數(shù)字化環(huán)境下檔案管理信息化建設研究

陳瑞萍

（柳州市自然資源和規(guī)劃檔案館，廣西 柳州 545000）

在進行現(xiàn)代化的信息數(shù)據(jù)管理是基于管理的背景，工作人員可以從檔案收集和整理的角度入手，并且做好檔案資源的開發(fā)和利用。對于相關研究單位來說，檔案的管理工作是保障后續(xù)研究能夠順利開展，并且檔案能夠作為備查的重要證據(jù)的。工作人員需要了解數(shù)字信息管理背景下，檔案管理工作的重要性，并對其進行相應的優(yōu)化，借此才能保障檔案數(shù)據(jù)管理的整體質量，使我國的專業(yè)檔案應用效率得到提升。本文中簡單針對數(shù)字管理模式進行分析探討了基于知識檔案的專業(yè)檔案管理，信息開發(fā)和利用方法，旨在為我國現(xiàn)代化的檔案管理工作開展相應的指導。

1 專業(yè)檔案管理信息開發(fā)和利用的主要內容

1.1 建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫和知識網絡

檔案信息開發(fā)和利用想要保證質量，其中的基礎設備建設也是一項十分重要的內容，這是開展我國綜合信息管理的必要條件，而這項管理工作的核心內容在于檔案信息網絡的建設。檔案信息的綜合化管理與現(xiàn)代化的信息管理軟件密不可分，尤其是現(xiàn)在市面上具有較多不同類型的，由專業(yè)軟件開發(fā)商所開發(fā)的檔案管理軟件。軟件的選擇需要根據(jù)不同單位的工作需求做出相應的調整，一般情況下來說，建議選擇口碑良好并且保密性較強的軟件作為檔案數(shù)據(jù)知識網絡的基礎架構，在進行數(shù)據(jù)庫的建設時，需要購置大容量的數(shù)據(jù)庫以及安全性較高的辦公電腦，通過這種形式則能夠使檔案數(shù)據(jù)庫以及知識網絡的安全性得到保障，避免出現(xiàn)信息泄露的情況。

1.2 收集足夠量的檔案信息

信息資源對于現(xiàn)代化的建設來說極為重要，我國在21世紀正式進入信息社會，對于我國的經濟發(fā)展來說極為重要，工作人員在開展檔案管理時涉及的內容較為復雜，對于工作人員的信息技術開發(fā)手段和利用手段都有了更高的要求。信息資源管理工作是否能夠順利開展，其中的信息量對于我國的現(xiàn)代化建設來說極為重要，其中包含單位的人力資源和物力資源等多方面的檔案信息，工作人員需要意識到不同信息在錄入時的差異和特點，盡量做好有效的信息分類，只有這樣才能夠使檔案信息得到有效地開發(fā)和利用，并保障信息量，能夠為工作人員提供有效的支持。

1.3 建立基于管理的檔案開發(fā)標準以及規(guī)范標準

檔案標準與規(guī)范建設是保障現(xiàn)代化檔案信息建設的一個重要方式，而其中涉及的內容不僅僅是傳統(tǒng)的紙質檔案管理，也包含現(xiàn)代化的信息資源歸檔和電子檔案管理。所以工作人員需要做好傳統(tǒng)紙質檔案的識別和掃描，并做好電子檔案的歸檔以及備份，以及上傳云端，只有通過多方面的綜合管理才能保障檔案管理的整體質量。

2 強化檔案管理信息開發(fā)和利用的對策

2.1 做好檔案信息開發(fā)和利用的整體規(guī)劃工作

想要保障檔案信息管理工作的應用質量工作人員，需要了解我國目前的檔案管理環(huán)境的特點，尤其是在進行數(shù)據(jù)庫的建設時，一定要保障數(shù)據(jù)庫的建設，與企業(yè)的發(fā)展相吻合，工作人員可對數(shù)據(jù)庫的安全性進行調查論證，保障數(shù)據(jù)庫中資源得到保護。而在進行信息資源的開發(fā)與利用時，工作人員也需要注重整體的時效性考核，保障不同部門之間在進行信息交流時的時效性。檔案的數(shù)字化轉化是一個內容較為繁瑣并且極為復雜的過程，而其中涉及的許多內容與檔案的資源管理有極為密切的關聯(lián)度，不同單位在工作中都會產生大量的數(shù)據(jù)，需要相關工作人員進行有效的分析，在確認了檔案的真實性和合格性，后可以將其錄入至數(shù)據(jù)庫中，并做好云端的備份。但這也需要建立完整的檔案信息管理規(guī)劃體系，使檔案管理工作能夠滿足于不同單位的工作需求。

2.2 做好檔案的管理模型轉換

想要有效提高檔案管理信息開發(fā)和利用并且與傳統(tǒng)的紙質檔案相交融，就需要將紙質檔案合理轉化為數(shù)字化數(shù)據(jù)，并且在內部建立完整的數(shù)字數(shù)據(jù)庫。檔案的數(shù)字化主要是指應用先進的技術手段，將檔案傳統(tǒng)的物質載體形式。例如在進行管理時，檔案需要以知識資源論來進行分析，將其中的各種無效的資源進行有效地排除，或者是將大量無效的資源進行統(tǒng)計后將其轉化為具有意義的可分析數(shù)據(jù)。

2.3 強化檔案管理工作的教育以及認知

在進行管理時，而在進行檔案管理時，工作人員的人事檔案管理應當由管理人員直接開展，并不可單純依賴數(shù)字化資料，所以需要對管理人員進行進一步的優(yōu)化管理人員在日常工作中不僅需要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，還需要具備高度的責任感，在工作時保持嚴謹?shù)膽B(tài)度，而內部也需要對工作人員的綜合素質進行培養(yǎng)，使檔案管理工作成為相關工作人員的重要使命和責任，強化其工作意識。

而在進行檔案人力資源隊伍的建設時，工作人員需要了解目前嗯人力資源隊伍中存在的問題，并建立完整的培訓方案，使更多的工作人員能夠提高自身的綜合素質，保障檔案管理工作的落實。

2.4 建立完善的管理制度

在進行相關的條例和制度建設時，工作人員需要借鑒國內外的先進管理經驗，尤其是需要對已經歸檔的原始檔案進行管理一系列的管理工作，需要嚴格按照規(guī)章制度進行，這樣能夠保障信息的完整性和原始性。如果某一類的電子檔案具有保密需求，并且需要長期保存，需要設置完整內容的紙質文件，作為備份異同進行歸檔，需要設置相應的密碼建立安全的保密體系，只有這樣才能夠使文件的安全性得到保障，同時工作人員和維護人員需要做好定期的計算機系統(tǒng)維護，避免黑客攻擊或者病毒入侵而導致文件丟失或者泄露。

2.5 注重檔案的管理人才培養(yǎng)以及設備升級

大數(shù)據(jù)背景下的人力資源培養(yǎng)以及設備升級是一項十分重要的內容，人才培養(yǎng)與人力資源管理不同。人才培養(yǎng)的主要目的是使單位內部檔案管理工作人員能夠在工作中不斷優(yōu)化自身的綜合素質，使智商對于檔案管理工作的認知體系和管理理念得到提升，使工作人員更加能夠容易接受現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)信息技術。在這樣的背景下，企業(yè)內部需要為網絡技術人才建立完整的培養(yǎng)路徑，在檔案管理時如果需要進行檔案的管理必要的人才是必不可少的，所以可以在培養(yǎng)現(xiàn)有人才的同時，在社會上積極吸納各種專業(yè)的優(yōu)秀人才。除此之外，設備升級對于檔案管理工作來說同樣極為重要，設備升級包含硬件升級以及軟件升級，軟件升級往往是由相關軟件開發(fā)單位進行對應的客戶端升級，而硬件升級則需要企業(yè)購置各種更加高級且安全性較高的檔案管理硬件設備，例如硬盤和數(shù)據(jù)庫等，只有這樣才能夠保障大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與工作的安全性。

2.6 電子文件的歸檔管理

信息系統(tǒng)檔案的歸檔是現(xiàn)代信息系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫建設一項十分重要的內容，工作人員需要建立全面統(tǒng)一并且動態(tài)管理的原則，而想要達到這樣的目的，這就要求整個電子文件管理體系不斷進行有效的連接和融合。相關工作人員在進行信息系統(tǒng)檔案的統(tǒng)計與利用時，需要針對每一項管理內容開展合理的過程監(jiān)控，這樣能夠幫助工作人員及時發(fā)現(xiàn)并且糾正問題，而在此過程中工作人員需要將電子記錄和職能活動的過程進行密切的連接，使電子文件的保存具有真實性和完整性。

而當電子文件的真實性和完整性得到驗證后，可以將其嵌入到整個數(shù)據(jù)庫的文件保管系統(tǒng)中，這樣能夠使歸檔的完整性得到保障，而數(shù)據(jù)庫可以與云端連接，即使某一終端發(fā)生了損壞，也不會影響文件的長期保存，使文件的保存，具有安全性和可利用性，并且為檔案的全面信息化管理也有一定的促進作用。

而信息系統(tǒng)檔案管理的相關工作需要依靠法律法規(guī)來進行，工作人員需要制定這項單位信息系統(tǒng)檔案資料的管理細則，并嚴格按照細則管理檔案的工作來開展一系列的管理工作人員，可以對信息系統(tǒng)檔案中的各種形式進行歸類管理，并且做好明確的規(guī)定，例如圖片不清晰或者無參考價值的，不可將其歸納到數(shù)據(jù)庫中進行管理，或者在進行文字記錄時，應當標注時間地點等多方面的內容才能被視為有價值的管理檔案，只有這樣才能做到有的放矢，使檔案的整體管理質量得到優(yōu)化。

2.7 合理的檔案信息化平臺建設

檔案信息化平臺建設對于檔案信息化的轉變來說至關重要，目前的通信中心檔案的設施以及儀器總體來說較為有限，而建立相應的辦公自動化以及檔案操作軟件，對于檔案的信息化管理來說至關重要。

軟件平臺包含系統(tǒng)操作軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)平臺的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)平臺，需要具備數(shù)據(jù)的處理功能和檔案的管理功能，而目前所使用的操作系統(tǒng)軟件一般會選擇windows軟件，少部分單位可能會選擇IBM操作系統(tǒng)。其中的檔案軟件管理需要對各個部門形成的紙質或者電子文件進行有效的管理，只有這樣才能使國際標準的原數(shù)據(jù)得到有效的加工，便于不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換以及信息檢索。

對于電力檔案計算機信息化管理水平不高的狀況，檔案管理部門可以制定相應的計劃方案來對其進行改善。檔案管理部門需要結合實際狀況來選擇能力較強，并且具有較為豐富和較良好市場口碑的電腦軟件研發(fā)公司，來設置相應的電力檔案管理軟件，并且在獲得軟件后應當及時做好軟件的系統(tǒng)性更新，盡可能提高計算機軟件的先進性。

3 總結

對于檔案管理工作來說，單位在開展一系列的資料應用時，需要了解自身的實際狀況，并且基于管理的要求，開展相應的探索，了解在進行檔案管理時，應當如何強化自身的知識觀念，建議選擇一種合理的方式創(chuàng)建知識共享的檔案管理模式，形成一體化的管理體系，使情報和檔案管理能夠得到有機地融合，將內部的信息收藏中心轉變?yōu)橹R創(chuàng)新中心時，促進我國的檔案管理工作在經濟時代以更新的視野不斷發(fā)展。