新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革探究

張長水

（山東省肥城市市委黨校，山東 肥城 271600）

現(xiàn)如今，社會經(jīng)濟不斷發(fā)展變化，在這種時代背景之下，事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了一定變化。新的背景不僅僅是事業(yè)單位發(fā)展新的契機，也更為事業(yè)單位發(fā)展帶來了新的挑戰(zhàn)。目前看來，事業(yè)單位要想保證長效穩(wěn)健發(fā)展，取得良好的發(fā)展成效，最重要的一點，就是要在檔案管理方面適當進行調(diào)整優(yōu)化，進行一系列的創(chuàng)新和改革，以實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展，并未事業(yè)單位發(fā)展提供有效服務(wù)的目的。然而現(xiàn)實卻是，由于事業(yè)單位在對于事業(yè)單位檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致在檔案管理工作方面存在許多問題，與時代脫節(jié)，嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

1 檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的作用

事業(yè)單位的管理工作中，有一個重點工作內(nèi)容就是“檔案管理”。從事業(yè)單位的角度來講，檔案管理工作是人事管理的基礎(chǔ)，也是員工考核的依據(jù)。事業(yè)單位檔案管理工作涉及面非常廣泛，包含單位的各項工作內(nèi)容、各項活動……事業(yè)單位做好檔案管理工作，不僅僅是各項信息的管理，對于下一個工作環(huán)節(jié)的開展等也有著重要的作用。對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作的進步和發(fā)展，能夠為單位的人事管理、業(yè)務(wù)管理等各項工作開展提供便利，能夠為事業(yè)單位的工作效率提升提供優(yōu)質(zhì)輔助。由此可見，檔案管理對于事業(yè)單位的重要性是非同一般的。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向

2.1 實現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展

隨著國家日益強盛、科技日益進步、時代不斷變化以及社會不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然突顯出了許多問題，其模式也已經(jīng)落后，因此，檔案管理必須順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，利用數(shù)字化、智能化的信息技術(shù)等，以及數(shù)字化理念，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。此項建設(shè)，對于掃描、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)了在檔案管理領(lǐng)域的整合應(yīng)用。并且，依靠科技的進步，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化、電子化，去紙質(zhì)化處理，形成電子檔案與檔案數(shù)據(jù)庫。與此同時，依靠現(xiàn)代技術(shù)而建立的檔案管理能夠更適應(yīng)檔案信息的整理、檢索、補充、更新、修改等操作，為檔案管理提供更多便利。

總的來說，檔案管理數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，是對事業(yè)單位重要無形資本產(chǎn)業(yè)的梳理整合，是對其進行賦能提升，挖掘其價值與作用，為事業(yè)單位的無形資本產(chǎn)業(yè)管理提供更大的發(fā)揮空間，促進其運用和發(fā)展，為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的效益。

2.2 實現(xiàn)統(tǒng)一性的發(fā)展

數(shù)字化只是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新改革中的一個部分，檔案管理“統(tǒng)一性”發(fā)展也同樣重要。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，存在著許多弊端，例如檔案記錄、檔案整理、檔案出庫入庫等信息雜亂繁多、不成體系，并且由于檔案管理所涉及的內(nèi)容、事件、信息等細致而又繁雜，查閱工作十分復(fù)雜，效率低下。而統(tǒng)一性就是為了解決傳統(tǒng)管理模式下事業(yè)單位檔案管理工作中信息無法實現(xiàn)互通的棘手問題。利用現(xiàn)代信息技術(shù)（數(shù)據(jù)庫技術(shù)、工作流技術(shù)、服務(wù)器儲存技術(shù)……），將事業(yè)單位各部門、各階段的檔案信息匯集到一起，進行整合，并利用統(tǒng)一的檔案信息管理平臺進行統(tǒng)籌管理。利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)上傳、管理、查閱、增刪改查等等工作的便捷性、統(tǒng)一性。

2.3 實現(xiàn)檔案管理的自動化

傳統(tǒng)檔案管理的工作、流程等全部依靠的是人力資源，依靠負責檔案管理的工作人員的經(jīng)驗等完成的。因此，涉及人本身，其中難免會出現(xiàn)一些信息誤差、檔案管理混亂等問題。再者，對于檔案信息的整理歸檔、分類等工作，由于人的主觀意識、思想、能力、思維、認知等方面的差異，檔案分類的結(jié)果也會不盡相同。自動化的檔案管理模式能夠有下針對以上“人”的主觀操作的主觀問題，采用信息化技術(shù)，在減少人力資源操作甚至去掉人力資源操作的模式下，實現(xiàn)平臺上自動化的檔案信息數(shù)據(jù)上傳、輸出、整理、歸類等操作，自動提取關(guān)鍵詞，自動生成檔案管理目錄，自動編號，自動歸檔，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作自動化處理，大大減少了人為誤差而導(dǎo)致的問題。

毫無疑問，自動化將是檔案管理的未來發(fā)展趨勢，能夠更大程度地解決人力資源，完成更大范圍的、更大數(shù)據(jù)量的檔案信息收集、整理、管理、存儲等工作，并利用嚴格的程序設(shè)定，確保檔案管理信息的準確性與流程的規(guī)范性，確保檔案長久安全、準確清晰的保存。

2.4 增加檔案管理的互動性

傳統(tǒng)檔案管理模式非常簡單，基本上一個檔案的需求和用途都是有限的，這也導(dǎo)致了檔案信息利用率不高的問題，造成了許多資源的浪費。加上紙質(zhì)檔案的查閱、使用等非常繁瑣，并且時日久了之后，也會產(chǎn)生磨損、信息不清等問題。對于互聯(lián)網(wǎng)時代的人們來說，紙質(zhì)檔案還存在著跨地域查閱、跨時空使用不便等問題，亟待解決。

信息化的發(fā)展為傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的問題和弊端提供了更佳的解決方案，實現(xiàn)檔案信息的地域、時空良好互通?；有缘脑鰪?，能夠優(yōu)化改進以往“一對一”的單一互動模式，除此之外，“在線服務(wù)”等諸多信息互動功能的增加，也為檔案信息需求者與管理平臺的互動提供了更大的便利，有助于事業(yè)單位檔案管理工作能夠及時高效的滿足檔案信息服務(wù)需求。

3 新形勢下實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理改革的策略

3.1 重新整理檔案管理的組織架構(gòu)

事業(yè)單位的檔案管理是非常復(fù)雜的，人員、活動、事件等信息眾多，加之事業(yè)單位的體量大、人員多，檔案信息量十分龐大。并且，由于檔案所涉及的信息包含著事業(yè)單位的方方面面。因此，檔案管理改革工作必須要從本質(zhì)上著手，針對事業(yè)單位的組織架構(gòu)等進行深層次分析、梳理、歸納、分類。利用組織架構(gòu)的整理，形成初步的檔案管理組織架構(gòu)標準體系。

除此之外，針對檔案管理，還必須要從事業(yè)單位檔案管理工作本身的組織架構(gòu)方面進行深層次改革，針對原有檔案管理組織架構(gòu)進行優(yōu)化調(diào)整，以求其能夠適應(yīng)信息化、數(shù)字化、智能化、自動化的檔案管理機制。在改革后的組織架構(gòu)中，必須要針對信息技術(shù)方面，增加相關(guān)技術(shù)工作人員，便于其管理維護檔案管理系統(tǒng)平臺等，為檔案信息化管理保駕護航。

3.2 重新構(gòu)造檔案管理業(yè)務(wù)流程

為了促進檔案管理機制的創(chuàng)新改革，就必須要從信息化管理的角度對事業(yè)單位檔案管理工作的各項流程重新梳理，從而對事業(yè)單位檔案管理工作中的職能、權(quán)力、效益等進行更加準確的分析，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化升級。在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的整體業(yè)務(wù)流程重建非常復(fù)雜，必須要從本質(zhì)入手，并符合單位的發(fā)展規(guī)律、發(fā)展方向等。主要分為以下三個方面：第一，是檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。對于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作來說，這不僅是要梳理整個檔案管理部門內(nèi)部的整體工作流程，更是理清楚檔案管理部門、其他部門等之間的工作關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系等，以及其工作的整體流程是如何運轉(zhuǎn)的。第二，建立標準化的檔案管理制度。事業(yè)單位檔案管理工作開展必要有一套標準化的檔案管理制度為依據(jù)，同時，標準化的檔案管理制度也能夠有效促進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展。所以，在事業(yè)單位檔案管理工作中，必須要在明確樹立單位的組織架構(gòu)、人力資源等方面，以促進事業(yè)單位的長遠可持續(xù)發(fā)展為己任，制定一套標準的檔案管理制度，并嚴格落實執(zhí)行。第三，是專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)。在智慧化事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化技術(shù)十分關(guān)鍵，并且由于當時工作的特殊性，事業(yè)單位必須要有自己檔案管理技術(shù)工作人員，以保證涉密信息等一系列內(nèi)部資料的安全性。因此，在智慧化事業(yè)單位檔案管理工作中，必須重視引進相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員，對其進行專業(yè)培養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理工作提供扎實的技術(shù)支撐。

3.3 增強檔案管理的服務(wù)能力

在事業(yè)單位中，檔案管理的服務(wù)是一項重中之重的工作，檔案管理的服務(wù)也是事業(yè)單位的整體價值體現(xiàn)所在。所以，事業(yè)單位必須要重視提升檔案管理的服務(wù)能力，將其作為檔案管理改革首要任務(wù)。在提升檔案管理的服務(wù)能力問題上，首先，檔案管理要適應(yīng)新的需求，不再是僅僅局限于搜索、查閱等基本功能，還要在原有基礎(chǔ)上增加自動化、智能化的一些服務(wù)性功能，提供更好、更優(yōu)、更便捷的檔案管理服務(wù)。其次，在服務(wù)內(nèi)容方面也要予以重視，要實現(xiàn)一個思想上的轉(zhuǎn)變，改變被動角色，主動向用戶提供服務(wù)，并加強服務(wù)的準對性與專業(yè)性，針對檔案管理的個性化需求，增加一些個性化的服務(wù)功能，實現(xiàn)更加專業(yè)的信息服務(wù)。

3.4 建立信息化平臺

信息化檔案管理離不開信息化數(shù)據(jù)管理平臺，要想促進檔案管理信息化、數(shù)字化、智慧化、自動化發(fā)展的步伐，就必須要從信息化的角度，搭建一個滿足事業(yè)單位檔案管理工作需求、服務(wù)需求等的綜合性信息管理平臺，綜合考慮業(yè)務(wù)管理流程、服務(wù)功能、安全性、數(shù)據(jù)應(yīng)用（存儲、調(diào)用、檢索……）等等方面的需求，達成一個統(tǒng)一的發(fā)展目標。簡單來說，就是通過檔案管理信息化數(shù)據(jù)平臺的建立，形成統(tǒng)一的、標準的事業(yè)單位檔案管理工作體系，并在平臺投入使用后，對平臺進行定期或不定時的維護、升級、更新、安全檢測、漏洞修補等操作，實現(xiàn)技術(shù)層面的不斷進行調(diào)整與優(yōu)化完善，以求達到更優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位檔案管理工作效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位必須充分意識到檔案管理工作的重要性，并切實落實好檔案管理工作，充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，朝著數(shù)字化和自動化的方向，重新構(gòu)建檔案管理工作體系，搭建更加全面、系統(tǒng)的檔案管理信息化平臺，完善事業(yè)單位檔案管理工作業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理的服務(wù)能力，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作對于事業(yè)單位的積極促進作用與價值。