淺析數(shù)字化背景下干部人事檔案管理

秦秀華

（包頭市委組織部干部人事檔案中心，內(nèi)蒙古 包頭 014060）

干部人事檔案的高效率的管理工作能夠給予干部的任用以及選拔提供強有力的憑證，有效體現(xiàn)了干部在崗位工作當中的業(yè)績，能力，思想狀態(tài)等個人相關信息。將先進的科技引入干部人事檔案管理工作當中，重視干部人事檔案數(shù)字化管理工作，能夠提高干部人事檔案在我國事業(yè)單位的人員管理工作當中的價值，為此需要相關管理工作人員能夠按照國家對于干部人事檔案管理工作的相關法律法規(guī)，掌握現(xiàn)代化的科學技術手段，在秉持人事檔案數(shù)字化管理工作的基本流程的前提下，使得干部人事檔案數(shù)字化管理工作更加具有保密性以及高效性，使得干部人事檔案數(shù)字化管理工作走向科學性以及高效性的發(fā)展道路。

1 干部人事檔案數(shù)字化管理工作存在的不足之處

1）對于干部人事檔案數(shù)字化管理工作的投入力度不足。干部人事檔案數(shù)字化管理工作是以信息技術為手段，雖然以信息技術為核心的干部人事檔案管理工作已經(jīng)被提及多年，但是目前在事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作當中對于信息技術的投入力度仍需加強。大部分的事業(yè)單位對于干部人事檔案的數(shù)字化管理工作仍處于初級發(fā)展階段，對于數(shù)字化的應用效果依然不夠理想。很多的事業(yè)單位沒有采取科學的信息化方法來將數(shù)字化應用于干部人事檔案管理工作當中，也沒有完善相應的基礎設施設備來支持干部人事檔案數(shù)字化管理工作，對于干部人事檔案數(shù)字化管理工作當中所需要應用到的軟件技術以及硬件技術沒有進行及時的更新以及換代，導致了所需要應用到的軟件以及硬件設施設備落后以及陳舊。同時相關的工作人員并沒有對于干部人事檔案管理等相關信息進行全面的采集，也沒有給予干部人事檔案管理工作創(chuàng)建相應的適合工作環(huán)境，以上種種都導致了現(xiàn)階段干部人事檔案數(shù)字化管理工作效率低下。

2）沒有建立完善的干部人事檔案數(shù)字化管理制度。干部人事檔案數(shù)字化管理工作離不開相關管理制度的制約以及指導，但是目前大多數(shù)的事業(yè)單位針對干部人事檔案數(shù)字化管理工作依然沒有制定完善的管理制度，依然沒有形成完善的數(shù)字化干部人事檔案管理體系，因此相關的工作人員沒有制度的保障以及指導來有效的開展干部人事檔案數(shù)字化管理工作。

3）沒有做好干部人事檔案信息化管理工作當中的網(wǎng)絡風險管控工作。事業(yè)單位的干部人事檔案數(shù)字化管理工作具有嚴謹性以及保密性的工作特點，科技的發(fā)展雖然給予事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作帶來了新的途徑以及思路，但同時干部人事檔案數(shù)字化管理工作當中的網(wǎng)絡信息安全管理工作也需要加強重視。在干部人事檔案信息化建設工作當中謹防干部人事檔案信息受到網(wǎng)絡安全威脅，從而發(fā)生通過網(wǎng)絡途徑來對于干部人事檔案相關信息進行刪除，篡改，泄露等等風險，降低了干部人事檔案信息化建設工作的安全性。

4）沒有組建專業(yè)的信息化技術隊伍來開展干部人事檔案數(shù)字化管理工作。事業(yè)單位的干部人事檔案數(shù)字化管理工作需要高素養(yǎng)的人才來推動以及支撐，由于干部人事檔案數(shù)字化管理工作內(nèi)容涉及檔案掃描，數(shù)據(jù)存儲和交換等工作，而上述的相關工作涉及科技化手段，為此需要擁有一批專業(yè)化以及精細化的管理隊伍來開展干部人事檔案信息化建設工作，保障干部人事檔案信息化建設工作的規(guī)范性以及嚴謹性，利用全面型的人才利用專業(yè)的信息化技術能力以及知識全面的落實干部人事檔案數(shù)字化管理工作的每一項環(huán)節(jié)。但是目前大多數(shù)的事業(yè)單位都沒有給予干部人事檔案數(shù)字化管理工作配備相應的專業(yè)技術人員，也未對現(xiàn)有的管理人員進行信息化管理培訓，使得該崗位的工作人員沒有完善的崗位工作知識以及信息技術能力。

2 事業(yè)單位干部人事檔案數(shù)字化管理工作的有效路徑

1）強化事業(yè)單位對于干部人事檔案數(shù)字化管理工作的重視度。通過信息化的方法來實現(xiàn)對于干部人事檔案管理工作的高效化管理，能夠使得是事業(yè)單位的干部人事檔案信息得到永久保存，同時也避免了事業(yè)單位需要投入大量的人力，時間以及財力開展紙質(zhì)化的干部人事檔案管理工作，通過利用高科技的手段來達到對于干部人事檔案的數(shù)字化管理。因此需要引導以及督促事業(yè)單位重視對于干部人事檔案的數(shù)字化管理工作，通過宣傳的方式來讓事業(yè)單位的相關管理與工作者意識到在干部人事檔案管理工作當中應用信息化技術手段的重要性以及價值，使得事業(yè)單位的相關管理工作者能夠積極的引進科技化的方法來開展干部人事檔案的管理工作[1]。

2）針對干部人事檔案數(shù)字化管理工作應該建立完善的規(guī)章制度。事業(yè)單位的干部人事檔案數(shù)字化管理工作需要擁有健全的規(guī)章制度支撐以及指導，為此建立科學性的以及全面性的干部人事檔案數(shù)字化管理工作規(guī)章制度能夠有效的保障干部人事檔案管理工作的科學性以及高效性。為此事業(yè)單位要綜合考慮干部人事檔案信息化建設工作的相關特點，同時結(jié)合以往關于干部人事檔案管理工作的相關經(jīng)驗，制定關于干部人事檔案信息化建設工作的相關操作流程以及使用說明，并且對于干部人事檔案信息化建設工作的相關要求制定成業(yè)務指導手冊，將干部人事檔案信息化建設工作的各個流程能夠責任到人，分工明確，從而有效的規(guī)范了干部人事檔案信息化建設工作的工作流程。通過各種有效方法相結(jié)合的方式，對于干部人事檔案信息化建設工作的管理流程進行優(yōu)化，保障干部人事檔案信息化建設工作的穩(wěn)定進行，使得干部人事檔案數(shù)字化管理工作有據(jù)，可依有章可循；帶動干部人事檔案信息化建設工作走向科技化，精細化以及成熟化的發(fā)展道路，使得事業(yè)單位的干部人事檔案數(shù)字化管理工作能夠給予事業(yè)單位的各項經(jīng)濟活動提供強有力的信息保障[2]。

3）給予干部人事檔案數(shù)字化管理配備完善的硬件基礎設施.在開展干部人事檔案信息化建設工作當中需要擁有完善的硬件基礎設施和軟件基礎設施，如此才能夠保障數(shù)字化管理工作的高效性以及安全性。但很多事業(yè)單位對于信息化建設工作沒有配備完善的基礎設施，而造成此種情況的原因，不僅有經(jīng)濟條件的限制，同時也有相關管理工作者對于人事檔案管理工作的重視度不夠，沒有意識到人事檔案信息化建設工作的重要性，相關領導沒有意識到如果發(fā)生意外事件導致事業(yè)單位的干部人事檔案被丟失或者損害等情況出現(xiàn)，則會給予事業(yè)單位的相關工作帶來不可彌補的損失，因此需要重視對于干部人事檔案信息化建設工作的規(guī)范性以及安全性工作，有效的做到對于干部人事檔案信息保密性處理，因此強化事業(yè)單位信息建設工作當中的硬件基礎設施建設工作顯得尤為必要[3]。

4）進一步完善和改進風險控制機制保障干部人事檔案信息的安全以及全面.事業(yè)單位應該針對干部人事檔案信息化建設工作進行網(wǎng)絡信息安全建設團隊的組建工作，使得信息化系統(tǒng)的安全性以及穩(wěn)定性得到保障，因此可以從以下三個方面入手：第一，從干部人事檔案數(shù)字化管理的權限入手，做到將安全審計工作，系統(tǒng)管理工作以及信息的安全保密工作相分離，在上述的三個崗位工作當中配備相應的崗位工作人員，使得從事系統(tǒng)管理的相關工作人員能夠合理的對于用戶進行創(chuàng)建以及刪除；使得從事安全保密工作的相關工作人員能夠按照相關規(guī)定進行權限的分配；使得從事安全審計的相關工作人員能夠按照要求對于日志進行全面的查看。同時在進行干部人事檔案信息化建設工作當中要保障人事檔案信息的安全，為此需要采用相應的管理軟件來進行干部人事檔案的信息管理工作，保障干部人事檔案信息化建設工作的有效性。在選擇相應的管理軟件時，需要注重選擇具有安全性以及標準性的管理軟件，利用科學的管理軟件來提高網(wǎng)絡安全建設工作質(zhì)量，同時還需要做好對于管理軟件的升級以及優(yōu)化，使之保障檔案信息的安全性。在進行網(wǎng)絡安全管理工作之前需要做好對于檔案信息的錄入，存儲，傳輸以及訪問等相關工作，可以將數(shù)據(jù)信息與特定MAC地址進行綁定，使得用戶想要訪問檔案系統(tǒng)時只能夠通過固定設備，同時還需要采取相應的圖像文件加密技術來對于信息的傳輸進行加密處理，同時還要防止檔案信息內(nèi)容被截屏或者拍照等操作，有效的保障了干部人事檔案信息的安全性以及保密性。第二，同時還需要對于在電子系統(tǒng)當中儲備的干部人事檔案信息進行備份工作，使得干部人事檔案電子化信息具有電子副本，同時還需要保障干部人事檔案信息電子副本和正本信息內(nèi)容的一致性，有效的防止了出現(xiàn)人為的對于電子檔案信息的篡改或者刪除等現(xiàn)象，為此還需要相關的管理工作人員按照相關流程對于電子信息檔案進行借閱，同時當干部人事檔案的電子化版本歸還之后能夠及時的進行與副本的對照，保障干部人事檔案的電子化版本信息的完整性以及無誤性[4]。

5）組建一批高素養(yǎng)的干部人事檔案信息化建設工作隊伍.事業(yè)單位的人事檔案信息化建設工作需要擁有人才的支撐，為此工作人員的工作責任感以及工作能力決定了干部人事檔案信息化建設工作的水平以及質(zhì)量，為此需要給予干部人事檔案信息化建設工作的相關人員進行工作理念以及業(yè)務能力的培訓，使得相關工作人員能夠擁有過硬的崗位技能以及崗位責任感從事干部人事檔案的管理工作。為此需要在進行干部人事檔案管理工作人員的選拔以及招聘時，需要選擇具有良好職業(yè)素養(yǎng)以及執(zhí)行能力的工作人員從事該崗位。同時還需要積極的引導以及督促相關工作人員從事與干部人事檔案信息化建設工作相關的信息技術的學習以及培訓，使得崗位工作人員能夠掌握新技術以及新方法來開展相關工作，使得人才擁有關于干部人事檔案信息化建設工作的新思路以及新方法[5]。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著科技的發(fā)展，將數(shù)字化引入到干部人事檔案管理工作當中已經(jīng)成為必然趨勢，不僅是提高干部人事檔案管理工作效率的要求，同時也是時代發(fā)展的必然趨勢，為此需要事業(yè)單位重視對于干部人事檔案的信息化建設工作，利用完善的管理制度來保障干部人事檔案電子化管理工作進程，同時還需要建立風險控制機制來保障干部人事檔案信息的安全性以及保密性，而重視對于檔案管理工作人員的崗位綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，才能夠給予干部人事檔案信息化建設工作提供人才的保障。