事業(yè)單位干部人事檔案管理及服務(wù)效率提升策略

田曉潔

（山西水利職業(yè)技術(shù)學院，山西 運城 044004）

在事業(yè)單位的日常管理中，人員的社會保障、工資核定、職稱評定、選拔任用等都以干部人事檔案為依據(jù)，干部人事檔案客觀記錄了員工的個人信息，事業(yè)單位的人事管理以人事檔案為基礎(chǔ)，在信息化時代下，對于人事檔案記錄有了全新的要求，當前事業(yè)單位普遍缺少對檔案管理制度創(chuàng)新的意識，并且缺少完善的管理制度，對此需要管理人員提升對先進管理技術(shù)的認識，結(jié)合自身經(jīng)驗對管理模式進行創(chuàng)新和完善，提高檔案服務(wù)效率。

1 事業(yè)單位加強干部人事檔案管理的重要性

現(xiàn)階段黨中央對全面從嚴治黨提出了全新的要求，需要事業(yè)單位在對檔案進行管理時切實履行管理人員職責，做好干部人事檔案的分類整理工作，并且加強日常管理，嚴格遵循相關(guān)的檔案審核制度，在檔案管理中體現(xiàn)出較強的紀律性。

干部的人事檔案是對其歷程的動態(tài)記錄，隨著社會人才競爭逐漸激烈，人事單位的發(fā)展離不開對人才的培養(yǎng)和專業(yè)人才隊伍建設(shè)，人事檔案是建設(shè)專業(yè)化人才隊伍的基礎(chǔ)，檔案利用效率是人事檔案管理效率判斷的依據(jù)。隨著政府針對人事檔案管理的政策逐漸得到了完善，人事檔案管理在事業(yè)單位一些重要決策中發(fā)揮的作用也在逐漸提高，加強對人事檔案的利用有利于提高決策的科學性，因此在新時期為了提高事業(yè)單位的整體管理水平，需要提高對人事檔案管理的重視，全面提高人事檔案管理水平和服務(wù)效率[1]。

在信息化時代下事業(yè)單位的人事檔案管理水平提高，主要在于信息化技術(shù)的運用，在過去的檔案存儲中通常采用紙質(zhì)文檔進行信息的記錄，紙質(zhì)文檔在存儲的過程中容易發(fā)生信息的丟失，紙張的損壞、字跡模糊等問題都會影響檔案的查閱，降低檔案的嚴謹性，對相關(guān)工作的進行產(chǎn)生影響。提供檔案管理的信息化水平主要是運用數(shù)據(jù)庫進行檔案存儲，不僅能夠縮小檔案存儲需要的空間，還能保障檔案的安全性，利用好備份功能能夠避免外部因素對檔案造成的破壞。此外信息化檔案管理制度還具有人員資格分級審查的功能，具有較強的保密性[2]。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理存在的問題

1）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高?，F(xiàn)階段干部人事檔案管理工作的內(nèi)容相對較為復雜，需要負責檔案的整理歸納材料收集，檔案庫建立以及檔案的保管和借閱等流程的管理在日常工作中面臨著較大的工作量，并且需要人員具有較高的責任意識，在工作中能夠自覺遵守組織紀律和保密性原則，需要由專職人員進行檔案管理。然而現(xiàn)階段在事業(yè)單位中負責干部人事檔案管理工作的通常為其他職位員工兼職負責，并且現(xiàn)階段檔案管理缺少信息化技術(shù)的應(yīng)用，一些紙質(zhì)文檔在存檔的過程中，需要消耗大量的人力和時間對其進行頁碼編號與裝訂，對人員有著較高的要求，缺少專職人員嚴重降低了檔案管理的效率，此外，兼職人員普遍不具有專業(yè)學習背景，缺少基本的檔案管理知識與經(jīng)驗，檔案管理的意識也存在一些不足，在實際工作中不能保證對新政策進行全面了解，并將其落實到檔案管理中[3]。

2）檔案管理不規(guī)范。干部人事檔案涉及的內(nèi)容相對較為廣泛，因此需要及時對材料進行收集與整理，做好材料的歸檔工作，現(xiàn)階段在事業(yè)單位的人事檔案材料管理中，存在的主要問題在于材料的基礎(chǔ)搜集工作不到位。當前普遍由一些不同的部門負責干部人事檔案材料的歸檔，產(chǎn)生了材料缺乏統(tǒng)一來源的問題，并且在人事檔案材料整理的過程中各個部門之間缺少有效的交流，會導致材料不能及時歸檔、過程不符合相關(guān)規(guī)范等問題，降低了檔案材料的安全性，導致材料丟失，或者在具體工作中職責劃分不夠明確。在事業(yè)單位中人員的變動情況相對較為普遍，人員調(diào)轉(zhuǎn)會導致辦案管理權(quán)限產(chǎn)生變化，影響到辦案傳遞的統(tǒng)一管理，導致管理流程的不同步，影響到檔案在規(guī)定時間內(nèi)進行傳遞與接收[4]。

3）檔案管理信息化建設(shè)不完善。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了普遍運用，將大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)運用到干部人事檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的合理配置，為檔案管理提供精確的數(shù)據(jù)，有效提高檔案管理的效率。然而由于缺少對信息技術(shù)的認識，導致多數(shù)事業(yè)單位信息化建設(shè)水平不足，在人事檔案管理中依舊主要采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式進行記錄，紙質(zhì)檔案在存放的過程中容易出現(xiàn)信息丟失的問題，并且隨著檔案材料內(nèi)容的逐漸完善與豐富，紙質(zhì)檔案這一載體已經(jīng)無法滿足大量信息的存儲要求，不利于檔案內(nèi)容的豐富與完善。此外運用紙質(zhì)形式進行存檔，不利于對檔案進行利用，在借閱的過程中會導致材料信息丟失，降低檔案的使用壽命，甚至導致重要信息的缺失。并且當前檔案管理中缺少綜合素質(zhì)較強的復合型人才管理人員，對于信息化建設(shè)的認識不足，影響到了干部人事檔案管理的信息化發(fā)展。

3 加強事業(yè)單位干部人員檔案管理的策略

1）建設(shè)專業(yè)化人才隊伍。所以這檔案管理技術(shù)的不斷進步，當前提高檔案管理水平的重點在于建設(shè)專業(yè)化人才隊伍，首先事業(yè)單位需要設(shè)置專門的職位進人事檔案管理，并且重視企業(yè)檔案管理人員的能力培訓，注重其專業(yè)水平的提高，在人才培養(yǎng)的過程中，堅定落實國家相關(guān)管理規(guī)定和政策，其次要重視其檔案管理人員責任意識的培養(yǎng)，事業(yè)單位人事檔案管理工作對于組織紀律性和保密性具有較高的要求，因此需要對辦案管理流程進行規(guī)范，提高管理人員的規(guī)范意識，確保檔案管理流程能夠嚴格遵循相關(guān)紀律。最后在人才隊伍建設(shè)的過程中，需要站在全面發(fā)展的角度進行考慮，確保人事檔案管理能夠為事業(yè)單位的整體發(fā)展服務(wù)。

2）完善人事檔案管理機制。事業(yè)單位的人事檔案管理機制需要根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定適當做出調(diào)整，確保最新政策能夠在日常管理工作中得到體現(xiàn)，并且能夠結(jié)合事業(yè)單位的實際工作情況，作出有效創(chuàng)新。創(chuàng)建完善的人事檔案管理機制，能夠為檔案管理的各個環(huán)節(jié)提供制度依據(jù)，提高檔案管理整體流程的規(guī)范性與科學性。檔案管理機制的建立需要從長效發(fā)展的角度考慮，在日常管理中逐漸對制度進行完善，對人事檔案的建立、管理、應(yīng)用等流程分別進行規(guī)范，在對檔案材料進行搜集前，需要首先保證材料的真實性，對入庫檔案進行嚴格審核，及時對檔案進行歸檔，事業(yè)單位應(yīng)該對檔案管理的根本目的進行明確，提高管理人員在日常工作中加強專項審核的意識，確保能夠在發(fā)生人事變動的第一時間對信息進行記錄，并且在檔案的記錄與借閱流程中加強審核。在檔案利用的過程中，需要以國家相關(guān)規(guī)定作為標準，對檔案借閱程序進行嚴格規(guī)范，確保人事檔案能夠在實際工作中得到科學合理的運用。

3）建立信息化檔案管理體系。當前事業(yè)單位使用的信息化檔案系統(tǒng)通常與實際檔案管理需求不匹配，功能較為冗雜，一些功能在實際使用的過程中并不能發(fā)揮作用，檔案的安全性也得不到有效保證。因此在建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過程中需要事業(yè)單位能夠根據(jù)實際需求進行選擇，采用優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺，提高檔案管理的效率。

通過數(shù)字化檔案平臺，要能實現(xiàn)檔案的自動化處理，實現(xiàn)對檔案的批量處理，并且能夠?qū)n案進行自動備份，避免檔案因為儲存不當發(fā)生丟失。在推進檔案管理的信息化創(chuàng)新過程中，需要檔案管理人員提高對信息化的認識，積極主動在工作中根據(jù)實際情況對信息技術(shù)的應(yīng)用進行創(chuàng)新，使其符合事業(yè)單位的檔案管理工作需求，全面提升人事檔案管理的效率。

4 事業(yè)單位干部人事檔案服務(wù)效率提升策略

1）檔案服務(wù)嚴格審批憑證。我國政府對人事檔案的利用進行了明確的規(guī)定，在檔案借閱的程序和審批上都有著相關(guān)的管理要求，需要檔案管理人員在利用檔案的過程中嚴格遵守相關(guān)管理規(guī)范。首先在檔案利用中需要根據(jù)檔案的類型和人員的職位制定具體的分級制度，對檔案進行劃分，明確檔案借閱的對象，對檔案利用方式進行嚴格規(guī)定。其次在檔案利用的過程中需要根據(jù)憑證來進行，人事檔案借閱應(yīng)該嚴格遵循流程規(guī)范。在檔案歸還的過程中應(yīng)該做好信息的記錄，確保歸還檔案的完整性，按照要求執(zhí)行相應(yīng)的注銷手續(xù)。最后在檔案進行借閱的過程中，需要對歸還時間進行要求，確保檔案在固定時間內(nèi)歸還，并且需要明確檔案利用的方式和目的[5]。

2）簡化檔案服務(wù)審批流程。在提供人事檔案服務(wù)前需要對權(quán)限進行審批，權(quán)限審批的判斷方式主要以檔案的內(nèi)容為根據(jù)，通過對檔案機密程度的判斷，確定權(quán)限審批是否能通過。在檔案對內(nèi)借閱的過程中，需要盡量減少審批流程，提高部門人員的權(quán)限等級，為部門工作提供便利。在對外借閱時需要嚴格遵守相關(guān)管理規(guī)范，進行資格審批時首先要經(jīng)過負責人的同意，并且進行上報請示，確保流程全部符合規(guī)范后可以進行審批。在檔案審批的過程中需要明確檔案利用的目的，對檔案利用的方式進行記錄，在檔案歸還后需要借閱人員進行反饋，使檔案管理人員能夠了解到檔案利用的成效。在對檔案利用進行詳細信息記錄時，需要將記錄的信息制作成表格并進行存檔，為之后的查閱提供便利。

3）建立數(shù)字化檔案服務(wù)平臺。數(shù)字化人事檔案管理平臺要能做到以檔案的查閱需求為導向，為其他單位部門提供優(yōu)良的服務(wù)，減少檔案查閱流程，提高人事檔案的服務(wù)效率。利用數(shù)字化檔案管理平臺需要提高檔案的遠程服務(wù)效率，通過建立數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)檔案的遠程查閱，避免流程的繁瑣。通過建立信息共享平臺，還能加強檔案管理人員與其他部門人員之間的溝通和交流，檔案管理人員需要在交流的過程中充分掌握其他部門人員檔案查閱的需求，對信息化系統(tǒng)進行完善。此外可以通過完善信息檢索系統(tǒng)，通過條件組合檢索等功能為檔案借閱人員提供便利。

5 結(jié)語

綜上所述，當前政府對事業(yè)單位的認識檔案管理已經(jīng)做出了明確規(guī)定，事業(yè)單位在日常管理中需要將相關(guān)政策落實到位，充分認識到干部人事檔案在人事管理中的重要性，促進人事檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，在新時期需要事業(yè)單位重視起復合型人才的引進，創(chuàng)建綜合素質(zhì)較高的檔案管理人才隊伍，加強檔案管理信息化建設(shè)，完善檔案服務(wù)審批流程，提高人事檔案在實際工作中的應(yīng)用效率，為事業(yè)單位的決策提供可靠依據(jù)，提高事業(yè)單位的整體工作效率。