機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的思考

馬 麗

（堯都區(qū)埝下臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 臨汾 041000）

干部人事檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展各項(xiàng)人才工作的重要基礎(chǔ)，尤其是在干部教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督、政績評價(jià)中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，且有助于維護(hù)干部人才的合理權(quán)益。在信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對干部人事檔案的信息化建設(shè)與管理工作給予了高度的重視，從多個(gè)方面強(qiáng)化了干部人事檔案信息化管理工作，取得了很好的成效，但也有一些亟需解決的問題。比如信息化系統(tǒng)建設(shè)不完備、干部人事檔案信息化管理制度亟需健全、信息化人才培養(yǎng)力度不足，這些問題的存在對機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理工作質(zhì)量產(chǎn)生了較大的影響。因此，必須進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)力度，推動(dòng)干部人事檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化，以此進(jìn)一步增強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理質(zhì)量，助力于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位努力推動(dòng)干部人事檔案信息化管理的意義

干部人事檔案管理工作與機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部職工的工資、晉升、職稱、退休養(yǎng)老均有著密切的關(guān)系，因而機(jī)干部人事檔案管理工作一直都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極開展的一項(xiàng)工作。在《干部人事檔案工作條例》的要求下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對人事檔案信息化管理工作更加重視，真正意義上將干部人事檔案信息化管理工作視為一項(xiàng)硬指標(biāo)和死任務(wù)來加以落實(shí)，由此而取得了良好的工作成效?？偟膩碚f，機(jī)關(guān)事業(yè)單位努力推動(dòng)干部人事檔案信息化管理的意義集中體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：1）通過加強(qiáng)干部人事檔案專項(xiàng)審核和集中管理力度，可以很大程度上杜絕違法、違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生，比如可以從源頭上去堵塞因?yàn)楣g和年齡所導(dǎo)致的一些違法違規(guī)行為，有助于營造一種公平、公正的工作環(huán)境和關(guān)系，這對于維護(hù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部職工的切身利益有十分大的裨益。2）在干部人事檔案信息化建設(shè)和管理中，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式替換掉，檔案內(nèi)容經(jīng)過信息化處理后可以錄入信息系統(tǒng)，繼而形成完整的信息管理系統(tǒng)。在后續(xù)的干部人事檔案信息化管理中，工作人員可以很快捷、輕松的便查詢到干部職工的檔案信息，且可以即時(shí)閱覽、存檔和共享，這大大節(jié)省了工作人員的檔案查找時(shí)間，對提升檔案管理效率與質(zhì)量均有重要的意義[1]。3）在以往的干部人事檔案管理中，因?yàn)闄n案內(nèi)容均是由干部職工本人來填寫，檔案中的字體、格式均有很大的不同，這非常不利于檔案信息的高效化管理。而在完成干部人事檔案信息化建設(shè)后，干部人事檔案的大小、格式、字體、內(nèi)容均有統(tǒng)一的規(guī)定，信息化和規(guī)范化大大增強(qiáng)，檔案信息的利用率有很大的提升，這非常有利于干部人事檔案管理規(guī)范化。4）在干部人事檔案的紙質(zhì)管理過程中，極易出現(xiàn)檔案信息不全、字跡模糊、閱覽不便利等問題，這對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作尤為不利。在信息化背景下，干部人事檔案信息可以被數(shù)字化處理，干部人事檔案不會受到時(shí)間和外部環(huán)境的影響，且可以借助信息化技術(shù)來對干部人事檔案信息進(jìn)行加密保護(hù)，大大提升了干部人事檔案信息保存與管理的安全性和持久性，讓干部人事檔案的基礎(chǔ)保障作用得到了強(qiáng)化和發(fā)揮。

2 當(dāng)前階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理所存在的問題

2.1 干部人事檔案信息化管理制度不健全

對于干部人事檔案的信息化管理工作來說，其有著機(jī)密性強(qiáng)、政治性高的顯著特征，同時(shí)是一項(xiàng)長期開展的工作，這加大了干部人事檔案信息化管理的難度?；诖?，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想確保干部人事檔案可以實(shí)現(xiàn)信息化管理，必須不斷去健全干部人事檔案信息化管理制度。但就目前來看，有較多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還未建設(shè)好干部人事檔案信息化管理制度，比如干部人事檔案的材料收集范圍、歸檔處理、轉(zhuǎn)遞流程沒有做出明確的規(guī)定，再比如信息化管理的責(zé)任劃分、監(jiān)督管理也存在一定的問題，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與管理水平[2]。

2.2 干部人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件不完備

干部人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件不完備集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：1）干部人事檔案的信息化管理必須始終依托于良好的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，但有很多的事業(yè)單位因?yàn)槭艿阶陨斫?jīng)濟(jì)條件的影響，在實(shí)際開展干部人事檔案的信息化管理中存在著較多的問題，比如硬件設(shè)施配備不全、設(shè)備老舊，服務(wù)器、移動(dòng)硬盤、打印機(jī)、電腦、掃描儀等設(shè)備均不同程度的缺乏，導(dǎo)致干部人事檔案信息化管理缺少基礎(chǔ)條件的支撐。2）檔案管理人員在人事檔案信息化管理中發(fā)揮著重要的作用，若是檔案管理人員的信息化素養(yǎng)較低，勢必?zé)o法積極有效的參與到干部人事檔案信息化的管理工作中。從當(dāng)前階段諸多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員配備情況來看，從事檔案管理的人員具備較高信息技術(shù)素養(yǎng)的數(shù)量不多，一些工齡長的管理人員信息化素養(yǎng)普遍較低。3）雖然近年來干部人事檔案信息化建設(shè)與管理均得到了機(jī)關(guān)事業(yè)單位高度的重視，信息化管理模式也普遍被事業(yè)單位所接受，但因?yàn)槭艿劫Y金的限制，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位投入干部人事檔案信息化建設(shè)與管理的經(jīng)費(fèi)有限，不利于干部人事檔案信息化管理工作的日常開展。

2.3 干部人事檔案安全管理能力亟需提升

基于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的特殊性，在干部人事檔案信息化管理中要始終重視安全性，要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須制定好行之有效的安全管理制度。從當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案安全管理能力來看，有很多的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還未建設(shè)好干部人事檔案的安全管理?xiàng)l例與制度。比如有一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有建立數(shù)字檔案加密及身份認(rèn)證等安全保密機(jī)制，再比如一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有組織檔案管理人員開展檔案保密意識教育，未與檔案管理人員簽訂檔案保密協(xié)議，這導(dǎo)致檔案信息化管理過程中存在較大的安全隱患，檔案信息的安全無法得到強(qiáng)有效地保障。

3 強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的措施

3.1 健全干部人事檔案信息化管理制度

結(jié)合當(dāng)前階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理制度建設(shè)中所存在的問題，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重點(diǎn)做好以下工作：1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合自身情況來成立干部人事檔案信息化建設(shè)與管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開專題會議分析日常管理工作中所存在的問題，并制定《檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與管理方案》和跟蹤督導(dǎo)制度[3]。除此之外，要對干部人事檔案的材料收集范圍、歸檔處理、轉(zhuǎn)遞流程作明確的規(guī)定規(guī)范，以此動(dòng)態(tài)掌握機(jī)關(guān)人事檔案信息化管理狀況。2）檔案管理人員在干部人事檔案信息化管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，因而對檔案管理人員的工作成效開展監(jiān)督管理尤為必要。具體來說，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要不斷健全責(zé)任制度、監(jiān)督制度和獎(jiǎng)懲制度。在責(zé)任制度健全方面，要將人事檔案信息化管理的權(quán)責(zé)落實(shí)到具體的人員身上，建立責(zé)任制度，嚴(yán)防出現(xiàn)“無人管”和“多人管”的問題。在監(jiān)督制度健全方面，要對檔案管理人員的工作成效開展全過程和動(dòng)態(tài)化的監(jiān)督，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識和專業(yè)能力。一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在責(zé)任意識不強(qiáng)、工作頻頻出錯(cuò)的情況時(shí)，要及時(shí)給予處理，以此強(qiáng)化干部人事檔案信息化管理的重要性。在獎(jiǎng)懲制度健全方面，對日常工作負(fù)責(zé)、認(rèn)真的檔案管理人員及時(shí)給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，樹立學(xué)習(xí)榜樣，營造良好的工作環(huán)境。3）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要不斷去完善電子檔案管理制度，提升干部人事檔案信息化管理的規(guī)范化與有效化[4]。比如要建設(shè)好干部人事檔案的查閱權(quán)限制度，與查閱人員簽訂保密協(xié)議，在干部人事檔案的出入庫管理中要做好核查登記工作，以此來杜絕干部人事檔案信息泄露問題，始終確保干部人事檔案信息的安全。

3.2 做好干部人事檔案信息化管理基礎(chǔ)條件的完善工作

在干部人事檔案信息化管理基礎(chǔ)條件的完善工作中，要重點(diǎn)做好以下工作：1）機(jī)關(guān)事業(yè)單位要積極做好資金的規(guī)劃工作，結(jié)合實(shí)際情況積極爭取經(jīng)費(fèi)，應(yīng)用于服務(wù)器、電腦、掃描儀、打印機(jī)、采編儀、刻錄機(jī)、移動(dòng)硬盤等設(shè)備的采購中，確保干部人事檔案的信息化建設(shè)與管理工作可以有效開展。2）在干部人事檔案信息化管理工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際情況來配備專職檔案工作人員，細(xì)化分解好干部人事檔案信息化管理的權(quán)責(zé)，并做好定期的教育培訓(xùn)工作，確保檔案管理人員可以認(rèn)清楚干部人事檔案管理工作的重要性與必要性，繼而積極參與到干部人事檔案的信息化管理工作。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)守干部人事檔案信息化管理的“安全”紅線，充分確保干部人事檔案信息的安全[5]。3）干部人事檔案信息化管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位后續(xù)的發(fā)展中起著十分重要的作用，但考慮到干部人事檔案信息化管理工作有著長期性和復(fù)雜性的特點(diǎn)。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要始終為干部人事檔案信息化管理工作配備足夠的資金，做好資金的規(guī)劃工作，并對資金的使用情況做好全過程和動(dòng)態(tài)監(jiān)督，確保資金真正應(yīng)用到了干部人事檔案信息化管理中。

3.3 提升干部人事檔案安全管理能力

為有效提升干部人事檔案安全管理能力，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要重點(diǎn)做好以下工作：1）建立數(shù)字檔案加密及身份認(rèn)證等安全保密機(jī)制，對干部人事檔案的查閱、外借等設(shè)置嚴(yán)格有效的權(quán)限，限制開放內(nèi)容，牢牢筑好干部人事檔案信息化管理的“防火墻”和“安全網(wǎng)”，始終確保干部人事檔案信息數(shù)據(jù)的安全。2）在干部人事檔案信息審核過程中要做到認(rèn)真、細(xì)心和負(fù)責(zé)，正確認(rèn)定干部職工的“三齡兩歷一民族一身份”信息，干部職工的入口材料、調(diào)轉(zhuǎn)材料等重要材料務(wù)必要做好全方位的審核，確保檔案信息完整、全面、真實(shí)，在此基礎(chǔ)上有力的去提升人事檔案信息化管理的安全能力[6]。3）在干部人事檔案信息化管理中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要為干部職工檔案建立數(shù)字化“副本”，嚴(yán)格執(zhí)行“雙檔管理”，以此有力的杜絕干部人事檔案信息涂改造假現(xiàn)象，確保干部人事檔案管理的安全性。

4 結(jié)語

干部人事檔案信息化建設(shè)與管理對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大，機(jī)關(guān)事業(yè)單位務(wù)必給予高度的重視，將其作為一項(xiàng)硬指標(biāo)和死任務(wù)來完成。針對當(dāng)前階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理工作中所存在的問題，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重點(diǎn)做好干部人事檔案信息化管理制度健全、完善干部人事檔案信息化管理基礎(chǔ)條件、提升干部人事檔案安全管理能力這三個(gè)方面的工作，不斷去提升干部人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化水平，助于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的更好發(fā)展。