淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

周子健

摘要：干部人事檔案管理與利用的現(xiàn)代化發(fā)展中，信息技術(shù)的作用越來(lái)越顯著，管理與利用的形式方法也不斷創(chuàng)新，一方面檔案組建由文字、圖片、實(shí)物等大多改成實(shí)物紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的方式，另一方面也從應(yīng)用查閱，向信息共享程度轉(zhuǎn)化，技術(shù)、設(shè)備、策略、方法等實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的變化，創(chuàng)新力度不斷加大，人們借助智能移動(dòng)終端，就能擁有掌上“檔案館”，檔案管理與利用、服務(wù)不再受制于檔案館及查閱時(shí)間的局限。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案管理? 干部人事檔案利用? 創(chuàng)新舉措? 創(chuàng)新

On the Innovation of Management and Utilization of Cadres' Personnel Files

ZHOU Zijian

（Organization Department of Lijin County Party Committee， Dongying， Shandong Province， 257400 China）

Abstract： In the modern development of the management and utilization of cadre personnel archives， the role of information technology is becoming more and more significant， and the forms and methods of management and utilization are constantly innovated. On the one hand， the establishment of archives is mostly changed from text， pictures and physical objects to the coexistence of physical paper archives and electronic archives. On the other hand， it is also transformed from application access to information sharing， technology， equipment Strategies and methods have achieved qualitative changes， and innovation has been increasing. People can have handheld "archives" with the help of intelligent mobile terminals. Archives management， utilization and services are no longer limited by archives and access time.

Key Words： Cadre personnel file management; Utilization of cadre personnel files; Innovative initiatives; Innovate

干部人事檔案管理是黨委組織部門與政府勞動(dòng)人事部門重要的工作，而檔案的利用對(duì)干部的工作調(diào)動(dòng)、升職、遷移等工作有著密切的關(guān)系，管理的作用是確保干部人事檔案的真實(shí)有效，規(guī)避造假、作弊的風(fēng)險(xiǎn);利用價(jià)值則表現(xiàn)在從檔案中充分了解干部的履歷，經(jīng)驗(yàn)榮譽(yù)和失誤教訓(xùn)等，更加全面地認(rèn)識(shí)干部的特長(zhǎng)，現(xiàn)代化信息技術(shù)條件下，注重干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新，對(duì)促進(jìn)干部人事工作水平，具有積極意義。

1干部人事檔案管理遵循的原則

1.1干部人事檔案管理必須遵循安全性原則

干部人事檔案是個(gè)人全部信息的載體，隨著干部的工作單位、地點(diǎn)的變動(dòng)，而不斷遷徙、挪動(dòng)，轉(zhuǎn)交接收單位保管，在管理工作中，干部檔案常常因?yàn)槿藶樵蚧蛘咦匀蝗画h(huán)境的原因，對(duì)干部檔案造成傷害或者毀滅，致使干部檔案內(nèi)容缺失，或者功能喪失。能夠傷害干部檔案的人為原因有偷盜、放火、管理不到位發(fā)霉變質(zhì)、粗心丟失等;能夠毀害干部檔案目的自然原因有地震、洪澇災(zāi)害、意外失火、雨淋、腐蝕等;因此，為了提高干部檔案管理質(zhì)量，在工作要求堅(jiān)持6防，即（1）防潮;（2）防火;（3）防蟲(chóng);（4）防腐;（5）防盜;（6）防日曬。一般要求檔案室建設(shè)要采用防盜門窗，通風(fēng)干燥，避免長(zhǎng)時(shí)間強(qiáng)光照射，避免風(fēng)吹、雨淋，檔案館（室）內(nèi)，電氣設(shè)備與線路，絕緣性能好，用電安全，不出現(xiàn)摩擦起火或者接觸不良。要求做到室內(nèi)有滅火器、殺蟲(chóng)劑，防腐劑，干燥劑、加濕器、溫度計(jì)和空調(diào)等設(shè)備，確保檔案館（室）基本的安全保衛(wèi)環(huán)境。同時(shí)，強(qiáng)化干部檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，增強(qiáng)使命感，責(zé)任感和管理能力，為保證干部檔案管理的安全打下基礎(chǔ)。

1.2干部人事檔案管理必須遵循規(guī)范化原則

《干部人事檔案工作條例》和《干部檔案管理工作目標(biāo)規(guī)定》等法規(guī)文件中，對(duì)干部人事檔案管理提出了嚴(yán)格的要求，具體內(nèi)容是5大規(guī)范，即：（1）保密規(guī)范;（2）安全規(guī)范;（3）歸檔規(guī)范;（4）組卷規(guī)范;（5）查閱規(guī)范;檔案館（室）的工作人員必須按照5個(gè)規(guī)范的要求，細(xì)化工作目標(biāo)，對(duì)標(biāo)開(kāi)展工作。組織部、人事局要結(jié)合具體工作實(shí)際，在干部人事檔案管理法規(guī)的基礎(chǔ)上，健全干部人事檔案管理制度，完善相應(yīng)的工作體系，建立規(guī)范化干部人事檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制。干部人事檔案管理的主要環(huán)節(jié)是收繳檔案、采集信息，對(duì)信息進(jìn)行甄別鑒別，組卷，提供查閱服務(wù)或者移交。

1.3干部人事檔案管理必須遵循保密性原則

干部人事檔案內(nèi)容包含個(gè)人的出生、性別、學(xué)歷、婚姻、工作履歷等內(nèi)容，涉及很多個(gè)人隱私信息，一旦發(fā)生檔案信息的外泄，不但會(huì)對(duì)檔案所有人-干部本人造成一定的影響，還有可能危及組織或者其他事項(xiàng)的正常運(yùn)行。因此，干部人事檔案管理工作必須牢牢遵循并堅(jiān)持保密性原則。具體要求是“三遵守一摒棄”，即：一要遵守檔案管理保密規(guī)定;二要遵守檔案管理制度;三要遵守檔案管理工作程序;一摒棄就是摒棄私情。定期查看干部人事檔案卷宗存放情況，確保內(nèi)容完整，防止錯(cuò)借，防止偷盜，防止拍照、入視頻等。一旦發(fā)現(xiàn)卷宗或者檔案盒有所變動(dòng)，數(shù)據(jù)庫(kù)有瀏覽痕跡，就要及時(shí)查明原因，控制泄密行為的發(fā)生和擴(kuò)大[1-3]。

1.4干部人事檔案管理必須遵循服務(wù)原則

有效利用是干部人事檔案的價(jià)值，也是檔案主要的功能，干部在調(diào)整任用，提職調(diào)薪、降級(jí)處分、職稱評(píng)定、政審、離退休、住房分配、福利待遇等若干工作中，都要參考干部的檔案材料，確定干部的身份、職級(jí)和對(duì)應(yīng)條件標(biāo)準(zhǔn)，干部檔案以“全面、準(zhǔn)確、最新”的信息，為各種決策提供詳實(shí)可信的服務(wù)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，為各種問(wèn)題的解決找到有力的證據(jù)。

2干部人事檔案利用普遍存在的問(wèn)題

2.1觀念落后

干部人事檔案是干部任用、獎(jiǎng)懲、退離休、工資福利諸多工作變化調(diào)整中主要的參考依據(jù)，檔案的利用功能和利用作用很大，在日常工作實(shí)踐中，檔案服務(wù)功能經(jīng)常被邊緣化，尤其是干部任用調(diào)整過(guò)程中，組織部門在進(jìn)行考察過(guò)程中，一般不注重查閱檔案，而是側(cè)重印象，主要在干部的工作單位召開(kāi)不同規(guī)格的會(huì)議，進(jìn)行投票推選，說(shuō)到底，就是對(duì)干部人事檔案利用不夠重視，對(duì)干部人事檔案利用作用發(fā)揮，覺(jué)得可有可無(wú)，使干部人事檔案不能很好地發(fā)揮本來(lái)的考察依據(jù)作用，挫傷了檔案信息資源在社會(huì)建設(shè)中的凸顯作用，有的甚至造成用人失察，在干部調(diào)整過(guò)程中，“帶病提拔”，無(wú)原則任用，踐踏了組織原則，破壞了科學(xué)的用人制度。比如，中央巡視組在衡陽(yáng)市雁峰區(qū)例行政治巡視的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)副區(qū)長(zhǎng)朱松泉在擔(dān)任副主任科員、主任科員的過(guò)程中，存在沒(méi)有查閱檔案，在沒(méi)有履行提職程序，不符合任職資格的情況下，按照科級(jí)職務(wù)進(jìn)行工作安排。河南省固始縣委在調(diào)整干部的過(guò)程中，不重視查閱檔案，時(shí)任縣國(guó)土局紀(jì)委書(shū)記的許培明20110年因玩忽職守罪，被判免罰，2012年卻被提拔為主任科員;國(guó)土局地產(chǎn)交易中心原副主任楊志輝，2010年5被判緩刑，12月調(diào)任城市監(jiān)察大隊(duì)任職。這一列干部帶病提拔任用的事實(shí)，都表明了不重視檔案作用，檔案服務(wù)意識(shí)觀念落后的普遍存在。

2.2檔案作用發(fā)揮的局限性很大。

干部人事檔案在組織資料，整理組卷的過(guò)程中，信息采集過(guò)于呆板、單調(diào)，不能完整全面地反映干部的整體信息內(nèi)容，存在信息缺失，信息程式特點(diǎn)比較鮮明，對(duì)干部的個(gè)性特長(zhǎng)、特色素質(zhì)，不能完全表現(xiàn)，因此，干部人事變動(dòng)、提職、任免過(guò)程，考察流程階段，檔案的服務(wù)執(zhí)行力與影響力嚴(yán)重不足，不能發(fā)揮相應(yīng)的考察依據(jù)功效和咨詢作用;干部人事檔案在應(yīng)用過(guò)程中，都是零星地移交、收取和轉(zhuǎn)存，沒(méi)有建立相應(yīng)的干部人事檔利用運(yùn)行機(jī)制，干部人事檔案的利用沒(méi)有完善的制度保障和具體要求，使檔案信息資源作用發(fā)揮受到很大的局限。比如，干部人事檔案參考作用的諸多局限。干部人事檔案內(nèi)容、信息資料，既包括干部本人的基本情況，又涉及干部本人在多年工作中的榮譽(yù)、授獎(jiǎng)的具體描述，犯錯(cuò)受罰的具體記錄，還表現(xiàn)出干部本人的職務(wù)變動(dòng)、工作單位變化與個(gè)人的業(yè)績(jī)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，與個(gè)人介紹材料相比較，干部人事檔案的信息結(jié)果的可靠性和原始性更加明顯。由于在干部任用、薪酬調(diào)節(jié)、辦理相關(guān)人事手續(xù)中，沒(méi)有明確規(guī)定，查閱檔案是重要必需的考察環(huán)節(jié)[4]。

2.3憑證效果發(fā)揮不夠

干部人事檔案的原始記錄特性，就表明了“憑證”效果作用，對(duì)干部的工作有明顯的影響，比如，從干部檔案中的小學(xué)學(xué)籍表、初中學(xué)籍表、高中學(xué)籍表、大學(xué)學(xué)籍表等資料上能找到當(dāng)時(shí)干部的近期免冠照片，手跡;榮譽(yù)稱號(hào)，處分處罰決定;學(xué)業(yè)水平;工作表現(xiàn);入黨情況;檔案不僅是干部本人進(jìn)步階段的“憑證”，也是落后過(guò)程的“憑證”;干部檔案中的手稿材料、資格證材料、任職履歷、證書(shū)、視頻都是重要的原始憑證，這些憑證往往被貯藏在檔案柜中，沉睡不醒，難以發(fā)揮應(yīng)有作用。

3干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新策略

3.1加強(qiáng)黨對(duì)干部人事檔案管理與利用的絕對(duì)領(lǐng)導(dǎo)

100年的建黨經(jīng)驗(yàn)表明，任何一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展成功，都離不開(kāi)黨的領(lǐng)導(dǎo)。干部人事檔案管理與利用也是一樣，只有全面加強(qiáng)黨對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，干部人事檔案管理與利用的《條例》《規(guī)定》等要求，才能全部落實(shí)到位。一是實(shí)施“一把手”工程。單位的黨組織書(shū)記與行政首長(zhǎng)，要重視干部人事檔案管理與應(yīng)用工作的開(kāi)展，把此項(xiàng)工作列入常規(guī)化的議事日程，不斷增加領(lǐng)導(dǎo)力度。二是健全機(jī)構(gòu)，充實(shí)人員，切實(shí)改變檔案館（臟亂差），少人說(shuō)，無(wú)人管的形象，把干部人事檔案管理這個(gè)重要而普遍不重視的工作，發(fā)展到新階段，增加投入，購(gòu)置設(shè)備，建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)檔案館。三是全方位研討新時(shí)代干部人事檔案管理與利用創(chuàng)新舉措，學(xué)習(xí)先進(jìn)的成功經(jīng)驗(yàn)，對(duì)標(biāo)找差距，按需補(bǔ)短板，把黨對(duì)檔案管理與利用工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任落到實(shí)處。

3.2構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的工作流程

干部人事檔案的準(zhǔn)確、健全是人事干部資源管理有效性的基礎(chǔ)，在干部調(diào)配使用、獎(jiǎng)懲晉級(jí)中起著重要作用，因此，新形勢(shì)下，干部人事檔案管理與利用的核心創(chuàng)新舉措就是構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范化的工作流程。大致分4個(gè)工作環(huán)節(jié)，一是檔案資料的收集;黨委組織部門與政府人事機(jī)構(gòu)，不能坐等人事檔案材料的收轉(zhuǎn)移交，必須主動(dòng)出擊，根據(jù)規(guī)范的干部人事檔案卷宗等級(jí)表的內(nèi)容要求，對(duì)轉(zhuǎn)收的人事檔案進(jìn)行全面檢查，針對(duì)普遍存在的工資表不齊全，干部任免表填寫不規(guī)范的情況，要求干部本人補(bǔ)充完善，整改充實(shí)，對(duì)一次整改不到位的，發(fā)回重新整改，確保檔案資料完整、規(guī)范。方面，二是檔案材料的審核;對(duì)收繳的人事干部檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，主要是核對(duì)同意表述在不同內(nèi)容中是否一致，比如，身份證號(hào)碼，籍貫、住址，證件編號(hào)，錯(cuò)別字等;發(fā)現(xiàn)不一致的表述，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行核實(shí)糾正;尤其是對(duì)檔案中存在信息涂改嫌疑的鑒別，在審核中更不能馬虎過(guò)關(guān)，必須啟動(dòng)相應(yīng)的調(diào)查比對(duì)程序，尋求相應(yīng)的人證、物證，確保涂改信息的正確表達(dá)，祛除人為故意因素，保證檔案材料的原始性和可信性服務(wù)功能。

3.3創(chuàng)新理念

新形勢(shì)下，干部人事檔案管理與應(yīng)用已經(jīng)不再是，簡(jiǎn)單地收繳、組卷、擺放、查閱那么簡(jiǎn)單了，隨著信息化技術(shù)設(shè)備在檔案管理與應(yīng)用中的普及，干部人事檔案的信息資源開(kāi)發(fā)越來(lái)越受到重視，這就要求干部人事檔案管理與應(yīng)用的關(guān)鍵創(chuàng)新策略就是轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新理念，樹(shù)立用現(xiàn)代化、信息化、智能化、人性化的技術(shù)手段拓展人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用的多元渠道，使檔案在干部人力資源調(diào)配中，做“任人唯賢”的旁證，成為“德才兼?zhèn)洹钡淖鴺?biāo);首先，堅(jiān)持檔案材料登記表與計(jì)算機(jī)人事檔案查詢系統(tǒng)入錄同步，在完善紙質(zhì)檔案卷宗的基礎(chǔ)上，豐富干部人事檔案查詢系統(tǒng)的信息，為每個(gè)單位建立相應(yīng)的檔案查詢賬戶，對(duì)系統(tǒng)域名、賬戶、密碼等賦予不同的加密設(shè)置權(quán)限，最大限度地保障個(gè)人隱私信息不能外泄。其次，建立健全相應(yīng)的激勵(lì)措施和獎(jiǎng)懲機(jī)制，以大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，不斷提升檔案管理與利用水平，將新技術(shù)和干部人事檔案管理與應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔流程，科學(xué)、嚴(yán)格的干部人事檔案管理與利用制度的完善緊密結(jié)合起來(lái)，創(chuàng)建、創(chuàng)新檔案收集多元化的工作模式;最后，提升干部人事檔案管理與利用的工作效率，把電子化、數(shù)據(jù)化的干部人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用發(fā)展到一個(gè)新高度[5-6]。

4結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新是新形勢(shì)下，人力資源信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用的重大舉措，與人事制度改革、機(jī)構(gòu)改革有直接的關(guān)系，組織、人事部門要立足本職，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，因地制宜，活學(xué)活用，力求真抓實(shí)效。

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