新形勢下加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理探析

陸心怡

（上海迅源人力資源咨詢有限公司，上海 200072）

在工程建設(shè)中，規(guī)范有效的檔案管理工作有助于相關(guān)各方了解工程項目，順利開展各項工作。工程建設(shè)檔案管理在近年來日益受到重視，相關(guān)單位和部門紛紛加大管理力度，然而工程建設(shè)參與方的檔案管理職責(zé)不清晰以及檔案管理過程不夠規(guī)范、信息化建設(shè)滯后、人員素質(zhì)水平低等的問題的存在凸顯新形勢下工程建設(shè)檔案管理的弊端，急需改進(jìn)和強(qiáng)化。

1 新形勢下的工程建設(shè)檔案管理簡述

工程建設(shè)檔案包含工程建設(shè)項目的立項、審批、勘察、設(shè)計、施工和驗收等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文字、圖表、聲像等資料，是工程建設(shè)過程的直接記錄，是再現(xiàn)工程建設(shè)面貌的真實文獻(xiàn)，擁有重要的憑證屬性。而且工程建設(shè)檔案要在參與各方的協(xié)作下形成、完善，來源較多，制作、收集、表現(xiàn)和管理的方式也多種多樣，對很多重要工序、隱蔽工程等都可以全面如實記錄，是具備一定法律效力的工程質(zhì)量證明文件，對工程建成后的使用、維護(hù)、改擴(kuò)建等都有非常重要的參考意義，加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理至關(guān)重要。

針對工程建設(shè)項目管理而言，其互動性產(chǎn)生反饋與管理的作用，和檔案管理相互促進(jìn)，表明檔案管理是涉及眾多專業(yè)的、持續(xù)周期長的、紛繁復(fù)雜的項目體系，需要根據(jù)工程建設(shè)項目管理理論和方式進(jìn)行專業(yè)的工程建設(shè)檔案管理。例如按照工程建設(shè)進(jìn)度計劃編制收集和整理檔案的計劃、通過質(zhì)量控制隨機(jī)檢查工程文件和檔案材料等，以此滿足新形勢下的檔案管理創(chuàng)新要求。同時，工程建設(shè)檔案源自工程建設(shè)的各相關(guān)專業(yè)和環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案管理能夠助力工程建設(shè)項目的進(jìn)度與質(zhì)量管理，為圓滿完成工程建設(shè)任務(wù)提供進(jìn)度、質(zhì)量等保障[1]。由此可見，檔案就像流程的驅(qū)動器，數(shù)據(jù)管理則是流程監(jiān)督員，在工程建設(shè)管理流程中要以工程建設(shè)業(yè)務(wù)為中心，想辦法通過文件控制業(yè)務(wù)流程和規(guī)范，保證滿足業(yè)務(wù)需求，在加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理的同時加強(qiáng)文件管理，發(fā)揮好檔案管理的服務(wù)功能。

2 新形勢下加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的有效措施

2.1 培育檔案意識，嚴(yán)格履行檔案管理職責(zé)

工程建設(shè)往往涉及眾多單位和部門，其工作都和工程建設(shè)質(zhì)量聯(lián)系密切，明確檔案管理職責(zé)是加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的基本需求，需要各方培育更強(qiáng)的檔案意識，嚴(yán)格履職[2]。

當(dāng)工程建設(shè)單位在辦理規(guī)劃許可、施工許可時，行政主管部門要和建設(shè)單位簽訂檔案責(zé)任書，詳細(xì)規(guī)定建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等在檔案管理上的責(zé)任、義務(wù)，監(jiān)督其執(zhí)行；在工程建設(shè)正式開工之前，建設(shè)單位和其他參與方要通過正式文件形式印發(fā)工程建設(shè)檔案管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，包括形成、積累、整理和歸檔等，方便檔案人員做好資料收集工作，做到各類文件材料應(yīng)歸盡歸；在工程建設(shè)中明確檔案工作程序，包括收集、整理、保管和移交、歸檔等，具體由建設(shè)單位根據(jù)本地檔案管理部門的要求，與施工單位、監(jiān)理單位進(jìn)行協(xié)商后制定，確保檔案工作計劃與規(guī)程同時滿足工程建設(shè)進(jìn)度要求、檔案管理要求；完成主體工程建設(shè)任務(wù)之后，參與各方完整收集所有工程文件和圖紙等資料，進(jìn)行系統(tǒng)的整理，及時提交給建設(shè)單位歸檔，憑借強(qiáng)烈的檔案意識和高度責(zé)任感增進(jìn)各方聯(lián)系，保證檔案完整、準(zhǔn)確，提升工程建設(shè)檔案管理工作效率。

2.2 加強(qiáng)過程控制，規(guī)范開展檔案管理工作

工程建設(shè)檔案管理的過程控制以大文件概念為基礎(chǔ)，統(tǒng)籌兼顧從工程文件的形成到被長期保存或銷毀的全生命周期的所有管理要素、管理活動，重視管理內(nèi)容與要求的對接、整合，提高總體效應(yīng)。工程建設(shè)過程質(zhì)量控制通常分為事前、事中、事后三個環(huán)節(jié)，分析工程建設(shè)檔案管理過程，事前管理就是在開工之前建立檔案管理機(jī)制，事中管理就是管理整個建設(shè)施工過程的檔案資料，事后管理強(qiáng)調(diào)在竣工驗收以后收集、整理工程建設(shè)過程的全部檔案材料，并向檔案部門移交。

在形成工程建設(shè)檔案以前要完善檔案管理機(jī)制，前置檔案管理控制起點(diǎn)，使檔案管理有章可循，為順利開展工程建設(shè)檔案管理工作提供制度保障。在建設(shè)施工環(huán)節(jié)要同步檢查正在形成的工程建設(shè)檔案資料，進(jìn)行過程追蹤管理與控制[3]。例如按照前期制定好的檔案管理機(jī)制，對參與方形成檔案材料的過程提供監(jiān)督和指導(dǎo)，確認(rèn)工程建設(shè)檔案的收集與整理有沒有漏項、缺項、不及時等問題。從工程竣工驗收以后到向檔案部門移交檔案的這段時間里要同步檢查檔案管理情況，整理形成于工程建設(shè)全過程的檔案資料，做好組卷工作，并對完成組卷的檔案分冊編碼、裝訂，建立移交清單目錄，及時移交，最后由工程建設(shè)檔案接收方審查檔案，確認(rèn)合格以后頒發(fā)合格證。通過專業(yè)檔案人員的隨時監(jiān)督和指導(dǎo)，保證工程建設(shè)檔案的完整性和系統(tǒng)性，提高檔案管理質(zhì)量。

2.3 強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用，推進(jìn)檔案管理的信息化

首先，有效采集原始數(shù)據(jù)并歸檔。在工程建設(shè)檔案管理工作的信息化構(gòu)建中，采集檔案數(shù)據(jù)并存檔是非常重要的環(huán)節(jié)，要強(qiáng)化檔案的收集與管理[4]。在收集檔案數(shù)據(jù)信息時要多渠道進(jìn)行，利用電腦掃描導(dǎo)入對應(yīng)檔案數(shù)據(jù)，歸檔工程建設(shè)項目的設(shè)計圖紙和進(jìn)度、其他文件資料，利用計算機(jī)技術(shù)存儲工程建設(shè)數(shù)據(jù)，預(yù)防發(fā)生檔案信息丟失或損壞等問題；做好檔案存檔工作以后要分類處理檔案，方便后續(xù)查詢檔案資料；為參與方的溝通和交流提供信息平臺，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督。利用這些技術(shù)手段提高檔案工作效率，保證工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)都有對應(yīng)數(shù)據(jù)和信息，促使各單位順利完成工程建設(shè)任務(wù)。另外，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)的應(yīng)用，提升工程建設(shè)檔案信息化管理水平，依托數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在海量工程建設(shè)檔案數(shù)據(jù)中將有價值的信息篩選出來，去掉冗余數(shù)據(jù)，提升檔案數(shù)據(jù)分析效率、采集效率，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢。

其次，完善工程建設(shè)檔案信息體系。為了深化工程建設(shè)檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)，在工程建設(shè)施工環(huán)節(jié)應(yīng)強(qiáng)化BIM技術(shù)應(yīng)用，使檔案信息數(shù)據(jù)BIM化。BIM技術(shù)在工程建設(shè)中的應(yīng)用越來越多，針對工程建設(shè)檔案管理可以依托BIM技術(shù)建立工程單元和施工文件的關(guān)系，在驗收及審核工程建設(shè)項目時按照這種關(guān)系提升檔案信息的全面性。相關(guān)人員利用客戶端在BIM系統(tǒng)平臺查找工程單元對應(yīng)數(shù)據(jù)庫里面的數(shù)據(jù)和信息，根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息對照工程建設(shè)施工現(xiàn)場情況，在系統(tǒng)中錄入文字或者數(shù)據(jù)，完成數(shù)字簽名，完善信息鏈。

長此以往，BIM系統(tǒng)包含工程建設(shè)的詳細(xì)資料，在工程建設(shè)檔案的提交中只需提交完整的BIM模型，直接由檔案人員將其導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動判斷檔案材料的完整性，做好入庫處理，大大節(jié)省工程建設(shè)檔案整理入庫時間，減少檔案人員工作量。與此同時，利用BIM技術(shù)管理工程建設(shè)檔案，避免利用檔案時翻閱大量紙質(zhì)材料，提高檔案信息利用率；通過工程建設(shè)檔案信息的BIM化，緩解檔案庫房緊張的問題，因為一個BIM模型的大小為數(shù)百M(fèi)B到數(shù)GB之間，用一個硬盤就能存儲數(shù)以萬計的工程BIM模型，比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作模式體現(xiàn)了巨大的優(yōu)勢，在節(jié)省存放紙質(zhì)檔案的費(fèi)用的同時預(yù)防紙質(zhì)檔案磨損、被環(huán)境侵蝕和破壞等風(fēng)險；本地實時備份、云備份等信息化功能保證工程建設(shè)檔案信息的BIM管理萬無一失，即便檔案庫房受到巨大破壞，在重建之后也可以恢復(fù)幾乎所有檔案資料，并且隨著時間的推移，今后可以按照工程建設(shè)檔案信息BIM化的可視功能掌握工程建設(shè)信息，看到工程的歷史面貌。

再次，培養(yǎng)檔案人員的信息安全意識。隨著新形勢下計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛深入應(yīng)用，開發(fā)利用檔案信息資源時涉及信息傳輸，檔案信息安全問題越來越突出，注重防范是工程建設(shè)檔案管理工作者的責(zé)任，要持續(xù)提升信息安全意識，避免任何可能的損失，最大限度發(fā)揮工程建設(shè)檔案信息資源的價值。如今大多數(shù)工程建設(shè)檔案管理單位在檔案信息化管理中都提高對安全性與保密性的重視程度，減少檔案信息安全隱患。面臨這樣的趨勢，在工程建設(shè)檔案信息化工作中要結(jié)合檔案工作內(nèi)容及檔案的保密性質(zhì)加大安全防護(hù)力度。例如在檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建中加強(qiáng)安全系統(tǒng)設(shè)置，利用防火墻、加密等技術(shù)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息安全，提升檔案管理工作質(zhì)量。同時積累工程建設(shè)檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗，借助信息化管理的技術(shù)優(yōu)勢優(yōu)化檔案信息安全管理，推動工程建設(shè)事業(yè)平穩(wěn)發(fā)展。

2.4 注重人員培訓(xùn)，提供檔案管理人才保障

人的因素處于第一位，新形勢下的知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展將科技知識、人才培養(yǎng)作為支撐工程建設(shè)檔案管理發(fā)展的支柱，掌握現(xiàn)代化知識與科技的高素質(zhì)人才就成為加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的關(guān)鍵性保障。如今工程建設(shè)檔案工作者，尤其是施工單位和監(jiān)理單位的檔案人員存在兼職人員多、流動性大、經(jīng)驗不足等問題，限制工程建設(shè)檔案管理的深入和優(yōu)化，也很難確保工程文件材料的形成質(zhì)量、整理質(zhì)量。所以在工程建設(shè)中必須有計劃地培訓(xùn)檔案管理人員，使其掌握工程檔案管理辦法、工程質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)等，了解各參與方統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集各類原始資料。檔案人員在施工環(huán)節(jié)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，形成真實的、完整的工程建設(shè)檔案[5]。而且新形勢下的檔案管理信息化與現(xiàn)代化建設(shè)對工程建設(shè)檔案管理工作者提出更高的技能與素質(zhì)要求，檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用好壞也由人員素質(zhì)決定，應(yīng)積極開展在職檔案人員的信息化建設(shè)培訓(xùn)和電腦、網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)新知識、新技能的再教育，打造復(fù)合型檔案管理人才隊伍，為工程建設(shè)檔案管理增添新的活力，極大地提升綜合管理水平，保證及時發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)檔案管理問題，妥善解決，維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3 結(jié)束語

工程建設(shè)檔案是形成于工程建設(shè)和生產(chǎn)環(huán)節(jié)的重要記錄，是鑒定工程質(zhì)量、核算工程成本的重要依據(jù)，在工程建設(shè)中通過持續(xù)加強(qiáng)檔案管理工作的落實，既嚴(yán)格履職，規(guī)范了檔案管理工作，又加快了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案人員的專業(yè)技能與素質(zhì)不斷提升，發(fā)揮檔案管理的作用和價值。工程建設(shè)檔案管理屬于系統(tǒng)性、長期性的工作，未來要更貼合經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展新形勢深化工程建設(shè)檔案管理改革，為發(fā)展工程建設(shè)事業(yè)奠定堅實基礎(chǔ)。