對(duì)航天檔案著錄工作的思考

馮小寧

（北京空間機(jī)電研究所，北京 100094）

1 引言

“探索浩瀚宇宙，發(fā)展航天事業(yè)，建設(shè)航天強(qiáng)國(guó)，是我們不懈追求的航天夢(mèng)?！焙教鞕n案工作作為其中一項(xiàng)非常重要的工作，是經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)的基礎(chǔ)性工作?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》把“全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快與信息社會(huì)融合，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化水平明顯提升?！弊鳛闄n案工作發(fā)展目標(biāo)之一。如何借助全國(guó)大力發(fā)展檔案工作建設(shè)信息化的契機(jī)推進(jìn)航天檔案工作的開(kāi)展，如何讓航天檔案工作更加安全、更加便捷、更加可靠的為整個(gè)航天事業(yè)服務(wù)，需要理清目前航天檔案工作中已不能跟上新形勢(shì)發(fā)展腳步的環(huán)節(jié)。這其中數(shù)字化形態(tài)下著錄工作作為航天檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為盡快適應(yīng)新形勢(shì)要求，需要將制約著錄工作發(fā)展的人員素質(zhì)不高、著錄形式陳舊、相關(guān)細(xì)則不全等問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整改進(jìn)，這對(duì)整個(gè)航天事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的進(jìn)步有著重要的意義。本文重點(diǎn)尋找具體問(wèn)題并嘗試給出解決對(duì)策：

2 航天檔案著錄工作現(xiàn)狀及原因分析

2.1 工作現(xiàn)狀

2.1.1 著錄項(xiàng)目不統(tǒng)一

著錄項(xiàng)目是描述著錄信息源的記錄事項(xiàng)。目前，航天檔案依照門(mén)類(lèi)管理，檔案分為文書(shū)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、會(huì)計(jì)檔案、預(yù)研檔案、航天檔案等門(mén)類(lèi)。各個(gè)門(mén)類(lèi)著錄項(xiàng)名稱(chēng)各異，如：文件題名項(xiàng)，文書(shū)檔案是文件名稱(chēng)、航天檔案是題名、照片檔案是單元名稱(chēng)等，因此造成各門(mén)類(lèi)檔案著錄方式、著錄項(xiàng)不統(tǒng)一等現(xiàn)象；電子文件檢索項(xiàng)繁雜、檔案文件查準(zhǔn)率不高等方面的問(wèn)題。另外，在電子文件著錄中相對(duì)紙質(zhì)檔案項(xiàng)目更加復(fù)雜多樣，增加了如軟硬件平臺(tái)項(xiàng)和檢索利用項(xiàng)兩大項(xiàng)，以及其他各大項(xiàng)下設(shè)的多個(gè)小項(xiàng)，涉及電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)以及管理過(guò)程等多方面。其重點(diǎn)是強(qiáng)調(diào)著錄電子文件背景信息對(duì)保證電子文件憑證價(jià)值的重要性，這在紙質(zhì)檔案著錄中沒(méi)有充分反映。著錄源的不同存在了巨大的著錄項(xiàng)目差別，最終會(huì)導(dǎo)致所著錄的內(nèi)容在后續(xù)調(diào)取查閱時(shí)遇到檢索困難情況。

2.1.2 著錄內(nèi)容不準(zhǔn)確、不完整

航天檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案因其記錄載體和保管方式的傳統(tǒng)性和成熟性，檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景三者融為一體，找到檔案的同時(shí)也就找到與之有聯(lián)系的各種背景信息和檔案之間的歷史有機(jī)聯(lián)系?，F(xiàn)實(shí)著錄過(guò)程中由于航天紙質(zhì)檔案著錄級(jí)別項(xiàng)目多，信息量大，保證著錄內(nèi)容完整正確并不容易。最常見(jiàn)的航天檔案中，區(qū)分不同項(xiàng)目最直接的方法是依靠項(xiàng)目代號(hào)來(lái)判別，如果前端著錄人員在著錄該文件時(shí)，錯(cuò)把項(xiàng)目代號(hào)著錄至其它項(xiàng)目中，結(jié)果便是用項(xiàng)目代號(hào)查詢(xún)不到所需檔案，形成了死檔現(xiàn)象。如用戶(hù)需借閱與“一二九廠(chǎng)”簽訂的合同，因著錄過(guò)程中將責(zé)任單位錄為“129廠(chǎng)”，為借閱的查找過(guò)程增加了難度。而電子文件的一些技術(shù)特性使其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景三者之間相對(duì)獨(dú)立，很容易相互脫離。因此，著錄過(guò)程中需要根據(jù)信息源的不同不斷切換著錄方式，一是工作量增大，著錄形式來(lái)反復(fù)變化，容易造成著錄過(guò)程中出現(xiàn)著錄內(nèi)容不全不準(zhǔn)。另外，著錄過(guò)程中稍有疏忽很難保證最后著錄的信息在后續(xù)使用中能夠精查詢(xún)利用。

2.1.3 著錄信息不完整

隨著航天科研任務(wù)越來(lái)越繁重，生產(chǎn)更加精細(xì)化，相關(guān)紙質(zhì)、電子文件檔案區(qū)分也隨之細(xì)化，文件種類(lèi)、數(shù)量等均有大幅度增加。紙質(zhì)檔案著錄信息源主要來(lái)自檔案的內(nèi)容和形式特征，如文件的題名、責(zé)任單位、編制時(shí)間等。但在實(shí)際檔案整理過(guò)程中無(wú)責(zé)任者、編制時(shí)間、編制單位、單位公章等信息不全現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，著錄信息從源頭不完整。而電子檔案著錄信息源主要來(lái)自檔案的內(nèi)容，并要適當(dāng)錄入相關(guān)的結(jié)構(gòu)和背景信息。著錄過(guò)程中在檔案內(nèi)容、相關(guān)結(jié)構(gòu)與背景信息選擇上沒(méi)有規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，難以將所需的關(guān)鍵信息錄制完整。

2.2 原因分析

2.2.1 缺乏標(biāo)準(zhǔn)的著錄規(guī)范

著錄作為檔案管理工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，是保證所錄檔案的真實(shí)性、完整性、可理解性和可利用性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由于缺乏詳盡統(tǒng)一的著錄細(xì)則，現(xiàn)行的著錄規(guī)范呈“百花齊放”態(tài)勢(shì)，造成了著錄的信息“獨(dú)立不好用，綜合不兼容”的奇特景象。如：在著錄項(xiàng)中的文件編號(hào)，物資合同著錄過(guò)程中出現(xiàn)了著錄合同號(hào)和著錄物資歸檔編號(hào)兩種形態(tài)。若不對(duì)著錄細(xì)則加以規(guī)范控制，必然給檔案查詢(xún)利用帶來(lái)困難。

2.2.2 檔案人員素質(zhì)

信息化時(shí)代下，航天檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案著錄人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了較高要求。著錄工作并不是簡(jiǎn)單地將源文件進(jìn)行輸入、提交及存檔。新形勢(shì)下，一個(gè)較為合格的檔案著錄人員需要熟練使用計(jì)算機(jī)、管理軟件，還需要懂得著錄管理規(guī)范，并對(duì)檔案信息價(jià)值有很強(qiáng)的敏銳性及很高的工作嚴(yán)謹(jǐn)性等等。但是因長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理方式理念影響下，檔案管理的人員隊(duì)伍并不能夠滿(mǎn)足工作需求，具體來(lái)說(shuō)，工作人員綜合素質(zhì)不高，部分管理人員對(duì)設(shè)備操作較為生疏，工作積極性不高，在工作嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范意識(shí)上有所欠缺，加之缺乏針對(duì)性地培訓(xùn)，使得新技術(shù)、新設(shè)備不能夠較好使用，對(duì)著錄工作造成一定影響。

3 解決對(duì)策

3.1 統(tǒng)一和完善航天檔案業(yè)務(wù)規(guī)范

科學(xué)的檔案整理是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的保證，而標(biāo)準(zhǔn)的航天檔案業(yè)務(wù)規(guī)范是整理檔案的依據(jù)。收集采納各單位在檔案信息化建設(shè)管理方面好的做法，結(jié)合航天檔案信息化建設(shè)工作量大、內(nèi)容繁雜等實(shí)際，盡快的制定標(biāo)準(zhǔn)的航天檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，消除各自為戰(zhàn)、一加一小于二的現(xiàn)象。同時(shí)制定航天檔案業(yè)務(wù)規(guī)范要遵循航天檔案的規(guī)律，保持航天檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以便查詢(xún)利用。

細(xì)化“規(guī)范”中著錄工作內(nèi)容、確定著錄相關(guān)數(shù)據(jù)形態(tài)、明確著錄對(duì)象的構(gòu)成、形成著錄過(guò)程及后續(xù)使用的安全標(biāo)準(zhǔn)等。首先是著錄項(xiàng)目的規(guī)范。例如文件的題名、編號(hào)、責(zé)任單位、內(nèi)容等通用著錄項(xiàng)在著錄時(shí)要統(tǒng)一格式、明確完整性標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范檢索的精確查找及模糊查詢(xún)框架、形成著錄對(duì)象與內(nèi)容檢索時(shí)的權(quán)限等；如附文編號(hào)、簽發(fā)人、物資歸檔編號(hào)、拍攝地點(diǎn)等特殊著錄項(xiàng)要設(shè)獨(dú)立的著錄方法標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)。二是著錄細(xì)則的規(guī)范控制。明確各項(xiàng)著錄的具體內(nèi)容，如：在著錄文件編號(hào)時(shí)，規(guī)定文書(shū)檔案著錄發(fā)文字號(hào)、經(jīng)營(yíng)合同著錄合同編號(hào)等。再如責(zé)任單位：責(zé)任單位必須著錄全稱(chēng)或統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱(chēng)、一般采用漢字著錄，名稱(chēng)中涉及的數(shù)字應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字等。

只有這樣才能讓著錄工作有據(jù)可依、有律可循、有規(guī)可守，最終保證數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、可用性、安全性，實(shí)現(xiàn)著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，進(jìn)而推動(dòng)航天檔案信息化工作的開(kāi)展。

3.2 加強(qiáng)檔案收集工作的完整性、準(zhǔn)確性可以有效提升數(shù)據(jù)質(zhì)量

我們應(yīng)該清楚的認(rèn)識(shí)到目前的檔案著錄工作整體還處于初級(jí)階段，著錄發(fā)展水平也參差不齊，把好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作關(guān)成為消除檔案數(shù)字化發(fā)展瓶頸、解決制約計(jì)算機(jī)管理檔案發(fā)展的關(guān)鍵。完整、準(zhǔn)確是航天檔案的生命，是著錄的關(guān)鍵。著錄信息源的不同帶來(lái)的影響是客觀存在的，除在著錄過(guò)程中需要謹(jǐn)慎操作外，作為保證著錄質(zhì)量的第一關(guān)，檢測(cè)顯得尤為重要。以“規(guī)范”著錄標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)、以“四性”檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)為抓手，結(jié)合因航天檔案著錄信息源不同易產(chǎn)生錯(cuò)誤和遺漏的實(shí)際，從準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性四方面對(duì)著錄內(nèi)容進(jìn)行檢測(cè)，所著錄內(nèi)容必須完全符合四方面的要求方可最終進(jìn)行著錄并提交至計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行保存，以備查詢(xún)利用。對(duì)于不夠準(zhǔn)確、完整的著錄項(xiàng)目明確指出所產(chǎn)生的歧義、所欠缺要素、內(nèi)容等，待補(bǔ)齊提交檢測(cè)合格后可按照工作流程繼續(xù)推進(jìn)。對(duì)于可用性不強(qiáng)的著錄項(xiàng)目要轉(zhuǎn)換成便于檢索的關(guān)鍵詞或常用內(nèi)容，剔除生僻內(nèi)容及項(xiàng)目，增加著錄的實(shí)用性。而對(duì)于安全性不夠的著錄項(xiàng)目必須嚴(yán)格按照“規(guī)范”進(jìn)行修改，必要的設(shè)置檢索權(quán)限和保護(hù)密碼等，確保所有信息在著錄后的檢索查找以及使用中絕對(duì)安全。“四性”檢測(cè)是著錄信息源能否符合“規(guī)范”的一把標(biāo)尺，是檔案著錄工作的戰(zhàn)略高地。因此，航天檔案收集工作必須嚴(yán)格注意檔案的完整性和準(zhǔn)確性。另外，為了維護(hù)電子文件的真實(shí)性和完整性，電子文件著錄必須對(duì)電子文件形成全過(guò)程中涉及的全要素進(jìn)行全方位地記錄和描述。這就決定了電子文件著錄的信息源不僅是“檔案的內(nèi)容和形式特征”，還包括它的“背景及其生成時(shí)的文件系統(tǒng)的信息”，以及文件的重點(diǎn)內(nèi)容和關(guān)鍵詞，從而形成準(zhǔn)確的元數(shù)據(jù)，用來(lái)支持如指示存儲(chǔ)位置、歷史數(shù)據(jù)、資源查找、文件記錄等功能。

3.3 提升檔案著錄人員的素質(zhì)

航天檔案著錄工作基礎(chǔ)工作任務(wù)量龐大，需要把已立卷歸檔的大量檔案重新進(jìn)行整理后著錄，這項(xiàng)工作不僅難度大、質(zhì)量要求高，而且工作量大、耗力多、耗時(shí)長(zhǎng)，這就需要著錄工作者克服繁瑣、乏味的工作性質(zhì)，以堅(jiān)強(qiáng)的耐力和毅力，以高度的責(zé)任心對(duì)待每一個(gè)著錄項(xiàng)目。由此看出，一方面檔案人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)、使命感榮譽(yù)感的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)應(yīng)同步進(jìn)行，既要提升專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，也需要時(shí)刻保持高的思想素質(zhì)。通過(guò)培訓(xùn)提升檔案著錄人員分析問(wèn)題、概括問(wèn)題的能力，增強(qiáng)工作責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。另一方面，作為提升人員素質(zhì)不可缺少的獎(jiǎng)優(yōu)懲劣制度需同步推進(jìn)，通過(guò)完善“規(guī)范”中的獎(jiǎng)懲制度樹(shù)立個(gè)人的工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照獎(jiǎng)懲制度中的規(guī)定抓落實(shí)，最終達(dá)到時(shí)刻保持檔案工作人員隊(duì)伍的高素質(zhì)、高效率。

著錄工作作為航天檔案工作關(guān)鍵和基礎(chǔ)，不僅決定著航天數(shù)字化檔案系統(tǒng)能否順利應(yīng)用，更關(guān)系著未來(lái)數(shù)字化檔案館能否實(shí)現(xiàn)。數(shù)字化形態(tài)持續(xù)發(fā)展、科技含量不斷提升，查找并及時(shí)更正著錄過(guò)程中存在的問(wèn)題仍然是當(dāng)前以及未來(lái)檔案工作首要的任務(wù)。當(dāng)數(shù)字化檔案著錄形式成為檔案工作的常態(tài)，數(shù)字化檔案工作得到全面應(yīng)用，會(huì)為航天各系統(tǒng)提供更加高質(zhì)量的應(yīng)用服務(wù)。