“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理工作的影響和思考

摘要：隨著社會的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，信息技術(shù)為社會生活提供了極大的便利。國家要求企業(yè)檔案信息要盡可能的完善，檔案管理工作也要實現(xiàn)創(chuàng)新。檔案工作者要做好檔案管理工作的創(chuàng)新就需要與時俱進(jìn)，具備創(chuàng)新思維。只有不斷地提升自身的管理素質(zhì)和強化創(chuàng)新的理念才能更好地整合檔案信息資源，為企業(yè)各項工作服務(wù)企業(yè)的核心競爭力才會最大限度地提升，使企業(yè)更快地適應(yīng)新時代發(fā)展的需要，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;人事檔案管理;創(chuàng)新

引言

自2010年起，國家檔案局先后印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，要求各機關(guān)、企事業(yè)單位著力打造數(shù)字檔案館。近年來，越來越多的國家級數(shù)字檔案館（室）已經(jīng)建成，2018年，國家檔案局就批復(fù)了9家“國家級數(shù)字檔案館”、4家“全國示范數(shù)字檔案館”?？梢哉f，數(shù)字檔案工作已經(jīng)開始大范圍地代替原來傳統(tǒng)檔案的工作。筆者認(rèn)為，在信息化背景下，我們更需要探索的是企業(yè)檔案管理工作模式的完善和創(chuàng)新，讓企業(yè)檔案能夠更加高效、快速、完整地運用到企業(yè)的日常業(yè)務(wù)中，為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)助力。

1大數(shù)據(jù)的定義與特征

大數(shù)據(jù)的概念是由全球著名的信息存儲設(shè)備公司EMC最先提出來的。大數(shù)據(jù)其實就是龐大數(shù)據(jù)的集合體，也就是通過分析和挖掘這些龐大的數(shù)據(jù)來獲得更大的價值。根據(jù)研究顯示，大數(shù)據(jù)的特征一般可以歸納為4V：第一個V是規(guī)模（Volume），是指數(shù)據(jù)量非常龐大且在持續(xù)增長;第二個V是快速（Velocity），是指處理速度快，反應(yīng)時間短;第三個V是多樣（Variety），是指數(shù)據(jù)種類繁多;第四個V是（Value），即指（數(shù)據(jù)價值密度低）大數(shù)據(jù)區(qū)別于傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)類型，其并不對數(shù)據(jù)進(jìn)行采樣，而是保留全部數(shù)據(jù)和所有信息。隨著對大數(shù)據(jù)研究的不斷深入，大數(shù)據(jù)的特征又被發(fā)展至第五個V（Veracity）、第六個6V+1C（Vender和Complexity），即從數(shù)據(jù)的收集、處理和分析等多個方面總結(jié)大數(shù)據(jù)的特點。

2大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理工作的影響

2.1使信息庫的管理更加便捷

檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，對于檔案行業(yè)信息化建設(shè)管理而言，是非常重要的一個內(nèi)容，其中主要有兩點基礎(chǔ)工作：一方面用于構(gòu)建不同行業(yè)類型檔案的信息數(shù)據(jù)庫，其中主要包括一些比較重要的檔案記錄信息、圖片、音頻等;另一方面，針對一些文件以及檔案版對檔案文件進(jìn)行實時歸檔保存管理。

2.2信息技術(shù)可提高企業(yè)人事檔案管理的效率

傳統(tǒng)模式的檔案管理需要工作人員搜集所有企業(yè)人員的資料信息，并對這些資料信息進(jìn)行整理分類，耗費時間多，工作效率低，過程復(fù)雜繁瑣，且誤差率大。合理運用互聯(lián)網(wǎng)，檔案管理人員可利用信息系統(tǒng)完成相關(guān)工作，降低檔案管理人員的任務(wù)量，讓檔案管理人員從無意義的工作中解脫出來，有時間對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，可有效提高檔案管理的效率。為了安全可靠，保證檔案的有效管理，企業(yè)可采用國產(chǎn)化的數(shù)字化管理軟硬件，強化人事檔案信息化建設(shè)。

2.3有利于企業(yè)歷史信息規(guī)范化管理

在信息時代的發(fā)展背景下，加強企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化，可以幫助企業(yè)歷史信息得到有效保存和整理，對于企業(yè)發(fā)展和文化內(nèi)涵建設(shè)都有著重要作用。只有加強對檔案的科學(xué)管理工作，才可以滿足企業(yè)發(fā)展中對各種歷史信息的需求。這就需要在檔案管理工作中構(gòu)建科學(xué)完善的管理體系，促使檔案管理的工作符合時代發(fā)展的需求，在積極面對現(xiàn)代信息化的發(fā)展進(jìn)程中，也給企業(yè)提供精準(zhǔn)快速的檔案查詢服務(wù)和及時有效的檔案更新服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的規(guī)范化管理。

2.4檔案保存的完整性和延續(xù)性有了極大的提升

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過程中極易受到溫度、濕度等環(huán)境因素的影響，產(chǎn)生發(fā)霉、損壞的現(xiàn)象，進(jìn)而無法對檔案進(jìn)行完整性、長久性存儲，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況。然而，通過檔案的信息化建設(shè)，以上諸多問題都可以得到完美的解決。可以通過技術(shù)手段將以往的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，儲存于計算機磁盤中。這樣不僅可以實現(xiàn)檔案存儲地永久性和完整性，還可以提高檔案存儲空間的利用率，同時規(guī)避了不利環(huán)境因素對檔案的損害。

3信息化時代企業(yè)檔案管理面臨的問題

3.1數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)有待統(tǒng)一

檔案數(shù)字化平臺建設(shè)主要目標(biāo)之一是為廣大檔案用戶及時提供檔案服務(wù)，使其能夠方便快捷地獲取到各類檔案的相關(guān)信息。然而目前通過對實際應(yīng)用情況的了解，發(fā)現(xiàn)我國檔案的數(shù)字化建設(shè)依然存在質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、管理方面的諸多問題。由于組織建設(shè)檔案業(yè)務(wù)范圍有限，與相關(guān)社會管理機構(gòu)沒有及時取得聯(lián)系，檔案相關(guān)部門對于檔案數(shù)字化組織建設(shè)的認(rèn)知不同，所以組織建設(shè)檔案標(biāo)準(zhǔn)也就往往存在較大差異，導(dǎo)致組織檔案信息資源共享建設(shè)面臨諸多問題，對社會檔案信息安全建設(shè)帶來不利影響。

3.2電子檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患

檔案的安全性是至關(guān)重要的，但是互聯(lián)網(wǎng)上的黑客木馬、計算機病毒以及惡意插件，嚴(yán)重威脅著電子檔案的安全。目前國有企業(yè)電子檔案管理尚在發(fā)展過程中，相關(guān)的安全措施不夠完備，導(dǎo)致國有企業(yè)檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患，一旦遭遇非法入侵，檔案信息將遭受篡改損毀等威脅，整個電子檔案管理系統(tǒng)也會面臨崩潰的危險。此外，國有企業(yè)內(nèi)部門眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，檔案的訪問權(quán)限是電子檔案管理系統(tǒng)中一個重要的內(nèi)容，需要針對不同部門、不同職位的員工設(shè)置不同的權(quán)限。而目前有關(guān)權(quán)限的規(guī)范不是很明確，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，造成檔案信息泄露的隱患，并且一旦信息泄露，很難追根溯源。

3.3人員素質(zhì)較低

現(xiàn)階段，檔案管理工作在部分電力企業(yè)中受重視程度偏低，對其相關(guān)管理人員的要求不高，管理者錯誤認(rèn)為檔案管理工作的重要性不足，電力企業(yè)的發(fā)展重點不在于此，從而導(dǎo)致電力企業(yè)檔案管理工作浮于表面、流于形式，相關(guān)管理人員也缺乏較高的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。此外，部分電力企業(yè)在檔案管理過程中存在一定的錯誤管理觀念，過于追求經(jīng)濟(jì)利益，在人員選擇方面缺乏重視，導(dǎo)致管理人員欠缺個人能力，無法完成規(guī)定的任務(wù)量，并為檔案管理工作本身埋下隱患。電力企業(yè)檔案管理人員的個人專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)不合格，極易造成檔案資源、數(shù)據(jù)信息的缺失與遺漏，從而影響電力企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4大數(shù)據(jù)對企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新性思考

4.1搭建檔案信息管理服務(wù)平臺

檔案數(shù)字化體系建設(shè)對于檔案工作、檔案信息安全性的不斷提升都具有重要的推動作用，同時希望能夠真正實現(xiàn)檔案資源共享這一發(fā)展目標(biāo)。在這一技術(shù)優(yōu)勢的充分引導(dǎo)下，檔案服務(wù)部門仍然需要積極探索應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)技術(shù)，構(gòu)建針對全國檔案信息服務(wù)管理的檔案服務(wù)信息中心，在這一信息平臺中設(shè)置業(yè)務(wù)交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務(wù)機構(gòu)進(jìn)行相互聯(lián)系，及時解決我國傳統(tǒng)檔案信息查詢服務(wù)中可能存在的一些問題，將傳統(tǒng)檔案信息檢索處理流程及時簡化，提高檔案信息資源搜索處理效率，在短短的時間內(nèi)使用戶獲取大量的檔案信息。

4.2加強系統(tǒng)安全建設(shè)

電子檔案的安全是十分重要的，確保電子檔案的安全需要結(jié)合計算機技術(shù)來實施安全保障措施。目前可以采用數(shù)字簽名、數(shù)字加密等方式對企業(yè)電子檔案實行安全保障。國有企業(yè)不僅需要考慮外界的不安全因素可能造成的電子檔案的安全隱患，同時也需要考慮硬件設(shè)施問題可能造成的數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險。檔案管理部門除了要進(jìn)行檔案信息的收集歸檔工作，在歸檔后還要對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，通過有效的備份和電子檔案相關(guān)日志的記錄，確保企業(yè)電子檔案信息的萬無一失。

4.3完善檔案管理規(guī)章制度

企業(yè)在發(fā)展過程中會產(chǎn)生相當(dāng)大數(shù)量的信息數(shù)據(jù)，單純靠檔案管理部門中的幾個管理人員是無法滿足檔案的有效收集和整理更新的，所以為了保證檔案的有效收集，需要在各個基層部門都設(shè)立檔案收集員的崗位，從而保障每個部門的檔案信息可以做到及時有效的收集，保證檔案的記錄整理符合檔案儲存管理的要求，實現(xiàn)檔案管理工作的有效性。此外，企業(yè)需要完善檔案管理的制度。檔案管理工作的有序高效進(jìn)行離不開科學(xué)有效的管理制度和嚴(yán)格規(guī)范的操作程序。為了確保檔案儲存的有效性，需要對檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把控，從而保證檔案管理人員各項工作的正確無誤。最后，為了保障檔案管理人員有著較高的工作積極性，需要企業(yè)制定一些獎勵方案，通過對他們的考核觀察，給予一定的獎勵。

4.4實施檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理信息化已經(jīng)成為一種趨勢，電子檔案信息可以全方位地為企業(yè)的決策提供更具有參考意義的信息資源。需要注意的是在檔案信息化的過程中要以數(shù)字形式為中心，并確保數(shù)據(jù)的安全，從而在不斷的發(fā)展與整改過程中實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益共贏的局面。數(shù)字化時代，檔案信息是一項非常重要的資源，無論是對于國家各項事業(yè)的發(fā)展，還是對于企業(yè)獲取核心競爭力都具有強有力的推動作用。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化時代下，提升檔案管理的信息化水平不僅是時代變化發(fā)展的要求，也是企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的題中應(yīng)有之義。在企業(yè)檔案管理的日常工作中，面對發(fā)生的各式各樣的問題，應(yīng)以信息化為出發(fā)點和落腳點，加強信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，提高檔案工作的科學(xué)性、可持續(xù)性，以適應(yīng)時代發(fā)展的要求，推進(jìn)企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介：彭凡，女，漢族，江蘇無錫人，就讀于東南大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，研究方向：工商管理。