對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的思考

徐彩云

（浙江省寧波市醫(yī)療中心李惠利醫(yī)院，浙江 寧波 315040）

檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，新時(shí)期深入推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)是檔案管理面臨的首要任務(wù)，這就需要在檔案管理的方式方法、制度體系、網(wǎng)絡(luò)安全方面加以全面優(yōu)化和創(chuàng)新，不斷提升檔案管理的數(shù)字化水平，為醫(yī)院的健康發(fā)展和管理水平的提升奠定基礎(chǔ)。

1 醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.1 提高醫(yī)院檔案管理服務(wù)水平

醫(yī)院檔案管理工作是為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展所服務(wù)的。在以往的檔案管理工作中，各科室和各部門在日常運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的檔案信息和資料非常多，使得檔案管理存在一定的混亂，增加了檔案調(diào)取和查閱的難度，不能很好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用。而檔案數(shù)字化管理能夠?yàn)獒t(yī)院職工和廣大患者提供更加便利的查閱、復(fù)制、信息交流和檔案咨詢等服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資料的價(jià)值，提升了醫(yī)院檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和水平。

1.2 檔案管理數(shù)字化有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理有序利用

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，為醫(yī)院檔案管理數(shù)字化創(chuàng)造了有利條件，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化不僅有助于提升檔案管理效率，也能為后續(xù)醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)檔案室相比數(shù)字檔案室具有檔案資源數(shù)字化、檔案實(shí)體虛擬化、檔案管理系統(tǒng)化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案利用知識(shí)化等特點(diǎn)。檔案的借閱、閱覽、復(fù)制、證明、咨詢都可以通過檔案數(shù)字化達(dá)到檔案資源合理利用。

1.3 資源高度共享

隨著社會(huì)的發(fā)展，我國的科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也隨之出現(xiàn)，數(shù)字時(shí)代已經(jīng)來臨，該技術(shù)的出現(xiàn)很快就得到了廣泛地使用，其最明顯的特征就是具有很強(qiáng)的信息交互性。在數(shù)字化的背景下，醫(yī)院要想更好的管理檔案，可以將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用進(jìn)去，這樣做會(huì)極大方便檔案管理人員獲取所需要的檔案信息，打破傳統(tǒng)時(shí)空的限制，讓檔案資源內(nèi)容達(dá)到快速整合的目的。不僅如此，站在傳統(tǒng)管理的角度來講，根據(jù)目前情況看，管理人員在管理檔案時(shí)，人工操作的環(huán)節(jié)比較多，各部門手工收集檔案、有些檔案涉及多個(gè)部門重復(fù)收集，領(lǐng)導(dǎo)借閱檔案后未及時(shí)歸還后還遺失等等文件重復(fù)、文件遺漏、效率低下的問題，大大降低了工作質(zhì)量，不能有效地保證檔案的及時(shí)性、完整性。但是隨著數(shù)字化時(shí)代的出現(xiàn)，卻改變了這一問題，同時(shí)也給醫(yī)院帶來了全新的視角，方便了對(duì)檔案全方面的管理。數(shù)字化時(shí)代在計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的支持下，簡(jiǎn)化了工作流程，提高了工作效率，保障了對(duì)檔案管理工作的處理精度，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，從而極大方便了工作人員對(duì)檔案信息的查詢。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化管理存在的主要問題

2.1 醫(yī)院檔案數(shù)字化觀念落后

由于歷史和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，特別在思想上存在的不重視的影響，醫(yī)院檔案數(shù)字化存在著觀念滯后的實(shí)際問題，難于發(fā)揮檔案數(shù)字化的功能和作用。醫(yī)院管理者對(duì)檔案管理關(guān)注度低，思想上對(duì)醫(yī)院檔案數(shù)字化的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理資金和設(shè)備的投入不足，檔案數(shù)字化相對(duì)滯后，阻礙了檔案數(shù)字化的發(fā)展，無法充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的真正價(jià)值。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

新時(shí)代背景下，醫(yī)院為了提升自身的經(jīng)濟(jì)效益以及老舊觀念的影響，存在重發(fā)展醫(yī)療技術(shù)、輕發(fā)展檔案、科研等現(xiàn)象，常常以購買與引進(jìn)更多先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備為重點(diǎn)，輕視醫(yī)院的信息化建設(shè)、忽視了檔案數(shù)字化管理工作，這就使得醫(yī)院的檔案管理部門數(shù)字化建設(shè)停步不前，也一定程度上限制了醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)局域網(wǎng)構(gòu)架建立，大大削弱了醫(yī)院醫(yī)療效率與服務(wù)質(zhì)量，導(dǎo)致醫(yī)院工作人員不能夠?qū)︶t(yī)院的相關(guān)文件、基建、設(shè)備、科研、信息等及時(shí)了解。由于醫(yī)院對(duì)檔案管理的建設(shè)不夠重視，因此醫(yī)院極其缺少相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)軟硬件設(shè)施，這在一定程度上嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的健康發(fā)展進(jìn)程。

2.3 安全問題突出

當(dāng)前是數(shù)字化的時(shí)代，醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須要重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)問題：首先，醫(yī)院一定要關(guān)注終端環(huán)境和設(shè)備場(chǎng)所的安全問題，在當(dāng)前數(shù)字化的背景下，智慧檔案已經(jīng)成為醫(yī)院管理檔案資料的主要形式，一般情況下會(huì)將其儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者硬件設(shè)備中，在這其中如果出現(xiàn)存放區(qū)域的周圍環(huán)境不當(dāng)以及系統(tǒng)出現(xiàn)病毒等，都會(huì)影響智慧檔案的儲(chǔ)存，最終會(huì)出現(xiàn)安全問題。其次，還要注意網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)資源的安全問題，在醫(yī)院的檔案中，都會(huì)儲(chǔ)存醫(yī)院重要的文書檔案、患者的信息（病歷檔案）與職工的信息（人事檔案及專業(yè)技術(shù)人員檔案）、臨床與醫(yī)學(xué)研究（科研檔案、重點(diǎn)學(xué)科檔案）、司法鑒定檔案等等文件，因?yàn)槠浔旧砭蜕婕氨Ｃ艿谋９芤螅藭r(shí)的網(wǎng)絡(luò)安全極為重要，容易出現(xiàn)黑客潛入到智慧檔案的系統(tǒng)里面，從而會(huì)發(fā)生檔案資源被竊取或者被惡意篡改的情況，不利于檔案資料的保存。最后，一定要注意操作和用戶在訪問過程中所存在的安全問題，在日常工作生活中，工作人員對(duì)檔案管理的操作難免會(huì)出現(xiàn)問題，并且安全防范意識(shí)還有待提升，若不及時(shí)解決問題，最終一定會(huì)出現(xiàn)操作人員和用戶在進(jìn)行訪問時(shí)的越權(quán)問題。

3 醫(yī)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化策略

3.1 制定目標(biāo)、健全機(jī)制，提升醫(yī)院檔案數(shù)字化管理質(zhì)量

醫(yī)院在推進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，首先要制定醫(yī)院檔案信息化的目標(biāo)：全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)，加快提升電子檔案管理水平，加快檔案信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)。其次建立健全檔案管理數(shù)字化建設(shè)的各項(xiàng)體制機(jī)制，以專業(yè)化、科學(xué)化和規(guī)范化的管理制度為檔案管理數(shù)字化建設(shè)提供基本保障和有力支撐。第一、醫(yī)院要制定完善檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)細(xì)則，包括檔案信息資料收集的平臺(tái)渠道、收發(fā)文流程、文件圖片格式規(guī)范以及檔案信息上傳的標(biāo)準(zhǔn)和大小限制。尤其是在數(shù)字化檔案建設(shè)時(shí)，除了一些文字資料之外，還增加了視頻以及音頻等內(nèi)容，在進(jìn)行這些資料收集和整理的過程中，要注意檢查影音視頻資料的完整性和播放的流暢性，切實(shí)提高檔案信息資料收集的質(zhì)量。第二、要建立健全部門協(xié)同機(jī)制，在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案信息資料收集的及時(shí)性和全面性，要改變以往檔案管理部門同其他各科室各部門之間溝通聯(lián)系不順暢的問題，就要通過建立部門協(xié)同機(jī)制，明確各部門的責(zé)任，按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范及時(shí)地在檔案管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行有關(guān)信息和資料的傳遞，配合相應(yīng)的崗位責(zé)任機(jī)制，一旦出現(xiàn)檔案信息資料丟失、資料不完整或者泄露的情況，要進(jìn)行嚴(yán)肅追責(zé)，保證各項(xiàng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)舉措的有效落實(shí)。最后，要健全和完善檔案管理數(shù)字化建設(shè)的考核機(jī)制，將檔案管理的數(shù)字化建設(shè)水平納入檔案管理部門的績(jī)效考核體系之中，調(diào)動(dòng)檔案管理人員參與數(shù)字化建設(shè)的熱情和積極性。

3.2 提高思想認(rèn)識(shí)，重視醫(yī)院檔案數(shù)字化管理

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門及檔案工作人員都應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，堅(jiān)持從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，從管理實(shí)體向管理數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，從分散利用向整合共享轉(zhuǎn)變，樹立檔案就是資源、信息就是資產(chǎn)的意識(shí)，盤活醫(yī)院檔案信息資產(chǎn)，使醫(yī)院檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值得到充分發(fā)揮。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理作為現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的重要部分，在醫(yī)院發(fā)展過程中占據(jù)著重要地位。因此，醫(yī)院應(yīng)高度重視檔案數(shù)字化管理工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性與實(shí)用性，加大資金投入，用于數(shù)字化建設(shè)的硬件設(shè)計(jì)及系統(tǒng)升級(jí)，加快推進(jìn)醫(yī)院檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。

3.3 加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的檔案管理工作中需要對(duì)有效信息資源以及海量數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，以便后期能夠合理利用與開發(fā)?，F(xiàn)存醫(yī)院基建檔案管理仍舊會(huì)采用紙質(zhì)、圖片以及保存軟件等方式對(duì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)以及檔案信息進(jìn)行記錄與存儲(chǔ)，這種相對(duì)傳統(tǒng)的記錄方式與當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代不相符合，很難適應(yīng)千變?nèi)f化的外部環(huán)境，導(dǎo)致紙質(zhì)版的檔案數(shù)據(jù)受潮發(fā)霉、通風(fēng)不良等，造成圖片部分丟失、損壞等，為醫(yī)院檔案管理工作人員增添了很多不必要的工作麻煩。為了有效改變這種現(xiàn)狀，醫(yī)院需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加大引進(jìn)與開發(fā)相關(guān)檔案管理的軟硬件設(shè)施，包括檔案機(jī)房的建設(shè)、配備檔案數(shù)字化用房、購買檔案數(shù)字化加工設(shè)備、檔案存儲(chǔ)設(shè)備、檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、購買電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)等等，科學(xué)合理的借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，保障醫(yī)院檔案信息存儲(chǔ)的安全性與科學(xué)性。

3.4 全面加強(qiáng)安全管理

檔案管理工作本身便是信息數(shù)據(jù)的管理，數(shù)字時(shí)代下，各種先進(jìn)數(shù)字信息技術(shù)的應(yīng)用是將傳統(tǒng)實(shí)體性質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)程序語言，在檔案管理中深入應(yīng)用這一數(shù)字技術(shù)時(shí)，也要重點(diǎn)關(guān)注信息安全性。首先，應(yīng)從管理內(nèi)容方面入手。檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，流程繁瑣，而“細(xì)節(jié)即風(fēng)險(xiǎn)”，管理部門要在管理內(nèi)容方面做好各個(gè)環(huán)節(jié)的管控，定期進(jìn)行摸排檢查；其次，管理時(shí)機(jī)。數(shù)字化技術(shù)下，數(shù)字化檔案管理要深入注重各環(huán)節(jié)的管控，尤其是檔案生成時(shí)間、每一次調(diào)用時(shí)間等易被忽視的細(xì)節(jié)；最后，管理策略。數(shù)字化檔案管理模式中，安全管理工作開展至關(guān)重要，應(yīng)當(dāng)從多個(gè)方面制定管理策略，協(xié)同共進(jìn)，如風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、硬件保護(hù)、技術(shù)支持、安全防范等，且還要有相應(yīng)的預(yù)警報(bào)警機(jī)制。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工作，內(nèi)容包括文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、人事檔案、科研檔案、重點(diǎn)學(xué)科檔案、會(huì)計(jì)檔案病歷檔案、房產(chǎn)檔案、特種載體檔案等。由此可見，醫(yī)院檔案中的信息和資料涵蓋了醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的方方面面，做好醫(yī)院檔案管理工作，充分挖掘檔案信息的資源價(jià)值，能夠?yàn)獒t(yī)院的建設(shè)和經(jīng)營決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)和參考。檔案管理工作的開展對(duì)提升醫(yī)院整體工作效率、質(zhì)量有積極意義。醫(yī)院應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，將檔案管理規(guī)范化和數(shù)字化建設(shè)作為當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容加以推進(jìn)，加速醫(yī)院檔案管理規(guī)范創(chuàng)新，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，利用數(shù)字化技術(shù)手段進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案信息的管理利用效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展和患者服務(wù)。