檔案編碼著錄標(biāo)準(zhǔn)（EAD）及其應(yīng)用研究

吳詩淼

（湖北省婦幼保健院，湖北 武漢 430070）

1 引言

檔案就是記錄人們的社會實踐活動過程，越來越受到人們的關(guān)注和重視，除此以外，它的參考價值比較高。隨著檔案的越來越多，檔案的檢索工作也變得尤為復(fù)雜，因此，為了減輕檔案檢索的工作量，各種檢索工具也就隨之而來。隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的手工檢索的方法已經(jīng)相對落后，而運用計算機和互聯(lián)網(wǎng)進行檢索的方法也越來越普及。基于此，檔案界開始探索適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案檢索工具和檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，以便于進一步實現(xiàn)信息資源共享。EAD是歐美國家制定的一種著錄標(biāo)準(zhǔn)，它解決了網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案檢索的適用的問題，目前已經(jīng)是比較常用的檔案檢索工具之一。

2 EAD的基本概念

EAD是檔案編碼的著錄和描述的一種格式，它是由Encoding Archival Description的首字母組成，這個標(biāo)準(zhǔn)是由國外的檔案協(xié)會和國會圖書館聯(lián)合制定的，它可以模式化的表達出檢索工具的內(nèi)容、形式、以及結(jié)構(gòu)等，以此實現(xiàn)在任意計算機上進行檔案信息的檢索、查詢、顯示與交換。EAD標(biāo)準(zhǔn)的研發(fā)在檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展過程中具有里程碑意義。作為編碼標(biāo)準(zhǔn)，EAD因其對互聯(lián)網(wǎng)的良好適應(yīng)性、對平臺的普遍適配性、對多種類型館藏的適用性、使用的靈活性等特性，在目前全球的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中都有較大的影響力。

3 EAD的發(fā)展歷程

EAD起源于圖書目錄編碼技術(shù)，早在上個世紀中期，檔案的工作者們就開始了向標(biāo)準(zhǔn)化著錄和自動化著錄的方向探索了。當(dāng)時，歐美國家的國家信息工作組織建立了數(shù)據(jù)元素詞典，該元素詞典建立以后，開展了SPINDEXⅡ項目，該項目成為最早的探索實踐。1978年國外國會圖書館制定了一種新的編碼標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)會對目錄的編碼進行轉(zhuǎn)換。1983年，發(fā)行了第一版的檔案、原稿和個人論文標(biāo)準(zhǔn)，同年，《關(guān)于著錄標(biāo)注：對從事檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的工作組的報告及建議》由加拿大的檔案局發(fā)行出版，該報告的發(fā)行對于《檔案著錄規(guī)則》在1990年被認可奠定了基礎(chǔ)。

1993年，來自加州大學(xué)伯克利分校圖書館的名為“伯克利檢索工具工程”的一個小組,向全國推送國際標(biāo)準(zhǔn)通用語言（SGML）的編碼標(biāo)準(zhǔn)。1995年召開了主題為“檢索工具”的會議，該會議由國外文獻保管委員會和加州大學(xué)聯(lián)合組織，“安艾伯協(xié)議”由此誕生，這個協(xié)議中的數(shù)據(jù)模型和進行檢索的工具最后被命名為EAD。在此之后，國外檔案信息交換委員會參與到EAD的開發(fā)和研究工作中，并組建了專門的工作組，這使EAD的開發(fā)迅速地發(fā)展起來，很多世界頂尖的大學(xué)例如哈佛大學(xué)、耶魯大學(xué)以及牛津大學(xué)等都對EAD的開發(fā)和應(yīng)用進行了研究。

4 EAD的構(gòu)成及功能

4.1 EAD的構(gòu)成

EAD的編碼語言是SGML,EAD的內(nèi)容以及其相關(guān)結(jié)構(gòu)都是用SGML DTD的形式來表達的，EAD文件由四部分構(gòu)成。

1）EAD文件類型定義（EAD DTD）:EAD的主要內(nèi)容，即對內(nèi)容和結(jié)構(gòu)進行分析描述；

2）EAD標(biāo)簽庫：對于EAD每一個標(biāo)簽的功能進行簡要描述，同時對標(biāo)簽名按字母順序進行排序；

3）使用指南：描述EAD具有哪些功能；

4）實施概要：實施概要主要包括標(biāo)識的組合和層次以及在實際的使用過程中的使用建議。

根據(jù)EAD DTD的定義，整個EAD由很多個層次的元素組合而成，這其中的高層元素有EAD頭標(biāo)、前項、檔案描述等三項。三項高層元素之下又細分有若干分元素，若干子數(shù)據(jù)項共同組成了這些分元素。EAD文件就是包含在中的所有元素。

4.2 EAD的功能

1）錄入檔案資源。EAD最基本的功能就是對檔案資源進行著錄，根據(jù)檔案的名稱、內(nèi)容、年代以及主題和格式等信息進行著錄，可以使檔案管理者和利用者對于檔案進行更好的了解和利用，這使得檔案管理由形式管理向內(nèi)容管理方向轉(zhuǎn)變。

2）提供背景信息。檔案的背景信息由特定的背景和機構(gòu)產(chǎn)生，EAD的內(nèi)容包含多個方面，描述檔案的基本信息和案卷之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系等。使要利用的人不用查閱檔案的情況下，通過EAD記錄的檔案背景判斷檔案的資源價值。

3）提高檢索效率。元數(shù)據(jù)編碼是EAD的本質(zhì)之一，元數(shù)據(jù)編碼為信息的檢索奠定基礎(chǔ)。在運用EAD進行著錄時，對于重要的信息要進行組織再定義，從此建立明確的關(guān)系，這樣才可以使得檢索更加精準(zhǔn)，從而有助于利用者識別檔案資源的價值。

4）促進資源的共享。為了使館際檔案可以進行集成檢索，就要使得各個館之間的交換不涉及格式交換，也就要求檔案編碼著錄時要使用統(tǒng)一的EAD。因此，EAD可以集中分散資源，對于數(shù)字檔案的建立起到一定的促進作用。

5 EAD的應(yīng)用實踐

1）處理檔案資料。這些檔案資料包括由個人、家庭、組織形成，其范圍非常廣泛，例如照片、法律文件和備忘錄、書信以及手稿和其他形式的資料。

2）EAD的使用環(huán)境簡單，僅要一臺計算機、一套SGML軟件就可以完成工作，為了能夠?qū)z索工具放在互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫中進行分享，這臺計算機最好可以鏈接互聯(lián)網(wǎng)。

3）國外博物館計算機網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站以及加利福尼亞在線檔案館、研究圖書館集團等是EAD在一些機構(gòu)中廣泛實施應(yīng)用的有力例證。

6 EAD在我國應(yīng)用的局限性

EAD在很多方面由巨大的優(yōu)勢，例如，資料內(nèi)涵的體現(xiàn)、檔案層次和內(nèi)容的描述以及研究管理著錄資料等方面都有很大的優(yōu)勢，然而，我國檔案領(lǐng)域很多因素限制了EAD的應(yīng)用，這些限制因素說明我國的檔案工作還有很多的問題，具體問題如下：

1）檔案全宗的層級結(jié)構(gòu)缺乏。我國傳統(tǒng)檔案管理的層次分為全宗、案卷和文件三級，這個結(jié)構(gòu)在著錄層級的運用上太過簡單。具體來說，如副全宗、二級分組、系列和二級系列以及類別等很多EAD提供的層級結(jié)構(gòu)在我國沒有對應(yīng)內(nèi)容，導(dǎo)致這些描述元素也不能使用。這反映出我國在全宗內(nèi)檔案的層級劃分上不夠細致，對于檔案之間的結(jié)構(gòu)展示和價值的體現(xiàn)產(chǎn)生了較大的影響，不能清楚的看出案卷和案卷之間、文件和文件之間的聯(lián)系，沒有辦法對檔案信息進行深度開發(fā)。因此，在我國使用EAD進行檔案著錄的過程中受到了很大的限制，工作的局限性明顯。

2）傳統(tǒng)的著錄項目揭示的檔案內(nèi)容層次更淺，我國的檔案著錄根據(jù)《DA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則》進行，適用于傳統(tǒng)的著錄方式，這個規(guī)定可以更好地滿足著錄和檢索的要求。但在很多方面也有它的不足之處，就比如不可以為用戶提供比較豐富的信息資源，對于知識產(chǎn)品的開發(fā)也顯得不是很優(yōu)秀。EAD的專業(yè)性和元素的完善性是保證EAD描述質(zhì)量的基礎(chǔ)。但遺憾的是，通過EAD所提供的很多管理性元素在傳統(tǒng)的著錄方式上沒有被記錄，這就使得在使用EAD進行編碼時沒有對應(yīng)的內(nèi)容，對于EAD檢索工具的作用產(chǎn)生了很大的影響。

3）各類著錄標(biāo)準(zhǔn)沒有更好的兼容性。EAD著錄的應(yīng)用，參照了很多相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，3項國際標(biāo)準(zhǔn)、2項國家標(biāo)準(zhǔn)以及多種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。EAD為了使各個國家可以根據(jù)自己的需要使用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，沒有規(guī)定較多的國際標(biāo)準(zhǔn)，但是在實際的使用過程中，各個國家的標(biāo)準(zhǔn)差異太明顯，在同一國家的不同專業(yè)性著錄的標(biāo)準(zhǔn)都存在著很大的差異，因此，對于EAD著錄文件的交流和交換都產(chǎn)生了很大的影響。

4）自然語言的障礙。EAD在進行開發(fā)以及研究時，語言環(huán)境全部都為英語，因為我國對于EAD的研究處于開始階段，而在國際上對于EAD的研發(fā)工作已經(jīng)取得很大的成果，所以在應(yīng)用EAD著錄時語言完全是英語，這也就隨之產(chǎn)生了語言障礙。我們在應(yīng)用時，為了使得著錄項目適應(yīng)我國的語言，在進行著錄時元素名和釋義要中文化。為了實現(xiàn)EAD能和我國的檔案工作進行更好的結(jié)合，需要工作人員對于我國的著錄工作的知識背景和相關(guān)經(jīng)驗有較深入的了解，與此同時，還要對于EAD標(biāo)準(zhǔn)有較高的專業(yè)水平，只有這樣，檔案工作者才可以更好的使用EAD進行著錄，這才能克服了語言障礙，使得EAD的可用性在很大程度上得到提高。

7 結(jié)語

EAD從發(fā)布至今，未停止其發(fā)展完善的步伐。就我國而言，EAD有效的補充了我國原有的《檔案著錄規(guī)則》，滿足了檔案信息共享的需要。以EAD的編制工具作為基礎(chǔ)，可以進一步促進了檔案信息資源的共享，為用戶帶來更方便高效地利用。我們要合理借鑒國外對于EAD應(yīng)用的成功案例，突破我國EAD應(yīng)用的局限性，探索出適合我國的著錄標(biāo)準(zhǔn)，以促進我國檔案事業(yè)建設(shè)，使檔案信息的作用發(fā)揮到最大。