新時代檔案信息服務(wù)定位的調(diào)整與優(yōu)化探討

何秀清

摘? 要：檔案信息服務(wù)主體需要從供給導(dǎo)向?yàn)橹飨蛐枨髮?dǎo)向轉(zhuǎn)變，成為文化的傳播者，并與其他主體加強(qiáng)合作以實(shí)現(xiàn)服務(wù)主體的多元化。在檔案信息服務(wù)內(nèi)容上應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源的管理與配置，實(shí)現(xiàn)檔案信息應(yīng)用的個性化、行業(yè)化和專業(yè)化。服務(wù)策略上應(yīng)實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的多元化和現(xiàn)代化，并以檔案信息服務(wù)過程的安全性和法制化作為保證。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展;檔案信息服務(wù);定位;主體和客體;服務(wù)策略

Abstract： The subject of archival information service needs to change from supply-oriented to demand-oriented， become the disseminator of culture， and strengthen cooperation with other subjects to realize the diversification of service subjects. In the content of archival information service， we should strengthen the management and allocation of archival information resources， so as to realize the individualization， industrialization and specialization of archival information application. In terms of service strategy， we should realize the diversification and modernization of service methods， and guarantee the security and legalization of the service process of Archival information.

Keywords： High quality economic development; Archival information service; Positioning; Subject and object; Service strategy

本文將重新梳理我國檔案信息服務(wù)的主體定位、客體定位、內(nèi)容定位、策略定位，修正不符合經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展需求的定位和內(nèi)容，對我國檔案信息服務(wù)定位進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)更好地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的目的。

1 檔案信息服務(wù)主體的再定位

在相當(dāng)長的時期內(nèi)我國檔案信息服務(wù)主體僅按照自身業(yè)務(wù)范圍及館藏情況為檔案信息服務(wù)客體提供服務(wù)，服務(wù)形式表現(xiàn)為被動的應(yīng)答式服務(wù)。

由于受館藏內(nèi)容限制，所提供的檔案信息服務(wù)常常不能滿足客體的需要;受業(yè)務(wù)范圍的制約，檔案信息服務(wù)主體也未能成為文化的傳播者，也未能和其他機(jī)構(gòu)與媒體一起為社會提供多元化的信息服務(wù)。

1.1 從供給導(dǎo)向?yàn)橹飨蛐枨髮?dǎo)向轉(zhuǎn)變。檔案信息服務(wù)的被動式必然導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)備不充分、不系統(tǒng)，檔案價值與檔案部門社會功能得不到應(yīng)有發(fā)揮。[1]

隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，人們的意識形態(tài)、價值觀念、思維能力都發(fā)生了很大的變化。檔案信息服務(wù)主體應(yīng)變供給導(dǎo)向?yàn)樾枨髮?dǎo)向，對客體的檔案利用行為進(jìn)行分析研究才能真正將以人為本落到實(shí)處。檔案信息服務(wù)者也是檔案信息服務(wù)主體中的一員，作為社會成員在日常生活中也會產(chǎn)生檔案利用的需要。

檔案信息服務(wù)質(zhì)量需要通過客體的滿意程度衡量。檔案信息服務(wù)者在獲得檔案信息服務(wù)的過程中發(fā)生的角色變化，應(yīng)通過換位思考去感受檔案信息服務(wù)客體的需求，并借鑒其他社會服務(wù)部門的經(jīng)驗(yàn)，探索能滿足檔案信息服務(wù)客體需求的途徑。

1.2 服務(wù)主體應(yīng)成為文化的傳播者。檔案機(jī)構(gòu)不僅要守護(hù)檔案、提供服務(wù)，更要充分利用提供檔案信息服務(wù)的機(jī)會發(fā)揮本組織檔案信息資源的優(yōu)勢，發(fā)揮檔案信息資源的價值，傳播本組織的文化理念，與組織成員共同開創(chuàng)更美好的未來。

1.3 服務(wù)主體應(yīng)加強(qiáng)與其它相關(guān)機(jī)構(gòu)的合作。在更高的檔案信息服務(wù)要求下，檔案信息服務(wù)主體也應(yīng)該從單一主體向多元主體轉(zhuǎn)變。

檔案機(jī)構(gòu)可與聯(lián)系密切的博物館、校史館、圖書館等進(jìn)行合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢共同提供檔案信息服務(wù)。檔案機(jī)構(gòu)也可以與傳統(tǒng)媒體合作，通過報紙或電視臺進(jìn)一步傳播檔案文化。檔案機(jī)構(gòu)也可以與新媒體合作，在檔案信息服務(wù)現(xiàn)代化的進(jìn)程中借助新媒體平臺力量促進(jìn)檔案信息服務(wù)的社會化。

在市場經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的今天，檔案信息服務(wù)主體還可以是第三方外包機(jī)構(gòu)，檔案機(jī)構(gòu)通過與其他機(jī)構(gòu)跨界合作，更好地為客體提供優(yōu)質(zhì)檔案信息服務(wù)。

同時，可以利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將館藏檔案信息資源與專業(yè)技術(shù)等進(jìn)行融合，促進(jìn)各種資源最大程度發(fā)揮其價值，實(shí)現(xiàn)雙贏或多贏。

2 檔案信息服務(wù)客體的再定位

2.1 追求更高服務(wù)水平的檔案信息需求者。隨著社會檔案意識的增強(qiáng)，人們對于檔案信息服務(wù)水平的要求也越來越高。

馬斯洛需求層次理論將人的需求分為五大類，并認(rèn)為人們需求的層級會在被滿足后逐步攀升。在檔案信息得到了深層的開發(fā)后更能激發(fā)客體利用檔案的需求。

檔案信息服務(wù)客體需求的變化對檔案機(jī)構(gòu)來說既是考驗(yàn)，也是提升自身工作水平的新機(jī)遇，準(zhǔn)確把握新時期我國檔案信息服務(wù)客體的定位才能提供令客體更加滿意的服務(wù)。

2.2 檔案信息服務(wù)過程的參與者。檔案信息服務(wù)水平的提升需要客體積極參與和主體引導(dǎo)幫助共同發(fā)揮作用。很多后現(xiàn)代檔案學(xué)者曾指出，傳統(tǒng)檔案著錄的不足，認(rèn)為利用者的聲音、利用者在檢索信息時所運(yùn)用的語言，及在檔案利用中出現(xiàn)的意義很少被捕獲在檔案著錄中。[2]

目前，我國檔案館雖未能展開大眾標(biāo)簽活動，但我們在日常學(xué)習(xí)中也能感受到客體間會受到彼此利用的影響，我們查看論文的過程中很可能也會查看該論文的引文。

重視檔案信息服務(wù)客體的聲音，將主體對客體的單向輸出變成雙向合作。檔案信息服務(wù)客體也需要通過反饋的形式表達(dá)自身的服務(wù)體驗(yàn)，主體對接收到的反饋信息加以分析并找出服務(wù)流程中的不足才能提升檔案信息服務(wù)水平。

可以建立相應(yīng)的檔案信息服務(wù)反饋體系，確立服務(wù)指標(biāo)、服務(wù)有效性、服務(wù)滿意度評價、服務(wù)建議采集機(jī)制，主體通過科學(xué)利用客體的反饋數(shù)據(jù)改進(jìn)自身工作。

3 檔案信息服務(wù)內(nèi)容的再定位

3.1 加強(qiáng)檔案信息資源的整合與優(yōu)化。檔案信息服務(wù)不僅局限于將已有的館藏內(nèi)容提供給客體，更需要在客體檔案信息需求和主體館藏檔案信息資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息資源的共建共享。

檔案信息資源是檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)，主體要對這一物質(zhì)基礎(chǔ)進(jìn)行合理管理與優(yōu)化配置，才能在海量檔案信息資源中為客體匹配最能滿足客體需求的檔案信息。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的個性化和專業(yè)化。主體應(yīng)在變供給導(dǎo)向?yàn)樾枨髮?dǎo)向后根據(jù)客體需求制作用戶畫像，根據(jù)客體特點(diǎn)提供更個性化、行業(yè)化的服務(wù)。

檔案信息服務(wù)與養(yǎng)老、醫(yī)療、房產(chǎn)等緊密關(guān)聯(lián)，不同行業(yè)在尋求檔案信息服務(wù)的過程中有不同的要求，應(yīng)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)將檔案應(yīng)用行業(yè)化，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)升級。

在這方面已有類似案例，如2015年底恒大“互聯(lián)網(wǎng)+”社區(qū)健康管理中心在湖北成立，為社區(qū)居民提供健康評估、健康檔案等全方位服務(wù);2017年南京市棲霞區(qū)“e站通”已覆蓋全區(qū)并為社區(qū)居民提供遠(yuǎn)程查檔服務(wù)，可查詢計生、婚姻等五大類檔案。因此，要將檔案信息服務(wù)內(nèi)容與行業(yè)結(jié)合，立足于客體的實(shí)際需求提供便捷化的檔案信息服務(wù)。

4 檔案信息服務(wù)策略的再定位

4.1 服務(wù)方式的多元化和現(xiàn)代化。將檔案信息服務(wù)流程網(wǎng)絡(luò)化可大大方便客體的利用，例如檔案展覽中利用VR技術(shù)等給客體帶來感官刺激并增加檔案信息服務(wù)的趣味度。

如今許多檔案網(wǎng)站及社交媒體平臺上的檔案賬號利用率并不高，許多網(wǎng)站的功能也尚不健全，停留在檔案館簡介、政策法規(guī)、服務(wù)指南等簡單介紹層面;服務(wù)指南也僅提供線下檔案利用流程的指導(dǎo)。新時代檔案信息服務(wù)主體要將檔案網(wǎng)站進(jìn)一步完善，設(shè)計便于操作且安全的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。[3]

大數(shù)據(jù)環(huán)境下共建檔案信息資源共享平臺，通過公共信息服務(wù)平臺讓更多公眾不受時間和空間的限制利用檔案信息并參與互動。

新時代檔案信息服務(wù)無論是在網(wǎng)上咨詢服務(wù)上還是在精準(zhǔn)式服務(wù)上都尚處于初試階段，相當(dāng)一部分檔案機(jī)構(gòu)的軟件和硬件條件還跟不上，但與傳統(tǒng)服務(wù)方式相比已經(jīng)結(jié)合時代有了一定創(chuàng)新。

新時代是一個交互與融合的時代，需要檔案信息服務(wù)主體與客體增強(qiáng)合作，從做好檔案信息資源建設(shè)、增加檔案信息服務(wù)深度與廣度、加強(qiáng)彼此間的交互性等多方面進(jìn)行深入思考，豐富檔案信息服務(wù)方式，促進(jìn)檔案信息服務(wù)現(xiàn)代化。

4.2 檔案信息服務(wù)過程的安全性和法制化。要保證檔案的真實(shí)可靠性必須確保檔案信息的安全。信息技術(shù)雖然是檔案工作現(xiàn)代化的助推力，但在促進(jìn)檔案信息服務(wù)方式更加豐富的同時檔案信息安全也不容忽視。

電子檔案具有可復(fù)制性、與載體可分離等特點(diǎn)，既提升了檔案信息服務(wù)效率，也增加了檔案信息服務(wù)的安全風(fēng)險。

電子檔案存在著諸如物理層、網(wǎng)絡(luò)層、傳輸層等方面的威脅，檔案信息服務(wù)過程的安全化不僅僅是在硬件設(shè)施和軟件設(shè)計方面需要加強(qiáng)，更要從人員意識、安全管理、法制建設(shè)等多方面入手。[4]

目前從事檔案人員素質(zhì)參差不齊，部分人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識及業(yè)務(wù)能力。為確保檔案信息服務(wù)現(xiàn)代化的有序推進(jìn)，需要借助專業(yè)人員的力量，并通過如身份驗(yàn)證技術(shù)、防病毒技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)進(jìn)行安全防護(hù)，做好檔案信息備份以應(yīng)對挑戰(zhàn)。

實(shí)體檔案信息服務(wù)過程中也要注意保護(hù)實(shí)體檔案的安全，防止遺失或盜竊，做好檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對于有破損的實(shí)體檔案及時采取先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)。

除了在業(yè)務(wù)操作上對威脅檔案信息服務(wù)安全的因素進(jìn)行預(yù)防外，還要制定相應(yīng)的安全規(guī)范制度，從前端控制到服務(wù)過程做好安全管理規(guī)范。

高質(zhì)量發(fā)展需要全面“依法治檔”，不僅要對檔案安全方面的條款進(jìn)行加強(qiáng)，還要對檔案信息服務(wù)中涉及的知識產(chǎn)權(quán)、檔案信息資源開發(fā)、保密責(zé)任等加以規(guī)范。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊雯，劉少朋.信息化背景下高校檔案工作管理體制變革與服務(wù)模式創(chuàng)新——基于“互聯(lián)網(wǎng)+”概念[J].機(jī)電兵船檔案，2020（05）：88-91.

[2]向宇，文傳玲，周文泓.服務(wù)型社交媒體信息保管機(jī)構(gòu)的案例分析與啟示[J].檔案管理，2019（02）：16-20.

[3]張忠良.信息化時代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式探究[J].檔案管理，2019（02）：94-95.

[4]孫文.電子檔案研究的四大特征和兩大熱點(diǎn)[J].檔案管理，2020（06）：102-103.

（作者單位：安徽省皖西學(xué)院檔案館? 來稿日期：2020-11-23）