芻議光伏發(fā)電工程檔案管理的現(xiàn)狀與應(yīng)對(duì)

許 蔓

（華能日照電廠，山東 日照 276826）

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展伴隨著新興技術(shù)的誕生，社會(huì)的各行各業(yè)都需要緊跟時(shí)代步伐，改變?cè)械墓芾砗凸ぷ髂Ｊ剑岣吖ぷ餍?。光伏發(fā)電工程檔案管理工作擔(dān)負(fù)著巨大的社會(huì)責(zé)任，必須改變傳統(tǒng)的不良做法，用新的管理理念和管理手段創(chuàng)新管理形式，不斷提高檔案管理工作的有效性。

1 光伏發(fā)電工程檔案管理工作要求

光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理包括崗位對(duì)檔案的日常管理與維護(hù)工作，以及項(xiàng)目文件的編排、整理、歸檔，以及驗(yàn)收等。這類檔案管理工作的專業(yè)性更高，管理人員不僅需要具備較高的檔案管理能力，還需要了解光伏發(fā)電工程內(nèi)容的類別和管理規(guī)范。在常規(guī)檔案管理中，管理人員要明確規(guī)范性引用文件的管理方式。規(guī)范性引用文件常見(jiàn)于電子文件、歸檔照片、檔案管理、企業(yè)檔案規(guī)范，以及國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔等方面。除此之外，管理人員還要對(duì)項(xiàng)目檔案和電子文件進(jìn)行系統(tǒng)的分類和整理，標(biāo)注好檔號(hào)，以備檔案移交。常見(jiàn)的電子文件，包括光盤、磁盤、計(jì)算機(jī)移動(dòng)硬盤等[1]。這些檔案儲(chǔ)存設(shè)備需要經(jīng)過(guò)有效的管理，才能夠確保項(xiàng)目工程的正常運(yùn)行。管理人員在分類整理的時(shí)候，要明確檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式，針對(duì)實(shí)體性檔案更是要進(jìn)行有效的分類、排列和編號(hào)，確保這些檔案能夠被有序的保存起來(lái)。檔案管理工作還涉及檔案的移交，各部門及單位的負(fù)責(zé)人員需要將整理完畢的檔案，在上級(jí)監(jiān)督、審核后移交給檔案部門，進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此，檔案管理必須要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層監(jiān)督的形式，以確保檔案文件的安全性和完整性。

2 光伏發(fā)電工程檔案管理的崗位職責(zé)

為了確保項(xiàng)目檔案管理的安全性和有效性，必須落實(shí)嚴(yán)格的責(zé)任制度，并將這種責(zé)任制度與項(xiàng)目工程的常規(guī)管理相結(jié)合，將檔案管理的具體行為納入項(xiàng)目招標(biāo)、合同制定、工程監(jiān)督等各個(gè)環(huán)節(jié)。項(xiàng)目檔案管理必須要在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一監(jiān)管下合理的劃分職責(zé)范圍，各個(gè)部門能夠依據(jù)相應(yīng)的崗位要求，對(duì)檔案進(jìn)行歸類和整理，尤其是在檔案入檔和轉(zhuǎn)移的時(shí)候要保障監(jiān)督機(jī)制的運(yùn)行，確保檔案管理流程的規(guī)范化。除此之外，檔案管理部門還要依據(jù)相應(yīng)的單位要求，對(duì)檔案的附錄進(jìn)行歸檔，并移交到相應(yīng)的部門。根據(jù)不同的部門特征，管理人員要對(duì)檔案管理職責(zé)進(jìn)行有效的分類，比如在施工、調(diào)試部門，檔案管理工作能夠成為合同驗(yàn)收和項(xiàng)目推進(jìn)的載體。管理人員在調(diào)試文件后，會(huì)將相應(yīng)的檔案提交給監(jiān)理單位。

3 光伏發(fā)電工程檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

3.1 忽視檔案管理的重要性

在檔案管理工作中，會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案重視不夠的情況。由于檔案管理工作制度不完善，部分管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)干部錯(cuò)誤地認(rèn)識(shí)檔案的使用價(jià)值。大部分人都會(huì)認(rèn)為檔案管理工作只是事務(wù)性的，無(wú)非關(guān)系到文件內(nèi)容的抄寫和歸檔。因此，大部分檔案管理部門在企業(yè)和單位中都是非重要部門，其職能也被大家忽視。其實(shí)檔案管理工作內(nèi)容繁雜，管理人員要處理的信息文件體量龐大[2]。故而，只將檔案管理工作歸納為不丟失文件，不泄露秘密，能在外界查檔的時(shí)候給予幫助，是對(duì)檔案管理工作的輕視。這種思想嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的有效進(jìn)行。不同于一般的檔案，光伏發(fā)電工程檔案涉及更多的專業(yè)性內(nèi)容，管理人員和領(lǐng)導(dǎo)干部必須要對(duì)相關(guān)檔案的保存和管理予與以高度的重視，以此確保光伏發(fā)電工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行?？傊?，忽視工程檔案管理工作的重要性必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作人員意識(shí)淡薄，管理手段落后的問(wèn)題。對(duì)此，檔案管理部門要以嚴(yán)格的管理制度和精細(xì)的工作方案，促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

3.2 檔案管理制度不健全

檔案管理工作要求管理人員能夠?qū)n案進(jìn)行有效的收集、裝訂、整理和歸類。檔案管理工作的重要性不容小覷。只有通過(guò)有效的管理手段才能提高檔案管理工作的系統(tǒng)性和有效性[3]。但是在管理中，很難確保管理人員具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。針對(duì)檔案管理工作存在的具體問(wèn)題，管理部門并沒(méi)有予以高度重視，忽視管理手段的革新，以及對(duì)業(yè)務(wù)人員能力的培訓(xùn)。這些原因都會(huì)導(dǎo)致檔案管理類別混亂，文件歸屬不清的問(wèn)題。檔案管理工作中常會(huì)接觸一些涉密文件，這些涉密文件關(guān)系到企業(yè)或是單位的機(jī)密信息，一定要妥善保管。一旦管理人員業(yè)務(wù)能力薄弱，就容易出現(xiàn)丟失和泄密的情況。針對(duì)這種情況，管理者要從管理制度和管理方式上找原因。造成這一現(xiàn)象的原因，極有可能是管理制度不健全。管理制度是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，只有明確管理制度的條目和要求，才能確保檔案管理工作的安全穩(wěn)定。管理人員依據(jù)相應(yīng)的制度也能夠有效避免不良行為的發(fā)生，提高自身的責(zé)任意識(shí)。反之，管理制度的不足和業(yè)務(wù)能力的薄弱都會(huì)導(dǎo)致檔案管理的不良后果。

3.3 管理人員業(yè)務(wù)水平低

檔案管理部門需要高素質(zhì)的人才。目前，在部分文件檔案管理部門存在人才資源不足、業(yè)務(wù)不對(duì)口、人員流動(dòng)性大的問(wèn)題。從人才資源角度而言，檔案管理工作者需要具備專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能，能夠明確檔案管理工作的具體流程和方式，在經(jīng)受過(guò)專門的培訓(xùn)之后，能夠快速的勝任當(dāng)前的崗位。在日常管理中，管理人員能夠?qū)n案的分類和保管期限進(jìn)行系統(tǒng)的記錄，以高度的責(zé)任心面對(duì)檔案歸檔和分類的具體工作[4]。由于檔案管理人才稀缺，檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)單位和企業(yè)的要求，時(shí)常出現(xiàn)錯(cuò)誤。許多檔案管理人員身兼數(shù)職，并不是檔案管理專業(yè)出身，必須承擔(dān)自己并不熟悉的業(yè)務(wù)。這類管理人員明顯力不從心，在工作中往往會(huì)由于認(rèn)識(shí)不清，理論基礎(chǔ)不扎實(shí)，而難以應(yīng)對(duì)日常的檔案管理工作。再加上基層人數(shù)較少，大管理部門人員流動(dòng)性較大。面對(duì)管理隊(duì)伍不穩(wěn)定的情況，負(fù)責(zé)人也很難有效貫徹和執(zhí)行檔案管理工作的具體制度，強(qiáng)化對(duì)業(yè)務(wù)人才的培養(yǎng)。種種弊端使得檔案管理專業(yè)人員在崗位上無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用，最終嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)行。

4 提高檔案管理水平的可行性對(duì)策

4.1 借助信息化手段提高管理效率

現(xiàn)代檔案管理手段的應(yīng)用已經(jīng)成為影響社單位和部門發(fā)展的關(guān)鍵因素。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理也要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，常會(huì)出現(xiàn)信息查詢服務(wù)質(zhì)量低的問(wèn)題，不僅檔案管理工作的效率低，而且保密性差，給平時(shí)的管理和維護(hù)帶來(lái)很大的阻礙。信息技術(shù)的應(yīng)用就可以有效彌補(bǔ)這些問(wèn)題，讓檔案管理部門的工作人員從繁雜的工作中脫離出來(lái)，采用電子信息技術(shù)的手段，合理的做好平時(shí)的歸檔、管理和查閱工作[5]。為了便于檔案管理工作的進(jìn)行，要構(gòu)建檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，將檔案的內(nèi)容錄入到電腦之中。工作人員在對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行操作的時(shí)候就可以快速的查找信息，增補(bǔ)檔案的內(nèi)容，同時(shí)也能更好地確保檔案的安全性。檔案涉及的信息十分龐大，根據(jù)不同單位、不同項(xiàng)目類別和不同崗位要求對(duì)檔案進(jìn)行歸類是極為艱難的，但是有了檔案管理信息自動(dòng)化系統(tǒng)，就可以輕易解決這些問(wèn)題，最終實(shí)現(xiàn)光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)代化。

4.2 檔案管理模式的融合發(fā)展

面對(duì)上述問(wèn)題，光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理工作的模式亟待改變。為了有效確保光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理工作的正常運(yùn)行，新時(shí)期的檔案管理模式體現(xiàn)出融合性的特點(diǎn)。在傳統(tǒng)模式中，光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案會(huì)受到多個(gè)部門的管理，比如單位的檔案部門、領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)和其他業(yè)務(wù)單位等[6]。這些部門為了確保工作流暢性，會(huì)按照項(xiàng)目的特點(diǎn)轉(zhuǎn)移檔案。這種管理模式在一定程度上降低了光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理的實(shí)效性，也限制了工作的效率。由于這一體制使用的時(shí)間較長(zhǎng)，無(wú)法快速的改變這些弊端，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式在一定時(shí)間內(nèi)會(huì)堅(jiān)持使用，并與新的檔案管理模式呈現(xiàn)并行的狀態(tài)?，F(xiàn)代檔案管理模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求下所產(chǎn)生的，更具開(kāi)放性，在人性化的管理手段下，人們能更好地了解光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理的具體工作。因此，二者的有效結(jié)合讓新舊光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理模式得以克服自身弊端，互相借鑒。

4.3 提高專業(yè)人才的培養(yǎng)水平

人才是行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理部門也必須要發(fā)揮人才的引導(dǎo)性作用。檔案管理人員必須要來(lái)自專業(yè)化的隊(duì)伍，具備豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)，在檔案管理中能夠結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)提高檔案管理的品質(zhì)[7]。為了更好地引進(jìn)人才企事業(yè)單位必須要構(gòu)筑人才資源庫(kù)，對(duì)資源庫(kù)內(nèi)的人才進(jìn)行分級(jí)培養(yǎng)。對(duì)于那些業(yè)務(wù)能力較弱的人員要進(jìn)行集中的培訓(xùn)，重點(diǎn)突破業(yè)務(wù)能力不足的問(wèn)題。而對(duì)于業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)，發(fā)展后勁足的管理人員，則要進(jìn)行系統(tǒng)性的培養(yǎng)，根據(jù)不同人才的特點(diǎn)和工作能力的強(qiáng)度，制定有效的培訓(xùn)課程。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)或是實(shí)體培訓(xùn)的形式給光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理人員提供二次學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。通過(guò)這種方式搭建人才培養(yǎng)的平臺(tái)，讓光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理人員能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用，在崗位工作中實(shí)現(xiàn)個(gè)人的價(jià)值。由此可見(jiàn)，人才驅(qū)動(dòng)是促進(jìn)檔案管理工作開(kāi)展的必要手段，在新經(jīng)濟(jì)政策推行的背景下，人才必須要占領(lǐng)時(shí)代發(fā)展的新高地，推動(dòng)企事業(yè)單位的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步[8]。

5 結(jié)語(yǔ)

光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理是單位的基礎(chǔ)性工作，關(guān)系到項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理辦法已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代工作的要求，也不適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。因此，必須要重新改變管理中的責(zé)任歸屬、業(yè)務(wù)模式等問(wèn)題。光伏發(fā)電項(xiàng)目檔案管理辦法的制定要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的因素，改變管理的基本條件和途徑，培養(yǎng)更多的專業(yè)化人才。