新時期中學(xué)檔案管理優(yōu)化對策分析

咸曉華

（山東省青島第三十九中學(xué)(中國海洋大學(xué)附屬中學(xué)）市北分校，山東 青島 266000）

檔案管理在整個教育事業(yè)的地位是重中之重的，而中學(xué)檔案管理不僅是學(xué)校從事教育教學(xué)、黨政管理等其他實(shí)踐活動直接體現(xiàn)學(xué)校管理過程的真實(shí)記錄。不僅可以體現(xiàn)學(xué)校過去的大政方針，也可展現(xiàn)學(xué)校當(dāng)前的教學(xué)管理，更可以展望學(xué)校未來的發(fā)展趨勢，保存好檔案管理可以為學(xué)校教育教學(xué)活動提供重要的價值信息。但從當(dāng)前中學(xué)檔案管理的實(shí)際情況來看，想要使得中學(xué)檔案管理更加精細(xì)化，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展，必須要結(jié)合中學(xué)學(xué)校實(shí)際情況，方能更好地適應(yīng)學(xué)校、學(xué)生發(fā)展。

1 中學(xué)檔案管理實(shí)施的重要性

1.1 反映現(xiàn)有教研水平,促進(jìn)教學(xué)改革創(chuàng)新

隨著時代的發(fā)展，教育越來越受到重視，我國的教育也在深化與改革適應(yīng)社會的進(jìn)步。國家對教學(xué)體制、課程、教師隊(duì)伍專業(yè)化等方面的改革在不斷地推進(jìn)與實(shí)行。對此，中學(xué)學(xué)校必須采取一些行之有效的措施進(jìn)行深化改革，提高學(xué)校的辦學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量，其中對檔案管理這方面的強(qiáng)化是必不可少的。一所學(xué)校把檔案管理得井井有條、實(shí)施規(guī)范，那么就能為教學(xué)提供豐富且有效的檔案材料，教師對學(xué)校的教學(xué)設(shè)備、資源和學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量以及學(xué)生的學(xué)習(xí)情況有更多地了解。這樣教師從檔案中了解以往的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，從中吸收學(xué)習(xí)，對自己的教學(xué)方法進(jìn)行改進(jìn)去適應(yīng)學(xué)生的發(fā)展，符合學(xué)校的教育特色。認(rèn)真學(xué)習(xí)學(xué)校的辦學(xué)理念，培養(yǎng)目標(biāo)，對教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)組織形式、課程目標(biāo)、教學(xué)方式進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，更好地從德智體美勞方面培養(yǎng)學(xué)生，使學(xué)校教育得到快速的發(fā)展。所以，必須加強(qiáng)檔案管理，落實(shí)實(shí)施步驟，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)的革新。

1.2 建立真實(shí)可靠的檔案，促進(jìn)教學(xué)評估合理展開

教學(xué)評估，是檢驗(yàn)學(xué)校教育質(zhì)量的一種方法。根據(jù)學(xué)校教育目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、學(xué)校教學(xué)的實(shí)施內(nèi)容與程序，對學(xué)校的教學(xué)以及辦學(xué)水平展開評價。以往的一些中學(xué)的教學(xué)評估，存在著很大的問題，例如評價標(biāo)準(zhǔn)的單一性，評價方式的不合理性，評價準(zhǔn)確度不高等。如果檔案管理可以得到有效地實(shí)施，那么這一問題可以得到很好地解決，教學(xué)評估的現(xiàn)狀得到大大的改變。具備豐富完整的檔案資料，有利于教育工作者進(jìn)行設(shè)計(jì)教學(xué)程序，編制教育內(nèi)容，規(guī)劃教學(xué)安排等工作的進(jìn)行。在進(jìn)行教學(xué)評估時，就可以對這幾方面進(jìn)行檢驗(yàn)，得出客觀地評價結(jié)果，從而判斷學(xué)校教育水平。所以檔案管理對于教育評估的進(jìn)行有著重大的作用。

2 當(dāng)下中學(xué)檔案管理常見問題

2.1 缺乏領(lǐng)導(dǎo)層的重視

現(xiàn)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于中學(xué)檔案的管理還是不夠重視，沒有設(shè)立專門的部門管理，通常都將這些工作讓各自部門自己管理檔案，或者丟給行政后勤部門處理檔案的工作，難以做到專業(yè)化處理。他們對這方面缺乏人力、物力、財(cái)力的投入，這是一項(xiàng)復(fù)雜且長期的工作，沒有以上各項(xiàng)的支持，那么管理上自然就沒有規(guī)范，不專業(yè)。檔案管理制度也沒有明確提出，實(shí)行的還是傳統(tǒng)的管理模式，已經(jīng)不能滿足于時代的發(fā)展，沒有專門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行監(jiān)督管理，檔案管理還是一種沒有執(zhí)行力的制度。當(dāng)出現(xiàn)問題的時候，沒有明確的負(fù)責(zé)人，互相之間推脫責(zé)任，根本沒辦法讓檔案管理正常的進(jìn)行。因?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層不重視檔案管理，導(dǎo)致下面的實(shí)施人員對檔案的管理也不盡心、不配合。在收集檔案的時候，相關(guān)的工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)，操作過程不當(dāng)，嚴(yán)重的影響了檔案管理的進(jìn)行。

2.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)缺乏

由于檔案管理工作人員并不是科班出身，沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過檔案管理的知識與現(xiàn)實(shí)的實(shí)踐。只是進(jìn)行了簡單的職前培訓(xùn)，所以可能在檔案管理工作的過程中，會出現(xiàn)很多不規(guī)范的現(xiàn)象，很難去解決一些突發(fā)事件。由于某些人缺乏法律知識，對檔案工作的一些信息泄露給他人，造成信息外露。另外，由于檔案管理的不當(dāng)，在這個過程中還可能會出現(xiàn)檔案損壞或者遺失的現(xiàn)象。在調(diào)檔過程中，由于缺乏專業(yè)素養(yǎng)，很難與其他工作人員之間做到默契的配合，導(dǎo)致檔案工作效率低下。在如今數(shù)字信息化的社會環(huán)境下，對檔案管理的工作人員要求更高，所以必須嚴(yán)格管理檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.3 管理水平滯后

沒有嚴(yán)格的管理制度，檔案管理的過程就會顯得非常隨意。收集到的資料不全面，沒有做到合理的歸檔，資料的調(diào)取也不符合要求，并且沒有對檔案進(jìn)行備份處理，一旦丟失就很難找回，有的管理部門還在實(shí)行傳統(tǒng)的人工管理，辦事效率低。隨著信息科技的快速發(fā)展，讓檔案管理的過程變得更加簡單優(yōu)化，然而他們并沒有認(rèn)識到這一好處，又或是不知道如何使用現(xiàn)代信息技術(shù)，導(dǎo)致管理水平滯后。

3 新時期中學(xué)檔案管理優(yōu)化措施

3.1 提升領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視

檔案管理牽涉到多方面的利益，如學(xué)生與教師的個人信息安全，學(xué)校的利益。防止這些現(xiàn)象的發(fā)生，就必須引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理更加重視。通過列舉一些檔案管理不當(dāng)?shù)氖录鳛榫眩瑥亩I(lǐng)導(dǎo)層能更加透徹清晰的意識到檔案管理對于維持信息安全具有很大的作用，牽涉到很多人員的利益。檔案可以幫助我們規(guī)劃開展下一步工作，還關(guān)系到學(xué)校各個人員的信息安全和利益。一旦檔案缺乏管理的話，出現(xiàn)惡性問題，那么將會造成不可逆轉(zhuǎn)的結(jié)果，領(lǐng)導(dǎo)層也難以作出反應(yīng)。所以要及時意識到這一問題，加大對檔案管理的人力物力財(cái)力投入，從而可以提高檔案管理的效率。

3.2 注重工作人員綜合素質(zhì)的提升

工作人員在檔案管理中也扮演著一個很重要的角色，我們必須要關(guān)注提高工作人員的綜合素質(zhì)，他們直接對檔案的管理產(chǎn)生重要的影響。職前培訓(xùn)和在職管理培訓(xùn)都是必要的，對他們傳授新的管理知識和技術(shù)，這樣在檔案管理的工作中才能做到游刃有余。培訓(xùn)不僅可以通過傳授知識進(jìn)行教學(xué)，還可以通過學(xué)習(xí)觀摩別人的工作過程來獲得直接經(jīng)驗(yàn)，這樣豐富了自我，也提高了工作的能力。其次，需要建立一個良好的考核制度，實(shí)行工作責(zé)任制，每個人都要對自己的工作負(fù)責(zé)，避免因?yàn)樽约旱腻e誤而導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。獎罰分明，對有貢獻(xiàn)的工作人員要進(jìn)行獎勵，這樣可以提高工作的積極性。還要營造一個和諧輕松的工作氛圍，緊繃著的弦是會斷的，要適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行放松。管理人員必須掌握管理的度，過于嚴(yán)厲和過松都會導(dǎo)致不良的后果，要合理設(shè)置工作量與任務(wù)難度，避免因?yàn)槟承┕ぷ魅藛T的任務(wù)過多而導(dǎo)致不良的身心問題，對工作人員進(jìn)行心理疏導(dǎo)，感受到集體的溫暖。

3.3 完善管理制度

管理制度的確定需要從多方面考慮，第一，要對學(xué)校本身的情況進(jìn)行評估，第二，要符合檔案管理的法律規(guī)定。做到這兩點(diǎn)，將檔案管理變得更加具有制度性，嚴(yán)格規(guī)定工作的范圍、內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)要求，并且對這些進(jìn)行細(xì)致化的解釋說明，每一個工作人員就能明確地知道自己的工作內(nèi)容。將這些系統(tǒng)的培訓(xùn)資料以及制度進(jìn)行檔案保存，有利于將來新的員工進(jìn)行培訓(xùn)，可以加快適應(yīng)新工作的速度。管理制度應(yīng)該包含多方面的要求：工作責(zé)任、內(nèi)容、程序、員工培訓(xùn)、考核、監(jiān)督制度等。有了這些檔案資料，就可以快速地進(jìn)行工作的開展，讓制度管理得到落實(shí)，每個人都遵守制度的規(guī)則，維持正常的工作秩序，大大的提高了工作的效率。

3.4 依法管理檔案工作，加大宣傳力度

提高群眾和社會的檔案意識與加強(qiáng)檔案法治觀念是檔案管理工作一部分。我國對于檔案管理工作一直堅(jiān)持“立足檔案，面向社會”的指導(dǎo)方針，不斷地向社會公眾傳播《檔案法》的相關(guān)知識，讓人民知法守法，對全社會進(jìn)行普法?？墒乾F(xiàn)在人們的檔案意識還不夠強(qiáng)，檔案法治觀念不清楚。要讓檔案管理引起上級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，并且納入學(xué)校教育中，各部門做好自己的本職宣傳普法工作，另外還可以開展普法宣傳周、學(xué)校網(wǎng)站普法宣傳、普法展覽、校園公示欄、知識競賽等各種形式宣傳，這樣越來越多的人可以全面地了解檔案，宣傳并維護(hù)《檔案法》。把現(xiàn)實(shí)案例的現(xiàn)身說法對群眾進(jìn)行告知，這樣的事件更具有說服性，對人們的告誡更加深厚。這些措施都可以在很大程度上提高社會的檔案意識，增強(qiáng)檔案法治觀念，為建立良好的檔案管理體制提供了人員支持的作用，加強(qiáng)檔案管理的施行力度，從而順利地進(jìn)行檔案管理工作。

學(xué)校教育檔案的管理工作，必須從實(shí)際出發(fā)，聯(lián)合教育部門與檔案部門等各個機(jī)構(gòu)一起制定檔案管理方案與標(biāo)準(zhǔn)，以此適應(yīng)學(xué)校教育改革的發(fā)展。進(jìn)行全局的統(tǒng)籌安排，加強(qiáng)管理力度，將檔案合理歸檔分類，相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，這樣就形成了檔案管理部門與學(xué)校之間的相互合作管理機(jī)制，《檔案法》在學(xué)校的實(shí)施就能得到快速堅(jiān)定的落實(shí)。按照法律法規(guī)將檔案收集的程序合理合法化，嚴(yán)格實(shí)施這一過程，檔案的收集、整理、歸檔是檔案工作的核心與重點(diǎn)，是進(jìn)行檔案工作的前提條件。學(xué)校檔案工作的進(jìn)行需要堅(jiān)持以做自我為中心的原則，著重收集本單位頒布的文件檔案，以及上級部門對本單位下達(dá)的管理文件，一些會議記錄材料、教師等工作人員勞動協(xié)議都是檔案收集的重點(diǎn)。在收集到這些材料之后，要根據(jù)它們的類別進(jìn)行歸類建檔，完善的檔案體系的建成，對于一個學(xué)校的發(fā)展是非常重要的?？梢粤私鈱W(xué)校的發(fā)展與辦學(xué)水平，讓教師更加清晰的對學(xué)生進(jìn)行教學(xué)，有利于快速查找教學(xué)材料從中吸取教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，管理人員可以對學(xué)校進(jìn)行更好的管理，提高學(xué)校教育質(zhì)量。因此，學(xué)校必須要將檔案管理工作作為學(xué)校工作的重點(diǎn)部分，將檔案管好，用好，這樣學(xué)校才能在辦學(xué)水平上更上一層樓，贏得社會的認(rèn)可。

4 結(jié)束語

中學(xué)檔案對于學(xué)校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，因?yàn)樗梢苑从硨W(xué)校的過去，現(xiàn)在以及未來可能發(fā)生的事情。只有做好學(xué)校檔案的管理工作，讓檔案發(fā)揮出最大的價值，為學(xué)校教育事業(yè)與管理工作的順利展開提供經(jīng)驗(yàn)保障。如今一些學(xué)校的檔案管理還是存在著很多的不足，比如他們管理的觀念還不是特別清楚，制度的建設(shè)缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，檔案不能得到發(fā)揮指導(dǎo)實(shí)踐。所以每個學(xué)校根據(jù)自己的實(shí)際情況對檔案進(jìn)行合理的管理，優(yōu)化檔案管理體系，保證檔案可以得到更有效的實(shí)行，發(fā)揮檔案的實(shí)際價值。為學(xué)校教學(xué)工作可以更好地進(jìn)行、建設(shè)更高水平的學(xué)校提供了豐富的條件，因此學(xué)校檔案管理的工作對學(xué)校建設(shè)息息相關(guān)。