檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

孟 娜

（單縣婦幼保健計劃生育服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

新形勢下，醫(yī)院應(yīng)主動適應(yīng)時代發(fā)展趨勢，將檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容加以推進(jìn)，加速醫(yī)院檔案管理規(guī)范創(chuàng)新，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案信息的管理利用效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展和患者服務(wù)。

1 醫(yī)院檔案管理工作的關(guān)鍵作用

1）檔案管理是醫(yī)院日常工作的依據(jù)。隨著醫(yī)療服務(wù)的現(xiàn)代化發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)部所開展的各項管理工作均需要以各項文件為依據(jù)。檔案管理工作能夠為醫(yī)院日常工作提供全方位的信息，是醫(yī)院進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)與日常醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作開展的關(guān)鍵。隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的穩(wěn)步進(jìn)行，醫(yī)院機構(gòu)需要通過科學(xué)化發(fā)展穩(wěn)步提升自身的服務(wù)水平，醫(yī)院檔案管理便是其中重要組成部分，檔案管理工作需要緊隨醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程不斷進(jìn)步。檔案管理工作中記錄了醫(yī)院各類工作事務(wù)的詳細(xì)信息，通過分析檔案數(shù)據(jù)文件能夠基本判斷出醫(yī)院在某一時間段內(nèi)的發(fā)展軌跡與成長規(guī)律。因此，醫(yī)院檔案管理也是醫(yī)院自身發(fā)展與轉(zhuǎn)型的依據(jù)，是醫(yī)院提升自身競爭力的關(guān)鍵所在。

2）檔案管理是醫(yī)院處理糾紛的法律依據(jù)。醫(yī)院開展的檔案管理工作不僅是對日常醫(yī)療事務(wù)的簡單記錄，更是醫(yī)院與醫(yī)患間的重要憑證。目前，我國醫(yī)療事業(yè)進(jìn)步較快，醫(yī)院服務(wù)在發(fā)展中面臨著巨大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院機構(gòu)不僅需要不斷提升自身的服務(wù)質(zhì)量，還需要處理與患者家屬之間的醫(yī)療糾紛，而檔案管理工作在處理醫(yī)療糾紛上便能提供巨大幫助，醫(yī)院檔案內(nèi)容可作為處理糾紛的重要法律憑證。檔案管理文件所發(fā)揮的法律依據(jù)功能對醫(yī)院與患者家屬雙方而言均是一種有益的保障。一旦二者出現(xiàn)嚴(yán)重的醫(yī)療糾紛，法院便能夠以檔案資料作為重要依據(jù)做出準(zhǔn)確地判斷。

3）檔案管理是醫(yī)院科研項項目的主要資源。醫(yī)院機構(gòu)在承擔(dān)日常醫(yī)療服務(wù)責(zé)任的同時需要負(fù)責(zé)開展醫(yī)療科研工作。醫(yī)院機構(gòu)所開展的醫(yī)療科研項目通常需要以患者的病例數(shù)據(jù)資料作為研究數(shù)據(jù)內(nèi)容，準(zhǔn)確、詳盡的數(shù)據(jù)內(nèi)容是科研項目順利開展的保障，此時便體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的重要作用。檔案管理工作中記錄的患者病歷資料內(nèi)容能夠幫助科研工作人員對患者疾病進(jìn)行深入了解，以采取更加有效的治療手段。臨床醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展進(jìn)步離不開醫(yī)院檔案的幫助。

2 醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

1）醫(yī)院檔案管理難度大。雖然當(dāng)前醫(yī)院進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，并完善了檔案管理信息系統(tǒng)，但同時我們也看到醫(yī)院在運行發(fā)展過程中以及在患者診斷過程中仍然會形成大量的紙質(zhì)檔案。這些紙質(zhì)檔案不僅對患者十分重要，也是醫(yī)院工作的具體體現(xiàn)。因此，必須對這些檔案進(jìn)行集中管理，而這些檔案內(nèi)容復(fù)雜，在分類和整理過程中增加了檔案管理人員的工作難度。同時在后期利用過程中面對種類繁多的醫(yī)院檔案，要想從中查找某些病例或者部分有價值的檔案內(nèi)容，需要耗費大量的時間和精力。以醫(yī)療檔案為例，醫(yī)療檔案中詳細(xì)記錄患者的整個診斷、治療過程，如果在治療期間患者出現(xiàn)不良后果或者是醫(yī)療事故，在調(diào)查過程中就可以對醫(yī)療檔案進(jìn)行詳細(xì)地分析，看主治醫(yī)生、護(hù)士或醫(yī)院是否存在相應(yīng)的責(zé)任，是否在診治過程中存在失誤和瑕疵，醫(yī)院在醫(yī)療事故中需要承擔(dān)多大的責(zé)任，都需要醫(yī)療檔案作為依據(jù)。隨著醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案數(shù)量也有所增加，相應(yīng)的也就增加了醫(yī)院檔案的管理難度。

2）醫(yī)院檔案管理制度不健全。當(dāng)前部分醫(yī)院在檔案管理工作中還存在收集范圍不明確、整理程序復(fù)雜、工作責(zé)任落實不到位、檔案后期利用開發(fā)重點不明確等問題，直接影響了檔案工作的正常開展。部分醫(yī)院在檔案管理過程中雖然也進(jìn)行了制度建設(shè)，但很多制度內(nèi)容都是照搬照抄上級的制度內(nèi)容，并沒有結(jié)合醫(yī)院自身檔案管理需求對內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和創(chuàng)新，導(dǎo)致很多醫(yī)院檔案管理制度缺少可操作性。同時，醫(yī)院檔案管理工作人員對制度落實重視不足，檔案管理不規(guī)范不科學(xué)，甚至出現(xiàn)了檔案資料丟失問題，影響了后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)和利用。

3）醫(yī)院檔案管理技術(shù)手段更新較緩慢。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提出了更高要求。但從目前看，由于醫(yī)院對于檔案管理重視程度不足，并沒有為檔案管理部門配備足夠的軟硬件設(shè)備，也沒有對醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)和教育，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理技術(shù)落后，很難滿足醫(yī)院檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)的實際需要。當(dāng)前，很多醫(yī)院容易受到資金和技術(shù)的限制，在檔案管理過程中仍然采取傳統(tǒng)管理模式，不僅增加了管理人員的工作量，也降低了工作效率，影響了檔案信息安全。此外，部分檔案管理人員專業(yè)基礎(chǔ)薄弱，對于醫(yī)院檔案管理工作流程不熟悉，加之年齡偏大，工作主動性有所降低，參與醫(yī)院檔案技術(shù)更新的積極性不高，也在一定程度上影響了醫(yī)院檔案管理工作的正常開展。3檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的對策我國檔案管理在一定時期內(nèi)得到了充分的發(fā)展，自身的管理機制和管理流程建設(shè)也具有科學(xué)性，但是與國外發(fā)達(dá)國家的管理水平和能力相比仍舊存在一定的局限性，對于醫(yī)藥行業(yè)的整體發(fā)展具有阻礙作用。在本節(jié)的論述中根據(jù)問題的產(chǎn)生和表現(xiàn)提出具有一定先進(jìn)性的整合措施，進(jìn)而能夠有效促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量和水平提升。

3 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的對策

1）加強軟硬件設(shè)施建設(shè)，有效提升大數(shù)據(jù)運用的安全性與科學(xué)性。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的檔案管理工作中需要對有效信息資源以及海量數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，以便后期能夠合理利用與開發(fā)?，F(xiàn)存醫(yī)院檔案管理一般會采用紙質(zhì)、圖片以及保存軟件等方式對相關(guān)信息數(shù)據(jù)以及檔案信息進(jìn)行記錄與存儲，這種相對傳統(tǒng)的記錄方式與當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代不相符合，很難適應(yīng)千變?nèi)f化的外部環(huán)境，導(dǎo)致紙質(zhì)版的檔案數(shù)據(jù)受潮、通風(fēng)不良等，造成圖片部分丟失、損壞等，為醫(yī)院檔案管理工作人員增添了很多不必要的工作麻煩。為了有效改變這種現(xiàn)狀，醫(yī)院需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加大引進(jìn)與開發(fā)相關(guān)檔案管理的軟硬件設(shè)施，科學(xué)合理的借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，保障醫(yī)院檔案信息存儲的安全性與科學(xué)性。比如，利用計算機強大數(shù)據(jù)庫功能，有效保存醫(yī)院大量檔案資料與數(shù)據(jù)信息。這樣既達(dá)到了節(jié)省傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所占用的存儲空間，又提升了檔案管理人員翻閱查找工作效率，有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。另外，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理信息化建設(shè)還需要注重數(shù)據(jù)存儲安全性與可靠性。一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，要及時排查與解決，有效保證系統(tǒng)故障能夠快速恢復(fù)到正常運作狀態(tài)，有效促進(jìn)醫(yī)院各項工作業(yè)務(wù)以及活動的順利開展。因此，醫(yī)院要想更好更快完成檔案管理信息化建設(shè)工作，需要將多媒體、存儲、計算機設(shè)備、查詢系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫軟件構(gòu)建成一體化的系統(tǒng)體系，有效確保醫(yī)院檔案管理軟硬件設(shè)施的完備，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)院防火墻中存在安全隱患與漏洞，并及時采取實時備份對其進(jìn)行彌補，從而有效提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性與安全性。

2）做好資源整合工作，有效提升大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理工作中的實效性作用?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作環(huán)節(jié)中，并沒有成文的規(guī)章制度與法律法規(guī)，這對于相關(guān)的醫(yī)院檔案管理人員而言，工作實施過程中沒有明確的工作分工與個人職責(zé)界限，很容易造成員工懈怠、工作不積極等情況，從而影響實際的工作效率與工作質(zhì)量。大數(shù)據(jù)背景下，為了更好地落實大數(shù)據(jù)，需要在實際的醫(yī)院檔案管理工作中不斷建立健全相關(guān)的法律法規(guī)與各項規(guī)章制度，加強對人力、物力、財力的投資，有效構(gòu)建現(xiàn)代化的信息建設(shè)數(shù)據(jù)平臺，形成新時期醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。首先，要在制度體系上體現(xiàn)出數(shù)字化。在文件規(guī)范的制定問題上充分利用數(shù)字化，以電子文檔的形式對各種醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息與內(nèi)容資源進(jìn)行多元化展示，有效確保醫(yī)院全體人員都能夠參與到檔案信息的管理工作中來；其次，加強對原本的檔案信息資源的整合工作，將這些信息數(shù)據(jù)收集與整合后，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將有效信息進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確錄入到計算機數(shù)據(jù)庫內(nèi)，提升數(shù)據(jù)分析處理的高效性，增強大數(shù)據(jù)技術(shù)對全院信息數(shù)據(jù)的整合作用。通過這種形式，不僅更加有利于檔案管理工作人員的在線查詢與資料收集，還能夠更好地服務(wù)于各種臨床工作，有效促進(jìn)醫(yī)院整體醫(yī)療水平與服務(wù)質(zhì)量的提升。

3）加強監(jiān)督力度，有效提升醫(yī)院檔案管理的信息安全。大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐下，為了提升醫(yī)院對檔案資料的先進(jìn)性管理水平，最大限度地減少醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)丟失、病毒入侵等不良現(xiàn)象，需要不斷加強監(jiān)督力度，加強對檔案資料信息備份管理。在實際檔案管理實踐中，相關(guān)工作人員需要加強對檔案信息系統(tǒng)安全管理力度，盡可能地使用現(xiàn)階段最科學(xué)、最優(yōu)質(zhì)的加密技術(shù)，有效保障醫(yī)院檔案的信息安全。另外，還可以在醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)中設(shè)置相關(guān)的防火墻與管理系統(tǒng)登錄權(quán)限等，有效提升醫(yī)院內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫保密等級。同時，醫(yī)院要加強內(nèi)部局域網(wǎng)獨立性建設(shè)與接入外網(wǎng)的加密性建設(shè)，有效提升醫(yī)院檔案管理工作的安全保障，最大程度避免網(wǎng)絡(luò)病毒入侵，有效推動醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

4）培養(yǎng)信息化檔案管理應(yīng)用型人才，有效強化檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)需要有與之相匹配的專業(yè)化、高素質(zhì)人才。因此，為了充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的積極作用，有效提升醫(yī)院檔案管理工作的實際質(zhì)量與成效，需要加強對專業(yè)化人才的培養(yǎng)。不僅要加強對檔案管理相關(guān)工作人員的基礎(chǔ)理論知識學(xué)習(xí)的鞏固與深化，還需要增強其專業(yè)技能水平。首先，醫(yī)院要開展系統(tǒng)性的培訓(xùn)模式，通過輪訓(xùn)、脫產(chǎn)訓(xùn)練以及實踐教學(xué)等多方面的培訓(xùn)形式進(jìn)行應(yīng)用型人才培養(yǎng)，重點加強對檔案學(xué)、人力資源以及計算機實踐操作技術(shù)與信息化管理基礎(chǔ)理論知識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，有效提升醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力。其次，醫(yī)院要與時俱進(jìn)，有效貫徹落實“引進(jìn)來”與“走出去”的人才培養(yǎng)策略，積極鼓勵檔案管理專業(yè)技術(shù)人員外出學(xué)習(xí)，加強檔案管理專業(yè)工作人員對信息化建設(shè)以及新型檔案管理模式的正確認(rèn)知，采取工作激勵機制與績效考核制度，有效調(diào)動員工的工作積極性與責(zé)任心，從而不斷提升醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。另外，醫(yī)院還需要對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)與綜合素質(zhì)的系統(tǒng)性考核，通過定期舉行筆試考試、網(wǎng)絡(luò)測試以及民意調(diào)查等多種方式進(jìn)行考核，有效增強檔案管理人員的工作危機感與自我提升意識，為現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理工作培養(yǎng)出更加優(yōu)秀的專業(yè)性人才，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)儲備更多具有鮮明時代特色的檔案管理綜合型人才。

4 結(jié)束語

綜上所述，眾多醫(yī)院在計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的依托下進(jìn)行了變革和發(fā)展，并且醫(yī)院管理是以信息技術(shù)為載體的，這使得醫(yī)院檔案信息可以自由地進(jìn)行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強了醫(yī)院檔案的管理質(zhì)量和檔案的隱私性，促進(jìn)了現(xiàn)代化醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。信息技術(shù)管理是當(dāng)下全新的管理形式與管理理念，強調(diào)理論與實踐相結(jié)合，基于實際情況進(jìn)行工作劃分，保證每一個管理細(xì)節(jié)有序開展。