網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

李 麗

（寧遠(yuǎn)縣工傷保險(xiǎn)服務(wù)中心，湖南 永州 425600）

在如今工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位發(fā)展過程中，常常要求有關(guān)人員做好檔案管理工作，為后續(xù)業(yè)務(wù)的開展提供詳細(xì)的檔案資料。然而，在實(shí)際事業(yè)單位檔案管理時(shí)，由于人員素質(zhì)不佳、制度欠缺等因素、管理方法不當(dāng)?shù)纫蛩氐挠绊?，?dǎo)致檔案管理工作的開展受阻。為解決該類問題，有關(guān)工傷保險(xiǎn)部門必須提高自身檔案工作的重視程度，并注重引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，構(gòu)架智能化的檔案管理系統(tǒng)，并注意規(guī)范人員工作行為等，積極采取有效的信息化管理對策，從而做好網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下的檔案管理工作。

1 概述

1）工傷保險(xiǎn)及其特征。（1）工傷保險(xiǎn)。工傷保險(xiǎn)作為國家強(qiáng)制實(shí)施的一種工業(yè)型社會保險(xiǎn)，近年來逐漸受到人們的普遍歡迎和重視。目前，我國各個(gè)城市企業(yè)中參與工傷保險(xiǎn)的人數(shù)已經(jīng)超過80%，在人們進(jìn)行繳費(fèi)、支付等過程中形成了眾多紙質(zhì)的文字、圖形、圖表、聲像等資料信息。（2）工傷保險(xiǎn)特征。1.強(qiáng)制性。工傷保險(xiǎn)是勞動者的一項(xiàng)基本權(quán)利，為確保勞動者享有這一權(quán)利，國家通過建立法規(guī)強(qiáng)制實(shí)施工傷保險(xiǎn)制度。由于工傷屬于意外事故，具有不可預(yù)知和難以逆轉(zhuǎn)的特點(diǎn)，對個(gè)人以及其家庭往往造成巨大的痛苦和損失，因而必須強(qiáng)制參保。2.互濟(jì)性。因工傷人員在社會上分布不均，必須依靠社會力量進(jìn)行保險(xiǎn)，通過統(tǒng)籌基金的辦法，使得工傷保險(xiǎn)的勞動風(fēng)險(xiǎn)得到分散，解決企業(yè)和地區(qū)之間承受的不同壓力，體現(xiàn)了互濟(jì)性，對企業(yè)和勞動者形成保護(hù)機(jī)制，在較大范圍內(nèi)分散風(fēng)險(xiǎn)。3.福利性。勞動者依法享有工傷社會保險(xiǎn)基金，這是勞動者的身體健康以及安全得到保障的基礎(chǔ)，而且基金由國家財(cái)政提供擔(dān)保，由隸屬于政府部門的非盈利性質(zhì)的事業(yè)單位經(jīng)辦實(shí)行專款專用，確保受保人享有應(yīng)有的福利。

2）工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。所謂工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，指在開展保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作時(shí)，相關(guān)人員將價(jià)值性高的文字材料、圖表以及聲像等資料記錄下來，然后管理這些檔案，以此保護(hù)客戶的隱私，保障服務(wù)質(zhì)量。而信息化管理主要借助現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將業(yè)務(wù)檔案轉(zhuǎn)換為信息化和數(shù)字化，然后將整理后的資料上傳到網(wǎng)絡(luò)上加以儲存。工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案和信息化管理的融合是必然發(fā)展趨勢，但是工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化管理工作相對復(fù)雜，包含數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改進(jìn)等方面內(nèi)容，對于相關(guān)人員的計(jì)算機(jī)水平提出了很高的要求。

2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下工傷保險(xiǎn)部門業(yè)務(wù)檔案管理的意義

1）滿足工傷保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展需求。通過加強(qiáng)工傷保險(xiǎn)部門業(yè)務(wù)檔案管理，可以更好地契合網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展需要，滿足工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位的發(fā)展需求。因?yàn)楣ｋU(xiǎn)為工業(yè)型的社會保險(xiǎn)，參與工傷保險(xiǎn)的人數(shù)較多，無論在繳費(fèi)，還是在支付等環(huán)節(jié)都會生成各種信息，其中的數(shù)據(jù)信息資料龐大，若是未能進(jìn)行有效的檔案管理，容易出現(xiàn)資料泄露、失真等問題，不利于事業(yè)單位發(fā)展。所以，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)應(yīng)用背景下，提高檔案信息管理水平，使得業(yè)務(wù)檔案工作效率提升，真正推動我國工傷保險(xiǎn)部門的良好發(fā)展。

2）改善檔案管理方法。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，檔案管理方式層出不窮，多樣化的管理手段為其工作的開展提供強(qiáng)有力的支撐，尤其信息化技術(shù)的應(yīng)用下，事業(yè)單位檔案管理模式得到改變，管理方式變得新穎、高效，方便進(jìn)行大量工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息的處理，極大地改善了檔案管理方法，取得理想的管理成效。具體而言，無論在檔案收集、分類環(huán)節(jié)，還是在當(dāng)那整理以及保存環(huán)節(jié)等，信息技術(shù)在其中發(fā)揮關(guān)鍵的作用，解放了人力物力，并適當(dāng)了存儲空間，切實(shí)達(dá)到新時(shí)期檔案管理的目的。

3）提高檔案服務(wù)質(zhì)量。檔案的本質(zhì)不再是管理，而是服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理服務(wù)將會更為高端、優(yōu)質(zhì)，為參保人員等提供更為詳細(xì)的資料，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)管理水平的提升。在實(shí)際工傷保險(xiǎn)部門業(yè)務(wù)檔案管理中，多數(shù)對接服務(wù)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的有效利用，進(jìn)而提高信息化檔案管理效率以及服務(wù)質(zhì)量，這對于業(yè)務(wù)的開展具有重要作用。

3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理工作要求

1）檔案數(shù)據(jù)資源收集。新時(shí)期下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到較好的應(yīng)用，滲透在各個(gè)領(lǐng)域，這在工傷保險(xiǎn)部門中也不例外。特別在工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理過程中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用。與此同時(shí)，針對檔案管理的要求也有所提升。做好檔案數(shù)據(jù)資源收集工作就是基本要求之一。在檔案數(shù)據(jù)資源收集過程中，擺脫以往的笨拙人工搜集方式，也不再使用單一紙質(zhì)檔案，而是加強(qiáng)數(shù)字化檔案資料的收集，通過提取關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，尋找相關(guān)圖片數(shù)據(jù)信息等，收集相關(guān)檔案數(shù)據(jù)資源，方便在線進(jìn)行檔案的收集歸類等，滿足檔案數(shù)據(jù)資源的搜集要求，方便后續(xù)檔案工作的有序開展，進(jìn)一步提高數(shù)字化管理水平。

2）檔案信息編目。事業(yè)單位檔案管理過程中，檔案信息編目是重要的環(huán)節(jié)，為后續(xù)檢索提供便利。但是，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，要求檔案信息編目過程中，工作人員可以加強(qiáng)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，利用數(shù)字化技術(shù)手段等進(jìn)行自動編目，在實(shí)際操作過程中，不僅節(jié)省一定的人力，還利于提高信息編目準(zhǔn)確性與科學(xué)性，更為高效完成檔案信息編目工作，使得檔案信息編目工作效率提升，取得較好的管理效果，真正加強(qiáng)檔案目錄管理。

3）檔案信息檢索。工傷保險(xiǎn)部門檔案管理工作開展過程中，檔案信息檢索是重要的工作內(nèi)容，在該環(huán)節(jié)開展時(shí)，要求工作人員提高對于檔案信息檢索的認(rèn)識，并注意提高自身檢索能力。為滿足網(wǎng)絡(luò)背景下檔案管理的要求，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)注意檢全率、檢準(zhǔn)率。這兩點(diǎn)數(shù)值的高低對于檔案檢索效率具有較大的影響。所以，要求工作人員注意加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，可以分辨不同的信息門類，加強(qiáng)跨門類的查詢，與此同時(shí)，可以構(gòu)建完善的檔案知識體系結(jié)構(gòu)，還需要選擇適合的檢索關(guān)鍵詞、語句等，方便進(jìn)行檔案信息檢索，促使檢全率和檢準(zhǔn)率得到提升，順利完成新時(shí)期下的檔案信息檢索工作。

4）檔案信息傳輸。檔案信息傳輸為重要的環(huán)節(jié)，更是直接影響著檔案管理水平的高低。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，對于檔案信息傳輸?shù)囊蟮玫教嵘?，工傷保險(xiǎn)部門必須注意檔案信息傳輸技術(shù)的應(yīng)用，可以構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式以及相關(guān)信息服務(wù)平臺，方便加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，提升事業(yè)單位檔案信息傳輸效率，為業(yè)務(wù)人員提供資料操作，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的檔案傳輸效果。

4 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下加強(qiáng)工傷保險(xiǎn)部門檔案管理的有效措施

1）確保信息傳輸完整、真實(shí)。工傷保險(xiǎn)部門檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，信息的完整性、真實(shí)性對于檔案利用價(jià)值的高低具有較大的影響。為此，在實(shí)際進(jìn)行該類檔案管理時(shí)，檔案人員必須要保證信息的完整與真實(shí)。然而，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，檔案信息大多經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加以傳遞，雖然節(jié)省了大部分時(shí)間，但是信息的完整與真實(shí)性將難以保證。為解決這類問題，有關(guān)工傷保險(xiǎn)部門檔案人員需要認(rèn)識到信息化管理的利弊，并做好日常檔案數(shù)據(jù)處理工作，按照要求錄入相關(guān)信息，做好歸檔與分類工作，并及時(shí)進(jìn)行信息核查，確保信息完整、精準(zhǔn)。此外，還需要采取加密措施，防止信息傳遞時(shí)出現(xiàn)人為篡改現(xiàn)象，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理。

2）嚴(yán)格保存原始檔案。往往原始檔案的價(jià)值不可估量，在事業(yè)單位檔案管理時(shí)，檔案人員必須要做好原始檔案的保存管理工作。然而，大部分原始檔案資料為紙質(zhì)資料，增加原始檔案的保存難度。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的帶來為其提供了一種技術(shù)方法?？梢酝ㄟ^計(jì)算機(jī)等進(jìn)行資料保管。通過掃描、錄入等操作，可以將原始檔案信息變成數(shù)字化數(shù)據(jù)信息，最終作為電子檔案存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)，同時(shí)進(jìn)行檔案的歸類與整理，提高便捷性的同時(shí)，也延長了原始檔案的使用壽命。需要注意地是，檔案人員仍需要對原始檔案資料定期進(jìn)行核查，防止資料丟失。

3）培養(yǎng)檔案人員素質(zhì)能力。工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，檔案人員的素質(zhì)能力極為關(guān)鍵，他們素質(zhì)能力的高低與實(shí)際檔案管理質(zhì)量的高低息息相關(guān)。故此，有關(guān)部門必須加強(qiáng)工作人員素質(zhì)能力的培養(yǎng)。一是加強(qiáng)職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。采取宣講等措施，讓檔案管理人員認(rèn)識到檔案工作的重要性，并能夠嚴(yán)格按照要求履行自身崗位職責(zé)，對于自身職業(yè)熱愛與忠誠，滿足事業(yè)單位檔案工作開展的基本素質(zhì)條件。二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識方面的培訓(xùn)。主要培養(yǎng)檔案人員工傷保險(xiǎn)業(yè)務(wù)以及檔案管理等方面的內(nèi)容，促使檔案人員全面掌握其中的關(guān)鍵點(diǎn)，進(jìn)而提高自身知識儲備。三是加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。針對各個(gè)部分內(nèi)容進(jìn)行實(shí)際操作，確保自身操作行為正確，達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理的要求，進(jìn)而獲取較好的事業(yè)單位檔案管控效果。

4）完善檔案管理體系。要想加強(qiáng)工傷保險(xiǎn)部門檔案管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)注意檔案管理體系的完善，這對于檔案工作的開展可以起到一定的約束與引導(dǎo)作用，促使事業(yè)單位檔案管理工作有效開展。為進(jìn)一步完善檔案管理體系，必須做好以下幾點(diǎn)：首先，提高檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，熟悉信息化管理模式。其次，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，方便進(jìn)行信息管控。最后，制定相關(guān)機(jī)制以及操作計(jì)劃，規(guī)范檔案管理流程等，使得檔案管理體系得到完善，用于指導(dǎo)事業(yè)單位檔案信息化管理工作。

5）建設(shè)安全的工作平臺。為做好網(wǎng)絡(luò)背景下的工傷保險(xiǎn)部門檔案管理工作，除了采取以上的措施外，有關(guān)檔案工作人員還應(yīng)當(dāng)注意安全工作平臺的搭建。這是因?yàn)樾畔⒒瘷n案管理方式存在安全方面的弊端。采用信息化管理方式可以提高檔案管理成效，提供良好的檔案服務(wù)，但是在長時(shí)間應(yīng)用過程中，由于各種因素的影響，容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)侵入、病毒植入、病毒滋生等問題，引發(fā)網(wǎng)絡(luò)安全，不利于事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作的開展，容易泄露相關(guān)機(jī)密。故此，要求構(gòu)建安全的檔案工作平臺，采取防火墻等防御技術(shù)，并實(shí)施局域網(wǎng)管理模式，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的保障，還能內(nèi)部共享信息，提高檔案信息管理的便利性與安全性。

5 結(jié)語

伴隨我國事業(yè)單位的快速發(fā)展，越來越多的人開始認(rèn)識到檔案管理的重要性。作為常見的事業(yè)單位之一，工傷保險(xiǎn)部門事業(yè)單位的檔案管理工作極為重要，這關(guān)系著檔案工作水平的高低，對于事業(yè)單位發(fā)展也具有較大的影響。但是如何做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的工傷保險(xiǎn)事業(yè)單位檔案管理工作成為人們思考的問題。為進(jìn)一步提高檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理水平，檔案人員需要確保信息傳輸完整與真實(shí)，并做好原始檔案的保存，有關(guān)單位則需要完善檔案管理體系，搭建安全的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，從而確保檔案服務(wù)質(zhì)量，滿足網(wǎng)絡(luò)信息化背景下的檔案管理要求。