關(guān)于做好新時期數(shù)字化檔案管理工作的幾點思考

毛蒨瑜

（上海城投（集團）有限公司，上海 200000）

伴隨著國內(nèi)科學技術(shù)飛速的發(fā)展，檔案數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展新趨勢。利用數(shù)字信息技術(shù)，能夠高效利用檔案信息資源，實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的保存，高效檢索檔案。數(shù)字化會替代人工完成工作人員無法完成的工作任務(wù)，能夠保存海量數(shù)字資源信息，而且占地面積小，當事人就要了解到數(shù)字化檔案工作價值意義，積極配合高層領(lǐng)導來開展數(shù)字化檔案工作，推動數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)帶來的挑戰(zhàn)和考驗，做好檔案管理工作、信息化建設(shè)的落實，提供更全面檔案數(shù)字信息資源。

1 數(shù)字化檔案工作的重要價值

1.1 有助于檔案原件的合理保管

紙質(zhì)的保管時代下，不僅要存儲原件，還存儲副本，然而在信息數(shù)字化時代，可以利用數(shù)字技術(shù)使用電子文檔方式保存原件，避免了頻繁使用紙質(zhì)，而造成原件損壞的問題。數(shù)據(jù)檔案可以復(fù)制粘貼，實現(xiàn)檔案的傳播，也避免對這些檔案破壞。隨著時間推移，紙質(zhì)就會因為年代久遠，而產(chǎn)生字跡模糊問題，不容易幫助借閱者辨認中的信息。數(shù)字化的檔案還可以使得檔案的信息得以保存，最后數(shù)字檔案技術(shù)，還可以對破損圖片檔案，運用現(xiàn)代技術(shù)進行修復(fù)，避免了紙質(zhì)檔案因為老化，而出現(xiàn)數(shù)據(jù)失真的問題產(chǎn)生[1]。

1.2 有助于節(jié)約檔案的存儲空間面積

傳統(tǒng)的檔案作為紙質(zhì)的文件，其管理和存儲都需要大量的空間，數(shù)字化的檔案管理使用現(xiàn)代的硬件存儲技術(shù)，來存儲電子化的文檔信息，可縮減檔案存儲區(qū)域的空間面積。使用數(shù)字化技術(shù)也使得檔案的存儲量變大，具有更強的安全性，可減少紙質(zhì)檔案在存儲時出現(xiàn)的損壞及損壞的風險。

1.3 有助于減少檔案管理工作的成本

傳統(tǒng)紙質(zhì)的保管，在打的錄入、歸檔、存儲、借閱等多個工作，都需要由手工來管理保存，這不僅降低了工作效率，而且管理也存在著諸多難度。隨著數(shù)字化檔案管理進程的發(fā)展，檔案管理和利用也逐步變得智能化。檔案的保存人員和使用人員借助信息軟件上的智能解鎖工具，就可以快速找到自己所需要的檔案信息。

1.4 可實現(xiàn)檔案資源的共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在存儲時，由于存儲方式的原因，造成無法快速共享，因而就會出現(xiàn)各地檔案，有信息孤島的問題。使用數(shù)字化檔案之后，憑借其互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，來突破現(xiàn)有時空限制，可實現(xiàn)檔案信息的異地共享，可以快速傳播檔案，供不同人員來借閱。

2 做好數(shù)字化檔案管理工作的對策及途徑

2.1 制定合理的數(shù)字檔案管理機制

為了提升檔案工作數(shù)字化水平和檔案保管存儲管理質(zhì)量和效率，要建立起數(shù)字化檔案的管理工作機制。各個部門都應(yīng)該根據(jù)目前國家倡導數(shù)字化檔案建設(shè)規(guī)劃方案和相應(yīng)政策要求，從自身的工作實際出發(fā)，來對接國家檔案政策，建立數(shù)字信息系統(tǒng)。在數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)中考察，制定科學的檔案數(shù)字化、信息化的管理機制，不斷對現(xiàn)有檔案工作中存在問題，做以改進優(yōu)化。制定完善健全的數(shù)字化檔案工作機制，設(shè)計檔案歸檔制度和保管制度及收集制度，確定數(shù)字化檔案管理范圍。結(jié)合數(shù)字化檔案保管的應(yīng)用期限，來制定數(shù)字檔案歸檔范圍。數(shù)字化檔案保管在有關(guān)規(guī)定內(nèi)，要將制度規(guī)定納入保管人員工作的日?？己酥?，增強保管人員的工作思想意識、責任感，加強保管人員的制度執(zhí)行力意識，數(shù)字化檔案工作能夠根據(jù)既定規(guī)程流程來得以規(guī)范[2]。

2.2 科學地利用檔案數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化檔案在使用中，還需要設(shè)計查閱借閱的使用機制，但保管時不能夠沒有原則，當?shù)氖褂谜卟殚啎r，需要滿足借閱的相關(guān)規(guī)定標準，如針對數(shù)字化的保守機密等級，來對現(xiàn)有的進行使用人員作以合理地安排規(guī)定。當不符合該保密等級的要求，該借用人員不能夠隨意借閱，利用，針對目前檔案內(nèi)容，不是開放的，不能夠提供拷貝、查詢，而且使得查詢和借閱都要處于合理的監(jiān)控水平之下。為了確保數(shù)字化檔案在共享時網(wǎng)絡(luò)安全，檔案管理部門還要針對機密信息的檔案作為加密處理，或者使用密鑰定期更改密鑰，保證數(shù)字化檔案信息的安全，也避免了隨意借用人員誤操作的問題，而造成電子檔案系統(tǒng)被破壞，或者更改一些系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息內(nèi)容。隨著當前國內(nèi)數(shù)字化信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案工作與信息技術(shù)相融合，建立的大數(shù)據(jù)庫，擴充檔案電子化存儲的容量，利用大數(shù)據(jù)，來幫助檔案查閱人員精準查找信息，使用大數(shù)據(jù)引擎，來提高數(shù)據(jù)檢索效率，并結(jié)合目前檔案的訪問頻次，來科學保管檔案，分級分類存儲方案，滿足不同需求人員的要求，會最大化降低存儲使用的成本。

2.3 實現(xiàn)檔案的數(shù)字化外包

為了能夠進一步提高檔案管理的效率，節(jié)約檔案的管理成本，提高整個檔案保存的工作效率。因此相關(guān)部門就需要重點考慮將目前紙質(zhì)性的檔案外包給外部的數(shù)字化服務(wù)企業(yè)，保管部門要根據(jù)未來發(fā)展需要，科學評估外包商的經(jīng)營能力、技術(shù)能力，選擇那些業(yè)務(wù)能力比較強，及信譽度高的外包公司，將檔案原件移交給數(shù)字化加工單位之前，還需要由工作人員清點登記及檢查。快速的推進數(shù)字化加工，支持檔案的工作進度，檔案原件還要根據(jù)原先的原件保存管理要求來入庫交接，并將原件掃描件上傳到數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)上，工作人員在場進行全方位監(jiān)督，快速消除輸入中產(chǎn)生問題以及排除泄密的風險隱患。在分類、整理處理、保管搜集的日常工作基礎(chǔ)之上，開展深度分析，了解不同單位部門對于檔案需求狀況。重點關(guān)注關(guān)鍵性有價值檔案，將適合于借閱者的信息提供給經(jīng)營者，滿足他們對于信息的需求。檔案工作人員還要不斷規(guī)范流程，建立檔案系統(tǒng)，將快速搜集檔案信息，防止出現(xiàn)的混亂隨丟失問題產(chǎn)生，并將制作成電子文件后，以供查詢和提供工作的信息化便捷[3]。

2.4 增強檔案信息化管理

在當前社會發(fā)展變革中，檔案工作已發(fā)生的較大變化，此時就需要抓住歷史發(fā)展機遇，提高檔案工作信息化水平。檔案工作人員也要充分地利用信息技術(shù)、計算機技術(shù)，做好檔案的整理編排、保存、鑒定及檢索科學的配置。信息化的檔案數(shù)據(jù)資源，還要利用各類先進的設(shè)備，實施有效發(fā)揮設(shè)備的高效存儲作用，提高檔案工作的質(zhì)量，還可以保證檔案完整。無論是檢索、查閱，還是利用，都可以高效的推進落實，有效地利用自動化辦公系統(tǒng)，在檔案工作中，要借助于自動檢索，確保數(shù)據(jù)使用者可以快速精準查找所需要的信息，讓檔案信息可以更高效的使用，注重運用正規(guī)的信息平臺，使檔案更加完整，也增強了單的共享力度，提高檔案工作的現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化水平[4]。

2.5 提高檔案工作人員的專業(yè)能力和素質(zhì)

檔案工作人員要轉(zhuǎn)變過去傳統(tǒng)思想觀念，加強信息技術(shù)學習，緊跟數(shù)字化時代發(fā)展的步伐，學習更多先進數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)，能夠靈活操作檔案數(shù)字庫。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高自己信息化專業(yè)水平，以使檔案工作能夠順利穩(wěn)健的推行，還要拓寬知識面，懂得如何去使用檔案的指引、檢索工具。另外，要高效落實數(shù)字化檔案工作的機制，重視檔案工作人員的專業(yè)培訓，加強檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳培訓，切實增強檔案管理的職責。工作人員能夠主動去完善各項的檔案工作任務(wù)，避免檔案產(chǎn)生損壞破壞等問題，要精通業(yè)務(wù)，還要做好日常檔案數(shù)字化服務(wù)[5]。

2.6 在宏觀層面設(shè)計數(shù)字化檔案管理和保存方案

國內(nèi)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，有些檔案部門存在著各自為政，各自獨立開發(fā)自身的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，要考慮到其他部門對檔案的使用需求，來加快推動各地檔案數(shù)字信息系統(tǒng)的融合。使用大數(shù)據(jù)、云計算等先進的技術(shù)，來加快整合各地的單位數(shù)據(jù)系統(tǒng)。建立云計算信息平臺，建立檔案數(shù)據(jù)中心，將各地分散的數(shù)字化檔案整合。利用先進的管理技術(shù)和高端的硬件設(shè)備，使得檔案工作質(zhì)量得到顯著的提高。

3 結(jié)束語

在當前新階段的數(shù)字化信息化發(fā)展趨勢背景下，數(shù)字化技術(shù)給現(xiàn)有的檔案工作帶來更多的發(fā)展機遇，但也會帶來挑戰(zhàn)。通過利用數(shù)字信息技術(shù)，規(guī)范目前的數(shù)字檔案工作，建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)，提高領(lǐng)導對于數(shù)字化檔案工作的重視度，規(guī)范數(shù)字化檔案工作的管理機制，增加數(shù)字信息系統(tǒng)建設(shè)的資金投入，還要加快推動一批現(xiàn)代化的數(shù)字檔案信息的管理人才隊伍的建設(shè)，來推動數(shù)字化檔案工作的落實，保證檔案應(yīng)用價值得以展現(xiàn)。在當前信息時代之下，各個檔案工作部門都需要大力推動檔案信息化建設(shè)工作落實，有效認識到數(shù)字技術(shù)給現(xiàn)有的檔案工作的變革作用，高效利用資源存儲資源，提高檔案資源的利用效率。建立完善數(shù)字化檔案管理機制，以規(guī)范數(shù)字化檔案的使用，實施紙質(zhì)檔案外包，提高數(shù)字化檔案工作的成效，快速推動檔案工作信息化發(fā)展建設(shè)步伐。