高職院校行政秘書(shū)管理工作研究

陳亞民

【摘要】高職院校行政秘書(shū)管理工作的重要性、繁瑣性及綜合性等特征，對(duì)行政秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力提出了很高的要求。要想充分發(fā)揮行政秘書(shū)管理工作的作用價(jià)值，需本著具體問(wèn)題具體分析的原則，采取多措并舉的方式，切實(shí)解決其工作中的問(wèn)題。本文主要對(duì)高職院校行政秘書(shū)管理工作的職責(zé)、問(wèn)題及改進(jìn)對(duì)策進(jìn)行闡述，希望對(duì)其工作質(zhì)量與效率的持續(xù)改進(jìn)起到積極參照作用。

【關(guān)鍵詞】高職院校? 行政秘書(shū)? 管理工作

【中圖分類(lèi)號(hào)】G717.2 ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2021）15-0006-02

高職院校行政秘書(shū)在學(xué)校工作中扮演著領(lǐng)導(dǎo)助手的角色，起到上傳下達(dá)、內(nèi)務(wù)管理、會(huì)務(wù)組織和關(guān)系協(xié)調(diào)等多方面的作用。要想做合格的行政秘書(shū)，需緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，在工作觀念與手段等方面加強(qiáng)創(chuàng)新，確保行政秘書(shū)管理工作順利展開(kāi)，充分發(fā)揮崗位作用，以積極推動(dòng)高職院校各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

一、行政秘書(shū)崗位職責(zé)概述

（一）工作內(nèi)容

行政秘書(shū)是學(xué)院日常工作的管理者，師生和領(lǐng)導(dǎo)是其主要的工作服務(wù)對(duì)象，同時(shí)要做好與總務(wù)處、人事處及教務(wù)處等部門(mén)工作對(duì)接。行政秘書(shū)的崗位職責(zé)與工作內(nèi)容如下：（1）會(huì)務(wù)管理?；顒?dòng)舉辦與會(huì)議召開(kāi)時(shí)，做好會(huì)議的宣傳報(bào)道、會(huì)議接待、會(huì)議場(chǎng)所布置、會(huì)議組織、會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)等工作。（2）印章管理。學(xué)校文件、登記退學(xué)與休學(xué)學(xué)生用章申請(qǐng)，學(xué)生就業(yè)推薦表、學(xué)生在讀證明及綜測(cè)測(cè)評(píng)表等各項(xiàng)文件用印管理。（3）人事工作。做好教職工申報(bào)人員的材料收集整理，輔助初審職稱(chēng)申報(bào)條件，在領(lǐng)導(dǎo)的指示下，規(guī)范展開(kāi)評(píng)審工作。（4）物料管理。負(fù)責(zé)申請(qǐng)、購(gòu)買(mǎi)、增置及定時(shí)領(lǐng)用教學(xué)辦公用品，維持教學(xué)與辦公的正常秩序。同時(shí)為了滿(mǎn)足正常上課所需，行政秘書(shū)需提前達(dá)到辦公室，便于學(xué)生借用鑰匙上課。統(tǒng)籌管理鑰匙，便于社團(tuán)與學(xué)生會(huì)的開(kāi)會(huì)和彩排等活動(dòng)順利展開(kāi)。（5）考務(wù)工作。收集歸檔分析表與試卷等材料，安排落實(shí)考試，英語(yǔ)AB級(jí)與普通話(huà)和計(jì)算機(jī)等級(jí)考試的報(bào)名通知。（6）學(xué)籍異動(dòng)管理。掌握全院學(xué)生的轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、退學(xué)及畢業(yè)等情況，做好各類(lèi)手續(xù)辦理工作。（7）完成領(lǐng)導(dǎo)交代的其他各項(xiàng)工作，輔助領(lǐng)導(dǎo)完成各項(xiàng)行政事務(wù)的處理，履行自身職責(zé)。

（二）工作特點(diǎn)

主要體現(xiàn)在以下幾方面：（1）重要性。高職院校行政工作之間的銜接、上傳下達(dá)、計(jì)劃、安排等內(nèi)容大多是由行政秘書(shū)來(lái)完成的。其起著潤(rùn)滑、連接、紐帶的作用。（2）繁瑣性。行政秘書(shū)的管理內(nèi)容繁瑣，涉及傳達(dá)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的指示、收集整理資料、組織安排活動(dòng)及報(bào)賬采買(mǎi)等。行政秘書(shū)每天都要面對(duì)大量的工作，而且很多時(shí)候是各種事物同一時(shí)間發(fā)生。（3）機(jī)動(dòng)性。院校各部門(mén)、各崗位的工作職責(zé)劃分明確，但行政秘書(shū)崗位職責(zé)的界限模糊，需要行政秘書(shū)完成大量瑣碎的與臨時(shí)指派的工作，工作的機(jī)動(dòng)性與不固定性特征明顯，哪里需要哪里去。（4）綜合性。行政秘書(shū)所負(fù)責(zé)的工作多樣化，對(duì)其自身的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力要求較高，包括溝通能力、執(zhí)行能力及扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)等。（5）輔助性。秘書(shū)并非行政工作的主導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)是工作主導(dǎo)，由于工作繁忙，無(wú)法做到全面顧及，而秘書(shū)需承擔(dān)其協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好管理等工作。

二、行政秘書(shū)管理工作中的問(wèn)題

（一）學(xué)校方面的問(wèn)題

首先，行政秘書(shū)的待遇不理想。行政秘書(shū)的工作量與強(qiáng)度較大，但待遇并沒(méi)有多勞多得的合理績(jī)效計(jì)算，不利于秘書(shū)工作積極性的提升。秘書(shū)崗位未設(shè)立專(zhuān)門(mén)的編制，大部分為勞務(wù)派遣制或人事代理，與編內(nèi)人員的待遇差別較大。其次，晉升空間局限。行政秘書(shū)對(duì)應(yīng)的晉升崗位不多，行政工作人員的職稱(chēng)評(píng)定名額少，競(jìng)爭(zhēng)壓力較大?？己巳蝿?wù)重，無(wú)法在任務(wù)中投入大量的精力。轉(zhuǎn)崗與晉升的機(jī)遇不足，不利于工作人員潛能的激發(fā)和職業(yè)水平的提高。最后，領(lǐng)導(dǎo)不重視。高職院校對(duì)學(xué)術(shù)科研等工作較為重視，認(rèn)為行政部門(mén)屬于服務(wù)性質(zhì)，不利于行政秘書(shū)工作問(wèn)題的及時(shí)發(fā)現(xiàn)與糾正。除此之外，將培訓(xùn)、科研及教學(xué)等納入行政秘書(shū)工作考核，直接弱化了行政秘書(shū)考核的合理性[1]。

（二）自身方面的問(wèn)題

首先，高職院校行政秘書(shū)的工作狀態(tài)懈怠。高職院校對(duì)行政秘書(shū)的輔助性崗位不重視，導(dǎo)致行政秘書(shū)的工作熱情與效率低。其次，自我認(rèn)知定位模糊。行政秘書(shū)對(duì)自身的認(rèn)知定位不準(zhǔn)確，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助者與師生的服務(wù)者及學(xué)校日常工作的推進(jìn)者的角色定位認(rèn)識(shí)片面，直接影響工作狀態(tài)，將不利于推進(jìn)學(xué)校的正常運(yùn)行。最后，工作計(jì)劃制定不合理。雖然行政秘書(shū)的工作內(nèi)容繁瑣，但都需要認(rèn)真與細(xì)致地對(duì)待。由于行政秘書(shū)的工作狀態(tài)與習(xí)慣不理想，導(dǎo)致工作計(jì)劃的制定不周全，工作缺乏預(yù)見(jiàn)性、系統(tǒng)性及完整性，將無(wú)法做到其工作總結(jié)與反思及糾正。

三、行政秘書(shū)做好管理工作的對(duì)策

（一）端正工作態(tài)度

行政秘書(shū)的工作性質(zhì)復(fù)雜繁瑣，極易影響工作狀態(tài)和情緒。要求行政秘書(shū)在處理管理工作時(shí)，需具備良好的心態(tài)，客觀看待崗位工作職責(zé)和任務(wù)，全身心地投入到崗位工作中來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量與效率的穩(wěn)中求進(jìn)。行政秘書(shū)需積極學(xué)習(xí)自我調(diào)整心理狀態(tài)與負(fù)面情緒的措施方法，加強(qiáng)自身工作心態(tài)的管理，熱愛(ài)本質(zhì)工作，力求工作做到細(xì)致與完美。行政秘書(shū)屬于需要多方面協(xié)作配合才能高效完成的工作，要求各行政職務(wù)人員間做好團(tuán)結(jié)凝聚，以盡快實(shí)現(xiàn)秘書(shū)工作績(jī)效與學(xué)校的管理目標(biāo)。同時(shí)還需從建立制度與端正秘書(shū)工作態(tài)度和處事方式等手段入手，切實(shí)強(qiáng)化行政秘書(shū)隊(duì)伍的團(tuán)結(jié)力。

（二）減少工作失誤

行政秘書(shū)工作繁雜，但需確保各項(xiàng)工作的正確處理，這就要求行政秘書(shū)嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待各項(xiàng)工作，加強(qiáng)對(duì)細(xì)微與小錯(cuò)誤的把控，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于無(wú)法解決的問(wèn)題，虛心向領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)部門(mén)反饋?？b密考慮會(huì)務(wù)等行政秘書(shū)工作的展開(kāi)，盡量避免發(fā)生不必要的失誤。制定多種可行的工作方案，遇到危機(jī)時(shí)，及時(shí)轉(zhuǎn)換方案，確保工作任務(wù)保質(zhì)保量的完成[2]。加強(qiáng)行政秘書(shū)工作的創(chuàng)造性展開(kāi)，杜絕大鍋飯心態(tài)，實(shí)現(xiàn)即說(shuō)即做，及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)與處理上級(jí)部門(mén)發(fā)送的通知，提高自身的執(zhí)行力，得心應(yīng)手地展開(kāi)崗位工作。要想減少工作失誤，就要求行政秘書(shū)具備規(guī)則意識(shí)。規(guī)則意識(shí)不是指固守成規(guī)與按部就班和一成不變。行政秘書(shū)需遵守職場(chǎng)規(guī)則、職業(yè)道德及職業(yè)操守，具備保密意識(shí)，維護(hù)學(xué)校部門(mén)的利益，在參與重要會(huì)議與領(lǐng)取行政機(jī)要文件時(shí)，掌握與靈活運(yùn)用各種保密方法。保持嚴(yán)明的紀(jì)律，做到不該說(shuō)的不說(shuō)、不該聽(tīng)的不聽(tīng)、不該看的不看。一絲不茍的精神，不僅體現(xiàn)在具體的工作上，要清楚工作的輕重緩急，明白秘書(shū)無(wú)小事的道理，更體現(xiàn)在言行舉止上，行政秘書(shū)要根據(jù)不同的工作對(duì)象與工作環(huán)境，采取恰當(dāng)?shù)男袨榉绞健?/p>

（三）提高工作水平

行政秘書(shū)需具備終身學(xué)習(xí)與自身建設(shè)的意識(shí)，積極參與各項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，確保工作的流暢性，改變以往形式化與機(jī)械化的工作模式。要求行政秘書(shū)具備鍥而不舍的精神，在做好日常工作之余，不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，以尋求自身的發(fā)展與高校的重視。注重自身多方面能力的提升，尤其是注重自身信息素養(yǎng)的強(qiáng)化，熟練運(yùn)用OA系統(tǒng)處理工作業(yè)務(wù)，提高行政管理工作的有效性。高職院校應(yīng)當(dāng)完善人才引進(jìn)與培訓(xùn)考核和激勵(lì)等機(jī)制，不斷優(yōu)化行政秘書(shū)的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)體系，全面提高其工作素養(yǎng)能力水平。

行政秘書(shū)管理工作，應(yīng)當(dāng)力求達(dá)到四個(gè)維度：（1）高度。行政秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具備大局意識(shí)，想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急，大事要考慮，小事做到位，減少冗余的工作。（2）速度。行政秘書(shū)的工作千頭萬(wàn)緒，甚至?xí)砑嫠?，所以更追求工作效率，在有效的時(shí)間完成各項(xiàng)工作，避免重復(fù)勞動(dòng)[3]。（3）力度。注重工作效率與效果，減少出錯(cuò)的同時(shí)，在最短的時(shí)間內(nèi)完成規(guī)定工作。高校行政秘書(shū)工作涉及到各部門(mén)，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響最終成效。因此，要求行政秘書(shū)不僅要有速度，更需要有力度。（4）熱度。始終維持高漲的工作熱情，是做好崗位工作與推動(dòng)自身不斷進(jìn)步的先決條件之一。高職院校的行政秘書(shū)工作相對(duì)特殊，要求其具備良好的心理調(diào)適能力，還需具有較大的工作內(nèi)驅(qū)動(dòng)力，這就需要領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)關(guān)心與支持，采取獎(jiǎng)勵(lì)和肯定等措施，全面激發(fā)行政秘書(shū)的工作激情。

（四）持續(xù)改進(jìn)師生服務(wù)質(zhì)量

在精細(xì)化行政管理的過(guò)程中，對(duì)行政秘書(shū)的職業(yè)道德要求較高，需要行政秘書(shū)做到自尊自重與甘于平凡，同時(shí)具備較強(qiáng)的溝通表達(dá)能力、辦事能力和獨(dú)立應(yīng)對(duì)的能力。具有較高的責(zé)任意識(shí)，能夠獨(dú)立處理各項(xiàng)事務(wù)，全程跟進(jìn)工作狀態(tài)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)溫馨提示教師，并積極配合教師完成各項(xiàng)工作。在日常工作中，可通過(guò)周表格的方式，規(guī)范有序地展開(kāi)各項(xiàng)事務(wù)。時(shí)間管理方面強(qiáng)調(diào)輕重緩急與主次之要，先完成近期較急且重要的任務(wù)，做好周日志記錄，有條不紊地展開(kāi)各項(xiàng)工作。提高工作效率的同時(shí)，將更多的精力與時(shí)間投入到服務(wù)師生方面，做好與師生的溝通交流工作，盡全力幫助師生完成各項(xiàng)工作。尤其是在意見(jiàn)出現(xiàn)分歧時(shí)，應(yīng)當(dāng)用清晰的思路和理性的頭腦及熱情的服務(wù)態(tài)度進(jìn)行解決，減少正面沖突，做到相互尊重與幫助。行政秘書(shū)同時(shí)要具備服務(wù)意識(shí)，要心懷寬容之心，學(xué)會(huì)換位思考，根據(jù)服務(wù)對(duì)象和工作內(nèi)容的不足，創(chuàng)新各種服務(wù)方法和對(duì)策，以推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)。

四、總結(jié)

加速行政秘書(shū)管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，對(duì)實(shí)現(xiàn)行政秘書(shū)的自我價(jià)值與推動(dòng)高職院校的現(xiàn)代化發(fā)展有著積極意義。但行政秘書(shū)的管理工作仍處于摸索性前進(jìn)階段，存在諸多的問(wèn)題，有較大的完善空間，還需采取追求極致工作與正確處理事務(wù)及提高工作水平和精細(xì)工作管理等多措并舉的方式，確保行政秘書(shū)能夠保質(zhì)保量地完成崗位工作，從而實(shí)現(xiàn)行政秘書(shū)崗位職責(zé)的高效落實(shí)與作用價(jià)值的充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃加敏.新建高職院校系級(jí)行政秘書(shū)職業(yè)倦怠現(xiàn)象探析[J].2021（6）：155-156.

[2]劉曼姝.高職院校行政秘書(shū)工作的實(shí)踐與思考[J].長(zhǎng)江叢刊，2019（2）：190-191.

[3]郭姝君.高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)工作研究[J].科教導(dǎo)刊（下旬），2019（3）：21-22.