新時期人事檔案管理信息化建設分析

邵 倩

（徐州市房屋征收和房產(chǎn)保障管理中心，江蘇 徐州 221000）

在如今的時代背景下，人力資源管理理念不斷革新，事業(yè)單位管理者越來越重視人事管理工作。在現(xiàn)代技術(shù)不斷發(fā)展、單位管理模式持續(xù)變化的情況下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不再適用，急需要及時構(gòu)建一套科學、實用的信息化人事檔案管理機制。而信息化建設不僅僅是簡單建立一個電子檔案管理平臺，而是要基于信息化、數(shù)字化理念，實現(xiàn)人事管理模式的全面革新。所以，有必要結(jié)合單位的發(fā)展現(xiàn)狀、趨勢以及單位面臨的競爭環(huán)境，對人事檔案管理信息化建設工作進行深入的探究。

1 人事檔案管理信息化建設概述

1.1 基本內(nèi)容

人事檔案管理信息化建設，即以計算機系統(tǒng)為載體，信息化技術(shù)為核心，對單位涉及的相關(guān)人事檔案資料進行系統(tǒng)化管理，以便對人力資源挖掘、協(xié)調(diào)配置，促進人力資源管理水平全面提升的過程。信息化人事檔案管理系統(tǒng)的直接管理對象是經(jīng)過處理的人事檔案資料，而核心管理目標是為了利用信息化管理理念和技術(shù)資源，促進管理水平的提升[1]。

1.2 信息化建設的意義

隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展進入新常態(tài)，各個單位、單位一方面面臨著自身技術(shù)升級、經(jīng)營機制轉(zhuǎn)型帶來的壓力，另一方面面臨著越來越激烈的市場競爭。在這樣的情況下，單位需要通過優(yōu)化內(nèi)部控制、科學配置資源等方式，達到降費增效的目的，提高單位競爭力，并構(gòu)建一套適合單位健康發(fā)展的管理機制。而人力資源作為單位至關(guān)重要的資源，如何通過科學管理，挖掘人力資源價值，提高團隊能力，是當代人事管理者需要思考的問題。此時，傳統(tǒng)理念下十分基礎(chǔ)的人事檔案管理工作的重要性被人們所發(fā)現(xiàn)，核心原因在于信息化時代背景下，人事檔案資料就是珍貴的信息資源，所以人事檔案管理信息化則是對這類資源進行挖掘和使用的過程。進一步來講，人事檔案管理信息化建設的關(guān)鍵意義在于以下幾點：其一，提高管理效率。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理涉及大量復雜的紙質(zhì)資料，而這些資料由于來源不同、格式不同，涉及的信息比較雜亂，導致人事檔案管理需要耗費較多的人力，而且效率極低。而信息化模式下，人事檔案資料規(guī)范性較強，各類信息清晰度高，可以根據(jù)管理應用需求進行快速處理和調(diào)取。其二，提升檔案管理價值。傳統(tǒng)人事管理模式下，檔案管理是最為基礎(chǔ)的工作，而在實際的人事管理中，對這些檔案的利用率極低。而通過信息化建設，可以幫助人們建立信息化思維，能夠懂得通過檔案管理來挖掘有價值的信息，促進人力資源管理水平的提升[2]。其三，可以降低經(jīng)營管理成本。前文提到，現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵之一在于降低成本，而通過信息化的人事檔案的管理，有助于花費更少的時間調(diào)取崗位契合度高、綜合素質(zhì)高的人才，促進單位人事架構(gòu)的優(yōu)化，進而降低人力資源成本，提高單位效益。其四，可以有效提升檔案資料安全性。一方面，人事檔案信息化可以將實物紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為虛擬的電子檔案，降低了實物檔案被損毀和竊取的風險；另一方面，現(xiàn)代信息安全技術(shù)越來越成熟的情況下，通過科學分區(qū)管理、權(quán)限劃分機制以及可靠的加密措施，事業(yè)單位可以更好地保證重要的人事檔案資料的安全性。

2 人事檔案管理信息化的基本特征

在現(xiàn)代人力資源管理理念下，人事檔案是企業(yè)十分重要的資源，也是開展人力資源管理工作、促進管理水平提升的關(guān)鍵。從事業(yè)單位的角度來講，人事檔案管理信息化需要充分結(jié)合事業(yè)單位的基本性質(zhì)，采取科學的改良機制?？傮w來講，事業(yè)單位人事檔案管理信息化具有以下幾方面的特征：

2.1 政治性

人事檔案作為黨員干部隊伍核心信息的載體，其重要性不言而喻。為此，在進行人事檔案管理信息化時，需要嚴格按照黨中央的統(tǒng)一要求，按照檔案條目類別、專門的管理制度、管理規(guī)范、審核標準等，構(gòu)建完善、規(guī)范、嚴謹?shù)男畔⑾到y(tǒng)?；谠撓到y(tǒng)，優(yōu)化事業(yè)單位的整治管理機制，促進政治工作的有效開展。

2.2 保密性

如前文所述，人事檔案是事業(yè)單位重要的資源，同時也是相關(guān)黨員干部、員工的個人隱私信息。因此，在構(gòu)建人事檔案管理信息平臺時，需要注重人事檔案的保密性。具體來講，人事檔案信息的保密性要從內(nèi)部保密和外部保密兩個角度來看。內(nèi)部保密方面，科學的人事管理，需要在部分關(guān)鍵信息方面做到相對保密，便于形成科學的人事檔案機制。外部保密方面，要基于嚴謹?shù)墓芾頇C制以及先進的技術(shù)手段，嚴格防范單位人事檔案資料外泄，充分保障員工及單位的權(quán)益。

2.3 服務性

對任何單位來說，人事檔案的管理，具有典型的服務性特征。首先，人事檔案信息是為單位人力資源管理服務的，便于相關(guān)部門根據(jù)相關(guān)制度規(guī)范，開展人事管理的基本依據(jù)。其次，人事檔案信息是為單位業(yè)務、工作服務的，便于相關(guān)部門及崗位獲得與之要求更匹配的專業(yè)人員。從事業(yè)單位的角度來講，完善、有序的人事檔案資料管理機制，有助于進一步挖掘人力資源價值，發(fā)揮事業(yè)單位公共服務價值。在新時期，通過人事檔案信息化管理，事業(yè)單位可以全面提升團隊綜合素質(zhì)，為群眾提供更為可靠的服務。

3 新時期人事檔案管理信息化建設的要點分析

3.1 建設信息資源庫，完善制度體系

任何資源的信息化建設，首當其沖的就是要構(gòu)建一套規(guī)模合適、可靠性強的資源庫。該資源庫即單位人力資源方面的數(shù)據(jù)庫，包含了該單位所有員工、意向人才的人事檔案資料，以及人事部門在人力資源市場挖掘的相關(guān)人事資料。首先，在構(gòu)建人事檔案資源庫時，需要對相應的人事檔案格式、資料內(nèi)容進行梳理，摒棄應用價值不高、冗余的信息，形成有規(guī)范性、有條理的資源包[3]。然后，針對不同的人事管理需求及人力資源應用需求，建立不同的檔案資料系統(tǒng)，包括學歷庫、工作經(jīng)驗庫、資源庫及項目庫等，便于不同部門的人員進行快速調(diào)取和使用。在建立信息資源庫時，需要對資源庫安全管理機制進行給予足夠的重視。通過訪問權(quán)限的規(guī)范劃分，以及各類安全軟件技術(shù)的應用，確保單位人事檔案資源庫的安全，避免重要資源的泄露。最后，在建立資源庫時，不僅僅需要人事管理人員付出努力，還要從單位領(lǐng)導到基層員工就單位的經(jīng)營發(fā)展情況進行分析。一方面，從領(lǐng)導的角度對單位發(fā)展趨勢進行分析，基于長遠發(fā)展規(guī)劃來明確未來所需的人事檔案資源；另一方面，從基層員工的實際工作入手，對實際工作中涉及的人事資源信息進行明確，取其精華。需要注意的是，在構(gòu)建信息資源庫的基礎(chǔ)上，需要結(jié)合事業(yè)單位實際情況，對現(xiàn)有的人事檔案條目類別、管理制度、管理規(guī)范、審核標準等進行更新，構(gòu)建更符合信息化管理背景的制度體系。該制度體系包括各類標準、制度、考核辦法，一方面為人事檔案管理者的工作提供指導，另一方面對事業(yè)單位團隊的管理機制改革奠定基礎(chǔ)。

3.2 建立信息化機制，實現(xiàn)信息化機制的全面滲透

在人事檔案信息資源庫建設的基礎(chǔ)上，單位需要從管理理念、模式，到制度等環(huán)節(jié)，構(gòu)建一套符合信息化管理要求的機制。首先，需要人事檔案管理部門具備信息化人力資源價值識別的能力，能夠?qū)Ω黝惾肆Y源信息報告進行理解，排除干擾及虛假信息。其次，需要領(lǐng)導層掌握人事檔案信息評估的能力，能夠基于單位經(jīng)營管理需求及發(fā)展規(guī)劃，迅速做出科學有效的抉擇。另外，在信息化人事檔案平臺的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位干部人事檔案的利用主要是在干部招錄、提拔、調(diào)動、考察、退休、開除、處分等節(jié)點，構(gòu)建全流程、標準化的信息管理模式?；谠摶灸Ｊ剑⑷鞒?、多元化、動態(tài)化的信息記錄分析體系。通過各類體系的構(gòu)建，實現(xiàn)對干部履歷、成長過程的全面記錄，進而在工作考核時進一步做到客觀、公正。同時，基于大量詳細的人事檔案信息，可以更全面地反映干部的實際專業(yè)能力及工作成果，對事業(yè)單位培養(yǎng)和選拔人才提供重要依據(jù)。為了達到該目標，需要事業(yè)單位強化員工在配合人事檔案資料信息化管理方面的能力，進而獲取更全面、更詳細的信息[4]。同時，還應當重視對信息真實度的審核，便于更全面、準確地反映干部人員實際情況。

3.3 強化人員培訓，提高團隊信息化水平

任何情況下，人員培訓都是人事管理中不可或缺的關(guān)鍵工作，而在信息化背景下，人事培訓需要做到規(guī)范、細致和科學。首先，應當基于信息化的人事檔案管理機制，對所有入職員工及現(xiàn)有員工進行培訓，要求其根據(jù)系統(tǒng)標準，做好自身重要資料、信息的記錄、上報，確保信息的準確性。其次，要在人事檔案管理人員充分掌握信息化人力資源管理理念的基礎(chǔ)上，組織所有員工接受培訓，包括對信息化人事檔案平臺操作方式的培訓，以及對相關(guān)信息進行梳理、使用的培訓等。最后，愜意需要重視度對具備信息化理念的人事檔案管理人員的培養(yǎng)，除了要求其具備信息化人事檔案資料管理能力，還要求其能夠結(jié)合單位的發(fā)展現(xiàn)狀及未來規(guī)劃，從人事資料中挖掘、儲備和培養(yǎng)符合單位發(fā)展需求的人才[5]。

4 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理是當代事業(yè)單位人力資源管理的關(guān)鍵內(nèi)容，而信息化又是現(xiàn)代單位管理機制改革的總體趨勢。為此，事業(yè)單位應當對人事檔案管理工作引起足夠的重視，積極創(chuàng)新理念，從硬件到軟件等方面加強人事檔案管理信息化建設?；谕晟啤嵱玫娜耸聶n案資料庫的建設，結(jié)合針對性的信息化人力資源管理機制建設，加上具有前瞻性的人員培訓和人才培養(yǎng)，一方面滿足單位當下的人力資源需求，另一方面為單位未來的健康發(fā)展儲備可靠的人力資源。