突發(fā)事件應(yīng)急建檔策略研究

周文泓 吳瓊 黃小宇

摘? 要：為解決突發(fā)事件應(yīng)急建檔的方法問題，通過(guò)對(duì)美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)應(yīng)急建檔指南的文本分析，從事前籌備、應(yīng)急響應(yīng)、事后完善與長(zhǎng)期管理的建檔流程和保障措施兩方面解析其實(shí)踐要素。由此提出結(jié)合我國(guó)實(shí)際的突發(fā)事件應(yīng)急建檔策略：加強(qiáng)應(yīng)急建檔主體的高效聯(lián)動(dòng)與動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào);立足突發(fā)事件的實(shí)際特點(diǎn)設(shè)計(jì)靈活的管理流程，深化針對(duì)跨媒介、多形式信息對(duì)象的具體規(guī)范;構(gòu)建全面的應(yīng)急建檔保障體系，以期推動(dòng)應(yīng)急建檔理論與實(shí)踐的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì);應(yīng)急建檔;突發(fā)事件;檔案管理;策略研究

Abstract： In order to address the methodological issues of emergency archiving， this article clarifies the practical methods for emergency archiving in terms of processes and supporting measures during the process of pre-preparation， immediate response， follow-up and long-term management based on the text analysis of Documenting in Times of Crisis Toolkit by Society of American Archivists. Therefore， the following strategies for emergency archiving in China are presented： strengthen the dynamic coordination of multiple subjects; design flexible archiving processes based on the characteristics of emergencies; specify the guidance on managing various objects; and build a comprehensive supporting system， hoping to promote the development of emergency archiving strategies in both theories and practices.

Keywords： American association of archivists; Emergency archiving; Emergency events; Archives management; Strategies analysis

隨著人類記錄能力、社會(huì)記憶建構(gòu)意愿、以及信息資源與資產(chǎn)留存意識(shí)的提升而凸顯出突發(fā)事件應(yīng)急建檔的議題。在實(shí)踐層面，雖然已形成相對(duì)完整的流程與對(duì)應(yīng)規(guī)范，但依然存有時(shí)間的滯后性與應(yīng)急管理特質(zhì)不充分、不系統(tǒng)的局限。在理論層面，現(xiàn)有研究主要結(jié)合事件維度與檔案管理已有理論與方法形成建檔框架、流程及策略，但對(duì)“突發(fā)”特性所需的應(yīng)急需求分析與實(shí)現(xiàn)不足，有待明確建檔在應(yīng)急方向之下是什么、怎么做的問題。

本文將通過(guò)文本分析的方法，以北美歷史最悠久、規(guī)模最大的全國(guó)性專業(yè)協(xié)會(huì)美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)（Society of American Archivists，后簡(jiǎn)稱SAA）制定的用于指導(dǎo)包括檔案館在內(nèi)的記憶機(jī)構(gòu)的應(yīng)急建檔指南[1]（后簡(jiǎn)稱“指南”）為例，梳理其內(nèi)容并歸納突發(fā)事件應(yīng)急建檔整體框架、流程與實(shí)踐要點(diǎn)，結(jié)合我國(guó)實(shí)際提出突發(fā)事件應(yīng)急建檔策略。

1 SAA應(yīng)急建檔指南說(shuō)明

SAA于2018年通過(guò)制定和共享立即可用的突發(fā)事件應(yīng)急建檔工具包（含32份材料），協(xié)助文化遺產(chǎn)保護(hù)者、檔案工作者和其他人員收集和管理突發(fā)事件相關(guān)材料。

基于對(duì)工具包中文件的編碼分析，得出指南為突發(fā)事件應(yīng)急建檔提供了流程指導(dǎo)和保障措施說(shuō)明。其中，建檔流程包括事前籌備期、應(yīng)急響應(yīng)期、事后完善期及長(zhǎng)期管理四階段，并且以心理支持為全程保障。

1.1 建檔流程

1.1.1 事前籌備期。在事前籌備期考慮要收集的資料、所需政策指南和合作伙伴。一方面需考量自身使命及定位，并明確機(jī)構(gòu)或合作伙伴是否有能力推進(jìn)存檔工作;另一方面，需明晰材料的預(yù)期用途、用戶和影響。

（1）若要建檔：頂層設(shè)計(jì)上，要梳理可能用到的文件并編寫草案，包括但不限于與收集和合作相關(guān)的政策協(xié)議;實(shí)踐行動(dòng)上，一是應(yīng)確定合作伙伴，以獲空間、技術(shù)、人力等支持;二是尋找資源，學(xué)習(xí)相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

（2）若不建檔，則需思考在事件發(fā)生后可提供何種支持，這既要考慮悲劇事件帶來(lái)的后果，也要考慮機(jī)構(gòu)在構(gòu)建創(chuàng)傷記憶中的角色定位。

1.1.2 應(yīng)急響應(yīng)期。（1）籌備。指南在應(yīng)急響應(yīng)期就與利益相關(guān)者和合作伙伴的協(xié)商、材料臨時(shí)存儲(chǔ)地、長(zhǎng)期存儲(chǔ)地及其清理工作進(jìn)行了規(guī)劃。SAA提供了兩類協(xié)議模板以明確合作伙伴的權(quán)責(zé)分工。一是通過(guò)志愿協(xié)議書，明確志愿者應(yīng)遵循的原則;二是確認(rèn)合作者目標(biāo)和分工，以厘清各自的角色和責(zé)任。

（2）收集。首先，應(yīng)制定包括收集目的、政策及范圍在內(nèi)的收集指南。在目的表述中明確存檔原因、具體事件和收集對(duì)象;在政策表述中說(shuō)明檔案的獲取、組織、保管和訪問等方面的工作要求;規(guī)定擬收集材料的格式或形式。其次，工作組規(guī)定了自主收集、接受贈(zèng)與、公眾提名等多種不同的收集策略。

在收集過(guò)程中，工作組也提出三點(diǎn)建議。一是及時(shí)記錄相關(guān)背景信息。二是明確歸檔材料的所有權(quán)。三是及時(shí)記錄利益相關(guān)者信息，以便后續(xù)追蹤。

（3）整理。為迅速整理所收集的材料，工作組制定了相關(guān)指南及模板。在進(jìn)行材料編碼并開發(fā)識(shí)別系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，明確材料的收集時(shí)間及地點(diǎn)、物理特征描述、關(guān)聯(lián)物品信息、情況描述、整理人員姓名等信息，保證整理形式上的一致性。

1.1.3 事后完善期。（1）籌備。為方便持續(xù)性管理，工作組提供了人員安排及預(yù)算管理指南。一是用于明確工作人員工作時(shí)長(zhǎng)、資質(zhì)要求及責(zé)任的文件模板。二是基于不同維度提供不同預(yù)算模板。

若計(jì)算多年成本，需明確人員、物資、服務(wù)及其他費(fèi)用;若針對(duì)某一主題收藏制定預(yù)算，則需考慮總處理時(shí)長(zhǎng)、職員薪水和使用物品等要素。此階段的籌備規(guī)劃也延續(xù)至了長(zhǎng)期管理。

（2）鑒定。指南首先對(duì)鑒定作出了定義，即明確材料的存檔價(jià)值，并基于法律規(guī)定、目前及潛在的用途判定檔案保管期限;其次明確了鑒定的內(nèi)容。

關(guān)于鑒定的內(nèi)容，在材料上主要鑒定來(lái)源與去向、所包含的事件信息、材料的獨(dú)特性以及唯一性或完整性、材料的其他情況。在管理上，主要評(píng)估材料是否符合收集政策和目標(biāo)，以及管理方能否提供相應(yīng)存儲(chǔ)空間和保護(hù)措施。最后存檔鑒定結(jié)果，以便考查。

（3）處置。鑒定后需處置臨時(shí)存儲(chǔ)材料。符合歸檔要求的移交至存檔機(jī)構(gòu)長(zhǎng)期存儲(chǔ)，否則予以清理。對(duì)于移交過(guò)程，指南對(duì)志愿者進(jìn)行如下規(guī)范：一是移交前說(shuō)明建議和禁止攜帶的物品;二是明確移交中對(duì)不同形式的材料的要求。

1.1.4 長(zhǎng)期管理。（1）二次鑒定與處置。指南梳理了需特殊處置的原因，并針對(duì)一般情況和特殊情況規(guī)定了相應(yīng)的處置方式。

（2）開放利用。為保障檔案開放利用的合法性，指南明確了相關(guān)法律要求。開放利用之初需明確檔案版權(quán)歸屬問題，除版權(quán)已進(jìn)入公共領(lǐng)域的檔案外，用戶須在出版或展示前獲得版權(quán)持有人許可。若建檔主體擁有版權(quán)，則可在用戶申請(qǐng)后允許基于雙方同意的用途出版。此外，指南也歸納了一系列特殊限制，如數(shù)字內(nèi)容發(fā)布者意愿、口述材料受訪者意愿以及所有權(quán)轉(zhuǎn)讓限制、政策對(duì)隱私或敏感材料的限制、地方或聯(lián)邦法律對(duì)隱私信息的限制等。

（3）資源補(bǔ)充建設(shè)。指南提供聯(lián)系追蹤表，可在事件發(fā)生后追蹤與捐贈(zèng)者、志愿者和其他利益相關(guān)者的互動(dòng)，進(jìn)行資源補(bǔ)充建設(shè)。

1.2 保障措施。指南從突發(fā)事件的悲劇性特質(zhì)出發(fā)，提供了聚焦心理健康的資源集合，包括心理知識(shí)、管理人員的責(zé)任準(zhǔn)則等，在規(guī)劃上體現(xiàn)對(duì)心理支持的全流程貫通。事前籌備期需找尋合適的情感支持提供者，如尋求當(dāng)?shù)氐男睦碜稍儭⑷肆Y源支持服務(wù)等;后三個(gè)階段應(yīng)保持其與工作人員、志愿者的聯(lián)系，保證工作者的心理健康，以提供人員保障。

2 SAA應(yīng)急建檔要點(diǎn)

2.1 應(yīng)急建檔行動(dòng)主體網(wǎng)絡(luò)的協(xié)同組建。指南尤為突出在事前籌備期構(gòu)建覆蓋各領(lǐng)域的應(yīng)急組織網(wǎng)絡(luò)，并在應(yīng)急響應(yīng)期基于現(xiàn)實(shí)情況及時(shí)協(xié)調(diào)利益相關(guān)者，從而充分調(diào)配人力資源并理順協(xié)作關(guān)系。

一方面，突出組建跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)的應(yīng)急組織網(wǎng)絡(luò)。建檔機(jī)構(gòu)及其同行機(jī)構(gòu)。另一方面，強(qiáng)調(diào)建檔流程中的主體協(xié)調(diào)，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件復(fù)雜多變的特性。

2.2 基于突發(fā)事件發(fā)展規(guī)律的流程設(shè)置。鑒于突發(fā)事件具有發(fā)生的突然性、信息生成與傳播的不確定性等特點(diǎn)，應(yīng)急建檔流程需針對(duì)其特性進(jìn)行專門化設(shè)置。

一方面，建檔工作被劃分為事前籌備期、應(yīng)急響應(yīng)期、事后完善期、長(zhǎng)期管理期四個(gè)管理階段。鑒于第一時(shí)間記錄和掌握事件相關(guān)一手資料的是事件親歷者、目擊者等主體，其收集的目的、方式、內(nèi)容等都存在差異，若不及時(shí)收集則極易散失或難以在后期還原檔案聯(lián)系，故需檔案工作者在事件發(fā)生后的短時(shí)間內(nèi)迅速收集。

另一方面，不同管理階段工作重點(diǎn)在整體框架下予以明確并相互補(bǔ)充以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的諸多不確定性。應(yīng)急響應(yīng)期強(qiáng)調(diào)收集資料的齊全和快速;事后完善期重在鑒定和處置。最后再?gòu)拈L(zhǎng)遠(yuǎn)的角度，進(jìn)行二次鑒定與處置，以及資源的補(bǔ)充與開放。

2.3 針對(duì)復(fù)雜多樣信息對(duì)象的具體規(guī)范。首先，對(duì)于社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的原始記錄，提供從收集到利用的全過(guò)程規(guī)范。

為保證其完整、真實(shí)和可靠，指南詳細(xì)明確了每一階段的處理方式以及需考慮維度。

其次，指南也為形式或內(nèi)容特殊的信息對(duì)象提供針對(duì)性指導(dǎo)，包括口述檔案、社交媒體信息和網(wǎng)頁(yè)信息等數(shù)字內(nèi)容以及有機(jī)材料等。

如數(shù)字內(nèi)容的采集工作，機(jī)構(gòu)自行爬取時(shí)需先以《網(wǎng)絡(luò)信息存檔許可表》獲取網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布者的授權(quán)允許爬取，用戶上傳數(shù)字內(nèi)容時(shí)需滿足《數(shù)字內(nèi)容提交條目與要求》，以證明收集工作的合規(guī)性，以及保障信息的原創(chuàng)性、合法性。

2.4 應(yīng)急保障措施的全方位配置。全面部署人力、財(cái)力、基礎(chǔ)設(shè)施保障。三者相互支撐并貫穿于全流程。一方面，指南在認(rèn)知上識(shí)別并重視突發(fā)事件的悲劇性特質(zhì)，為處理較長(zhǎng)時(shí)間接觸悲劇性事件相關(guān)信息的檔案工作者和志愿者可能產(chǎn)生的代替性創(chuàng)傷或抑郁等心理問題，尤為重視心理支持工作。

另一方面，指南在行動(dòng)上積極做出貫穿全程的規(guī)劃，保障情感支持的提供者和工作人員的全過(guò)程聯(lián)系，并提供大量相關(guān)資源集合，以保障工作人員的心理健康，為應(yīng)急建檔和檔案長(zhǎng)期管理提供了人員支撐。

3 啟示：突發(fā)事件應(yīng)急建檔策略

3.1 加強(qiáng)應(yīng)急建檔主體的高效聯(lián)動(dòng)。為促進(jìn)應(yīng)急建檔工作的組織協(xié)調(diào)，使主體更加多元、建檔能力更加全面，需加強(qiáng)跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)的及時(shí)高效的建檔主體聯(lián)動(dòng)。

一方面，明確檔案部門在建檔工作中的主體和統(tǒng)籌地位，大力推動(dòng)各類社會(huì)主體的合作，吸納社會(huì)組織與公眾的參與。例如，疫情期間各級(jí)檔案館廣泛征集具有收藏、研究、展示、紀(jì)念價(jià)值的代表性資源[2]。這一做法拓展了資源來(lái)源，提高了建檔的社會(huì)化程度。

另一方面，建立建檔行動(dòng)流程中動(dòng)態(tài)協(xié)調(diào)機(jī)制。一是在建檔團(tuán)隊(duì)組成后，通過(guò)合約簽訂明晰各方責(zé)任，并建立層級(jí)設(shè)置得當(dāng)、權(quán)責(zé)明確的聯(lián)絡(luò)機(jī)制;二是設(shè)置專員負(fù)責(zé)信息溝通與具體事務(wù)協(xié)調(diào)反饋。

3.2 提高應(yīng)急建檔流程的靈活性。提高應(yīng)急建檔流程的靈活性的要點(diǎn)在于明確事前、事中、事后不同階段的工作重點(diǎn)。例如，建檔初期對(duì)信息的收集為維護(hù)信息的完整性而對(duì)檔案屬性的限制應(yīng)有所放松，在中后期整理時(shí)強(qiáng)化質(zhì)量管控。同時(shí)，考慮到突發(fā)事件的“在場(chǎng)記錄”往往是零散有限的，可根據(jù)原始信息的數(shù)量與質(zhì)量確認(rèn)口述資源補(bǔ)充的具體需求。

3.3 加強(qiáng)應(yīng)急建檔對(duì)象的針對(duì)性規(guī)范。為保障對(duì)不同類型的信息對(duì)象管理的科學(xué)性與合規(guī)性，需深化針對(duì)跨媒介、多形式信息對(duì)象的具體規(guī)范。

針對(duì)特殊類型的材料處理設(shè)定特殊的管理要求，如對(duì)于規(guī)模龐大、增長(zhǎng)迅速且極易消逝的網(wǎng)絡(luò)資源中具有存檔價(jià)值的信息，既需要宏觀制度框架的方向性、原則性指導(dǎo)，又需要提供具體方法、建檔流程和各類工具性資源，以此確保突發(fā)事件網(wǎng)絡(luò)存檔的科學(xué)性。

3.4 加強(qiáng)應(yīng)急建檔保障體系的全面性。一方面，應(yīng)貫穿整體思維，構(gòu)建周密的保障體系?；诮n主體，應(yīng)以工作需求為導(dǎo)向，明確保障要素、提供相應(yīng)支持的人員以及在實(shí)踐過(guò)程中如何開展保障工作。另一方面，應(yīng)秉持以人為本，保障人員的身心健康?；谥改显谛睦碇С址矫娴闹匾?，可借鑒其要求，提高對(duì)應(yīng)急建檔人員心理援助的關(guān)注，強(qiáng)化我國(guó)在此領(lǐng)域的配套保障。

作為應(yīng)急建檔團(tuán)隊(duì)的統(tǒng)籌者，關(guān)注工作進(jìn)程的同時(shí)也應(yīng)顧及相關(guān)人員的身心健康情況。一是在事前明確雙方訴求并告知其可能受到的影響;二是在事中事后通過(guò)人力和物力雙保障以最大化滿足對(duì)方需求并盡可能降低由建檔工作而帶來(lái)的消極影響。如對(duì)影響較大的突發(fā)事件進(jìn)行應(yīng)急建檔時(shí)，工作人員在同社會(huì)角色相近的受害者溝通交流時(shí)極易產(chǎn)生共情，累積負(fù)面情緒，導(dǎo)致心理問題的產(chǎn)生。建檔的組織者需預(yù)判此類風(fēng)險(xiǎn)，在工作中連結(jié)線上線下心理疏導(dǎo)與咨詢渠道予以關(guān)照，將保障工作人員的心理健康作為建檔工作的重要內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)：

[1]Society of American Archivists.Documenting in Times of Crisis：A Resource Kit[EB/OL].[2020-11-30]. https：//www2.archivists.org/advocacy/documenting-in-times-of-crisis-a-resource-kit#immediateresponse.

[2]中國(guó)檔案報(bào).眾志成城抗擊疫情 齊心協(xié)力共克時(shí)艱——各地檔案部門全力做好疫情防控工作和疫情防控期間檔案工作[EB/OL].[2020-02-14].https：//www. saac.gov.cn/daj/yaow/202002/e5df2f6edec74f24a6299972af67e605.shtml.

（作者單位：四川大學(xué)公共管理學(xué)院? 來(lái)稿日期：2020-12-19）