新時(shí)代數(shù)據(jù)治理驅(qū)動(dòng)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展探討

劉勁松

摘? 要：本文從新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思維轉(zhuǎn)變和檔案事業(yè)發(fā)展新要求分析入手，論證了統(tǒng)籌思維和跨界思維，提出了數(shù)據(jù)治理驅(qū)動(dòng)的新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點(diǎn)和對(duì)策，包括采集與保存治理、數(shù)據(jù)安全治理等方面。通過數(shù)據(jù)治理思維理念的確立和實(shí)踐，達(dá)到促進(jìn)新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目的。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)治理;檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展;數(shù)據(jù)安全

Abstract： Starting from the analyzing thinking transformation of the innovative development of archives management and analyzes the new requirements of archives vision in the new era， and puts forward the difficulties and Countermeasures of the innovative development of? archives management in the new era， so as to achieve the purpose of the innovative development of? archives management in the new era.

Keywords： Data goverment; Archives management; Innovation development; Data security

新時(shí)代的檔案管理方式正隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展發(fā)生了巨大的變革，需要結(jié)合檔案事業(yè)發(fā)展新要求，分析檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點(diǎn)與對(duì)策，更好地提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

1? 檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的思維轉(zhuǎn)變

1.1 統(tǒng)籌思維。新時(shí)代背景下的檔案管理工作人員，必須站在新時(shí)代的新高度，讓有格局、有智慧的檔案人站在新起點(diǎn)上，基于社會(huì)環(huán)境變化和企業(yè)發(fā)展以及文化建設(shè)與技術(shù)進(jìn)步等方面，研究和探討檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新需求和新層次。同時(shí)，還要基于存史與資政育人的兩個(gè)不同視角對(duì)檔案工作進(jìn)行長遠(yuǎn)規(guī)劃。

1.2 跨界思維。第一，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)改革也在不斷深入，需要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，以面向社會(huì)需求的思維方式，推進(jìn)新時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

自2008年以來，財(cái)政部和審計(jì)署以及證監(jiān)會(huì)和銀監(jiān)會(huì)與保監(jiān)會(huì)五大部委聯(lián)合下發(fā)了有關(guān)檔案管理的文件，明確提出企業(yè)需要建立完善檔案和記錄管理。從2012年國家檔案局頒布的第10號(hào)令和2014年中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳頒布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》來看，均需要以跨界思維來謀劃未來。

第二，科技創(chuàng)新的快速推進(jìn)，帶來了以綜合實(shí)力為主向以技術(shù)實(shí)力為主的發(fā)展趨勢。在檔案管理創(chuàng)新發(fā)展過程中，需要運(yùn)用前沿技術(shù)和協(xié)同創(chuàng)新。

最后，在信息獲取渠道上，通過管理和技術(shù)層面合作以全面提升智慧服務(wù)能力，提供全而準(zhǔn)、準(zhǔn)而精的檔案知識(shí)服務(wù)是大勢所趨。[1]

2 新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點(diǎn)與對(duì)策

2.1 檔案數(shù)據(jù)資源的采集與保存難點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的難點(diǎn)在于如何借助大數(shù)據(jù)來加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源的采集和建設(shè)。例如，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)形成諸多不同的系統(tǒng)，需要在不同系統(tǒng)中做好對(duì)接工作，實(shí)施數(shù)據(jù)采集的前端控制。

2.2 檔案數(shù)據(jù)資源管理的創(chuàng)新發(fā)展對(duì)策

2.2.1 采取智能合約技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集。檔案部門要加強(qiáng)與數(shù)據(jù)形成部門的溝通，共同研討并制定自動(dòng)歸檔的智能合約，通過合約方式對(duì)各方的參與明確職責(zé)，完善歸檔條件。

2.2.2 采用網(wǎng)絡(luò)爬蟲技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。結(jié)合主題網(wǎng)絡(luò)爬蟲工作原理設(shè)計(jì)主題爬蟲系統(tǒng)，就特定領(lǐng)域主題中的數(shù)據(jù)予以采集，同時(shí)結(jié)合實(shí)際需求有針對(duì)性地進(jìn)行優(yōu)化，確保所收集數(shù)據(jù)的專業(yè)性、準(zhǔn)確性和靈活性。

2.2.3 檔案數(shù)據(jù)資源質(zhì)量管理。在數(shù)據(jù)采集的同時(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源管理，尤其是發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢。

首先，以信息技術(shù)為載體，致力于檔案信息化建設(shè)水平的提升。數(shù)字資源建設(shè)是整個(gè)檔案管理的重要前提，需要盡可能地達(dá)到檔案資源的共享。在檔案整合方面，應(yīng)利用可視化分析技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和語義分析等數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)加以強(qiáng)化。

其次，以安全建設(shè)為核心，致力于工程檔案信息化管理的安全保障。在準(zhǔn)入安全建設(shè)方面，需要切實(shí)做好訪問控制，更好地達(dá)到檔案信息資源共享、受控的目的，包括完善訪問控制體系、優(yōu)化訪問控制技術(shù)、對(duì)用戶訪問權(quán)限進(jìn)行合理的認(rèn)證與控制等方面。

在接入安全建設(shè)方面，在保證電子檔案信息資源得到受控共享的基礎(chǔ)上，做好上傳、加密控制，確保存儲(chǔ)安全和檔案用戶隱私安全。

最后，切實(shí)注重?cái)?shù)據(jù)質(zhì)量控制，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為載體，加強(qiáng)電子文檔信息資源的分析，更好地在管理決策上提供支持，從而確保管理的專業(yè)性。

2.3 新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的數(shù)據(jù)安全問題。數(shù)據(jù)安全是新時(shí)代檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要內(nèi)容，所以需要切實(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的管控。

因?yàn)閿?shù)據(jù)屬于整個(gè)導(dǎo)入系統(tǒng)平臺(tái)中自動(dòng)生成，所以勢必會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。目前，很多數(shù)據(jù)編程的生命周期較短，在獨(dú)立技術(shù)控制水平上較低，各類數(shù)據(jù)使用與保存在很大程度上依賴各類軟件供應(yīng)商，長期獨(dú)立可控風(fēng)險(xiǎn)較高，一旦軟件供應(yīng)商發(fā)生變更，將可能導(dǎo)致原始數(shù)據(jù)難以正常使用，進(jìn)而出現(xiàn)不可逆轉(zhuǎn)的問題。

除了這一常規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)外，由于不同類型數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式較多，在不同的平臺(tái)之間遷移時(shí)有很多風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)生成時(shí)采用的是專用的軟件格式，若直接接收數(shù)據(jù)，現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)并非采取標(biāo)準(zhǔn)開放式的體系結(jié)構(gòu)而開發(fā)。所以，存檔的數(shù)據(jù)具有遷移性與遵從性風(fēng)險(xiǎn)，而沒有打開的存檔格式使得數(shù)據(jù)復(fù)制可信度風(fēng)險(xiǎn)較大，不受信任存檔數(shù)據(jù)難以達(dá)到法規(guī)要求。

最后，在生成數(shù)據(jù)應(yīng)用軟件方面正在不斷升級(jí)與版本控制，不同版本間的遷移風(fēng)險(xiǎn)較大，設(shè)計(jì)與制造部門在數(shù)據(jù)遷移時(shí)要確保其具有較強(qiáng)的可用性。

2.4 確保數(shù)據(jù)安全的對(duì)策。為確保數(shù)據(jù)安全，需采取規(guī)范化、過程化和集成化處理對(duì)策。

在規(guī)范化處理方面。需要對(duì)采集數(shù)據(jù)根據(jù)目前國際通用原則，對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)開放與可信，也就是分類型做好數(shù)據(jù)的處理，轉(zhuǎn)換成適合長期保存的一種中間格式。當(dāng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換完成之后，需要對(duì)其完整性和有效性進(jìn)行驗(yàn)證，再存儲(chǔ)在獨(dú)立歸檔庫之中。而歸檔庫則是利用時(shí)間戳和檢驗(yàn)的方式來確保其完整性與不可更改性。

在過程化處理方面。在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過程中，需要經(jīng)過三個(gè)過程，具體流程是：提取→轉(zhuǎn)換→驗(yàn)證。其中，轉(zhuǎn)換是從現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)的提取和接收，并對(duì)其檢驗(yàn)，且不能更改文件，再對(duì)所提取和接收的原始數(shù)據(jù)實(shí)施格式轉(zhuǎn)換。整個(gè)轉(zhuǎn)換過程嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，且兼容主流格式，在轉(zhuǎn)換目標(biāo)格式時(shí)采取與相關(guān)要求相符的格式，并利用系統(tǒng)就數(shù)據(jù)集進(jìn)行自動(dòng)驗(yàn)證，確保驗(yàn)證合格的數(shù)據(jù)能得到長期保存下來。

在集成化處理方面。數(shù)據(jù)保存需要實(shí)施軟件與配套的硬件的集成化支撐，且軟件需要具有時(shí)間戳驗(yàn)證和校驗(yàn)功能，同時(shí)與有關(guān)要求相符，做好歸檔數(shù)據(jù)的封裝，并形成存檔包達(dá)到永久保存，按需形成分發(fā)包來分析和利用數(shù)據(jù)，并提升原始數(shù)據(jù)的輕量化特點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)安全得到保障的前提下，才能更好地促進(jìn)數(shù)字檔案資源的開發(fā)與利用。[2]

*本文系科技部 財(cái)政部中央補(bǔ)助地方科技創(chuàng)新專項(xiàng)資金項(xiàng)目“河南省科技創(chuàng)新云服務(wù)平臺(tái)”（項(xiàng)目編號(hào)：豫財(cái)科〔2016〕149號(hào)）和國家檔案局科技項(xiàng)目“面向治理體系現(xiàn)代化和應(yīng)急處置決策需求的檔案數(shù)據(jù)能力建設(shè)研究”（批準(zhǔn)編號(hào)：2020-R-5）研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏志鵬.時(shí)代發(fā)展契機(jī)中的圖情檔一流期刊建設(shè)——第二屆全國圖書情報(bào)與檔案管理期刊高峰論壇觀察[J].情報(bào)資料工作，2020，41（06）： 105-109.

[2]楊文霞，吳海媛.我國圖書情報(bào)與檔案管理碩士研究生教育現(xiàn)狀分析[J].圖書館學(xué)研究，2020（19）： 10-19.

（作者單位：河南省科學(xué)技術(shù)信息研究院? 來稿日期：2020-12-20）