以為民服務(wù)為核心 創(chuàng)新檔案服務(wù)利用體系

劉奧琪 祁雪松

（國(guó)防大學(xué)政治學(xué)院，上海 201602）

隨著《檔案條例》的頒布，各級(jí)檔案部門(mén)對(duì)檔案規(guī)范化建設(shè)的重視度不斷提升，“走信息化之路”已成為院校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案服務(wù)利用作為所有檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，是檔案工作的核心所在。因此，院校檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變觀念，面對(duì)沉疴舊疾，以大刀闊斧的勇氣，樹(shù)立改革創(chuàng)新的意識(shí)，探索建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案服務(wù)利用模式，不斷提升檔案服務(wù)利用水平，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

1 院校檔案服務(wù)利用工作存在的問(wèn)題及成因分析

1.1 服務(wù)觀念落后

由于檔案部門(mén)歷來(lái)隸屬于機(jī)關(guān)行政部門(mén)，導(dǎo)致院校檔案管理人員存在嚴(yán)重的“重管理、輕利用”的思想，把工作精力全部放在了檔案的收集、保存和管理上，主動(dòng)為檔案信息利用者提供服務(wù)的意識(shí)不強(qiáng)。院校對(duì)檔案管理工作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)也只是確保檔案信息數(shù)據(jù)不丟失，而針對(duì)該如何有效提升檔案管理人員的服務(wù)水平卻沒(méi)有明確要求，導(dǎo)致院校檔案部門(mén)一直處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。

1.2 服務(wù)利用水平較低

一方面，檔案相對(duì)于圖書(shū)而言，由于其憑證價(jià)值的特殊性，文化價(jià)值開(kāi)發(fā)不夠，導(dǎo)致檔案的服務(wù)利用率一直比較低。

另一方面，館藏資源匱乏，導(dǎo)致服務(wù)利用水平低。檔案收集工作作為檔案工作的基礎(chǔ)，其數(shù)量與質(zhì)量的高低直接影響到檔案的服務(wù)利用水平；而檔案的服務(wù)利用水平的高低又反過(guò)來(lái)制約和影響著檔案收集工作。目前檔案收集不齊全、收集質(zhì)量不高是個(gè)老大難問(wèn)題，直接導(dǎo)致有價(jià)值的東西入不了檔案部門(mén)的館藏，利用水平偏低也在情理之中。

1.3 信息化程度低

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)利用工作，在服務(wù)內(nèi)容上主要是以館藏紙質(zhì)檔案和實(shí)體檔案為基礎(chǔ)來(lái)提供檔案復(fù)制品等一次信息，在服務(wù)對(duì)象上主要是本單位內(nèi)部人員，服務(wù)方式以現(xiàn)場(chǎng)查詢、電話查詢?yōu)橹?，服?wù)模式以粗放型的電子目錄檢索為主。因此整體信息化程度較低，早已無(wú)法滿足網(wǎng)絡(luò)化的利用需求。同時(shí)，檔案部門(mén)缺乏對(duì)館藏檔案信息的深入挖掘，即使進(jìn)行編研，也多是內(nèi)容薄弱、缺乏深度和廣度，基于傳統(tǒng)材料的匯編，忽視對(duì)專(zhuān)題概要等檔案資料的深入挖掘和提煉，只編不研或重編輕研現(xiàn)象嚴(yán)重，且“為編而編”的成果價(jià)值、參考價(jià)值和文化價(jià)值較低、利用率低。

2 新形勢(shì)下檔案工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

2.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)院校檔案工作的影響

一方面大數(shù)據(jù)技術(shù)在日常辦公、后勤保障、條件建設(shè)等方面的運(yùn)用不斷豐富了院校檔案管理資源的信息量和種類(lèi)，使得檔案利用服務(wù)更加多樣化和個(gè)性化，提高了檔案利用的滿意度；另一方面，也由于大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的海量信息和數(shù)據(jù)資源，給高等院校檔案管理工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

1）檔案信息資源管理壓力增大。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，院校各業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生的檔案信息資源不僅數(shù)量巨大，增速較快，而且大量檔案中除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，各種類(lèi)型各種載體的其他檔案資源也變得更加豐富，尤其是電子文件、音頻視頻、電子檔案等形式的出現(xiàn)，檔案和文件之間的聯(lián)系更加密切，界限也開(kāi)始變得模糊。檔案管理工作必須從以前對(duì)紙質(zhì)文件的管理為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)數(shù)字文檔信息的整理，對(duì)文件進(jìn)行全過(guò)程的管理。因此對(duì)檔案管理工作提出了更高的管理要求。

2）檔案管理人員信息技術(shù)素質(zhì)要求更高。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)在高校檔案管理中已經(jīng)有越來(lái)越多的應(yīng)用，包括云計(jì)算機(jī)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、傳感器技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等等，都融入到了院校檔案管理工作中。多樣化的數(shù)據(jù)形式和龐大數(shù)量的數(shù)據(jù)，使檔案管理工作對(duì)于技術(shù)有著越來(lái)越嚴(yán)格的要求，尤其是在檔案數(shù)據(jù)的挖掘、存儲(chǔ)、分析等方面，對(duì)檔案管理人員提出了更高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求。

3）檔案利用需求更加多元化。各類(lèi)業(yè)務(wù)部門(mén)不僅是檔案信息的產(chǎn)生者，而且是檔案信息資源的應(yīng)用者。大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系的不斷發(fā)展，只要檔案信息不會(huì)損害到國(guó)家、組織或者個(gè)人的利益，所有用戶都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)進(jìn)行檔案利用。而且不同用戶對(duì)于檔案信息的需求逐步從單一的原始文件的利用轉(zhuǎn)變?yōu)榱烁鞣N檔案信息背后所蘊(yùn)含的知識(shí)系統(tǒng)的需求。由此可以看出，大數(shù)據(jù)時(shí)代使得不同用戶對(duì)檔案信息的利用需求呈現(xiàn)出了多元化的特點(diǎn)。

2.2 院校體制編制調(diào)整改革對(duì)院校檔案工作的影響

1）檔案數(shù)量成倍增長(zhǎng)，導(dǎo)致檔案管理壓力大增。隨著院校改革調(diào)整，存在多所院校整合現(xiàn)象，由于各單位的歷史檔案本身數(shù)量大，種類(lèi)多，檔案資源交叉、重復(fù)較多、管理規(guī)范不統(tǒng)一等問(wèn)題，如果按照現(xiàn)在按照檔案集中統(tǒng)管的要求，會(huì)導(dǎo)致檔案整理和利用工作量成倍增長(zhǎng)。

2）經(jīng)費(fèi)投入不足，導(dǎo)致條件建設(shè)嚴(yán)重落后。一是受體制編制調(diào)整和異地辦學(xué)的影響，辦公平臺(tái)不統(tǒng)一，還未實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，大量電子文件積壓在個(gè)人手中，成為歸檔資料的漏網(wǎng)之魚(yú)。二是由于經(jīng)費(fèi)投入有限，目前多數(shù)高等院校檔案室基礎(chǔ)條件比較落后，檔案庫(kù)房管理還是傳統(tǒng)的人工模式，達(dá)不到“八防”要求，離智能化檔案室的標(biāo)準(zhǔn)還有很大的差距。三是各檔案室檔案管理系統(tǒng)功能不完善，電子文檔、數(shù)字化文檔無(wú)法實(shí)現(xiàn)全文檢索。四是信息化設(shè)備較少，歷史檔案因保密要求限制，無(wú)法開(kāi)展外包，導(dǎo)致數(shù)字化推進(jìn)速度較緩慢。

3）創(chuàng)新共享理念缺失，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)。目前，各檔案室之間信息不互通，各自為陣，形成了信息孤島，但是在實(shí)際的檔案利用過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)查詢相似檔案時(shí)需要多個(gè)部門(mén)參與的情況。因此隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案部門(mén)要積極轉(zhuǎn)變思想，樹(shù)立大檔案觀和資源共享的服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)從制度設(shè)計(jì)、管理流程、到服務(wù)利用的一體化建設(shè)，為單位和用戶提供一站式服務(wù)，從而真正發(fā)揮出各類(lèi)檔案的價(jià)值，為高等院校工作助力護(hù)航。

3 創(chuàng)新檔案服務(wù)利用體系的原則

1）為戰(zhàn)服務(wù)。緊緊圍繞院校服務(wù)備戰(zhàn)打仗的中心工作，始終堅(jiān)持為大局服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，準(zhǔn)確把握各級(jí)機(jī)關(guān)、教員、學(xué)員的信息需求，主動(dòng)服務(wù)，有針對(duì)性地提供檔案信息，在黨政管理、教學(xué)工作、科學(xué)研究、文化傳播等方面，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，促進(jìn)院校升級(jí)轉(zhuǎn)型。

2）全面準(zhǔn)確。維護(hù)信息的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，收集齊全，整理系統(tǒng)，鑒定準(zhǔn)確，保管安全，確保檔案客觀真實(shí)地反映院校在教學(xué)、科研、管理保障、文化建設(shè)等方面的成就、經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展。同時(shí)，分析和把握信息用戶的利用需求，全面、準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)。

3）高效及時(shí)。增強(qiáng)時(shí)效觀念，了解院校各業(yè)務(wù)部門(mén)工作動(dòng)態(tài)和熱點(diǎn)問(wèn)題，提高快速反應(yīng)能力，加快信息收集、開(kāi)發(fā)速度，整合信息資源，在第一時(shí)間提供最權(quán)威的檔案信息，及時(shí)滿足單位和用戶對(duì)檔案的便捷需求。

4）開(kāi)拓創(chuàng)新。適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展變化，適應(yīng)單位、部門(mén)和廣大師生日益增長(zhǎng)的多元化需求，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探索規(guī)律，創(chuàng)新利用工作機(jī)制、方式方法，使利用工作在創(chuàng)新中發(fā)展。

5）優(yōu)質(zhì)集約。加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，按照整體規(guī)劃設(shè)計(jì)、科學(xué)合理布局、高效集成建設(shè)的思路，科學(xué)處理當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)、重點(diǎn)與一般、規(guī)模與效益的關(guān)系，加大硬件集群、數(shù)據(jù)集中、應(yīng)用集成力度，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)檔案資源的共建共享。

4 創(chuàng)新檔案服務(wù)利用體系的對(duì)策建議

4.1 轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新服務(wù)理念

一要牢固樹(shù)立檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開(kāi)發(fā)的大開(kāi)放理念，通過(guò)傳統(tǒng)檔案開(kāi)發(fā)技術(shù)和現(xiàn)代傳播技術(shù)的利用，主動(dòng)把檔案數(shù)據(jù)信息推送發(fā)送到檔案利用者手中，促使檔案數(shù)據(jù)和信息可以通過(guò)大開(kāi)放理念充分利用。二要牢固樹(shù)立檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開(kāi)發(fā)的大檔案理念，通過(guò)對(duì)檔案資源的有效整合，特別是要更加注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)和信息的獲取、分析和挖掘，通過(guò)各種挖掘工具的使用，使檔案數(shù)據(jù)更加真實(shí)、全面和客觀，使檔案中所反映的信息更加真實(shí)、全面和客觀，更好地為各類(lèi)用戶提供檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)。三要牢固樹(shù)立檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的大服務(wù)理念。在檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開(kāi)發(fā)過(guò)程中，以用戶需求為導(dǎo)向，提供適銷(xiāo)對(duì)路的檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)產(chǎn)品，為各類(lèi)用戶提供參考，使檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開(kāi)發(fā)和利用范圍更為廣泛，層次不斷提升。

4.2 以建促用，加強(qiáng)資源建設(shè)

一是健全檔案收集機(jī)制。《檔案條例》明確規(guī)定，“歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)準(zhǔn)確、齊全完整”。這是檔案部門(mén)開(kāi)展檔案收集工作的根本標(biāo)準(zhǔn)。檔案收集時(shí)，尤其要注意將正本與定稿、主件與附件、原件與復(fù)制件等配套性、補(bǔ)充性文件材料收集完全。二要細(xì)化檔案收集范圍。檔案收集范圍是明確業(yè)務(wù)部門(mén)需要移交檔案種類(lèi)和內(nèi)容的主要依據(jù)。各級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)的工作特點(diǎn)和規(guī)律，突出“以我為主”的原則，采用拉單列表的方式確定翔實(shí)、準(zhǔn)確、全面的歸檔范圍。三要靈活掌握檔案收集方法。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容建立定期收集、跟蹤收集和補(bǔ)充收集相結(jié)合的制度機(jī)制，充分收集檔案資源，提高檔案收集質(zhì)量。

4.3 增加投入，加速推進(jìn)信息化建設(shè)

一是加快構(gòu)建一體化辦公平臺(tái)。文檔一體化建設(shè)是以文件生命周期理論為依據(jù)提出的，早已成為了檔案學(xué)界的共識(shí)。地方各級(jí)檔案部門(mén)基本都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了以O(shè)A系統(tǒng)為平臺(tái)的文檔一體化管理。而有的院校由于信息化建設(shè)相對(duì)落后，加上新編制調(diào)整的影響，多數(shù)院校辦公系統(tǒng)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。這極大地影響了檔案收集，尤其是電子檔案收集的效率。因此，必須加快從頂層設(shè)計(jì)上加快推進(jìn)智慧校園建設(shè)，實(shí)現(xiàn)黨政信息系統(tǒng)、單位OA 辦公系統(tǒng)、各類(lèi)專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接，暢通電子文件歸檔，實(shí)現(xiàn)增量檔案電子化。二是加快促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)完善。檔案信息是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展、彼此交叉聯(lián)系的信息個(gè)體，零散的信息并不能轉(zhuǎn)換成價(jià)值，只有將其整合優(yōu)化成結(jié)構(gòu)化體系才能發(fā)揮巨大作用。構(gòu)建以信息管理學(xué)為基礎(chǔ)，能夠?qū)Ω黝?lèi)檔案實(shí)體進(jìn)行屬性分析、信息抽取和提煉而建立的智能化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)迫在眉睫。三是加快推進(jìn)歷史檔案、聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在收集和管理上既耗費(fèi)大量的人力資源，又占用大量的物理空間，同時(shí)在異地共享和獲取上極不方便，況且某些檔案資料存在一定的密級(jí)，從保密安全角度考慮，人工查看和借閱在流程上會(huì)存在很多限制。由于異地獲取的不便，基于網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)的檔案資料數(shù)字化工作便提上日程。四是創(chuàng)新服務(wù)利用的方法手段。大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的現(xiàn)場(chǎng)查詢、電話查詢等形式受場(chǎng)地、區(qū)域限制較多，服務(wù)能力較弱，已跟不上信息時(shí)代的發(fā)展要求。檔案部門(mén)必須積極創(chuàng)新服務(wù)利用途徑，構(gòu)建檔案信息管理、傳遞、發(fā)布的數(shù)字化、一體化、智能化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全文網(wǎng)上檢索利用，才能滿足利用者求便、求全、求快心理。五是加大資源整合力度。利用技術(shù)手段，各類(lèi)檔案資源合并建庫(kù)，有的放矢地集中統(tǒng)管，為利用者真正實(shí)現(xiàn)“最多跑一次”的一站式查檔服務(wù)，切實(shí)提高檔案利用滿意度。

院校檔案是記載光輝歷史、傳承經(jīng)驗(yàn)智慧的重要載體，各級(jí)檔案部門(mén)都應(yīng)當(dāng)樹(shù)立內(nèi)涵式建設(shè)目標(biāo)，努力探索制度化、信息化、精準(zhǔn)化、嵌入式的檔案服務(wù)利用體系，充分發(fā)揮好檔案在服務(wù)教學(xué)科研和人才培養(yǎng)中心工作方面的重要保障和支撐作用。