實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通查”服務(wù)民生需求

張步東

近年來，常州市檔案系統(tǒng)積極踐行以人民為中心的發(fā)展思想，堅(jiān)守“謀人民之需”的施政導(dǎo)向，深入開展“弘揚(yáng)時(shí)代新風(fēng)、文明行業(yè)在行動(dòng)”優(yōu)質(zhì)服務(wù)窗口建設(shè)活動(dòng)，做細(xì)做實(shí)“四優(yōu)四心四一樣”服務(wù)承諾，在服務(wù)中將心比心、急人所急，有多名查檔群眾在達(dá)成訴求后專程再次登門表示感謝。面對數(shù)字化大變革，投身“最多跑一次”改革，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，守護(hù)和利用好檔案資源，是檔案人應(yīng)盡的責(zé)任。

一、順勢而為，打通民生檔案供給“關(guān)鍵點(diǎn)”

檔案機(jī)構(gòu)歷經(jīng)改革的陣痛，同時(shí)也面臨重新出發(fā)的機(jī)遇。順勢而為、奮發(fā)進(jìn)取，在困境中謀發(fā)展，努力探索新形勢下檔案館發(fā)展新路徑，是檔案人應(yīng)有的姿態(tài)。

1.民生檔案利用服務(wù)成熱點(diǎn)、有難點(diǎn)

民生檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)管理活動(dòng)中涉及民生范疇的直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。為了改變檔案資源條塊分割的現(xiàn)狀，在服務(wù)長三角一體化中更好地發(fā)揮檔案部門的作用，實(shí)現(xiàn)檔案在線服務(wù)提檔升級(jí)，2018年常州市各級(jí)國家綜合檔案館主動(dòng)融入長三角一體化發(fā)展國家戰(zhàn)略，借助上海、江蘇、浙江、安徽“三省一市”檔案部門簽訂《開展民生檔案“異地查檔、便民服務(wù)”工作合作協(xié)議》之機(jī)，開通使用了長三角“異地查檔、便民服務(wù)”平臺(tái)。通過做實(shí)做好民生檔案異地查檔服務(wù)工作，檔案部門為民服務(wù)水平得到進(jìn)一步提升，受到查檔群眾的一致好評(píng)。

在民生檔案遠(yuǎn)程利用中，盡管進(jìn)行了一定的探索，取得了一些進(jìn)展，但存在問題仍很突出：一是遠(yuǎn)程利用平臺(tái)缺失，服務(wù)效率有待進(jìn)一步提高，現(xiàn)場窗口接待利用仍是主要形式，占95%以上；二是跨館出證操作僅限于電話、傳真、郵遞等通信手段，不便捷；三是民生檔案資源分散、數(shù)量較大，歸集、管理、利用均非常困難。

2.民生檔案數(shù)量大、利用頻繁

常州市檔案館現(xiàn)有3個(gè)查檔窗口、4名工作人員，目前承擔(dān)著市館70余萬卷檔案查閱利用工作。近年來，民生檔案利用率逐年上升，近3年年均查檔接待12000多人次，年均提供檔案利用9000多份、30000余頁。民生檔案在服務(wù)社會(huì)管理、為公眾解決問題和維護(hù)權(quán)益等方面發(fā)揮了積極的作用。但民生檔案分布廣、形成單位多，因不同職能部門形成的檔案特性不同，民生檔案的保管部門、利用條件與手續(xù)要求也不盡一致，由此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)群眾辦事情、查檔案“不知上哪里查檔”“查一份檔案跑多次”等問題。

為了較好地解決這些問題，進(jìn)一步提升檔案公共服務(wù)能力，讓群眾查閱檔案走對路、進(jìn)對門，切實(shí)為社會(huì)公眾查檔提供便利，2018年常州市檔案館在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，探索打破民生檔案資源條塊分割、分散保管、各自為政的模式，根據(jù)《國家基本專業(yè)檔案目錄》（第一、二批）內(nèi)容，對60多種保存在各涉民單位的民生檔案，內(nèi)容包括常州市各級(jí)綜合檔案館、專業(yè)檔案館（檔案室）中涉及民生的幾十種館藏檔案，也包括戶籍、公證、不動(dòng)產(chǎn)、公積金、民事訴訟、人才托管、破產(chǎn)關(guān)閉企業(yè)等諸多涉民單位保管的民生檔案進(jìn)行調(diào)查摸底，詳細(xì)編制了《全市民生檔案分布及查閱指南》。該指南主要分為館藏和館外民生檔案兩部分，內(nèi)容包括民生檔案名稱、形成單位、保管單位、起止時(shí)間、檔案內(nèi)容、查閱方法、查閱地點(diǎn)、咨詢電話等八個(gè)方面，為民生查檔提供“快、全、準(zhǔn)”的便捷途徑，讓老百姓知道自己需要的檔案保存在哪里、怎樣查閱，初步解決了人民群眾為查檔不知何往、四處奔波的問題。

3.民生檔案利用形式手段多樣、服務(wù)創(chuàng)新空間大

三年來，常州市檔案館主動(dòng)圍繞加強(qiáng)檔案工作治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，完成《全市民生檔案分布及查閱指南》編制，逐步建成民生檔案共享資源庫，并通過簽訂異地合作協(xié)議實(shí)現(xiàn)跨省、市異地檔案查詢服務(wù)的基礎(chǔ)上，先后為外省（市）近百名群眾提供了便捷服務(wù)。但是新型冠狀病毒肺炎疫情發(fā)生以后，為做好防控工作，市及各轄市（區(qū)）兩級(jí)檔案館隨即發(fā)布了閉館通知，鑒于查檔手段落后，只能用傳統(tǒng)的電話、傳真、郵遞等方式開展服務(wù)，這種情況給人民群眾造成了一定的不便。

于是，如何實(shí)現(xiàn)檔案工作公共服務(wù)、社會(huì)治理從被動(dòng)應(yīng)對向主動(dòng)對接轉(zhuǎn)變，從側(cè)重管理向管理與服務(wù)并重轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)手段向數(shù)字化智能化轉(zhuǎn)變，從單純依靠黨委政府向各單位共建共治共享轉(zhuǎn)變，為人民群眾提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，牽好“一網(wǎng)通查”牛鼻子、聚焦“一件事一次辦”，綜合推進(jìn)利用服務(wù)流程再造，積極探索老百姓可以在全市任何一個(gè)綜合檔案館、一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）便民服務(wù)中心等場所“就近、網(wǎng)上、掌上”查閱利用所需民生檔案，就提上了議事日程。檔案部門開始思考常州民生檔案“一網(wǎng)通查”共建共享利用平臺(tái)建設(shè)路徑，進(jìn)而推進(jìn)與全市各級(jí)綜合檔案館查檔服務(wù)平臺(tái)的對接，為打造具有鮮明常州特色的一體化公共服務(wù)平臺(tái)貢獻(xiàn)檔案力量。

二、真抓實(shí)干，推動(dòng)民生檔案利用服務(wù)“點(diǎn)對點(diǎn)”

要以需求為導(dǎo)向，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，讓檔案資源、數(shù)據(jù)“活起來”“用起來”“跑起來”，明確提升民生檔案利用服務(wù)水平的現(xiàn)實(shí)路徑，讓人民群眾在查檔利用中體驗(yàn)到更多的獲得感、幸福感。

1.形勢有要求

2020年以來，常州市委、市政府出臺(tái)了《關(guān)于推進(jìn)“三個(gè)走在前列、一個(gè)積極探索”的實(shí)施意見》，要求全市各級(jí)各部門進(jìn)一步弘揚(yáng)“勇爭一流、恥為二手”的常州精神，用實(shí)干回答“全面小康之后發(fā)展路子怎么走”的重大命題。檔案部門就是要用實(shí)干來回答在“全面小康之后發(fā)展路子怎么走”的實(shí)踐中，怎樣進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源的作用、如何更好地貢獻(xiàn)檔案力量。江蘇省檔案館也提出了在全省檔案系統(tǒng)開展“爭第一、創(chuàng)唯一、樹品牌”活動(dòng)的要求。

民生檔案工作是關(guān)注民生、保障民生、改善民生的基礎(chǔ)性工作之一。堅(jiān)持以民生檔案數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)共享工作為依托，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)做好民生檔案利用服務(wù)工作任重而道遠(yuǎn)。探索常州民生檔案“一網(wǎng)通查”查閱利用平臺(tái)建設(shè)，是推動(dòng)新時(shí)代檔案館工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)、提升檔案館公共服務(wù)能力、助推政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”“最多跑一次”改革的有益嘗試。

“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的“三個(gè)走向”是新時(shí)代檔案工作發(fā)展的“總開關(guān)”“指南針”，貫徹好“三個(gè)走向”事關(guān)新時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展壯大。毫無疑問，服務(wù)民生是機(jī)構(gòu)改革后檔案館工作“走向開放”的重點(diǎn)工作，是推動(dòng)檔案館工作新起點(diǎn)再出發(fā)的重要引擎，因此，檔案館工作要主動(dòng)融入國家發(fā)展大勢，圍繞為人民群眾服務(wù)，奮力開拓檔案事業(yè)發(fā)展的新格局、新氣象。

“走向現(xiàn)代化”描繪了檔案館工作的發(fā)展藍(lán)圖?！皵?shù)字政府”建設(shè)是實(shí)現(xiàn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的戰(zhàn)略支撐，“智慧檔案”建設(shè)是“數(shù)字政府”建設(shè)的組成部分。建設(shè)“智慧檔案”，要充分發(fā)揮電子檔案數(shù)據(jù)的國家戰(zhàn)略性基礎(chǔ)資源作用，以“讓信息多跑路、百姓少跑腿，服務(wù)零距離，群眾好辦事”為目標(biāo)，以民生檔案資源利用服務(wù)共建共享為抓手，最終實(shí)現(xiàn)查檔利用科學(xué)化、社會(huì)治理精準(zhǔn)化、公共服務(wù)高效化。

2.現(xiàn)實(shí)有需求

為進(jìn)一步建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用平臺(tái)，更好更快地實(shí)現(xiàn)民生檔案服務(wù)民生的價(jià)值所在，常州市人社局、市檔案館合力開展民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)共建共享項(xiàng)目，力求在全市范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)全市企業(yè)退休職工“就近查檔、一網(wǎng)通查”，開啟民生檔案利用服務(wù)新模式。

2020年5月份疫情一經(jīng)好轉(zhuǎn)，人社、檔案兩部門通力合作，幾次互動(dòng)，達(dá)成共識(shí)，共同啟動(dòng)了項(xiàng)目的實(shí)施。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)技術(shù)人員先后兩次前往浙江嘉興、南京玄武區(qū)等地進(jìn)行專題調(diào)研，學(xué)習(xí)、考察民生檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。

截至2020年5月，嘉興全市各級(jí)檔案利用服務(wù)窗口共為4.19萬人次提供了在線調(diào)檔查檔服務(wù)。2019年，該市民生檔案在線查檔量占到當(dāng)年度服務(wù)總量的60%以上，查檔出證平均時(shí)間壓減到10分鐘以內(nèi)，跨市縣異地查檔出證平均時(shí)間壓減到15分鐘以內(nèi)。在新冠肺炎防疫期間，“一網(wǎng)通查”“轉(zhuǎn)網(wǎng)續(xù)查”“一站取檔”的“不見面”服務(wù)，更是有效防止了疫情擴(kuò)散，同時(shí)有效發(fā)揮了群眾查檔辦事“零跑腿”的貢獻(xiàn)力。

為讓百姓少跑腿，南京市玄武區(qū)2020 年開通運(yùn)行省內(nèi)首家民生檔案遠(yuǎn)程自助查詢系統(tǒng)“玄e檔”，轄區(qū)居民辦理戶口遷移、房產(chǎn)過戶等手續(xù)，均需用到的婚姻、獨(dú)生子女、再生育等方面的檔案，只需在終端前完成選擇查檔類型、身份證登記、人臉采集、材料采集、提交這5個(gè)步驟，后臺(tái)工作人員審核后即可將加蓋公章的檔案傳回查詢終端，居民第一時(shí)間就能在終端上免費(fèi)打印。以前需要三四天完成的檔案查詢，現(xiàn)在最多不超過20分鐘。“玄e檔”目前已在玄武區(qū)政務(wù)中心、民政婚姻登記處以及7個(gè)街道辦事處開通。除了率先開放的婚姻檔案、獨(dú)生子女檔案和再生育檔案以外，玄武區(qū)檔案館后續(xù)還將開放知青檔案、招工檔案、下放檔案、收養(yǎng)檔案。

在認(rèn)真消化學(xué)習(xí)考察情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際情況，形成了常州市項(xiàng)目實(shí)施方案，項(xiàng)目規(guī)劃及意見分三階段實(shí)施，由市檔案館、市人社局共同研究制定設(shè)計(jì)方案、制定實(shí)施計(jì)劃、搭建利用平臺(tái)。堅(jiān)持試點(diǎn)先行、逐步推進(jìn)的原則，通過試點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善工作流程和機(jī)制。經(jīng)過招標(biāo)、開發(fā)和優(yōu)化，該項(xiàng)目于2020年12月底正式開通試運(yùn)行。

試點(diǎn)階段完成后，按照就近查詢、全市通查、多級(jí)聯(lián)動(dòng)、便民利民的要求和系統(tǒng)更健全、使用更便捷的目標(biāo)，在全市各級(jí)綜合檔案館、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的便民服務(wù)中心逐步進(jìn)行推廣，力爭在2021年6月底前建成覆蓋全市的“一網(wǎng)通查”民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)體系。

該平臺(tái)在試點(diǎn)推進(jìn)階段擬開放的查詢范圍，主要是市檔案館館藏企業(yè)退休職工審批檔案和市檔案館代管的企業(yè)退休職工人事檔案，屆時(shí)全市企業(yè)退休職工將真正實(shí)現(xiàn)在家門口“一網(wǎng)通查”。后期全面推廣階段將進(jìn)一步依托市政務(wù)一體化服務(wù)平臺(tái)，把民生檔案利用服務(wù)范圍逐步拓展到婚姻、退役軍人、知青、建房等其他類型檔案。

三、未雨綢繆，織牢百姓用檔“安全網(wǎng)”

堅(jiān)持貫徹國家安全觀，以檔案安全可控利用作為檔案利用服務(wù)工作的出發(fā)點(diǎn)和生命線，增強(qiáng)憂患意識(shí)，大膽設(shè)想、小心求證，防患于未然，健全完善常州民生檔案“一網(wǎng)通查”自助查閱利用平臺(tái)建設(shè)的安全路徑。下一步可以從以下幾方面入手：

一是強(qiáng)化安全意識(shí)。進(jìn)行軟件模塊設(shè)計(jì)開發(fā)，嚴(yán)格采用實(shí)名認(rèn)證，利用人臉識(shí)別系統(tǒng)、身份證讀卡器、人證對應(yīng)、電子章加蓋、定向推送等保護(hù)個(gè)人檔案隱私技術(shù)手段，讓數(shù)字檔案信息資源穿上“安全服”， 妥善應(yīng)對檔案利用服務(wù)中可能出現(xiàn)的重大安全風(fēng)險(xiǎn)。

查檔群眾使用常州民生檔案“一網(wǎng)通查”查閱利用平臺(tái)，首先將身份證放在讀卡器上讀取人像、姓名、身份證號(hào)碼等身份信息，然后通過攝像頭現(xiàn)場采集頭像和系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行人證比對，確保人證合一，最后通過查檔系統(tǒng)自動(dòng)檢索與身份信息相關(guān)的檔案并打印加蓋電子印章的檔案證明。另外，對于提供信息不全的查檔者，工作人員可現(xiàn)場通過各級(jí)政務(wù)服務(wù)中心指定的專人賬號(hào)密碼進(jìn)入查檔平臺(tái)，代為查閱打印。

該查檔平臺(tái)的開發(fā)可借鑒社會(huì)保障號(hào)系統(tǒng)、高鐵車站安檢的人證比對系統(tǒng)、賓館住宿登記系統(tǒng)采用的核心技術(shù)。如果這一自助查閱利用平臺(tái)開發(fā)成功，并借助政務(wù)系統(tǒng)已有網(wǎng)絡(luò)，逐步連通市—市轄區(qū)—鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道），有望真正做到群眾查檔“最多跑一次、最好跑零次”，實(shí)現(xiàn)檔案館與各級(jí)政務(wù)服務(wù)中心、便民服務(wù)中心共建共享全市民生檔案信息資源，為群眾提供“一站式”的民生檔案查詢利用服務(wù)，為具有常州特色的全市政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通查、一門全查”建設(shè)落到實(shí)處貢獻(xiàn)檔案力量。

二是強(qiáng)化宣傳力度。及時(shí)總結(jié)利用事例，大力宣傳民生檔案服務(wù)利用工作，充分利用電視、報(bào)紙、雜志及檔案信息網(wǎng)等宣傳媒體，進(jìn)一步加大民生檔案利用服務(wù)涉及范圍、作用等的宣傳力度，廣而告之，提高全社會(huì)對民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺(tái)的社會(huì)知曉度，為民生檔案工作的深入開展創(chuàng)造良好的思想和社會(huì)環(huán)境。

三是強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)。組織編寫操作指南，積極會(huì)同政務(wù)管理部門適時(shí)舉辦鎮(zhèn)（街道）窗口工作人員參加的民生檔案遠(yuǎn)程利用操作培訓(xùn)活動(dòng)，對如何使用民生檔案遠(yuǎn)程利用操作系統(tǒng)作細(xì)致、全面的培訓(xùn)，詳細(xì)說明需要注意的事項(xiàng)，并通過讓各窗口工作人員加入“操作微信群”、實(shí)時(shí)發(fā)送查檔申請，來增加對該系統(tǒng)的操作熟練程度，提高實(shí)際操作能力，整體提升窗口工作人員的民生檔案利用意識(shí)及技能，并以此擴(kuò)大市民對“就近查檔，跨館出證”的知曉率。同時(shí)，積極爭取民政、國土、退役軍人事務(wù)管理等涉民部門的支持和合作，引導(dǎo)其以民生需求為導(dǎo)向，明確歸檔范圍，指導(dǎo)進(jìn)行歸檔，積極提供利用。

四是強(qiáng)化制度保障。民生檔案涉及面廣，形成主體多而復(fù)雜，分散保存于多個(gè)部門，群眾查閱利用很不方便，探索在檔案系統(tǒng)內(nèi)部與涉及民生檔案服務(wù)部門之間，推進(jìn)“常州市民生檔案‘一網(wǎng)通查、即時(shí)出證制度改革”，制定《常州市民生檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)聯(lián)建職責(zé)》，出臺(tái)《常州市民生檔案“一網(wǎng)通查、即時(shí)出證”制度改革意見》，積極推動(dòng)民生檔案松散化服務(wù)向規(guī)范化、常態(tài)化服務(wù)延伸。