地震科技檔案分類法及檔號編制的現狀分析與對策探討＊

朱少華

（山東省地震局，濟南 250014）

中國地震局于1988年立項，組成編輯組編制《中國檔案分類法地震檔案分類表》。1991—1994年間，前后易稿7次，1994年3月10日，國家檔案局以檔函字〔l994〕22號文批準，將《地震檔案分類表》（以下簡稱分類表）作為地震行業(yè)表發(fā)布實施。20多年來，《分類表》[1]在規(guī)范地震科技檔案分類與檔號編制，完善地震行業(yè)檔案管理方面，都發(fā)揮過重要作用。隨著我國防震減災事業(yè)的不斷發(fā)展，地震系統(tǒng)體制改革的不斷深入，地震領域科技項目、工程不斷增加，以及新老地震檔案工作者的更迭交替，使地震科技檔案在管理上落后于當前地震事業(yè)信息化、數字化的發(fā)展要求。

2014年國家檔案局發(fā)布了《數字檔案室建設指南》，對政府機關、事業(yè)單位檔案信息化工作提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案工作模式面臨著信息時代高速發(fā)展的挑戰(zhàn)，計算機及信息技術的普及，電子文件逐步取代紙質文件，數字資源建設將成為檔案管理的主要方式。2019年1月1日起實施的《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號），更是對新形勢下的機關檔案工作提出了新思路、新任務，為解決實際工作中出現的問題，指明了方向。

1 現行的地震科技檔案分類法與檔號編制

1.1 地震科技檔案的特點

地震科技檔案是指在從事與地震科研、地震監(jiān)測預報、地震應急與救援、震害防御等有關的基礎理論和應用研究、地震觀測儀器研制和基本建設等活動中直接形成的具有保存價值的文字材料、圖紙、圖表、磁盤（帶）、光盤等音像、文件材料[2]。它記載和反映了地震科研活動的全過程和具體成果，是地震科研活動的真實記錄，也是保存地震科研成果的寶庫。其具有以下幾個特點：①內容具有專業(yè)性。它形成于特定的專業(yè)技術領域，內容涉及地震監(jiān)測預報、震害防御、應急救援等，檔案的分類與整理都要建立在專業(yè)性的基礎上。②種類具有多樣性。既有諸如強震、測震、地磁水化、地形變等觀測資料；也有震情分析報告、會商報告和地震預測意見等信息資料；還有地震科學研究形成的科研報告和學術論文等學術資料；③具有成套性?？萍紮n案的特點就是具有成套性，一個獨立的專題科研項目，無論是國家重大科技工程、國家星火計劃，還是地震行業(yè)專項等，從項目準備階段的立項申請、可研報告、任務書、實施方案等，到項目實施階段的管理文件、執(zhí)行報告、招投標文件、中期檢查文件、設備安裝，再到項目驗收階段的測試報告、竣工報告、監(jiān)理報告、財務報告、驗收意見等一系列文件材料、照片、光盤等，共同形成了一套完整的項目檔案。

1.2 現行地震科技檔案的分類法

現行的《分類表》共分主表9大類：包括地震管理、地震監(jiān)測與預測預報、地震工程、地震對策、地震科學研究、基建、設備儀器、標準計量、環(huán)保及其他。其中前4個是以中國地震局的主要職能來確定的，反映了地震行業(yè)的主要業(yè)務工作，后5個是依照中國檔案分類法統(tǒng)一設置的。輔助表分為5類[3]。各類目按照邏輯關系有層次的排列，并根據其隸屬關系、重要程度等細分到3—4級，共有大小類目573條。如此繁瑣的層層分類，不僅增加了人為不確定因素，還給新學者帶來了很大的困擾。

1.3 現行地震科技檔案檔號的編制

檔號是實體分類號、案卷號、件號的總稱。地震科技檔案經過分類，提示了其地震文件材料之間的邏輯關系，并以此整理成有機的整體，要將整理結果固定下來，以便按此體系進行保管和利用，則必須通過編號來完成。這就是編制地震科技檔案的檔號。

地震科技檔案檔號的構成：地震檔案分類號（TC）—地震檔案分類法中的基本類目，下位類目依次進行復分（例如：21195代表地震電信傳輸臺網）—隔點（?）—該類目的第幾份檔案（例如：15，即該類目的第15份檔案）—地區(qū)號（例如：370000代表山東省）—大流水號（例如：1018），組合起來檔案為TC21195 15（370000）1018。

2 現行方法存在的弊端

2.1 不適應于新形勢下地震信息化的發(fā)展要求

當前互聯(lián)網+時代，檔案信息化、數字化水平不斷提高，國家檔案局近年來也一直在大力推進數字檔案室工作，檔案數字化已日臻成熟，檔案的單軌制也提上了日程。原來的地震科檔分類編號法是否還適用于現在，筆者認為值得商榷。地震科技檔案的分類法與檔號的編制也需隨著信息時代的發(fā)展而求變求新，才能更好地適應當前形勢的需要。

（1）地震系統(tǒng)各機構、部門、單位從事各項地震工作社會活動中，存在著互相交叉、錯綜復雜的關系。同一個機構組織可能產生不同類別的檔案。例如，研究所某個研究室在承擔研究課題時形成的全部檔案入“科學研究”類目，承擔國家工程地震工作形成的檔案則入“地震工程”類目，其研制地震儀器形成的檔案則入“設備儀器”類，這樣就將一個課題的內容分割開了，各部分工作歸入不同的類目，給日后的查找利用，帶來極大的不便。

（2）分類表中采用漢語拼音字母和阿拉伯數字的混合編號法，基本大類的類組用雙字母，即“TC”為地震類目代號，在雙字母之后加上阿拉伯數字，表示類目的等級及標記順序，數字位數一般表示類目級次。為了使號碼適應類目設置的需要，在號碼的標記上采用了八分法與雙位制，以及必要的符號。

（3）分類方法主觀性強，結果因人不同。鑒于從事檔案行業(yè)時間的長短或原來所學專業(yè)的不同，每個人對于層層類目的分類理解上也會不同。千人千面，同樣一份檔案每個人的歸類可能千差萬別。另一方面，地震學科存在著交叉與模糊的分類區(qū)域，同一工程可能歸屬于震防類和應急類，放到哪一類里都是正確的，如果將它分拆成兩類，就會破壞了工程項目的完整性和成套性。

（4）檔號形式過于復雜，不便填寫在檔案盒上，也不便計算機識別。在編制檔號時首先要分門別類，層層對號入座，如果在哪一層級出現錯誤，都將無法正確反映這份科檔的歸屬類別。

（5）給檔案庫房的保管帶來困擾。如果按現行的科技分類法，把歸檔的檔案入庫上架就要預留某一類檔案的排架空間，否則分類上架就無法實現。在目前地震行業(yè)檔案庫房面積都比較小的情況下，如果浪費空間，會對檔案保管帶來很大的壓力，給實體檔案的查找也帶來不便。

2.2 不適應新上崗檔案管理人員的工作需求

1996年中國地震局頒布了《中國檔案分類法地震檔案分類表》。1997年在杭州舉辦了培訓班，而此后的25年里再沒有舉辦過地震科技檔案分類法的培訓，使一些新入行的年輕檔案工作者手足無措，只能靠老帶新，口口相傳。由于每個檔案工作者在對分類法的理解上存在差異，因此，在實際工作中進行分類進也會千差萬別。這20多年的時間里，老的檔案工作者已陸續(xù)退休，現在做檔案的大都是80后的年輕同志，他們對這個分類表都感到很陌生，有的單位甚至連《中國地震檔案分類表》都已遺失，年輕同志更是無從查找，增加了實際工作的難度。例如：“魯南地震評定工作錄像帶”，如果按照現行的檔案內容歸類，該檔案分類編號為TC316.3，但是這個分類號不能反映該檔案的載體形式，計算機檢索時不能檢出這份檔案，還需要進行組配，將該檔案重新分類標引為：TC316.3+TC-71。如此繁瑣的分類方法，需要檔案人有長時間的從業(yè)經驗，如果把分類號寫入案卷脊背檔號一欄，再加上科檔復分表，加上大流水號，恐怕在很小的格字里是很難填寫完整。

3 新形勢下的分類法與檔號編制的建議

大數據管理檔案時代，特別是數字檔案室的發(fā)展，實體檔案不一定要與數據庫內虛擬檔案位置相同，方便利用才是檔案工作的最終目標。

3.1 制定科學的地震科技檔案檔號編制標準

檔號的編制必須要具備唯一性、合理性、擴充性、穩(wěn)定性和簡單性。地震科技檔案以一級門類為基準，在確保檔案號唯一的前提下，允許多種編制方法并存。制定規(guī)范的檔號標準應以室藏增量檔案為起點，對新標準實行前就已入庫上架了的檔案，盡量保持不變。

3.2 按照國家檔案局 13號令執(zhí)行新的檔號編制方法

2018年10月國家檔案局令第13號《機關檔案管理規(guī)定》對機關檔案的檔號編制提出了明確要求。指出：“機關檔案應當逐卷或逐件編制檔號。檔號應當指代單一，體現檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性?！盵4]《規(guī)定》將機關檔案分為13個一級門類，KJ為科技檔案一級門類的代碼，在此基礎上，又分為科研（KJKY）、基建（KJJJ）、設備（KJSB）等二級門類及代碼。這種方式易學易操作易檢索，應在地震行業(yè)中普及實施。筆者以為，依據《規(guī)定》和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，地震科技檔案檔號的編制結構應為：全宗號—檔案門類代碼—案卷大流水號。例如：山東省地震局基建檔案的檔號應是A227—KJJJ—001。這樣一目了然。

檔號編制要求：

（1）全宗號：各級檔案館給立檔單位編制的代號，是字母與4位數字的組合標識；

（2）檔案門類代碼：按照國家檔案局《規(guī)定》執(zhí)行。

（3）流水號。應根據各檔案室室存科技檔案數量制定合理位數的阿拉伯數字標識，且全部案卷只能有一個流水順序號。

地震科技檔案的成套性，決定了它至少按每一個項目，每一個科研課題即為一套，在項目或課題完成后移交檔案室。對于檔案利用者，只要能快速準確地查找到所需檔案，就是檔案管理工作的出發(fā)點和最終目的。因此，分類法與檔號的編制應采用最簡單、最高效的方法。

總之，在大數據背景下的地震科技檔案管理必須要走信息化、數字化之路，要逐步進行檔案的數字化管理。檔案室藏科技檔案信息要趨向于數字化的轉變，這是數字檔案室資源建設的重要組成部分。地震科技檔案的分類與檔號編制是科技檔案管理最為基礎性的工作，是科技檔案整理的第一步，也是進行檔案計算機檢索的重要依據。因此，只有簡化分類與檔號編制的方法，使初涉檔案工作人員易學易掌握，縮短上崗培訓時間，減少人力物力浪費，同時能夠在一定程度上避免人為因素對分類法掌握的偏差，減少錯誤概率，易于計算機網絡管理，使地震科技檔案更具有準確性和可靠性，跟上信息化時代發(fā)展的步伐，為地震科技創(chuàng)新發(fā)揮更大作用。