我國科技檔案管理體制機制建設(shè)的政策建議

馬秋萍

（哈爾濱石油化工設(shè)計院，黑龍江 哈爾濱 150020）

隨著社會的發(fā)展與經(jīng)濟的進步，科技在社會生活與生產(chǎn)中發(fā)揮著越來越重要的作用。其中，國民經(jīng)濟的發(fā)展方向和社會各方面的建設(shè)都離不開基礎(chǔ)科技檔案的支持。我國科技檔案管理體制機制既要加強管理效率和質(zhì)量，又要注重管理制度的建設(shè)和監(jiān)督等，從而進一步使科技檔案可持續(xù)發(fā)展，不斷為社會發(fā)展提供動力。

1 科技檔案的重要價值

從宏觀的層次來分析，科技檔案有以下價值：

1）開發(fā)利用價值。開發(fā)利用價值是指科研人員可通過開發(fā)檔案資源和研究檔案內(nèi)容來充分挖掘檔案資料的潛在價值。在科技檔案開發(fā)利用過程中，工作人員可參照原有科技檔案內(nèi)容進行再次學(xué)習(xí)，并加以重復(fù)開發(fā)利用，為后期科研工作提供參考方案。

2）直接性復(fù)用價值。直接性復(fù)用價值特指科研工作者在工作中可直接參考科技檔案文獻，全面了解檔案內(nèi)容，利用有價值的數(shù)據(jù)信息，避免重復(fù)性查找、核算與操作，以提高工作效率，從而簡化了很多工作流程，節(jié)約時間資金成本。

2 科技檔案管理體制概述

科技檔案管理是對資源進行深度整合排列，通過對利用者提供有價值的檔案實體及信息產(chǎn)品來為其工作服務(wù)?？萍紮n案管理工作的最終目的是開發(fā)科技檔案信息資源，為各行各業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，這決定了科技檔案管理具有重要的作用。當(dāng)前，科技檔案管理主要分為兩個模式。一是傳統(tǒng)的科技檔案服務(wù)模式，二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的科技檔案信息服務(wù)模式。而科技檔案管理體制是對其進行管理整合，使其在使用中提高效率和服務(wù)能力。

3 應(yīng)用科技檔案的意義

與其他檔案資料相比，科技檔案具有較高專業(yè)性，涉及范圍廣、信息種類豐富，有著極強的現(xiàn)實性和成套性。科技檔案通常由不同專業(yè)信息資料構(gòu)成，為提高管理效率，需對具體資料進行分類整理；因?qū)I(yè)類型較多，種類具有多樣性，檔案科技型特點突出；科技檔案圍繞單個科研項目進行，且形成一系列成套、有規(guī)律、相應(yīng)的科技文件資料；科技檔案還具有較強的實用性，即使在歸檔后，也有很高的利用價值。在生產(chǎn)、科研、工程設(shè)計、基礎(chǔ)建設(shè)及企業(yè)管理中，科技檔案在整個檔案中所占比例逐漸提高，地位也愈加重要。

4 科技檔案管理體制機制的問題

1）科技檔案管理思想意識落后。隨著當(dāng)前市場競爭水平的不斷加劇，越來越多的單位管理者意識到了信息資源及科技的重要性，加強了對科技檔案的管理工作，但仍有部分領(lǐng)導(dǎo)對科技檔案的管理意識相對薄弱，在行動和觀念上難以轉(zhuǎn)變。主要表現(xiàn)在：首先對科技檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，將主要的工作精力集中于檔案的收集與保管，忽視了其真正的開發(fā)與利用價值。其次，重視紙質(zhì)檔案的管理，忽略了對電子檔案的開發(fā)與利用。最后，科技檔案的管理方面重視科研項目的結(jié)項資料等結(jié)果性文件，忽視了對科研階段報告等過程性文件的收集與保護，管理工作過于片面化。

2）運行機制缺少科學(xué)性。檔案管理運行管理機制缺少科學(xué)性，對相關(guān)的制度落實也不是非常充分。這一點極大的阻礙了檔案管理工作的進行，從目前情況上來看還缺少相對合理的科學(xué)運行機制，例如：在一些項目的檔案管理過程中，負(fù)責(zé)人歸檔工作不夠及時，每一類科研項目的相應(yīng)管理人員也未能按自己的歸檔義務(wù)進行信息化歸檔。這樣在后續(xù)的工作中勢必存在信息查找困難的問題，并且以上現(xiàn)象并未在管理體制中體現(xiàn)出來，項目負(fù)責(zé)人的檔案義務(wù)也就形同虛設(shè)，無法起到任何重要作用。

3）科技檔案具有較高的歸檔難度?？蒲泄ぷ鞅旧砭哂休^大的難度，所以很多科研人員經(jīng)常出于保護自身知識產(chǎn)權(quán)的考慮，并不配合科研檔案的相關(guān)收集工作，并且也有將職務(wù)據(jù)為己有的私利想法。部分科研人員在科研項目進行完畢后，把很多重要內(nèi)容留在自己手中，其中包括該科研項目的試驗方法以及相關(guān)數(shù)據(jù)，還有關(guān)的圖紙和關(guān)鍵技術(shù)等等，很多人普遍存在著不愿將這些技術(shù)公布出來的情況，甚至有可能提供虛假數(shù)據(jù)。對于檔案管理工作人員來說，這些專業(yè)的知識很少有所涉及，所以在歸檔工作中存在一些困難，并且也無法保證檔案的真實性。

4）科技檔案工作缺乏監(jiān)督管理。當(dāng)前，在新經(jīng)濟市場體制與企業(yè)發(fā)展制度背景下，國家檔案局將原來對中國疾病預(yù)防控制中心等重要企業(yè)的直接監(jiān)督、管理、檢查權(quán)轉(zhuǎn)交給了國務(wù)院國資委，這就使國家檔案局對科技檔案管理工作的監(jiān)督管理監(jiān)管力度大幅減弱，得不到企業(yè)單位及國家相關(guān)部門的重視，忽視了科技檔案管理這項工作所起到的重要作用，這便給科技發(fā)展帶來了較為不利的影響，從而使科技檔案管理工作的投資力度不斷減小，檔案管理工作的工作效率及公眾透明度逐漸降低等，這些都對科技檔案管理體制的改革創(chuàng)新起到了阻礙作用。

5 科技檔案管理體制機制建設(shè)策略

1）樹立新型的科技檔案觀。做好科技檔案工作的前提就是增強檔案意識，國家與各部門可通過不同方式來加強宣傳教育，不僅要從思想上重視科技檔案，同時還要將科技檔案歸入到實際日程中，讓各部門與員工共同進步，真正從行動上重視科技檔案工作。在過去，人們提到檔案首先想到的是一種憑證，該憑證是具有一定的法律價值，由于不同檔案應(yīng)用的場合不同，所以應(yīng)形成一套嚴(yán)格的制度，科技檔案有著很強的技術(shù)性，其中包含了大量的知識，是國家相關(guān)部門最重要的資產(chǎn)。我國科技領(lǐng)域及檔案領(lǐng)域正在努力樹立起檔案資產(chǎn)觀念，將此檔案納入國家資源管理中便于以后檔案的登記、查找等?？萍紮n案可通過開發(fā)來實現(xiàn)其價值，而科技檔案管理的最終目標(biāo)也是為了更好地服務(wù)于科技生產(chǎn)、管理方面。在管理中要以用戶為中心將全部精力都投入到科技檔案開發(fā)中，充分滿足不同工作者需求程度，也使科技檔案得到更好的開發(fā)與利用。目前已將科技檔案開發(fā)利用率作為科技成果評價最主要的標(biāo)準(zhǔn)之一。對電子檔案的信任可通過宣傳教育讓人們意識到信息的易變性與識讀性，電子檔案也可與紙質(zhì)檔案一樣作為證據(jù)被保存下來，因此我國應(yīng)進一步修改完善檔案管理的相關(guān)法律制度，最終驗收其成果。

2）完善科技檔案管理制度。檔案室要制定并落實科技檔案管理制度，規(guī)范科技檔案管理流程，將其作為本單位的重要工作事項。（1）健全崗位責(zé)任制度。單位要明確檔案室及相關(guān)部門人員的檔案責(zé)任，落實崗位責(zé)任制和責(zé)任追究制度，強化單位全體人員的檔案意識。（2）健全檔案資料收集整理制度。檔案管理人員要積極參加各項科技活動，從源頭處做好檔案資料收集工作，如參加科研項目課題審定、科研成果鑒定、先進設(shè)備驗收等工作，以保證科技文件收集齊全完整。（3）健全檔案歸檔制度。檔案室要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)，及時歸檔科技檔案資料，保證科技檔案歸檔與科技項目計劃進度、項目成果鑒定等各項工作相同步，提高檔案資料歸檔工作效率。（4）健全檔案驗收制度。檔案室要重視科技項目驗收中各項資料的歸檔，包括中期檢查表、結(jié)項申請表等，要求相關(guān)責(zé)任部門簽字蓋章，移交到檔案室，由檔案室按既定程序進行驗收，不斷提升科技項目檔案管理水平。

3）完善科技檔案管理監(jiān)督體系。科技檔案工作管理必須要接受監(jiān)督與管理。從國務(wù)院開始，各所屬的主管機關(guān)和省市自治區(qū)都要建立起相應(yīng)的科技檔案機構(gòu)，強化對企事業(yè)單位的科技檔案管理領(lǐng)導(dǎo)，這樣才能更好地接受上級部門的監(jiān)督，如國家食品藥品監(jiān)督管理總局、國家地震局、國家氣象局等的監(jiān)督。每一種科技檔案管理工作可實施統(tǒng)一的管理，加強對所屬事業(yè)單位檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，從科技項目產(chǎn)品的產(chǎn)生、運行使用及最后的成果都要落實到監(jiān)督檢查范圍內(nèi)，禁止出現(xiàn)公有科技項目檔案被認(rèn)定為私人知識產(chǎn)權(quán)不報、瞞報的情況。

4）明確權(quán)責(zé)關(guān)系?？萍紮n案管理過程中所涉及的人員和部門繁多，其中包含科技主管部門，還有檔案主管部門及科技項目承擔(dān)單位等。在眾多利益主體間，還需明確權(quán)利和職責(zé)關(guān)系。按我國當(dāng)前現(xiàn)有的答案管理規(guī)定，科技管理方法與制度等，國家和地方檔案局科技項目承擔(dān)單位管理機構(gòu)等可提出相應(yīng)的科技檔案管理要求，并對下級單位進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，接收相應(yīng)的科技檔案移交工作?？萍忌a(chǎn)部門可按科技管理的相關(guān)要求進行檔案管理，并向科技管理部門移交檔案，理清檔案部門和科技管理部門及科技生產(chǎn)部門間的關(guān)系，更有利于進行科技檔案管理。另外，加強對科技檔案的信息化管理，針對不同的檔案資源要進行不同的電子檔案匹配工作，在這一過程中涉及紙質(zhì)信息和電子信息的轉(zhuǎn)換，這必然會耗費一定的人力物力，若每一類檔案都進行電子化信息化存儲，就需建立起對應(yīng)的電子檔案，分類做好歸檔，從而為日后的工作提供更大便捷，豐富資源的存儲目錄，在實際工作過程中也可強化查詢效率，緩解人工查詢所帶來的困難和工作壓力。

5）建立科技檔案管理的納入機制。科技檔案是重要的科技資源，應(yīng)將科技檔案事業(yè)建設(shè)納入整個國家創(chuàng)新體系、國家知識創(chuàng)新工程建設(shè)中。同時加快健全共享服務(wù)管理模式，制定出相應(yīng)的評價標(biāo)準(zhǔn)與獎懲方法，構(gòu)建起國家財政與資金配置方法，利用這些資金可購置更多更好的科研儀器設(shè)備，防止出現(xiàn)重復(fù)購置及閑置浪費的現(xiàn)象發(fā)生，對加快建立統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)庫與科技報告制度有很大幫助。在國家創(chuàng)新體系中，將科技檔案列入科技資源范圍內(nèi)，從而實現(xiàn)科技檔案的科學(xué)配置與高效利用。21世紀(jì)是信息化、經(jīng)濟化的時代，信息與知識的價值逐漸顯現(xiàn)出來，各個行業(yè)都在加快推進信息資源的利用與管理，檔案管理自完成以來經(jīng)歷了從信息管理到知識管理，再從知識管理到知識服務(wù)的相應(yīng)過渡，將科技檔案庫逐漸打造成本單位的知識庫與思想庫。

6）建立科技檔案資源共享機制。檔案室要積極推進科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對科技檔案實施統(tǒng)一、規(guī)范、集中的管理模式。在網(wǎng)絡(luò)信息時代，檔案室還要積極引入先進的科技，加快檔案管理信息化建設(shè)，搭建起檔案資源共享平臺，加大對科技檔案的開發(fā)利用力度。檔案室要執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強科技檔案元數(shù)據(jù)、電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，確定電子檔案的保存要求及時限。單位要給予科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)充分的支持，建設(shè)檔案知識庫，用以收集本單位產(chǎn)生的所有學(xué)術(shù)成果，規(guī)范檔案資源的分類與索引，允許單位內(nèi)部員工通過互聯(lián)網(wǎng)查閱檔案?？萍紮n案知識庫要遵循共享知識資源的原則進行建設(shè)，單位可與本地區(qū)其他機構(gòu)單位共同建立科技檔案知識庫，提高建設(shè)資源利用效率。此外，在信息化管理背景下，檔案室還要針對單位計算機系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量科技檔案實施專門管理，實現(xiàn)計算機系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接，及時接收檔案信息，確保已接收檔案信息具備可讀性，使這些電子檔案分別由科研部門和檔案室共同保管。