張艷
摘 要:如今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,而檔案管理是辦公室資料管理的主要方式之一,因?yàn)闄n案不僅具備記錄歷史功能,還能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供有力的參考數(shù)據(jù)。但是在當(dāng)今社會(huì)背景下,辦公室檔案管理工作中有一些影響因素,降低此項(xiàng)工作的質(zhì)量,為了提升檔案管理工作的效果,企事業(yè)單位要落實(shí)好辦公室檔案管理工作中的創(chuàng)新理念,以此來促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。本文是探討新時(shí)期辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路,提升檔案管理的工作效率。
關(guān)鍵詞:新時(shí)期;辦公室;檔案管理
引言:
當(dāng)今時(shí)代已經(jīng)進(jìn)入科技信息時(shí)代,隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展,各企事業(yè)單位的辦公室檔案管理方式要發(fā)生轉(zhuǎn)變,提升企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展理念。由于辦公室檔案管理是企業(yè)組織框架中的重要組成部分,主要的工作內(nèi)容是對(duì)企事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展的文件進(jìn)行歸檔,為后續(xù)發(fā)展計(jì)劃提供有力的參考數(shù)據(jù)。在當(dāng)前信息化時(shí)代發(fā)展背景下,傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作方式已經(jīng)不適合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展,各企事業(yè)單位要與時(shí)俱進(jìn),明確檔案管理工作的創(chuàng)新思路,以此來提升企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
一、新時(shí)期辦公室檔案管理的概況
新時(shí)期辦公室檔案管理逐漸進(jìn)入信息化管理方式,其主要是利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此類似實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的采集和整理,實(shí)現(xiàn)智能化和數(shù)字化辦公室檔案管理方式。而新時(shí)期辦公室檔案管理具備三個(gè)明顯特點(diǎn):第一,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)編公式檔案記錄存檔工作方式,實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化工作形式,提升工作人員的工作質(zhì)量;第二,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公室檔案記錄方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)存檔管理方式;第三,要嚴(yán)格遵守國家頒布的辦公室檔案管理相關(guān)的法律法規(guī),提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。通過這樣的辦公室檔案管理工作方式,提升工作的科學(xué)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化等特征,為企事業(yè)單位提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、新時(shí)期辦公室檔案管理中存在的問題
(一)檔案管理制度不完善
現(xiàn)階段,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷研發(fā),企事業(yè)單位的傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作方式也要不斷引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù),以此來完善檔案管理工作的效率。但是從企事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況來看,辦公室檔案管理制度還不完善,影響其工作實(shí)際開展情況。并且由于辦公室檔案管理制度的不完善,其對(duì)企事業(yè)單位后續(xù)各項(xiàng)技術(shù)法案制度也造成一定影響,降低企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。
(二)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)弱
現(xiàn)在社會(huì)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代,促使辦公室檔案管理工作中,有可能存在黑客侵入、網(wǎng)絡(luò)病毒等危機(jī),造成檔案信息泄露,給企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失,給企事業(yè)單位帶來負(fù)面影響。
三、新時(shí)期辦公室檔案管理創(chuàng)新思路的實(shí)施方式
(一)完善辦公室檔案管理制度
在當(dāng)今信息化時(shí)代背景下,各企事業(yè)單位為了提升辦公室檔案管理工作的規(guī)范化,就需要制定現(xiàn)代化辦公室檔案管理制度。在制度過程中要根據(jù)自身實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況,制定適合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展需求的管理方式,為后續(xù)工作計(jì)劃提供有力依據(jù),并且約束了工作人員的管理方式和工作方式??蓞⒖肌吨腥A人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)》等國家規(guī)定,制定具有科學(xué)性、現(xiàn)代性以及合理性的辦公室檔案管理制度,為企事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作提供創(chuàng)新思路,實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。
(二)提升檔案管理風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)
在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展時(shí)代背景下,針對(duì)辦公室檔案管理工作中的信息泄露問題,企事業(yè)單位管理者要提升辦公室檔案管理工作的安全意識(shí),做好工作安全宣傳,以此來提升檔案管理工作的安全性。在企事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展過程中,辦公室檔案管理工作人員要意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性,按照辦公室檔案管理制度嚴(yán)格工作,以此來降低檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn),杜絕檔案信息丟失現(xiàn)象。另外,企事業(yè)單位要嚴(yán)格按照辦公室檔案管理制度開展后續(xù)工作方針,提升企事業(yè)單位工作的創(chuàng)新理念,使其更適合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展要求。
(三)增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)
新時(shí)期辦公室管理的創(chuàng)新發(fā)展中,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、智能技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)搭建辦公室信息化服務(wù)平臺(tái),以此來提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中,工作人員運(yùn)用工作編輯方式進(jìn)行檔案信息歸檔處理,這樣的工作方式促使檔案信息的精確性有待商榷。而在新時(shí)期辦公室檔案管理中,企事業(yè)單位可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展各種工作,實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化、可視化等管理方式,提升此項(xiàng)工作的安全性。為了提升網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的服務(wù)質(zhì)量,在搭建檔案管理互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)時(shí),需要引進(jìn)自動(dòng)化和智能化技術(shù),推進(jìn)企事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程。
結(jié)束語:
隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,辦公室檔案管理是企事業(yè)單位框架中的重要組成部分。在新時(shí)期辦公室檔案管理創(chuàng)新發(fā)展中,要不斷地健全檔案管理工作制度、提升檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)因素以及增強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)等,以此來提升新時(shí)期背景下辦公室檔案管理工作效率,以此來提升企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,促進(jìn)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展。
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