退休人員檔案移交工作思考

李紅 孫虹

摘? 要：本文以安陽(yáng)鋼鐵集團(tuán)有限責(zé)任公司退休工人檔案移交工作為研究對(duì)象，梳理了退休工人檔案移交工作的基本情況，提出制定工作方案、規(guī)范加工、統(tǒng)一細(xì)化數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、建立退休人員管理平臺(tái)和實(shí)現(xiàn)人事檔案移交途徑的多元化等措施解決退休人員檔案和檔案管理工作中的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：退休人員檔案;檔案移交;人事檔案;檔案管理;安陽(yáng)鋼鐵

Abstract： This paper takes the Archives transfer of retired workers in Anyang Iron and Steel Group Co.， Ltd.as the research object， combs the basic situation of transfer of retired worker Archives， the formulation of the proposed scheme， the refinement digital processing， unified standard， establish retired personnel management platform and realize the diversity of personnel Archives over to the work transfer way and other measures to solve problems in retiree Archives and the Archival management work.

Keywords： Retiree Archives; Transfer of Archives; Personnel Archive; Archives management; Anyang iron and steel

1 案例概述

為進(jìn)一步推進(jìn)國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理，2017年，河南省省屬安陽(yáng)鋼鐵集團(tuán)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“安鋼”）實(shí)行退休人員移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和社區(qū)實(shí)行社會(huì)化管理，安鋼此項(xiàng)工作共涉及退休人員2萬(wàn)余人，在企業(yè)所在地——安陽(yáng)市殷都區(qū)委、區(qū)政府的主動(dòng)協(xié)調(diào)、市檔案局指導(dǎo)監(jiān)督下，安鋼順利整體向殷都區(qū)檔案館移交了15000余份退休人員人事檔案。

2019年，為減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)，進(jìn)一步推進(jìn)國(guó)企改革進(jìn)程，按照河南省國(guó)企改革要求，國(guó)有企業(yè)退休人員社會(huì)化管理工作涉及退休人員人事檔案移交，需開(kāi)展退休人員人事檔案規(guī)范整理和數(shù)字化工作，此次安鋼2019年退休人員達(dá)979人。

從2017年21434人紙質(zhì)檔案移交到2019年979人的紙質(zhì)檔案和電子檔案雙載體移交，安鋼面臨從紙質(zhì)人事檔案的收集、分類、整理、裝訂到實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的可應(yīng)用性、安全性、便捷性轉(zhuǎn)型。

為適應(yīng)轉(zhuǎn)型，充分發(fā)揮檔案為民服務(wù)的神圣職責(zé)，進(jìn)一步推進(jìn)安鋼的檔案工作踏上依法治理、走向開(kāi)放、走向現(xiàn)代化的歷史征程，這次退休人員檔案移交工作中做了深度思考和有益嘗試，取得了較好的效果。

2 實(shí)施背景

2016年9月，國(guó)務(wù)院提出加快剝離國(guó)有企業(yè)辦社會(huì)職能和解決歷史遺留問(wèn)題工作方案（〔2016〕19號(hào)）。將本應(yīng)由社會(huì)化經(jīng)營(yíng)主體或公共機(jī)構(gòu)承辦的各種社會(huì)服務(wù)職能或向社會(huì)化經(jīng)營(yíng)主體，或向地方公共機(jī)構(gòu)移交。其目的是促進(jìn)國(guó)有企業(yè)輕裝上陣、公平參與競(jìng)爭(zhēng)，集中資源做強(qiáng)主業(yè)，這是深化國(guó)有企業(yè)改革的重大措施之一。其中對(duì)國(guó)有企業(yè)退休人員實(shí)行社會(huì)化管理，是給國(guó)有企業(yè)減負(fù)，同時(shí)又確保退休人員享受公平的社會(huì)福利的一項(xiàng)重要舉措，退休人員人事檔案的移交是實(shí)現(xiàn)社會(huì)化管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。

3 創(chuàng)新做法

3.1 深度調(diào)研，分析問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn)

3.1.1 人事檔案中最常見(jiàn)的問(wèn)題。人事檔案中最常見(jiàn)的問(wèn)題包括姓名信息不一致、“年齡、工齡、黨齡”“三齡”信息不一致以及材料缺失情況普遍等方面。

3.1.2 人事檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題。管理人員素質(zhì)參差不齊。部分檔案管理人員因工作事項(xiàng)種類過(guò)多，責(zé)任心不強(qiáng)，未將新增檔案材料按要求整理歸檔，造成檔案材料積壓缺失，嚴(yán)重影響了后期人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的進(jìn)行。

人事檔案管理制度不健全。人事檔案管理的歸檔、借閱等制度的不完善，用嚴(yán)格的制度、規(guī)范的流程約束日常管理不到位，例如，檔案材料移交手續(xù)、借閱手續(xù)不完善，出現(xiàn)問(wèn)題相互扯皮，甚至造成關(guān)鍵材料的丟失等現(xiàn)象。

3.1.3 安鋼在完善人事檔案管理上的積極做法。近年來(lái)，安鋼針對(duì)人事檔案工作中存在的問(wèn)題采取系列措施，包括建立健全機(jī)制，完善制度等。特別是在收集補(bǔ)充人事檔案資料上注意重要事件節(jié)點(diǎn)，不斷補(bǔ)充職工履職生涯信息材料，及時(shí)將《干部任免審批表》《職稱評(píng)審表》《河南省企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人員退休（退職）表》等重要材料裝入人事檔案中并按照規(guī)范進(jìn)行整理。

同時(shí)，根據(jù)安鋼建廠以來(lái)留存的各類與個(gè)人相關(guān)的資料按類整理，編寫(xiě)目錄，相互佐證，如建立上世紀(jì)七十年代以來(lái)的技校、職高分配介紹信名冊(cè)等。

3.2 理清思路，制定工作方案

2017年的退休人員檔案移交，涉及人數(shù)多，存在的遺留問(wèn)題復(fù)雜，安鋼采取了整體向企業(yè)所在地——安陽(yáng)市殷都區(qū)檔案館移交的工作思路，整體移交人事檔案的同時(shí)，為殷都區(qū)檔案館提供檔案庫(kù)房，有效緩解了區(qū)級(jí)檔案館館庫(kù)面積不足的瓶頸問(wèn)題。

針對(duì)退休人員的檔案移交，及時(shí)與殷都區(qū)委、區(qū)政府、區(qū)檔案局（館）主動(dòng)對(duì)接，共同確定檔案整理、數(shù)字化加工、檔案裝具等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，將規(guī)矩、標(biāo)準(zhǔn)立在專項(xiàng)工作開(kāi)展之前，保障檔案整理、數(shù)字化加工一步到位，避免返工，從而規(guī)避了整理過(guò)程中對(duì)人事檔案材料造成二次損毀。

3.3 規(guī)范加工，充分利用成果

2020年在以往總結(jié)往年人事檔案整理和移交的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，為了更規(guī)范系統(tǒng)整理退休人員人事檔案，滿足雙載體移交要求，安鋼大膽嘗試與具有正規(guī)資質(zhì)的第三方檔案服務(wù)公司簽訂委托協(xié)議并簽訂《企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化加工服務(wù)實(shí)施及保密工作方案》。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，按照相關(guān)要求建立與檔案材料一一對(duì)應(yīng)的電子目錄，對(duì)應(yīng)目錄建立數(shù)據(jù)，糾正了一人或一類一個(gè)數(shù)據(jù)的做法，規(guī)避在檔案利用中可能出現(xiàn)的失泄密情況。

注重保存退休人員人事檔案數(shù)字化成果，在單位人力資源管理平臺(tái)，構(gòu)建退休人員數(shù)據(jù)庫(kù)，可進(jìn)行年齡結(jié)構(gòu)查詢，學(xué)歷查詢，職稱查詢，社保數(shù)據(jù)查詢等等，為日常工作提供了極大的信息資源和龐大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析及應(yīng)用，提高了退休人員的歸屬感，增強(qiáng)了干部職工的主人翁精神。

4 下一步工作建議：

4.1 全市統(tǒng)一細(xì)化檔案整理、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。河南省下發(fā)了《國(guó)有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作實(shí)施細(xì)則》，建議市級(jí)檔案部門進(jìn)一步細(xì)化，制定人事檔案整理和數(shù)字化操作指南。

4.2 全市建立退休人員管理平臺(tái)。從2017年紙質(zhì)人事檔案的移交，到今天人事檔案的雙載體移交，從安全保管到安全保管+有效利用，人事檔案的數(shù)字化加工為這個(gè)“+”提供了數(shù)據(jù)支撐，同時(shí)也對(duì)電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、電子數(shù)據(jù)保護(hù)以及電子數(shù)據(jù)利用提出新的課題。

安鋼在企業(yè)內(nèi)部做了有益的嘗試，推而廣之，全市可著手“區(qū)塊鏈+人事檔案管理”研究，探索可中心管控、可授權(quán)加工、可控性共享等適合人事檔案管理要求的新模式，在推進(jìn)退休人員管理平臺(tái)建設(shè)進(jìn)程中，不斷提高人機(jī)交互的流暢度，逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)的更迭與服務(wù)品質(zhì)的提升。從而推進(jìn)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用，更好地發(fā)揮人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)、人才隊(duì)伍建設(shè)和社會(huì)治理等方面的服務(wù)性功能。

4.3 人事檔案移交途徑的多元化。國(guó)有企業(yè)退休人員檔案雙載體移交、退休人員管理平臺(tái)成功搭建后，紙質(zhì)檔案的移交流向可以多元化：館庫(kù)面積、保管條件成熟的縣區(qū)可以適當(dāng)多接收紙質(zhì)檔案，企業(yè)也可以按照所在地整體移交等。政府能提供更多元化的社會(huì)服務(wù)職能，企業(yè)可以選擇適合的、低成本的、方便快捷的途徑，將退休人員社會(huì)化管理常態(tài)化，真正發(fā)揮國(guó)有企業(yè)輕裝上陣干主業(yè)作用。

（作者單位：李紅，安陽(yáng)市檔案館;孫虹，安陽(yáng)鋼鐵集團(tuán)有限責(zé)任公司 來(lái)稿日期：2020-12-20）