新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作探究

張曉梅

（重慶市地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局南江水文地質(zhì)工程地質(zhì)隊(duì)，重慶 401121）

歷史經(jīng)驗(yàn)表明，面向新發(fā)展環(huán)境和形式，要不斷調(diào)整自身管理理念與措施，才能保障自身發(fā)展具有穩(wěn)定、有效的可持續(xù)效果[1]。目前，在中國共產(chǎn)黨正確領(lǐng)導(dǎo)下，我國已經(jīng)完成了“全面脫貧攻堅(jiān)任務(wù)”，已經(jīng)全面進(jìn)入“十四五規(guī)劃”時(shí)代，在這樣的環(huán)境下，尤其是已經(jīng)完成改革轉(zhuǎn)型的事業(yè)單位，要以新視角看待單位文書檔案管理，以保障單位的現(xiàn)代發(fā)展能順應(yīng)國家大勢(shì)，以避免自身發(fā)展偏離既定航道。由此，文章的探究內(nèi)容具有一定實(shí)用價(jià)值。

1 面向新環(huán)境下事業(yè)單位文書檔案館工作改進(jìn)的價(jià)值

通過分析現(xiàn)代環(huán)境下事業(yè)單位文書檔案工作改進(jìn)方向可以看出，其具有十分明顯的價(jià)值：第一，可讓事業(yè)單位理清現(xiàn)行環(huán)境下的發(fā)展方向。在探究現(xiàn)代環(huán)境下單位文書檔案管理辦法過程中，會(huì)讓事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)行環(huán)境下自身資源有更加清晰的認(rèn)識(shí)，如物質(zhì)資源、人力資源等，繼而啟發(fā)事業(yè)單位制定更加有效的管理措施，以在提升其發(fā)展速度的同時(shí)，保障其方向的正確性；第二，可助推事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展。盡管目前很多事業(yè)單位在自身管理模式上已經(jīng)完成了轉(zhuǎn)型發(fā)展，但現(xiàn)代環(huán)境要求事業(yè)單位要具有綠色發(fā)展、數(shù)據(jù)發(fā)展、共享發(fā)展等要素，而事業(yè)單位文書管理的改進(jìn)正好會(huì)涉及這些屬性，可立體的展示這些要素的作用下單位文化檔案的管理效果，繼而引導(dǎo)事業(yè)單位以單位整體性發(fā)展為視角，全面滲透新發(fā)展要素，進(jìn)而為其現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)；第三，可動(dòng)態(tài)糾正事業(yè)單位發(fā)展軌跡。單位文化檔案幾乎囊括了其所有的經(jīng)營、管理活動(dòng)，而對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)，如搭建數(shù)字化管理環(huán)境，可在讓單位更加清晰的掌握自身發(fā)展過程中所制定的措施，如人才管理制度措施中的不足，進(jìn)而采取相關(guān)優(yōu)化措施。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理狀態(tài)

梳理事業(yè)單位文書檔案管理狀態(tài)可以看出，盡管很多事業(yè)單位現(xiàn)行環(huán)境下開始做轉(zhuǎn)變單位文書檔案管理方式[2]，優(yōu)化管理理念與技術(shù)，取得了較好的成果，如數(shù)字一體化管理模式等。事實(shí)上，仍有部分事業(yè)單位在該方面的管理存在一定不足：首先，視角站位錯(cuò)誤。部分單位在管理文書檔案過程中，認(rèn)為文書檔案管理在自身發(fā)展中不重要，無法為自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展或管理提供有效幫助?；蛭匆罁?jù)自身實(shí)際，完全照搬其它企業(yè)的管理措施與辦法，浪費(fèi)自身資源；其次，人才技能素養(yǎng)不足。盡管一些事業(yè)單位已經(jīng)完成文書檔案管理工作的革新，搭建了現(xiàn)代數(shù)字管理系統(tǒng)，但其人才并未跟上這一節(jié)奏，導(dǎo)致人才效能輸出低下；其三，缺乏適宜管理制度。很多單位仍依靠原管理制度，形成“小馬拉大車”的局面，不利單位文書檔案的質(zhì)量管理[3]。

3 新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作優(yōu)化措施

3.1 強(qiáng)化宏觀控制質(zhì)量

3.1.1 重構(gòu)管理意識(shí)，提升管理效果

事業(yè)單位文書檔案管理意識(shí)的提升會(huì)直接影響其管理質(zhì)量與效果，特別是數(shù)字、高效等新形勢(shì)下，管理人員的意識(shí)水平會(huì)影響事業(yè)單位穩(wěn)態(tài)發(fā)展[4]。據(jù)此，為提升單位文書管理質(zhì)量：首先，需背靠單位現(xiàn)狀，采取適應(yīng)的意識(shí)改進(jìn)措施。單位應(yīng)依據(jù)自身發(fā)展歷史數(shù)據(jù)和現(xiàn)行狀態(tài)，如認(rèn)真分析當(dāng)前環(huán)境下管理人員意識(shí)層次，并緊密聯(lián)系現(xiàn)行發(fā)展環(huán)境，如國家需求、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等，明確現(xiàn)單位管理層意識(shí)的具體差距，如觀念中的效益為重等理念，并在此基礎(chǔ)上采取恰當(dāng)完善措施，如組織文化檔案管理重要性、價(jià)值及意義等專題學(xué)習(xí)會(huì)議；其次，搭建學(xué)習(xí)型軟環(huán)境。單位應(yīng)在自身發(fā)展基礎(chǔ)上，一方面要定時(shí)舉辦學(xué)習(xí)主題活動(dòng)等，讓管理人員意識(shí)到自身所肩負(fù)的重?fù)?dān)，繼而積極探究新管理理念、管理方式，主動(dòng)調(diào)整自身管理意識(shí)等。一方面要充分發(fā)揮黨員干部的帶頭作用，要以黨員干部為先鋒隊(duì)，形成良好的發(fā)展氛圍，繼而在潛移默化中糾正部分管理人員的觀念意識(shí)；最后，創(chuàng)新硬件工作環(huán)境，提升意識(shí)轉(zhuǎn)化效果。相關(guān)單位應(yīng)立足意識(shí)轉(zhuǎn)變要素，優(yōu)化工作硬環(huán)境，如標(biāo)語上墻、制度上墻及逐漸提升單位文書檔案管理環(huán)境等，以讓相關(guān)人員意識(shí)到單位對(duì)該項(xiàng)工作的重視，繼而轉(zhuǎn)變自身工作態(tài)度。

3.1.2 完善制度措施，強(qiáng)化管理質(zhì)量

在事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量與效果保障性內(nèi)容中制度措施屬于關(guān)鍵性支撐[5]。于此，單位要重點(diǎn)關(guān)注單位的制度措施：一是要圍繞原有制度措施，以有效性、質(zhì)量性、管理性為中心，探究其是否能夠適應(yīng)現(xiàn)行管理環(huán)境。同時(shí)，在探究基礎(chǔ)上要同優(yōu)秀單位對(duì)比找差距，優(yōu)化管理制度；二是要充分利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)化工具，優(yōu)化制度缺陷。相關(guān)單位應(yīng)在自身資金基礎(chǔ)上，聘請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)或采購相關(guān)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，一方面收集、分析研究當(dāng)前環(huán)境下該方面的有效措施，在分析基礎(chǔ)上將有益于制度完善的措施融于管理制度措施，一方面通過分析原自身管理制度和現(xiàn)行環(huán)境有效的制度措施，分析未來制度措施的發(fā)展方向，并以此為依據(jù)提前優(yōu)化管理措施，以提升制度未來適應(yīng)性；最后，要深入制度措施作用前線，提升制度措施規(guī)范性與有效性。簡(jiǎn)而言之，單位應(yīng)深入一線工作職工，了解單位文書檔案管理制度措施背景下，一線職工的管理狀態(tài)，并將其有益建議融于制度管理措施。

3.1.3 完善人才建設(shè)，推動(dòng)管理升級(jí)

實(shí)踐證明，人才建設(shè)效果直接影響事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量，如是否合規(guī)、有效、持久等[6]?；诖?，第一，要依據(jù)單位人才管理實(shí)際情況，創(chuàng)新人才建設(shè)模式。一是要依據(jù)單位現(xiàn)代科技資源基礎(chǔ)，建設(shè)現(xiàn)代高質(zhì)量人才培養(yǎng)體系，以實(shí)現(xiàn)人才建設(shè)的適應(yīng)性，例如，利用現(xiàn)代PPT等直觀技術(shù)，為員工體系的展示文書檔案管理知識(shí)技能，或搭建“線下+線上”教育模式，讓職工在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，隨時(shí)可學(xué)、隨時(shí)可知，以實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)的靈活性。二是要充分利用現(xiàn)代高校等學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)，以新技術(shù)學(xué)習(xí)為要求，為人才搭建帶薪培訓(xùn)環(huán)境，以保障人才建設(shè)的鮮活性，避免閉門造車。三是要依據(jù)現(xiàn)行環(huán)境下文書檔案管理實(shí)際需求，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容，如數(shù)據(jù)化文書檔案管理中的安全操作、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)整理及紙質(zhì)文書檔案管理等。四是要立足素養(yǎng)培養(yǎng)，提升職工的職業(yè)素養(yǎng)，首先在強(qiáng)化職工專業(yè)技能時(shí)要積極提升技能素養(yǎng)，比如安全意識(shí)，或具有良好的保密意識(shí)等，以避免重要的文書檔案信息泄露；其次要優(yōu)化人才招聘措施。為提升人才招錄質(zhì)量，填補(bǔ)人才構(gòu)架空白。一方面單位應(yīng)優(yōu)化人才招錄方式，如簡(jiǎn)化招聘流程，擴(kuò)容招聘渠道等，以提升新鮮血液的穩(wěn)定輸入，一方面應(yīng)依據(jù)單位實(shí)際情況，提升崗位待遇，以吸引更加高端的人才加入，如復(fù)合型人才等。

3.2 增強(qiáng)微觀管理力度

微觀主要涉及單位文書檔案現(xiàn)代管理方式。簡(jiǎn)而言之，是數(shù)據(jù)化文化檔案管理各個(gè)部分的細(xì)化措施。而通過對(duì)其的分析，應(yīng)加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的控制措施：

3.2.1 強(qiáng)化單位文書檔案資源管理

文書檔案資源是單位檔案的核心與關(guān)鍵，特別是良好的管理措施，可在一定程度上推動(dòng)單位檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。由此，單位應(yīng)在重視的作用效果：第一，應(yīng)有針對(duì)性優(yōu)化單位活動(dòng)過程中由計(jì)算機(jī)生產(chǎn)的文書檔案，比如各種活動(dòng)票據(jù)、業(yè)務(wù)流程等；第二，要收集單位活動(dòng)過程中所形成的紙質(zhì)檔案，比如人才招聘檔案信息、單位經(jīng)營活動(dòng)中所產(chǎn)生的紙質(zhì)文書等。此外，在收集完成后，相關(guān)管理人員還應(yīng)將其及時(shí)匯集到文書檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，以后后期的管理、利用奠定基礎(chǔ)。

3.2.2 強(qiáng)化設(shè)備保障體系

事業(yè)單位文書檔案管理系統(tǒng)應(yīng)控制好硬件和軟件系統(tǒng)的管理。首先，在硬件管理方面，以做好計(jì)算機(jī)、溫度顯示器、門禁、防火報(bào)警器及存儲(chǔ)機(jī)房等的控制管理；其次，在軟件管理方面，即安全必要的殺毒軟件、密鑰軟件等，以提升管理的安全性。

3.2.3 搭建單位文書檔案數(shù)據(jù)庫

在軟硬件和文書檔案資源基礎(chǔ)上，還應(yīng)建設(shè)相關(guān)資源庫，以便資源的利用[6]。一方面要建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫。一是要依據(jù)上級(jí)機(jī)構(gòu)給出的標(biāo)準(zhǔn)，或自身相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，規(guī)范處理方式，將收集的文書檔案進(jìn)行集中整理、分析，并轉(zhuǎn)化為能夠被處理的數(shù)據(jù)信息。二是要在數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，制作符合文書檔案內(nèi)容的目錄庫，如單位經(jīng)營活動(dòng)情況中的時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)要素等內(nèi)容。同時(shí)，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)搭建配套檢索系統(tǒng)，并設(shè)定模糊或精準(zhǔn)查詢模式，或高級(jí)與一般查詢，如知網(wǎng)檢索系統(tǒng)中的各子項(xiàng)檢索目錄；另一方面要建設(shè)相關(guān)數(shù)據(jù)庫。建設(shè)數(shù)據(jù)庫主要目的是提升單位文書檔案數(shù)據(jù)化管理利用效果，如提升檢索效率等。由此，應(yīng)立足單位文書檔案實(shí)際要素，搭建數(shù)據(jù)庫以優(yōu)化管理效果。

3.2.4 強(qiáng)化文書檔案安全性

盡管單位文書檔案數(shù)據(jù)化可提升檔案管理質(zhì)量，但信息化也對(duì)單位文書檔案管理也提出了新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。例如，若管理系統(tǒng)存在漏洞，或人為操作失誤，可能會(huì)導(dǎo)致文書檔案信息泄露，不利于單位文書檔案的保密管理。于此，有必要針對(duì)信息技術(shù)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)對(duì)措施：首先，采購更加先進(jìn)的管理系統(tǒng)，并同提供方約定及時(shí)修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞；其次，選用先進(jìn)殺毒軟件，如卡巴斯基、360安全衛(wèi)士等；其三，采用密鑰登錄，即設(shè)定專業(yè)管理員，僅有管理員密鑰才能登入后臺(tái)系統(tǒng)；最后，建設(shè)備份。單位應(yīng)在現(xiàn)系統(tǒng)資源基礎(chǔ)上，搭建備份系統(tǒng)，設(shè)定備份周期，讓其主動(dòng)備份，以提升安全管理等級(jí)。

4 結(jié)語

綜上，在現(xiàn)行事業(yè)單位文書管理環(huán)境下，僅有采取動(dòng)態(tài)完善措施，才能保障其建設(shè)質(zhì)量與效果，才能實(shí)現(xiàn)其的管理效果。尤其是經(jīng)過經(jīng)驗(yàn)分析發(fā)現(xiàn)，對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，不僅能夠提升單位發(fā)展質(zhì)量，還能助力事業(yè)單位深化發(fā)展。由此，相關(guān)單位需對(duì)其予以一定重視，要深入自身實(shí)際，探究符合自身文書檔案管理的優(yōu)化措施，以實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的提質(zhì)增效。