如何提高事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理水平

龔秀容

（江西有色地質(zhì)勘查五隊(duì)，江西 九江 332000）

1 檔案意識(shí)薄弱

目前，大部分事業(yè)單位的決策領(lǐng)導(dǎo)層往往將關(guān)注焦點(diǎn)全部集中在經(jīng)濟(jì)效益與形象建設(shè)工作當(dāng)中，沒有意識(shí)到檔案所蘊(yùn)藏的價(jià)值，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理很簡單，只不過是收集、整理過期的文件材料，并不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，忽略了檔案管理的重要性，對(duì)檔案管理方面的工作不聞不問。首先沒有建立起科學(xué)有效切實(shí)可行的檔案管理制度，檔案管理制度成為掛在墻上的一紙空文，使檔案管理工作無章可循，增加了檔案工作人員的管理難度，阻礙了檔案管理的發(fā)展。管理制度中沒有有效的獎(jiǎng)懲措施，導(dǎo)致各部門移交檔案和管理人員收集檔案缺乏積極性，各部門產(chǎn)生的檔案不能全部移交到檔案室，檔案收集工作受限。有些工作人員借閱檔案后丟失檔案，沒有有效的懲罰問責(zé)措施，部分檔案丟失無法挽回，影響了檔案的齊全完整性。檔案的宣傳工作安排部署不到位，一些職工檔案意識(shí)淡薄，不積極主動(dòng)移交檔案，不進(jìn)行整理直接將檔案交到檔案，認(rèn)為整理工作應(yīng)該由檔案管理人員完成。

2 思想觀念陳舊，管理方法單一

計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及應(yīng)用，為提升檔案管理效率提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。由于部分企事業(yè)單位安排的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，文化水平偏低，學(xué)習(xí)意識(shí)淡薄，使得管理人員在接受新思想、新事物、新技術(shù)方面存在嚴(yán)重滯后現(xiàn)象，甚至一些檔案工作人員不思進(jìn)取、不謀發(fā)展，依然沿用過去的老套陳舊的管理方法，導(dǎo)致檔案信息化管理水平始終處于落后狀態(tài)[1]。事業(yè)單位注重的是經(jīng)濟(jì)效益，由于檔案管理工作往往不受重視，對(duì)檔案管理工作很少過問，檔案管理人員一般默默無聞，卻政績不高，也很難得到提拔，甚至身兼數(shù)職，無法專心投入檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理人員干事的激情逐漸消退。因此崗位流動(dòng)性較大，又沒有經(jīng)過規(guī)范的檔案交接，導(dǎo)致部分檔案缺失。如此惡性循環(huán)導(dǎo)致檔案管理工作裹足不前。

3 沒有集中統(tǒng)一管理檔案

部分事業(yè)單位的檔案還處于分散管理的階段，沒有專門的檔案庫房，各部門自己管理自己的檔案。各部門檔案管理情況參差不齊，檔案隨意堆放在辦公室，查找十分困難，借閱管理方面比較混亂，導(dǎo)致一些檔案丟失。各部門也不按規(guī)范去整理檔案，檔案管理整體水平不高。甚至一些職工也不再留存檔案，檔案只交到上級(jí)檔案館或甲方，導(dǎo)致單位內(nèi)部存儲(chǔ)缺失，不利于維護(hù)檔案的齊全完整。由于分散管理，各部門檔案保管條件不同，設(shè)備設(shè)施達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，通風(fēng)、防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施不標(biāo)準(zhǔn)，溫濕度不符合要求，嚴(yán)重影響紙張的壽命和檔案的保管質(zhì)量。

4 資金投入有限，硬件設(shè)施不足

部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的焦點(diǎn)都集中在單位的經(jīng)濟(jì)效益上，資金投入更加傾向于項(xiàng)目投資和擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模方面，對(duì)于檔案方面的硬件設(shè)施、專業(yè)人才、管理系統(tǒng)的投資資金較少。一些單位甚至沒有一個(gè)專門的檔案庫房，有些單位把檔案室兼做倉庫，堆放一些雜物，給檔案管理造成了不利影響。缺乏科學(xué)有效的檔案管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要管理人員進(jìn)行分類歸檔，編制檔案電子目錄，才能方便檔案人員查詢利用檔案。部分單位沒有建立起檔案分類大綱，主要依靠管理人員基于對(duì)單位的全面了解情況下進(jìn)行合理分類，一旦管理人員有變動(dòng)，短時(shí)間內(nèi)部分檔案很難查到。事業(yè)單位沒有科學(xué)有效的檔案管理系統(tǒng)和便捷性的檢索工具，將影響檔案的查找效率。

5 主要收集紙質(zhì)檔案，電子檔案的收集較少，檔案數(shù)字化程度偏低

當(dāng)今社會(huì)正處于一個(gè)開放包容的時(shí)代，信息化、科學(xué)化已經(jīng)逐漸成為我國主要的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及，國家信息技術(shù)逐漸發(fā)展成熟，各行各業(yè)都在努力朝著更加先進(jìn)、更加高端的方向前進(jìn)[2]。尤其是對(duì)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在很多的弊端。首先就是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要管理人員手動(dòng)進(jìn)行分類整理，不僅需要花費(fèi)大量的時(shí)間，還占用存儲(chǔ)空間。隨著檔案數(shù)量的日益增加，各單位的檔案銷毀制度不健全，對(duì)于銷毀檔案始終保持著謹(jǐn)慎的態(tài)度，只有擴(kuò)建檔案庫房才能容納新增加的檔案，極大地浪費(fèi)了空間。紙質(zhì)檔案查找比較麻煩，尤其是查找比較古老的檔案，更需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，而且還不一定能找得到，查找效率很低下。電子信息化管理方式已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，電子化與紙質(zhì)檔案相結(jié)合將成為未來檔案管理的主要形式。各單位應(yīng)該采取分類的方式收集檔案，對(duì)于保存價(jià)值較低，可以只收集電子檔案，還能運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案，而且還可以把電子化的檔案資源存儲(chǔ)在硬盤或光盤中，不僅有效節(jié)省了檔案存儲(chǔ)空間，方便檔案編研利用，還節(jié)省了人力物力。

對(duì)于以上部分事業(yè)單位存在的這些問題，只有采取針對(duì)性的措施，充分認(rèn)識(shí)到提高檔案管理水平的重要性，加強(qiáng)宣傳樹立全員檔案意識(shí)，只有調(diào)動(dòng)起事業(yè)單位所有職工的積極性才能提高檔案科學(xué)化管理水平?，F(xiàn)在處于事業(yè)單位改革的關(guān)鍵時(shí)期，各單位可能存在合并分立的情況，那么各單位的檔案也將面臨交接的問題，各單位管理檔案水平參差不齊，更應(yīng)該統(tǒng)一按規(guī)范去管理檔案，才能順利完成檔案的交接工作，推動(dòng)機(jī)關(guān)工作效率，促進(jìn)單位的生產(chǎn)經(jīng)營效益。針對(duì)以上問題我們將從以下幾個(gè)方面著手：

5.1 提高檔案管理意識(shí)

首先從領(lǐng)導(dǎo)層到普通員工，都要提高檔案管理意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位的生產(chǎn)發(fā)展有著不可估量的影響，把檔案管理工作納入單位內(nèi)部考核當(dāng)中，主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，部門負(fù)責(zé)人具體落實(shí)。健全各項(xiàng)檔案管理制度，針對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)采取有效的獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)各部門積極配合檔案管理工作。同時(shí)加強(qiáng)宣傳工作，經(jīng)常派檔案專兼職人員外出參加理論培訓(xùn)和實(shí)踐操作學(xué)習(xí)，去管理較好的單位參觀學(xué)習(xí)。邀請(qǐng)專家來本單位進(jìn)行授課，全員參加，提高職工的檔案意識(shí)。讓領(lǐng)導(dǎo)和員工意識(shí)到檔案在單位發(fā)展中的重要性，讓單位全體職工了解檔案相當(dāng)于單位發(fā)展的命脈，檔案對(duì)單位的生產(chǎn)經(jīng)營起到至關(guān)重要的作用，同時(shí)也能提升單位的形象和信任度。想要單位發(fā)展得更好更快，必須重視檔案管理。只有從思想層面上解決問題，才能樹立起全員檔案意識(shí)，職工才會(huì)積極主動(dòng)去收集檔案并移交到檔案室。領(lǐng)導(dǎo)層要經(jīng)常監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)展情況，部署各項(xiàng)工作。事業(yè)單位最好是從高校招聘檔案相關(guān)專業(yè)人才建立檔案部門，配備檔案專職人員，使檔案管理人員能夠全身心地投入到檔案管理工作中來。檔案管理人員一直處于默默無聞，政績不高的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案管理人員積極性不高。而單位的檔案管理水平一定程度上依賴于管理者的認(rèn)識(shí)水平。對(duì)于檔案管理人員有獎(jiǎng)懲措施，有一定的晉升空間，才能激發(fā)管理人員的積極性，努力學(xué)習(xí)各種新規(guī)范，按規(guī)范去管理檔案，有效提高檔案管理水平。

5.2 集中統(tǒng)一管理檔案

檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面利用。這是檔案管理的基本原則，各單位應(yīng)建立檔案室集中統(tǒng)一管理各部門形成的檔案。在分散管理的形式下管理檔案，各部門形成的檔案各自管理，檔案管理不是部門的主要工作，容易造成對(duì)檔案管理工作的不重視。各部門檔案管理人員多半是兼職，在日常管理過程中往往比較隨意，而且沒有專門的庫房存放檔案，容易造成檔案的丟失，不利于檔案的完整與安全。集中統(tǒng)一管理檔案迫在眉睫，各部門按年度或者項(xiàng)目竣工將檔案移交到檔案室，有專人負(fù)責(zé)分類整理，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。各部門設(shè)置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門檔案的日常收集工作，檔案管理部門經(jīng)常性主動(dòng)去催收檔案，過期借閱及時(shí)催還。集中統(tǒng)一管理檔案，管理員可以根據(jù)單位具體情況，建立專題檔案，大大提升檔案查找效率。

5.3 加大檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)檔案管理現(xiàn)代化引起重視，增加資金投入，保證檔案現(xiàn)代化管理工作的順利開展。投入一定的經(jīng)費(fèi)，建立檔案專門庫房、閱覽室、辦公室，購置檔案密集架、防磁柜、底圖柜、溫濕度監(jiān)測器、除濕機(jī)、掃描設(shè)備等，創(chuàng)造有利于檔案保管的環(huán)境。增加檔案管理人數(shù)，推進(jìn)檔案數(shù)字化覆蓋率，提高檔案查找效率，減少調(diào)用紙質(zhì)檔案的頻率，有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)模式下查找檔案主要依賴于手工查詢，一旦人員有所調(diào)整，短時(shí)間內(nèi)接替人員很難快速查找到檔案。事業(yè)單位購置檔案管理系統(tǒng)軟件，利用便捷的檢索工具，便于職工查找檔案，提升查找效率。檔案管理必須充分利用計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，事業(yè)單位建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息更好地保存、查找等，使檔案資源得到充分共享，為各部門提供更有價(jià)值的檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作滿足時(shí)代發(fā)展需求，使事業(yè)單位檔案管理工作更科學(xué)、更高效。通過有效地利用計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作，能夠快速的查詢到所需的信息，大大提高了檔案管理工作效率[3]。

5.4 重視收集電子檔案，推進(jìn)檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)模式下只收集紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案容易受潮發(fā)黃變脆保存時(shí)間有限，所以我們?cè)谑占堎|(zhì)檔案的同時(shí)要收集電子檔案，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)于一些比較珍貴的紙質(zhì)檔案，利用掃描儀、數(shù)碼照相、攝像等專業(yè)設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子文檔、壓縮文檔、圖片或者視頻影像資源，保證紙質(zhì)檔案內(nèi)容與電子檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)[1]，查找檔案時(shí)可以直接調(diào)用電子檔案，減少使用紙質(zhì)檔案的頻率，從而延長這些檔案的保存時(shí)間。電子信息化管理方式已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，電子化與紙質(zhì)檔案的互相結(jié)合將成為未來檔案管理的主要形式[2]。

6 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位首先要重視檔案管理工作，采取集中統(tǒng)一管理檔案的方式，安排檔案專業(yè)人才，加大資金投入購置檔案相關(guān)硬件設(shè)備，采取電子化與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，才能提高事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理水平。進(jìn)而提升單位的生產(chǎn)經(jīng)營效益，為即將到來的事業(yè)單位改革后檔案的交接工作做好準(zhǔn)備工作。