工會(huì)檔案管理工作的創(chuàng)新路徑探索

左麗華

（濱州市總工會(huì)，山東 濱州 256600）

工會(huì)檔案詳細(xì)記錄工會(huì)發(fā)生發(fā)展的過(guò)程以及各項(xiàng)活動(dòng)，在記錄工會(huì)成就、維護(hù)員工利益、評(píng)選先進(jìn)個(gè)人、組織職工活動(dòng)等過(guò)程中占據(jù)關(guān)鍵位置?？偠灾?，工會(huì)檔案就是見(jiàn)證和記錄工會(huì)歷史的憑證。工會(huì)在后期發(fā)展過(guò)程中需要以工會(huì)檔案為鑒、總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、吸取失敗教訓(xùn)，為之后工會(huì)工作的穩(wěn)定展開(kāi)提供支持。在新時(shí)期我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等飛速發(fā)展，為工會(huì)檔案管理提出了新的要求，工會(huì)檔案必須在此背景下不斷創(chuàng)新，通過(guò)自身發(fā)展適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)需求。

1 工會(huì)檔案管理的重要性

1.1 促進(jìn)工會(huì)檔案工作規(guī)范化

工會(huì)若想在新時(shí)期順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，迎接新時(shí)代挑戰(zhàn)必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。檔案管理是對(duì)于工會(huì)基礎(chǔ)工作、發(fā)展歷程的詳細(xì)記錄，實(shí)現(xiàn)工會(huì)檔案管理規(guī)范化也是促進(jìn)工會(huì)整體工作規(guī)范化的表現(xiàn)。工會(huì)必須以自身發(fā)展實(shí)際為前提，制定出合理可行的管理體制，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的組織機(jī)構(gòu)，構(gòu)建系統(tǒng)完善的管理體系，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)間的協(xié)調(diào)配合。設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行檔案收集、管理等工作。另外，專(zhuān)職人員需要重視與各部門(mén)信息員間的交流溝通，通過(guò)加強(qiáng)聯(lián)系提升信息收集的真實(shí)性，同時(shí)予以定期檢查和指導(dǎo)，在信息收集方面要做到隨時(shí)收集聯(lián)合定期收集，以此降低文件流失、文件損壞等發(fā)生的可能性。嚴(yán)格按照相關(guān)制度進(jìn)行檔案的收集和管理，在拓寬收集范圍、豐富檔案室藏的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理工作的順利展開(kāi)。

1.2 保持工會(huì)工作連續(xù)性

工會(huì)檔案是工會(huì)發(fā)展的記錄，也是工會(huì)向前發(fā)展的重要參照。工會(huì)檔案管理質(zhì)量的提升對(duì)于促進(jìn)工會(huì)創(chuàng)新發(fā)展、保持工會(huì)事業(yè)連續(xù)性有關(guān)鍵意義，同時(shí)，高質(zhì)量工會(huì)檔案管理能夠?yàn)樾吕项I(lǐng)導(dǎo)銜接、工會(huì)改革發(fā)展提供資料支持，以此保證工會(huì)工作的連續(xù)性，保證工會(huì)高質(zhì)量發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行工會(huì)工作的各項(xiàng)決策制定時(shí)也可通過(guò)工會(huì)檔案獲取準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支撐，以此保證決策的科學(xué)、可行、合理。因此，工會(huì)在工作過(guò)程中必須重視工作檔案管理工作質(zhì)量的提升，通過(guò)工會(huì)檔案吸收經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)教訓(xùn)，為其他各項(xiàng)工作穩(wěn)步科學(xué)發(fā)展提供保障。

1.3 推動(dòng)工會(huì)工作創(chuàng)新發(fā)展

工會(huì)檔案在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期的重要性愈發(fā)突出，工會(huì)要通過(guò)高質(zhì)量檔案管理對(duì)過(guò)去的工作進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)，借鑒經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)自身創(chuàng)新發(fā)展，應(yīng)對(duì)新時(shí)期、新形勢(shì)下的新挑戰(zhàn)、新任務(wù)，在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。工會(huì)的創(chuàng)新發(fā)展離不開(kāi)對(duì)于檔案資料的深入分析，通過(guò)檔案吸收經(jīng)驗(yàn)，以此加強(qiáng)對(duì)于工會(huì)過(guò)去工作的總結(jié)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

2 工會(huì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)工會(huì)檔案管理重視度不高

在新時(shí)期，檔案管理制度愈發(fā)完善，更多工會(huì)及企業(yè)認(rèn)識(shí)到了檔案管理在工作中的重要作用，在實(shí)際發(fā)展需求中對(duì)于檔案價(jià)值也有了更加清晰的認(rèn)知。但是，目前而言仍有少數(shù)工會(huì)并未將檔案管理作為重要工作內(nèi)容。這主要是因?yàn)楣?huì)檔案管理屬于后期保障工作，部分領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為該工作并不屬于一線工作，且在日常工作中應(yīng)用率較低，故而將工會(huì)檔案管理邊緣化，未重視檔案管理質(zhì)量的提升。加上檔案管理工作無(wú)法為工會(huì)帶來(lái)短期可見(jiàn)的效益，因此對(duì)工會(huì)檔案管理重視度不高成為部分工會(huì)較為常見(jiàn)的問(wèn)題。這會(huì)造成檔案管理混亂、錯(cuò)誤發(fā)生率高，認(rèn)為檔案管理僅是對(duì)于檔案的簡(jiǎn)單儲(chǔ)存，檔案遺失、損壞等時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重阻礙了檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

2.2 檔案管理制度有待健全

我國(guó)部分工會(huì)在進(jìn)行檔案管理時(shí)未有統(tǒng)一的工作制度，檔案管理人員隨意進(jìn)行檔案管理。制度性不強(qiáng)就會(huì)造成檔案管理不規(guī)范、檔案內(nèi)容不全、內(nèi)容損壞、查閱困難等問(wèn)題頻繁發(fā)生。另外，檔案管理制度不健全也會(huì)造成對(duì)于檔案管理人員監(jiān)督的缺乏，致使人員未按照要求進(jìn)行檔案管理工作，責(zé)任心缺乏。檔案管理工作內(nèi)容較為繁雜，人員必須做到細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)才能夠較好完成檔案管理分類(lèi)和管理的工作。為此，工會(huì)必須建立起健全完善的檔案管理制度，工作過(guò)程中做到有法可依，同時(shí)對(duì)人員工作予以嚴(yán)格監(jiān)督，提升檔案管理質(zhì)量。

2.3 工會(huì)檔案的價(jià)值開(kāi)發(fā)不足

工會(huì)檔案目前仍處于較為封閉的狀態(tài)，較少公布，因此工會(huì)檔案管理也存在與外界交流不足的問(wèn)題，造成檔案管理工作方式落后、管理思維有待提升。這不利于檔案管理對(duì)于外界信息的及時(shí)獲取，對(duì)于檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)、管理工作質(zhì)量提升都會(huì)造成一定阻礙。另外，對(duì)于檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)力度不足也會(huì)造成檔案管理信息化建設(shè)困難，阻礙工會(huì)迅速健康發(fā)展。在工會(huì)發(fā)展過(guò)程中任何資料都極為重要，因此必須要對(duì)工會(huì)檔案予以合理有效開(kāi)發(fā)，通過(guò)認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值提升檔案管理工作質(zhì)量。

2.4 信息化管理水平有待提升

在信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，在促進(jìn)各行業(yè)發(fā)展中起到了不可替代的作用。工會(huì)也逐漸將信息化融入至工作過(guò)程中，但是部分工會(huì)在檔案管理方面仍未實(shí)現(xiàn)較高的信息化水平，部分工會(huì)在進(jìn)行檔案管理時(shí)仍以人工管理為主。在社會(huì)發(fā)展新階段，工會(huì)的檔案數(shù)據(jù)呈幾何倍增加，檔案管理人員工作壓力及工作量急速提升，在此過(guò)程中數(shù)據(jù)丟失、儲(chǔ)存失誤等問(wèn)題也逐漸凸顯出來(lái)。因此，工會(huì)必須將信息化管理技術(shù)融入至檔案管理工作過(guò)程中，通過(guò)管理方式的創(chuàng)新為管理工作注入新的活力，將信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，以此促進(jìn)行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。信息化的實(shí)現(xiàn)將極大提升檔案管理效率、減輕檔案管理人員工作量、全面提升檔案管理質(zhì)量。

2.5 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性有待提升

部分工會(huì)對(duì)于檔案管理未形成正確認(rèn)知，因此檔案管理工作邊緣化，檔案管理人員也存在專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)的問(wèn)題。一些工會(huì)甚至并未配置專(zhuān)門(mén)人員實(shí)施管理，檔案管理由其他部門(mén)人員兼職完成，造成工作專(zhuān)業(yè)性不高。對(duì)于任何行業(yè)來(lái)說(shuō)，專(zhuān)業(yè)人員都是提升行業(yè)發(fā)展質(zhì)量的關(guān)鍵要素，而檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的缺失將為檔案管理信息化發(fā)展造成阻礙，難以高質(zhì)量完成各項(xiàng)管理工作，對(duì)于工會(huì)整體發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生不利影響。與專(zhuān)業(yè)人員不同，兼職檔案管理人員無(wú)法通過(guò)專(zhuān)業(yè)知識(shí)及豐富管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)現(xiàn)有工會(huì)檔案管理模式予以更新和改善，因此無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化、數(shù)字化建設(shè)。

3 工會(huì)檔案管理工作創(chuàng)新策略

3.1 強(qiáng)化工會(huì)檔案管理意識(shí)

提高檔案管理重視程度是實(shí)現(xiàn)檔案高質(zhì)量管理的前提，先進(jìn)的管理理念對(duì)于檔案管理起指導(dǎo)作用。不僅工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)需提升對(duì)該工作的重視程度，也要向普通員工普及檔案管理的重要作用，讓工會(huì)全體認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于促進(jìn)工會(huì)健康發(fā)展的意義，樹(shù)立正確認(rèn)知，以此引導(dǎo)之后的檔案管理實(shí)踐，為檔案管理工作質(zhì)量的提升提供基礎(chǔ)條件。

3.2 完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度，可以為之后的工會(huì)檔案管理工作提供制度支撐，工會(huì)應(yīng)以實(shí)際發(fā)展需要為前提制定出針對(duì)可行的管理制度，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有制度予以查缺補(bǔ)漏，對(duì)日常管理工作進(jìn)行明確規(guī)范，落實(shí)各項(xiàng)責(zé)任。對(duì)檔案的收集、分類(lèi)、整理等基礎(chǔ)工作予以明確內(nèi)容規(guī)定；對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性分析，并提出有效解決策略；加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的監(jiān)督，提升人員責(zé)任意識(shí)，建立起相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。

3.3 加強(qiáng)對(duì)工會(huì)檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)

工會(huì)檔案有其獨(dú)特價(jià)值，對(duì)于促進(jìn)工會(huì)健康平穩(wěn)發(fā)展有重要意義，而長(zhǎng)時(shí)間處于封閉狀態(tài)較易造成檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)不足、人員對(duì)于檔案重要性認(rèn)知不清晰等問(wèn)題。因此工會(huì)需要以現(xiàn)代化信息技術(shù)為媒介，促進(jìn)檔案管理科學(xué)性與規(guī)范性的實(shí)現(xiàn)，加強(qiáng)檔案價(jià)值開(kāi)發(fā)，使工會(huì)檔案管理工作符合信息化時(shí)代要求，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

3.4 重視工會(huì)檔案信息化管理

我國(guó)已進(jìn)入信息化時(shí)代，對(duì)于檔案管理也提出了更加嚴(yán)格的要求，檔案管理必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和信息化，將現(xiàn)代化信息技術(shù)熟練有效應(yīng)用于各項(xiàng)管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用至檔案管理工作中可以實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化水平的提升。此外，在運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)時(shí)，也要重視信息安全的保障并將其作為重點(diǎn)內(nèi)容，在提升檔案管理有效性的同時(shí)保障信息安全。這就需要加強(qiáng)檔案管理人員安全意識(shí)和防范意識(shí)，重視相關(guān)設(shè)施完善，構(gòu)建防火墻，加強(qiáng)對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的監(jiān)控和管理，使檔案信息化管理安全高效。

3.5 重視檔案管理人員培養(yǎng)

檔案管理人員是實(shí)施檔案管理工作的最主要參與者，因此提升檔案管理人員綜合素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵途徑。加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)可從三大方面著手：一，提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。增強(qiáng)人員職業(yè)道德和責(zé)任心，使其具備良好的保密觀念，樹(shù)立責(zé)任意識(shí)；二，要培養(yǎng)管理人員政治素質(zhì)。具有大局意識(shí)和觀念，將經(jīng)濟(jì)建設(shè)作為工作中心，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化管理；三，要培養(yǎng)人員業(yè)務(wù)水平。其中不僅包括檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，還包括管理理念的更新、信息化信息技術(shù)的掌握以及各項(xiàng)通信設(shè)備的熟練使用等，培養(yǎng)起高質(zhì)量綜合型人才，為工會(huì)檔案管理提供人才支撐。

4 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)發(fā)展步伐加快，檔案管理在工會(huì)中的重要性愈發(fā)凸顯，工會(huì)必須提升對(duì)于檔案管理的重視程度，分析當(dāng)前存在的問(wèn)題并予以積極解決，實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新，促進(jìn)工會(huì)穩(wěn)定健康發(fā)展。