大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理研究

王艷婕,王艷秋

(1.吉林化工學(xué)院 人事處，吉林 吉林 132022；2.吉化第一實(shí)驗(yàn)小學(xué)，吉林 吉林 132022 )

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的靈活應(yīng)用給人們的生活帶來(lái)了許多的便利，“大數(shù)據(jù)”也算是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的必然產(chǎn)物[1]，有人認(rèn)為大數(shù)據(jù)是一種信息技術(shù)，能夠整理、分析、存儲(chǔ)、應(yīng)用數(shù)據(jù)，又有人將大數(shù)據(jù)定義為更科學(xué)的分析數(shù)據(jù)，提升數(shù)據(jù)應(yīng)用的科學(xué)性。無(wú)論怎樣定義，大數(shù)據(jù)與生活、工作的融合是必然的，帶來(lái)的便利也是不可否認(rèn)的。而大數(shù)據(jù)與高校人事檔案管理的結(jié)合同樣是大數(shù)據(jù)背景下一個(gè)突出的成果，高校人事檔案管理工作從人才的錄用、組織、管理許多方面起著重要的管理作用[2]。相較于傳統(tǒng)的管理方式，大數(shù)據(jù)背景下面對(duì)我國(guó)如此龐大的人才數(shù)量，有效使用大數(shù)據(jù)管理就更加的得心應(yīng)手，因此要對(duì)大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理進(jìn)行合理的探究，加強(qiáng)工作的開(kāi)展，為人事檔案管理工作帶來(lái)更大的效益。

一、人事檔案管理的基本內(nèi)容

(一) 人事檔案的特點(diǎn)

人事檔案主要由人事組織等部門(mén)產(chǎn)生，經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)審批生效產(chǎn)生的材料。材料來(lái)源嚴(yán)格控制，形式統(tǒng)一規(guī)范，處理程序特殊，涵蓋內(nèi)容與本人人事信息息息相關(guān)。人事檔案材料主要包括履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷、學(xué)位材料，職業(yè)資格和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，反映科研學(xué)術(shù)水平的材料，培訓(xùn)材料，政審材料，黨團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等材料，工資、任免、出國(guó)等材料。人事檔案在人員所在單位存儲(chǔ)，由檔案部門(mén)專門(mén)整理。內(nèi)容全面真實(shí)反映了個(gè)人履歷、業(yè)務(wù)政績(jī)、考核、個(gè)人職務(wù)晉升、干部任免等人事組織變動(dòng)，對(duì)個(gè)人職業(yè)生涯的全過(guò)程進(jìn)行了完整真實(shí)的描述，同時(shí)對(duì)人員甄別、干部提拔、各類信息鑒別提供依據(jù)[3]。

(二) 人事檔案發(fā)展歷程

自唐朝起，為保存管理官員甲歷檔案，專門(mén)成立了人事檔案管理機(jī)構(gòu)。中華人民共和國(guó)成立后，檔案管理逐漸步入正軌。1956年中組部公布《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》，1991年印發(fā)《干部檔案整理工作細(xì)則》，2014年印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》嚴(yán)肅提出“嚴(yán)禁干部檔案弄虛作假，重點(diǎn)審核‘三齡兩歷一身份’”，2017年提出“完善干部人事檔案材料”“更好地發(fā)揮干部人事檔案在服務(wù)從嚴(yán)管理干部和精準(zhǔn)科學(xué)選人用人的重要作用”，2018年指出“高校組織人事部門(mén)集中管理黨委(黨組)管理的干部和本單位其他干部的人事檔案”。充分發(fā)揮干部檔案在人事檔案管理方面的指導(dǎo)作用，為人事檔案的全面發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)特征與高校人事檔案管理的匹配

大數(shù)據(jù)雖然沒(méi)有統(tǒng)一的定義，但是其特點(diǎn)可以簡(jiǎn)單地分為數(shù)據(jù)量大、科學(xué)性高、數(shù)據(jù)模式多樣、處理速度快四種特征，而這四種特征剛好和高校人事檔案管理的需求所匹配。數(shù)據(jù)量大，高校吸納的人才數(shù)量多，必然需要儲(chǔ)存、整理大量的數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)的種類繁多、復(fù)雜，但大數(shù)據(jù)剛好能夠收集大量的數(shù)據(jù)信息，能夠滿足高校人事檔案管理需要大量數(shù)據(jù)的要求；科學(xué)性高，大數(shù)據(jù)的分析系統(tǒng)更為完善，能夠通過(guò)分析多種數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行更科學(xué)的分配管理，對(duì)于高校人事檔案管理同樣有著輔助的作用[4]；數(shù)據(jù)模式多樣，大數(shù)據(jù)背景相較于傳統(tǒng)的信息模式具有更加豐富的數(shù)據(jù)模式，在圖像、文字、表格等基礎(chǔ)上增加了動(dòng)畫(huà)、音頻等多種數(shù)據(jù)模式，能夠更好地保存高校人才的信息數(shù)據(jù)[5]；處理速度快，面對(duì)大量的、繁多、復(fù)雜的數(shù)據(jù)，快速的處理、整合、分析和應(yīng)用，幫助高校進(jìn)行更高效、準(zhǔn)確的人事檔案管理，提升管理效率和管理的科學(xué)性[6]。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的問(wèn)題

大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的問(wèn)題主要有以下幾方面。

(一) 對(duì)檔案管理的不重視

對(duì)人事檔案建立的不重視會(huì)引發(fā)多種問(wèn)題，例如，校方和教師員工不重視人事檔案的填寫(xiě)，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求會(huì)出現(xiàn)教師員工在進(jìn)行檔案填寫(xiě)時(shí)不細(xì)心、不詳細(xì)或是抄襲他人信息的狀況，如此就會(huì)導(dǎo)致檔案信息不能夠準(zhǔn)確定位教師員工的特征，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤或是雷同的信息，使人事檔案的信息出現(xiàn)涵蓋的內(nèi)容不準(zhǔn)確、不充分、甚至存有的內(nèi)容重復(fù)度高等問(wèn)題。這些問(wèn)題所導(dǎo)致的檔案數(shù)據(jù)信息提供不及時(shí)、數(shù)據(jù)偏離實(shí)際、人員類型界定模糊等現(xiàn)象可能會(huì)造成定位不準(zhǔn)，決策失誤，進(jìn)而影響檔案本人利益，造成一系列損失。如果校方對(duì)于人事檔案的建立不重視，造成資金的分配不合理，人事檔案管理工作的信息化建設(shè)由于資金的缺乏會(huì)導(dǎo)致硬件、軟件設(shè)備等條件的欠缺，進(jìn)一步加重檔案管理的不完善[7]。

(二) 對(duì)信息化人事檔案管理的利用度低

各高校在人事檔案管理方面的人員安排數(shù)量就相對(duì)較少，隨著師資隊(duì)伍人數(shù)的不斷壯大，人事檔案管理的數(shù)量也逐漸地增多，較少的管理人員勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致人事檔案管理的問(wèn)題[8]。而且，多數(shù)學(xué)校還僅僅停留在將原有數(shù)據(jù)信息化的基礎(chǔ)上，只是將原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行了利用，沒(méi)有達(dá)到信息的完善和更新，如此即使想要運(yùn)用信息化的人事檔案也無(wú)法查找到想要的信息，以上都是沒(méi)有很好地從傳統(tǒng)形式向大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行轉(zhuǎn)變而導(dǎo)致的問(wèn)題。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的策略

(一) 提高高校檔案數(shù)字化的重視程度，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供政策支持

針對(duì)現(xiàn)有的問(wèn)題和技術(shù)需要進(jìn)行一些策略上的改變。從傳統(tǒng)到大數(shù)據(jù)人事管理的轉(zhuǎn)變最首要的任務(wù)就是建立正確的大數(shù)據(jù)人事檔案管理觀念，提高校方領(lǐng)導(dǎo)和管理級(jí)別對(duì)信息化人事檔案管理的重視程度，如此才能夠進(jìn)一步提升教師員工的重視程度，從根本上提高人們的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立正確的觀念，完善信息、凸顯出不同人檔案信息的特點(diǎn)，能夠使檔案更加的完善。而且增強(qiáng)大數(shù)據(jù)觀念，增強(qiáng)理論宣傳意識(shí)，能夠讓更多的人主動(dòng)參與到信息化的人事檔案管理中，促進(jìn)高校發(fā)展。

(二) 為檔案數(shù)字化建設(shè)提供資金支持、技術(shù)支持和人才支持

為加強(qiáng)大數(shù)據(jù)人事檔案管理的建設(shè)力度，不僅要從資金上提供合理的支持，讓學(xué)校的人事檔案管理工作有能夠匹配大數(shù)據(jù)的硬件、軟件，有進(jìn)行信息的錄入、儲(chǔ)存的空間等物質(zhì)條件[7]。要提供技術(shù)上的支持，需要管理層對(duì)檔案管理提供相應(yīng)的大數(shù)據(jù)人才。同時(shí)為管理人員提供合理的培訓(xùn)，加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，組建管理隊(duì)伍，增強(qiáng)信息化人事檔案管理的管理效率和利用率?？梢钥紤]通過(guò)開(kāi)展系統(tǒng)的知識(shí)培訓(xùn)、專業(yè)人士的專題講座等多種途徑，增強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和討論來(lái)提升管理隊(duì)伍整體的工作能力，提升管理水平[9]。

(三) 創(chuàng)建人事檔案信息的大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

隨著大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的構(gòu)建，當(dāng)今社會(huì)對(duì)教師員工的數(shù)據(jù)需求是極大的[10]。人事檔案管理主要存有在編教職員工檔案、退休教職員工檔案以及離職員工未提走的檔案，檔案數(shù)量繁多。內(nèi)容涵蓋個(gè)人基礎(chǔ)信息，學(xué)歷等級(jí)，入職履歷，身份變動(dòng)，職務(wù)晉升，工資核定以及各類數(shù)據(jù)，能夠提供的數(shù)據(jù)以及隱含數(shù)據(jù)量極為巨大。由于教師員工的流動(dòng)、換崗非常常見(jiàn)，人員入職辭職退休等使數(shù)據(jù)變化明顯，人事數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)性以及數(shù)據(jù)的重要性需要對(duì)人事數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更新。因此想要科學(xué)地進(jìn)行管理，就一定要建立大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，建立相關(guān)分類，動(dòng)態(tài)管理，以便進(jìn)行人事數(shù)據(jù)的深度挖掘，并及時(shí)根據(jù)具體政策的實(shí)施進(jìn)行數(shù)據(jù)矯正。一方面將已有的紙質(zhì)版本信息進(jìn)行信息化的錄入；另一方面將新數(shù)據(jù)錄入，將不同種類進(jìn)行區(qū)分，為每一名教職員工建立單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查找和調(diào)轉(zhuǎn)，提升數(shù)據(jù)的共享性、完整性和準(zhǔn)確性。

五、結(jié) 語(yǔ)

從傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法向信息化的大數(shù)據(jù)方向發(fā)展需要經(jīng)歷漫長(zhǎng)的發(fā)展、改變、適應(yīng)的過(guò)程，但是針對(duì)信息化時(shí)代的發(fā)展和大數(shù)據(jù)的多種特征可以確定信息化的人事檔案管理是十分必要的，能夠提升數(shù)據(jù)的全面性和管理的科學(xué)性，并且提高管理效率。所以為了使大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理發(fā)揮其最優(yōu)化的效果，一定要根據(jù)現(xiàn)有的問(wèn)題進(jìn)行一定的調(diào)整，逐步地完善建設(shè)策略，為人事檔案管理信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的支撐。