檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估研究

馬志穎

摘? 要：就檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)而言，現(xiàn)行評(píng)估表檔案保管硬件條件占比偏重;檔案庫(kù)房產(chǎn)權(quán)評(píng)估實(shí)操性不強(qiáng);人員管理測(cè)評(píng)要求不高，以及安全保密體系測(cè)評(píng)力度不夠，針對(duì)上述問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際，提出相應(yīng)的改進(jìn)建議，以期對(duì)檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估現(xiàn)狀有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案保管;外包服務(wù)機(jī)構(gòu);服務(wù)能力;評(píng)估表;測(cè)評(píng)內(nèi)容

Abstract： As far as Archives storage outsourcing service institutions are concerned， current assessment form places too much emphasis on hardware conditions for archival preservation; the evaluation of the property right of archival repository is not practical; personnel management evaluation requirements are not high， and the evaluation of security and confidentiality system is insufficient. In view of the above problems， combined with the actual situation， the corresponding improvement suggestions are put forward， in order to benefit the current situation of the evaluation of the service ability of the Archives storage outsourcing.

Keywords： Archives storage; Outsourcing service institutions; Service capabilities; Evaluation criteria; Evaluation contents

筆者針對(duì)檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估現(xiàn)行評(píng)估表實(shí)施過(guò)程中可能存在的問(wèn)題提出自己的看法。

1 檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估現(xiàn)狀存在的問(wèn)題

檔案標(biāo)準(zhǔn)從性質(zhì)上可劃分為基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)價(jià)性標(biāo)準(zhǔn)四類(lèi)，其中，評(píng)價(jià)性標(biāo)準(zhǔn)專(zhuān)門(mén)適用于檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)，[1]因而建立各類(lèi)評(píng)級(jí)制度利于從宏觀上衡量各企業(yè)業(yè)務(wù)水平的高低，起到市場(chǎng)導(dǎo)向作用。[2]

2017年8月2日，國(guó)家檔案局發(fā)布報(bào)批稿《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》的實(shí)施不僅使得檔案寄存托管類(lèi)企業(yè)的管理服務(wù)有法可依，還開(kāi)創(chuàng)性地彌補(bǔ)了長(zhǎng)期以來(lái)檔案行業(yè)評(píng)價(jià)性標(biāo)準(zhǔn)缺失的現(xiàn)實(shí)不足。

1.1 檔案保管硬件條件評(píng)估占比偏重。現(xiàn)批準(zhǔn)實(shí)施的《檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估表》（下簡(jiǎn)稱(chēng)“評(píng)估表”）相較于之前征求意見(jiàn)稿的《檔案社會(huì)保管單位分值測(cè)評(píng)表》（“分值測(cè)評(píng)表”）在內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上更為細(xì)化全面。

評(píng)估表將分值測(cè)評(píng)表“安全值班”的內(nèi)容調(diào)整進(jìn)“檔案保管場(chǎng)所建設(shè)”的具體測(cè)評(píng)指標(biāo)“防盜報(bào)警與安全值班”里，使整張表的邏輯順序更加連貫;又將分值測(cè)評(píng)表“檔案利用”里的具體指標(biāo)“檔案調(diào)用”單設(shè)成“檔案運(yùn)輸”，以提高檔案專(zhuān)人專(zhuān)車(chē)運(yùn)輸?shù)谋匾浴?/p>

分值測(cè)評(píng)表盡管提及“檔案利用”，但其具體指標(biāo)“檔案目錄”只涉及到檔案保管外包服務(wù)的一小部分。

現(xiàn)行評(píng)估表“信息化管理和利用服務(wù)”較全面地反映出寄存托管類(lèi)企業(yè)綜合管理和提供利用服務(wù)水平，具體測(cè)評(píng)指標(biāo)包括“檔案查閱”“檔案管理信息系統(tǒng)”“數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)”“數(shù)據(jù)安全措施”等。

但總體來(lái)看（見(jiàn)表1），現(xiàn)行評(píng)估表仍太過(guò)側(cè)重檔案保管硬件條件，包括“檔案保管場(chǎng)所建設(shè)”“檔案運(yùn)輸”“檔案保護(hù)”“檔案裝具”，權(quán)重共76%，而其他各評(píng)價(jià)維度權(quán)重相加才24%，包括“公司資金”“人員管理”“信息化管理和利用服務(wù)”“制度建設(shè)”。

1.2 檔案庫(kù)房產(chǎn)權(quán)評(píng)估實(shí)操性不強(qiáng)?，F(xiàn)行評(píng)估表“檔案保管場(chǎng)所建設(shè)”下設(shè)9個(gè)具體指標(biāo)。其中，“自有檔案庫(kù)房”“租用檔案庫(kù)房”和“租用年限”這三個(gè)指標(biāo)和內(nèi)容設(shè)置在企業(yè)評(píng)估過(guò)程中可操作性不強(qiáng)。

首先，現(xiàn)行評(píng)估表將庫(kù)房產(chǎn)權(quán)簡(jiǎn)單地一刀切為“自有”和“租用”，并規(guī)定參評(píng)企業(yè)必備自有庫(kù)房，若某公司庫(kù)房全部自有，面積達(dá)6000㎡及以上，按該表最高可得44.5分，在理想情境下該司喪失了獲得滿(mǎn)分的權(quán)利。

其次，該表規(guī)定庫(kù)房的選址布局、建筑設(shè)計(jì)、檔案保護(hù)、防火設(shè)計(jì)、建筑設(shè)備符合要求，自有庫(kù)房得5分，租用庫(kù)房得2.5分，分值差異合理，但是將其分別設(shè)在“自有”和“租用”具體測(cè)評(píng)內(nèi)容里并不十分科學(xué)。

最后，自有庫(kù)房不存在年限要求，該表單設(shè)“檔案庫(kù)房租用年限”指標(biāo)，權(quán)重2%，容易引起歧義，可能存在庫(kù)房全部自有的企業(yè)疏忽下漏算掉2%的情況。

1.3 人員管理測(cè)評(píng)要求不高?，F(xiàn)行評(píng)估表關(guān)于“人員管理”的權(quán)重設(shè)置不足10%，主要測(cè)評(píng)檔案業(yè)務(wù)及管理人員、其他崗位人員上崗證書(shū)持有情況。

目前考察以員工基本技能為重點(diǎn)，不能全方位地測(cè)評(píng)企業(yè)用人情況和整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。（見(jiàn)表2）

1.4 安全保密體系測(cè)評(píng)力度較弱?？v觀現(xiàn)行評(píng)估表，對(duì)信息安全保密工作的測(cè)評(píng)缺乏聚焦性，[3]只是將其體現(xiàn)在各零散的指標(biāo)上。例如，上文所述“信息化管理和利用服務(wù)”里的“數(shù)據(jù)安全措施”，權(quán)重僅為2%，以及權(quán)重為3%的“制度建設(shè)”測(cè)評(píng)內(nèi)容。因此，應(yīng)單設(shè)“安全保密體系”指標(biāo)。

2 檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估的實(shí)施建議

2.1 科學(xué)建立與實(shí)施等級(jí)評(píng)價(jià)體系。正確衡量檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)水平的高低，需要遵循相應(yīng)原則，制定一個(gè)較完善的等級(jí)評(píng)價(jià)體系。

寄存托管類(lèi)企業(yè)測(cè)評(píng)應(yīng)以五大維度為主（見(jiàn)表1）。同時(shí)，現(xiàn)行評(píng)估表側(cè)重強(qiáng)調(diào)檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施，權(quán)重占比過(guò)高，忽視了人力資源、檔案信息安全保密等因素。

本文建議將“檔案保管硬件條件”權(quán)重設(shè)置為40%，其中，按相應(yīng)比例，“檔案保管場(chǎng)所建設(shè)”為25%，“檔案運(yùn)輸”為2.5%，“檔案保護(hù)”為9%，“檔案裝具”為3.5%，再將“公司資金”和“安全保密體系”提高至15%，“人員管理”提至20%，在不改變測(cè)評(píng)重點(diǎn)的同時(shí)提高了其他項(xiàng)重視程度，權(quán)重設(shè)置更為嚴(yán)謹(jǐn)。

現(xiàn)行評(píng)估表通過(guò)增加“基礎(chǔ)關(guān)鍵項(xiàng)”，以“必備”明確企業(yè)參評(píng)條件，也是值得借鑒的方式。此外，隨著行業(yè)的發(fā)展，等級(jí)評(píng)價(jià)體系也應(yīng)不斷調(diào)整。

2.2 完善庫(kù)房產(chǎn)權(quán)指標(biāo)設(shè)置。本文建議將現(xiàn)行評(píng)估表“自有檔案庫(kù)房”“租用檔案庫(kù)房”和“租用年限”調(diào)整為“庫(kù)房產(chǎn)權(quán)”“庫(kù)房面積”“庫(kù)房設(shè)計(jì)”三個(gè)指標(biāo)。

需要注意的是“庫(kù)房產(chǎn)權(quán)”“庫(kù)房設(shè)計(jì)”只有庫(kù)房全部自有和自有部分面積不低于6000㎡時(shí)才能分別得到最高1.5%，有租用庫(kù)房，且自有庫(kù)房面積低于6000㎡時(shí)最高得1%。則若6000 ㎡庫(kù)房全部自有，假設(shè)其他條件都滿(mǎn)足，應(yīng)得1.5+7+1.5=10分;若自有4000㎡、租用2000㎡，則得1+3+3+1=8分，若自有6000㎡、租用2000㎡，則得1.5+7+3+1.5=13分。

此外，“檔案保管場(chǎng)所建設(shè)”各指標(biāo)權(quán)重也對(duì)照原表，合理賦值，如“庫(kù)房環(huán)境”2.5%，“配備附屬技術(shù)用房”2.5%，“消防設(shè)施”4%，“防盜和值班”3%，“供電”2.5%以及“照明”0.5%（見(jiàn)表3、4）。

2.3 加強(qiáng)檔案外包機(jī)構(gòu)人才隊(duì)伍建設(shè)。本文結(jié)合2016年全國(guó)范圍內(nèi)20家檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)人力資源情況調(diào)研數(shù)據(jù)[4]（見(jiàn)表6），從“人員規(guī)模、類(lèi)別、素質(zhì)和組織優(yōu)化”四個(gè)指標(biāo)探究檔案寄存類(lèi)企業(yè)人才現(xiàn)狀。

首先，參照國(guó)家統(tǒng)計(jì)局2011年發(fā)布的《大中小微企業(yè)劃分標(biāo)準(zhǔn)》，軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)劃分應(yīng)滿(mǎn)足相應(yīng)條件（見(jiàn)表5），20家調(diào)研目標(biāo)企業(yè)人員規(guī)模平均300人，[4]基本滿(mǎn)足了中型企業(yè)的要求。

考慮到樣本的特殊性，本文將測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置為大型企業(yè)2%，中型1%，小型0.5%，微型規(guī)模不得分。

其次，應(yīng)大幅提高營(yíng)銷(xiāo)人員和專(zhuān)業(yè)人員的占比以提高行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

最后，對(duì)企業(yè)人力資本潛力的測(cè)評(píng)。通過(guò)強(qiáng)化現(xiàn)職人員能力，促進(jìn)企業(yè)良性運(yùn)轉(zhuǎn)（見(jiàn)表6）。

2.4 注重全流程風(fēng)險(xiǎn)控制。檔案保管外包工作存在自然或人為侵害的潛在風(fēng)險(xiǎn)，[5]應(yīng)從檔案存儲(chǔ)與日常管理、服務(wù)人員和服務(wù)對(duì)象三個(gè)方面探析潛在風(fēng)險(xiǎn)[6]（見(jiàn)表7）。

只有服務(wù)全流程注重風(fēng)險(xiǎn)控制，才能確保檔案安全，形成較為合理完善的安全保密體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]紀(jì)建楠.我國(guó)檔案服務(wù)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)研究[D].遼寧大學(xué)，2017：21.

[2]姚軍，朱勝良，錢(qián)唐根等.《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》解讀[J].中國(guó)檔案，2018（09）： 26.

[3]國(guó)家檔案局.課題研究報(bào)告：檔案數(shù)字化外包安全管理問(wèn)題分析與解決方案研究課題（一）[R].2013（12）： 21-22.

[4]鄧小軍，丁海斌.中國(guó)檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)藍(lán)皮書(shū)（2016）[M].沈陽(yáng)：遼寧大學(xué)出版社，2017：301-302.

[5]嚴(yán)永官.商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的規(guī)范管理之我見(jiàn)[J].檔案管理，2013（04）： 26.

[6]肖瀟，陳金星.企業(yè)檔案外包工作探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）： 129.

（作者單位：常熟理工學(xué)院圖書(shū)館? 來(lái)稿日期：2020-12-15）