淺談地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案的收集歸檔

田麗杰

(中國(guó)地震災(zāi)害防御中心，北京 100029)

0 引 言

地震安全性評(píng)價(jià)是防震減災(zāi)領(lǐng)域的一項(xiàng)基本法律制度，也是防震減災(zāi)工作的重要內(nèi)容。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，核電、大型水電、鐵路交通、輸油輸氣管線等重大工程日趨增多和密集，這些工程事關(guān)國(guó)計(jì)民生、國(guó)家安全和人民生命財(cái)產(chǎn)安全[1-2]。地震安全性評(píng)價(jià)工作成果是工程抗震設(shè)防的法定依據(jù)，工作過程中形成的各種類型和載體的文字、數(shù)據(jù)、圖像等，是各單位承攬、實(shí)施項(xiàng)目的原始記錄，也是地震科學(xué)研究、工程建設(shè)的重要資料，具有長(zhǎng)期保存和利用價(jià)值，作為檔案管理人員，收集整理好地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案尤為重要[3]。

1 地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案的重要意義

地震安全性評(píng)價(jià)是工程抗震設(shè)防工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，地震安全性評(píng)價(jià)報(bào)告是重大建設(shè)工程抗震設(shè)計(jì)的重要依據(jù)，地震安全性評(píng)價(jià)工作所獲得的地震地質(zhì)、地震活動(dòng)等成果也可為該地區(qū)開展防震減災(zāi)基礎(chǔ)性研究工作積累大量資料。地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案是總結(jié)、積累地震安全性評(píng)價(jià)工作的原始資料文獻(xiàn)，加強(qiáng)地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案管理，有利于及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，也是今后行政管理部門開展報(bào)告質(zhì)量檢查、重大地震安全事故責(zé)任倒查的重要依據(jù)，還可為后續(xù)的地震孕育發(fā)生規(guī)律、工程破壞機(jī)理等地震科學(xué)基礎(chǔ)研究提供寶貴資料，對(duì)防御和減輕地震災(zāi)害具有重要的作用和意義。這就要求檔案整理歸檔嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性。作為檔案業(yè)務(wù)人員，有責(zé)任有義務(wù)收集、捕獲、整理好地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案資料，為保障建設(shè)工程地震安全、促進(jìn)防震減災(zāi)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

2 地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

2.1 專業(yè)性

地震安全性評(píng)價(jià)工作是在對(duì)建設(shè)工程場(chǎng)址及其周邊地區(qū)地震地質(zhì)、地球物理、地震活動(dòng)等資料調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，按照相關(guān)規(guī)范采用科學(xué)的分析評(píng)價(jià)方法，給出工程設(shè)計(jì)的地震動(dòng)參數(shù)和地震地質(zhì)災(zāi)害評(píng)價(jià)結(jié)論的過程，其內(nèi)容涉及地震地質(zhì)、地震學(xué)和工程地震等領(lǐng)域，具有很強(qiáng)的專業(yè)性[4]。地震安全性評(píng)價(jià)檔案的管理必須將專業(yè)性特點(diǎn)作為重要的依據(jù)，檔案的整理、分類和歸檔都要建立在專業(yè)性的基礎(chǔ)上。

2.2 成套性

每一個(gè)地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目，無論是核電，還是高層建筑等重大工程，從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備的商務(wù)談判、參與招投標(biāo)、合同簽訂，到項(xiàng)目實(shí)施過程中的方案制定、組織人員、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查和施工、數(shù)據(jù)采集、現(xiàn)場(chǎng)野外驗(yàn)收，再到項(xiàng)目后期的分析計(jì)算、報(bào)告編制、組織評(píng)審、獲得批復(fù)、成果提交等等，形成了一套完整的項(xiàng)目檔案，一個(gè)項(xiàng)目為一個(gè)卷宗，地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案成套性十分明顯。

3 地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案收集歸檔的主要做法

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好項(xiàng)目檔案收集歸檔的基本前提

從地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目商務(wù)談判開始，就必須明確項(xiàng)目技術(shù)總負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目檔案收集歸檔的責(zé)任人，并指定一名項(xiàng)目技術(shù)人員在項(xiàng)目技術(shù)總負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下兼職從事項(xiàng)目檔案的收集歸檔工作，涵蓋招投標(biāo)文件、中標(biāo)合同、技術(shù)委托合同，項(xiàng)目任務(wù)書、會(huì)議文件、參會(huì)人員簽到表，野外照片、租賃合同、雇工協(xié)議等。隨著地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目的深入開展，項(xiàng)目的分項(xiàng)負(fù)責(zé)人，包括野外工作組組長(zhǎng)分別為本分項(xiàng)工作的檔案收集整理負(fù)責(zé)人，在檔案管理部門的統(tǒng)一指導(dǎo)下科學(xué)收集、整理和保管項(xiàng)目資料。項(xiàng)目技術(shù)總負(fù)責(zé)人在研究部署項(xiàng)目實(shí)施工作的過程中，隨時(shí)查看、詢問檔案資料的收集情況，在項(xiàng)目將要結(jié)束時(shí)，由承擔(dān)任務(wù)的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，項(xiàng)目技術(shù)總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體相關(guān)事宜，各分項(xiàng)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)檔案收集、整理、歸檔工作，層層對(duì)檔案的建立、審查、督辦負(fù)責(zé)到底，形成上下聯(lián)動(dòng)的工作機(jī)制。有了分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目技術(shù)總負(fù)責(zé)人、各分項(xiàng)負(fù)責(zé)人的高度重視和大力支持，在檔案室人員和兼職檔案員的共同努力下，項(xiàng)目檔案歸檔工作就具備了基本前提條件。

3.2 健全制度是做好項(xiàng)目檔案收集歸檔的根本保障

根據(jù)《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)，在嚴(yán)格執(zhí)行《中國(guó)地震局地震科技檔案管理辦法》等地震部門有關(guān)檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，并結(jié)合地震安全性評(píng)價(jià)工作實(shí)際，制定詳細(xì)的檔案收集歸檔制度，明確檔案收集、整理、交接、保管、歸檔、統(tǒng)計(jì)、考核等要求，明確項(xiàng)目承擔(dān)部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目參與人員、項(xiàng)目兼職檔案員，以及檔案管理部門、科技管理部門等各方職責(zé)，明確各階段、各種資料歸檔的范圍和時(shí)間，為項(xiàng)目檔案資料的收集和歸檔提供有力保證。

3.3 全員參與是做好項(xiàng)目檔案收集歸檔的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

從項(xiàng)目實(shí)施初期開始，就按照制度建立檔案管理體系，每個(gè)項(xiàng)目配備兼職檔案員，建立健全覆蓋各有關(guān)部門、各分項(xiàng)工作的檔案日常管理。首先由檔案管理部門、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、兼職檔案員進(jìn)行檔案法律法規(guī)宣貫及檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使他們充分認(rèn)識(shí)檔案收集工作的重要性和使命感。然后按照管理制度對(duì)收集整理的范圍進(jìn)行明確，分工負(fù)責(zé)，分口把關(guān)。技術(shù)負(fù)責(zé)人、野外工作人員收集、整理第一手施工資料，并對(duì)其真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；項(xiàng)目質(zhì)檢人員除收集、整理質(zhì)量檢測(cè)資料外，對(duì)施工資料負(fù)責(zé)審核；項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)檢人員提供資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核；檔案管理部門對(duì)所有資料的收集、編錄、整理進(jìn)行指導(dǎo)、審查、完備手續(xù)等審核把關(guān)。這些措施的實(shí)施和各責(zé)任人共同發(fā)力，就能使得地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案收集歸檔工作走上正軌。

3.4 納入績(jī)效是做好項(xiàng)目檔案收集歸檔的有效保障

地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目因市場(chǎng)化明顯，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，項(xiàng)目績(jī)效的發(fā)放是業(yè)務(wù)人員干事創(chuàng)業(yè)的最大動(dòng)力。針對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)部門人員對(duì)資料歸檔意識(shí)淡薄甚至資料一拖再拖的現(xiàn)象，在制定的地震安全性評(píng)價(jià)檔案管理制度、本單位的績(jī)效考評(píng)等制度中，應(yīng)明確規(guī)定檔案資料的整理歸檔是項(xiàng)目能否通過驗(yàn)收的前提，并且納入績(jī)效考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)于不按期歸檔或內(nèi)容不真實(shí)、不完整的，要給予責(zé)任人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人相應(yīng)的處罰，項(xiàng)目不能通過驗(yàn)收，年底的績(jī)效也要相應(yīng)扣減。通過這些制度和措施，才能有力地保證項(xiàng)目檔案資料的收集和歸檔工作。

3.5 提前介入是做好項(xiàng)目檔案收集歸檔的核心關(guān)鍵

項(xiàng)目實(shí)施的全過程就是項(xiàng)目檔案資料的形成過程，項(xiàng)目檔案也是項(xiàng)目完成質(zhì)量的重要體現(xiàn)，必須確保每個(gè)分項(xiàng)、每項(xiàng)任務(wù)、每道工序的資料真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全。地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目合同簽訂后，項(xiàng)目兼職檔案員即刻到檔案室備案，檔案人員及時(shí)把檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放到有關(guān)人員手中，并說清楚應(yīng)歸檔資料的內(nèi)容、份數(shù)等。檔案人員隨時(shí)與項(xiàng)目業(yè)務(wù)人員進(jìn)行溝通，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，督促、指導(dǎo)項(xiàng)目業(yè)務(wù)人員正確積累、收集、整理項(xiàng)目資料。如有中間驗(yàn)收的，兼職檔案員要提前告知檔案管理部門，檔案人員要主動(dòng)參加，檢查資料是否與項(xiàng)目同步、齊全、完整，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。項(xiàng)目驗(yàn)收評(píng)審前，要求檔案人員對(duì)歸檔資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，同時(shí)邀請(qǐng)相關(guān)人員對(duì)應(yīng)歸檔資料的份數(shù)、內(nèi)容進(jìn)行全面審核，對(duì)不符合規(guī)范的資料不得進(jìn)行驗(yàn)收評(píng)審，避免后續(xù)無法再收集資料的被動(dòng)局面[5]。

4 地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案未來發(fā)展

4.1 地震項(xiàng)目檔案發(fā)展方向

目前地震科技檔案歸檔方式主要是以紙質(zhì)和計(jì)算機(jī)管理為主，隨著科技不斷發(fā)展和改革的進(jìn)程，檔案單套制管理已迫在眉睫。地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案是地震科技檔案的范疇，加強(qiáng)地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案的信息化建設(shè)是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，也可為地震科技檔案電子化建設(shè)奠定基礎(chǔ)[6]。

4.2 電子檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)

檔案單套制管理對(duì)電子文件與元數(shù)據(jù)的要求很高，最基本的要求是真實(shí)、可靠、完整、可用。地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案最重要的內(nèi)容是地震安全性評(píng)價(jià)報(bào)告，如何鑒別驗(yàn)收?qǐng)?bào)告電子文件的科學(xué)性和權(quán)威性，需要建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)，采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段，賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)，制作備份數(shù)據(jù)，對(duì)備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測(cè)與管理，保障電子檔案安全可用，這些是地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目電子檔案管理未來發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)[7]。

5 結(jié)束語(yǔ)

地震安全性評(píng)價(jià)項(xiàng)目涉及環(huán)節(jié)多，專業(yè)性和應(yīng)用性強(qiáng)，要做好項(xiàng)目檔案收集歸檔并非易事，必須制定科學(xué)有效的管理制度，從項(xiàng)目商務(wù)談判開始著手，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、全員參與的局面，檔案人員積極主動(dòng)提前介入，明確獎(jiǎng)懲措施，多措并舉，才能確保項(xiàng)目檔案收集歸檔的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，才能實(shí)現(xiàn)為后續(xù)工程應(yīng)用、科學(xué)研究和安全管理服務(wù)的最終目的。