文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

楊素琳

（山東省濱州市公路事業(yè)發(fā)展中心，山東濱州 256600）

事業(yè)單位文書檔案記載著單位的活動(dòng)信息，對(duì)事業(yè)單位行政業(yè)務(wù)工作、黨務(wù)工作的建設(shè)發(fā)展具有重要的依據(jù)和參考價(jià)值。為了提高事業(yè)單位文書檔案現(xiàn)代化的發(fā)展，在實(shí)際的工作中應(yīng)注重對(duì)文書檔案的適時(shí)性、指導(dǎo)性和保護(hù)性管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代使更多的文書檔案被保存下來，但從開發(fā)利用的角度分析，隨著技術(shù)手段不斷更新，數(shù)字化文書檔案的安全性很難得到保證。大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息儲(chǔ)存、收集和分類方便快捷，事業(yè)單位需要緊跟時(shí)代的潮流，借助科技的手段為文書檔案管理的工作助力，推動(dòng)管理工作更加高效率、高質(zhì)量進(jìn)行。

1 事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題

1.1 紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范，影響存量檔案數(shù)字化

事業(yè)單位過去通過手工模式整理并保管了大量的紙質(zhì)文書檔案，將紙質(zhì)文書檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案將面臨很多困難。紙質(zhì)文書檔案年代久遠(yuǎn)，很多紙質(zhì)檔案的紙張陳舊，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化歸檔的過程中很容易破損，不利于掃描歸檔。部分事業(yè)單位不重視文書檔案的管理工作，對(duì)檔案管理的人員和資金投入有所欠缺，無專職的檔案管理工作者對(duì)其進(jìn)行整理。

1.2 事業(yè)單位對(duì)文書管理的技術(shù)不夠發(fā)達(dá)

優(yōu)化文書檔案管理的方法和策略時(shí)，應(yīng)突破原有的傳統(tǒng)管理方法，根據(jù)我國(guó)現(xiàn)有的發(fā)展水平分析，文書檔案管理工作缺少信息化、網(wǎng)絡(luò)化，未將紙質(zhì)的文書檔案發(fā)展成不易丟失的現(xiàn)代產(chǎn)品。管理技術(shù)直接影響文書檔案的保存結(jié)果，符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案記錄工作能夠更好地進(jìn)行資料的整理和收集。

目前，缺少足夠的技術(shù)創(chuàng)新能力和先進(jìn)的技術(shù)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，阻礙了我國(guó)檔案管理的發(fā)展，可以將收發(fā)文、會(huì)議記錄等內(nèi)容依據(jù)現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行一體化的管理，利用信息技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的加工，合理地運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)文書檔案的內(nèi)容編碼的資源進(jìn)行精準(zhǔn)的描述，在數(shù)據(jù)的通訊和安全管理上充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)到來，互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用越來越廣泛，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，提高文書檔案管理的技術(shù)水平。

1.3 文書檔案電子化的規(guī)章制度不完善

在日常的文書檔案電子化的管理過程中，缺少相關(guān)文件制度進(jìn)行指導(dǎo)，檔案管理人員缺乏專業(yè)的文書檔案管理知識(shí)，完善有效的電子化文書檔案管理制度是保證文書電子化檔案管理平穩(wěn)運(yùn)行的必要條件。部分事業(yè)單位的檔案管理觀念落后，延續(xù)“重保管、輕利用”的觀念，與大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求脫節(jié)，在挖掘文書檔案深層次的價(jià)值上缺乏主觀能動(dòng)性。部分事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)文書檔案利用的觀念較陳舊，部分事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)文化檔案電子化建設(shè)，但其思維模式還停留在傳統(tǒng)的觀念，未將電子化的文書檔案的優(yōu)勢(shì)真正發(fā)揮出來。

1.4 文書的檢索效率較低

隨著事業(yè)單位的不斷進(jìn)步和發(fā)展，文書檔案相對(duì)較多，為管理人員的檢索帶來很大的壓力。文書檢索是文書檔案工作的主要內(nèi)容之一，其工作效率低下會(huì)影響整個(gè)的文書檔案管理工作的效率，為了推動(dòng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的長(zhǎng)久發(fā)展，需要提高文書檢索的效率。

依據(jù)我國(guó)目前的發(fā)展?fàn)顩r分析，事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平較低，經(jīng)營(yíng)模式較為傳統(tǒng)，工作過程中的檢索效率隨之降低。分析當(dāng)前的文書檔案管理工作，文書的檢的效率也反映事業(yè)單位在文書檔案管理工作中組織能力高低的表現(xiàn)。現(xiàn)階段，檢索效率出現(xiàn)問題的主要原因是管理員檢索能力較低，不能夠正確應(yīng)用檢索工具，檔案的檢索流程不夠清楚合理，對(duì)檔案的集中管理步驟存在問題，檔案管理的現(xiàn)代化信息建設(shè)落實(shí)不夠，需要盡快改善檢索效率，提高文書檔案管理的效率，充分發(fā)揮其價(jià)值作用。

1.5 檔案管理人才的缺失

目前，部分事業(yè)單位的文書檔案管理人才資源短缺，將行政部門人員放到檔案工作崗位上。缺少專職知識(shí)的檔案管理人員，在面對(duì)許多工作時(shí)忙于應(yīng)付，簡(jiǎn)單地重復(fù)基礎(chǔ)的工作，在工作上缺乏創(chuàng)新以及提高工作效率的動(dòng)力。事業(yè)單位的檔案工作人員資歷較老，隊(duì)伍中缺乏新鮮血液注入，面臨工作人員對(duì)信息技術(shù)缺少創(chuàng)新的思路和理念，導(dǎo)致文書檔案管理在技術(shù)方面難以突破。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案現(xiàn)代化管理策略

2.1 完善文書檔案數(shù)字化建設(shè)制度，從制度上規(guī)范文書檔案數(shù)字化工作

為了推動(dòng)文書檔案管理工作數(shù)字化的進(jìn)程，應(yīng)完善相關(guān)的規(guī)章制度，保證工作可以有條不紊地進(jìn)行。依照新執(zhí)行的《中華人民共和國(guó)檔案法》精神要求，首先進(jìn)一步細(xì)化明確《檔案數(shù)字化立卷歸檔細(xì)則》《檔案數(shù)字化加工管理細(xì)則》《檔案數(shù)字化安全管理細(xì)則》等規(guī)章制度，明確檔案數(shù)字化建設(shè)的具體職責(zé)以及分工，細(xì)化各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容以及需要滿足的條件。明確文書檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，在文書檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置歸檔清單、歸檔格式、歸檔流程等基本參數(shù)。

歸檔清單應(yīng)與歸檔范圍相匹配，做到明確具體、應(yīng)歸盡歸，保障文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性，為了避免電子文件歸檔不及時(shí)的問題，應(yīng)明確電子文件歸檔、更新、清退的具體時(shí)限，落實(shí)相關(guān)的績(jī)效考核以及責(zé)任；數(shù)字類文書檔案的格式應(yīng)根據(jù)文件的具體類別，采用PDF、JPG、AVI、TIF等常見的格式；應(yīng)明確各個(gè)職能部門在文書檔案管理系統(tǒng)中的流程節(jié)點(diǎn)、具體分工，真正做到一環(huán)扣一環(huán)，充分發(fā)揮文書檔案管理系統(tǒng)的作用。

結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，堅(jiān)持安全管控的基本原則，明確不同主體在文書檔案管理系統(tǒng)終端的查閱權(quán)限、使用權(quán)限、傳輸權(quán)限，避免發(fā)生相應(yīng)的泄密事件。

2.2 事業(yè)單位要積極推動(dòng)文書檔案電子化建設(shè)

在推動(dòng)事業(yè)單位文書檔案電子化建設(shè)上，應(yīng)保證基礎(chǔ)設(shè)施的完善。硬件的配置應(yīng)滿足文書檔案的庫(kù)房的現(xiàn)代化要求，符合文書檔案的數(shù)字化、電子檔案和文件管理的工作需求。對(duì)數(shù)字檔案室的建設(shè)應(yīng)符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)，配備數(shù)字化建設(shè)需求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，硬件和軟件也應(yīng)配備齊全，保證檔案的安全保障系統(tǒng)的構(gòu)建。需要外包時(shí)，應(yīng)與外包公司簽訂保密協(xié)議，并確定其是否具有相關(guān)行業(yè)資質(zhì)。選取具備文字識(shí)別、掃描以及專用的檔案刻錄機(jī)設(shè)備，為了保障檔案的安全，為檔案室配置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和文書檔案的存儲(chǔ)設(shè)備。重視文書檔案電子化建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，構(gòu)建一套功能強(qiáng)大的文書檔案電子化信息管理系統(tǒng)。

2.3 建立一套完備、可行性的文書檔案電子化管理制度及流程

文書檔案電子化建設(shè)與紙質(zhì)檔案的管理利用不同，其建設(shè)和管理程序比較復(fù)雜。為了保證各個(gè)事業(yè)單位文書檔案電子化建設(shè)有條不紊地進(jìn)行，需要建立一套完備的可行性管理制度。

事業(yè)單位根據(jù)國(guó)家檔案局頒布的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，在新《檔案法》背景下，結(jié)合單位實(shí)際情況，從發(fā)展的角度出發(fā)，制定落實(shí)文書檔案電子化相關(guān)的制度規(guī)范，涵蓋電子檔案歸檔格式、文書檔案電子化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面。

文書檔案管理人員需明確文書檔案電子化建設(shè)業(yè)務(wù)流程規(guī)范，包括紙質(zhì)檔案電子化流程，電子文件從產(chǎn)生、收集、鑒定、分類、歸檔到存儲(chǔ)、查詢、傳輸、利用等方面都應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化制度，明確在線歸檔和利用的流程。通過技術(shù)手段，確保文書檔案管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與數(shù)據(jù)共享。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升對(duì)圖像、文字的自動(dòng)識(shí)別能力、自動(dòng)提取能力和自動(dòng)檢索能力，滿足數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的需要。為事業(yè)單位文書檔案電子化建設(shè)管理工作提供有力的基礎(chǔ)保障。

2.4 加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的轉(zhuǎn)型需要

事業(yè)單位必須以檔案數(shù)字化建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化管理、精細(xì)化利用為目標(biāo)，以文書檔案信息資源開發(fā)為核心，培育技術(shù)型、專業(yè)型、復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍。

應(yīng)重視臨聘、勞務(wù)派遣類檔案管理人員的培訓(xùn)，完善崗前培訓(xùn)和崗中培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)中，應(yīng)提升人員對(duì)文書檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案管理流程的了解程度，避免檔案管理脫離事業(yè)單位業(yè)務(wù)，督促其切實(shí)做好文書檔案資源的收集、分類、整理、歸檔保存以及借閱使用等工作。

應(yīng)完善文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作。事業(yè)單位應(yīng)著眼于數(shù)字化建設(shè)的基本要求，重點(diǎn)開展以信息技術(shù)利用為核心的檔案管理培訓(xùn)工作，制定檔案管理人才培育方案，真正做到培訓(xùn)工作整體推進(jìn)、突出重點(diǎn)、及時(shí)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)。側(cè)重于從實(shí)踐操作的角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的實(shí)踐能力，避免培訓(xùn)工作理論化和形式化；事業(yè)單位應(yīng)深化與檔案館、圖書館等專業(yè)部門的合作，大力開展以信息技術(shù)、檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案安全保密為主題的交流活動(dòng)、論壇活動(dòng)、講座活動(dòng)，為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)平臺(tái)，借鑒檔案數(shù)字化建設(shè)中的新經(jīng)驗(yàn)，全面提升人才建設(shè)質(zhì)量。

3 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，信息技術(shù)對(duì)文書檔案管理工作的影響進(jìn)一步加深，事業(yè)單位檔案管理改革已成趨勢(shì)。文書檔案數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)性強(qiáng)、涉及面廣，其管理方式、內(nèi)容均會(huì)影響檔案管理的成效，檔案管理人員應(yīng)樹立創(chuàng)新意識(shí)，利用新思維解決文書檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，確保檔案資源齊全、規(guī)范、完整、安全、有效、真實(shí)，最大限度減少事業(yè)單位檔案管理成本，便于后期開發(fā)和利用。