shù)字化背景下醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的有效措施

在數(shù)字化背景下，醫(yī)院應(yīng)對檔案信息化建設(shè)予以高度重視，充分認識到其重要性，積極構(gòu)建適合醫(yī)院運營的檔案信息化管理體系，從具體來看主要可從以下幾方面入手：

3.1 加強醫(yī)院檔案管理信息化意識

檔案是醫(yī)院發(fā)展過程當中不斷積累下來的寶貴經(jīng)驗與財富，是醫(yī)院發(fā)展歷史的見證，檔案為醫(yī)院了解此前臨床經(jīng)驗提供了有效的渠道，同時也為醫(yī)療創(chuàng)新與課題研究提供了理論依據(jù)與資料參考。如果運用得當，醫(yī)院檔案資料能夠有效幫助醫(yī)院降低運營成本，從而實現(xiàn)健康發(fā)展。所以醫(yī)院檔案管理是重中之重，傳統(tǒng)的理念與方式已經(jīng)很難發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值，因此醫(yī)院檔案管理應(yīng)該與時代發(fā)展相結(jié)合，使其數(shù)字化、信息化，提高工作效率與質(zhì)量[5]。此外，在提升醫(yī)院檔案管理信息化意識的過程中，關(guān)鍵應(yīng)從相關(guān)檔案管理人員入手，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在實際管理中建立對應(yīng)的培訓體系、績效考核體系。通過培訓體系改善相關(guān)人員的思想認知，提升他們在檔案管理信息化技能水平；通過績效考核體系，對相關(guān)人員檔案管理行為進行監(jiān)督、約束，使之能夠嚴格按照醫(yī)院制定的規(guī)章制度開展檔案管理工作，從而提升檔案管理的規(guī)范性。

3.2 完善醫(yī)院檔案管理信息化體系

要做到醫(yī)院檔案管理信息化與數(shù)字化，那么完善其管理體系是首要問題。這就要求醫(yī)院的管理部門結(jié)合醫(yī)院本身的情況，制定出合理的標準與統(tǒng)一的規(guī)范，使檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的價值。首先，可以結(jié)合信息技術(shù)手段來實現(xiàn)檔案資料完善、分類以及錄入等工作，節(jié)省效率的同時最大限度地保證醫(yī)院檔案管理工作的正常進行。同時統(tǒng)一的規(guī)章制度能夠保證實際工作有據(jù)可依，最大限度的保障檔案管理工作的效率。其次，可以實行崗位責任制，將檔案管理部門員工的工作績效與實際檔案管理水平相關(guān)聯(lián)，從而最大限度提升管理者的工作積極性與管理水平，保證醫(yī)院檔案管理工作順利進行。此外，應(yīng)加強規(guī)范化檔案管理制度的建設(shè)與完善。其一，建設(shè)統(tǒng)一化的檔案管理標準。在推進檔案信息化管理的過程中，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理標準體系屬于基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，在實際構(gòu)建中主要應(yīng)包含檔案統(tǒng)計標準、整理標準、提供服務(wù)標準等標準類型，借助統(tǒng)一標準促進醫(yī)院檔案管理規(guī)范化，從而促進檔案管理的效果和作用提升；其二，加強檔案資源數(shù)字化建設(shè)。檔案資源數(shù)字化是檔案管理信息化的首要任務(wù)，在該環(huán)節(jié)中應(yīng)明確各部門人員的工作職責，如：及時上傳病例的病案信息，便于醫(yī)院內(nèi)部人員診治過程中對以往信息進行查看，提升診治效率和有效性。

3.3 科學配置信息化設(shè)備

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，基于醫(yī)院實際需求配置對應(yīng)的信息化設(shè)備，屬于建設(shè)工作開展的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。在具體建設(shè)工作中，主要應(yīng)加強硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)兩方面建設(shè)。首先，在硬件設(shè)備方面，應(yīng)配備基礎(chǔ)的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備以及數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，借助此實現(xiàn)對紙質(zhì)文檔信息的轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)對文檔信息的存儲、檢索，便于相關(guān)檔案業(yè)務(wù)的順利開展；其次，在軟件系統(tǒng)方面，應(yīng)構(gòu)建檔案管理一體化系統(tǒng)，醫(yī)院各部門能夠通過對應(yīng)的軟件進行信息輸入，然后對錄入信息進行篩選、檢查、整理，將信息存儲到檔案數(shù)據(jù)庫之中，為保證數(shù)據(jù)信息存儲的可靠性，應(yīng)采用高容量的存儲設(shè)備，以此能夠較好地解決檔案信息存儲困難的問題，促進醫(yī)院檔案管理整體效率提升。此外，值得注意的是，在進行信息化設(shè)備配備建設(shè)的過程中，應(yīng)注意做好信息存儲備份，做好信息安全管理，避免檔案信息資源丟失。

3.4 重視醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

對于醫(yī)院的實際工作而言，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化與信息化，不但能夠節(jié)省人力以及物力等方面的資源，提升管理水平與工作效率，同時還能做到檔案信息資源共享，提高檔案利用率，使檔案發(fā)揮出應(yīng)有的價值。對于醫(yī)院的管理而言，最重要的就是做好相關(guān)資源的整合，因此就必須打破各個部門之間的壁壘，建立有效聯(lián)系，尤其是對于醫(yī)院檔案管理部門而言，信息更新速度更快，傳統(tǒng)管理模式很難做到檔案信息實時更新，更做不到檔案信息實時共享。借助信息化平臺，醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化之后，醫(yī)院其他業(yè)務(wù)部門能夠通過平臺迅速調(diào)取信息，同時對于新增信息可以通過管理員進行及時的增補，最大限度優(yōu)化檔案管理資源，提升其管理水平[6]。

4 結(jié)語

綜上所述，身處于數(shù)字化時代之下，醫(yī)院檔案管理信息化是其發(fā)展的必然需求。從醫(yī)院的角度來講，要提升其工作的質(zhì)量與水平，那么就必須透徹的認識與分析當下醫(yī)院檔案管理當中存在的問題，并且有針對性地進行解決與工作創(chuàng)新，提高檔案管理者的素質(zhì)與專業(yè)水平，完善醫(yī)院檔案管理相關(guān)體系，充分重視檔案管理信息化的建設(shè)，從而推動醫(yī)院現(xiàn)代化管理與運營。