檔案保管外包服務(wù)能力評估研究

馬志穎

摘? 要：就檔案保管外包服務(wù)機構(gòu)而言，現(xiàn)行評估表檔案保管硬件條件占比偏重;檔案庫房產(chǎn)權(quán)評估實操性不強;人員管理測評要求不高，以及安全保密體系測評力度不夠，針對上述問題，結(jié)合實際，提出相應(yīng)的改進建議，以期對檔案保管外包服務(wù)能力評估現(xiàn)狀有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案保管;外包服務(wù)機構(gòu);服務(wù)能力;評估表;測評內(nèi)容

Abstract： As far as Archives storage outsourcing service institutions are concerned， current assessment form places too much emphasis on hardware conditions for archival preservation; the evaluation of the property right of archival repository is not practical; personnel management evaluation requirements are not high， and the evaluation of security and confidentiality system is insufficient. In view of the above problems， combined with the actual situation， the corresponding improvement suggestions are put forward， in order to benefit the current situation of the evaluation of the service ability of the Archives storage outsourcing.

Keywords： Archives storage; Outsourcing service institutions; Service capabilities; Evaluation criteria; Evaluation contents

筆者針對檔案保管外包服務(wù)能力評估現(xiàn)行評估表實施過程中可能存在的問題提出自己的看法。

1 檔案保管外包服務(wù)能力評估現(xiàn)狀存在的問題

檔案標準從性質(zhì)上可劃分為基礎(chǔ)標準、業(yè)務(wù)管理標準、技術(shù)標準及評價性標準四類，其中，評價性標準專門適用于檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)，[1]因而建立各類評級制度利于從宏觀上衡量各企業(yè)業(yè)務(wù)水平的高低，起到市場導向作用。[2]

2017年8月2日，國家檔案局發(fā)布報批稿《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》的實施不僅使得檔案寄存托管類企業(yè)的管理服務(wù)有法可依，還開創(chuàng)性地彌補了長期以來檔案行業(yè)評價性標準缺失的現(xiàn)實不足。

1.1 檔案保管硬件條件評估占比偏重?，F(xiàn)批準實施的《檔案保管外包服務(wù)能力評估表》（下簡稱“評估表”）相較于之前征求意見稿的《檔案社會保管單位分值測評表》（“分值測評表”）在內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上更為細化全面。

評估表將分值測評表“安全值班”的內(nèi)容調(diào)整進“檔案保管場所建設(shè)”的具體測評指標“防盜報警與安全值班”里，使整張表的邏輯順序更加連貫;又將分值測評表“檔案利用”里的具體指標“檔案調(diào)用”單設(shè)成“檔案運輸”，以提高檔案專人專車運輸?shù)谋匾浴?/p>

分值測評表盡管提及“檔案利用”，但其具體指標“檔案目錄”只涉及到檔案保管外包服務(wù)的一小部分。

現(xiàn)行評估表“信息化管理和利用服務(wù)”較全面地反映出寄存托管類企業(yè)綜合管理和提供利用服務(wù)水平，具體測評指標包括“檔案查閱”“檔案管理信息系統(tǒng)”“數(shù)據(jù)庫建設(shè)”“數(shù)據(jù)安全措施”等。

但總體來看（見表1），現(xiàn)行評估表仍太過側(cè)重檔案保管硬件條件，包括“檔案保管場所建設(shè)”“檔案運輸”“檔案保護”“檔案裝具”，權(quán)重共76%，而其他各評價維度權(quán)重相加才24%，包括“公司資金”“人員管理”“信息化管理和利用服務(wù)”“制度建設(shè)”。

1.2 檔案庫房產(chǎn)權(quán)評估實操性不強?，F(xiàn)行評估表“檔案保管場所建設(shè)”下設(shè)9個具體指標。其中，“自有檔案庫房”“租用檔案庫房”和“租用年限”這三個指標和內(nèi)容設(shè)置在企業(yè)評估過程中可操作性不強。

首先，現(xiàn)行評估表將庫房產(chǎn)權(quán)簡單地一刀切為“自有”和“租用”，并規(guī)定參評企業(yè)必備自有庫房，若某公司庫房全部自有，面積達6000㎡及以上，按該表最高可得44.5分，在理想情境下該司喪失了獲得滿分的權(quán)利。

其次，該表規(guī)定庫房的選址布局、建筑設(shè)計、檔案保護、防火設(shè)計、建筑設(shè)備符合要求，自有庫房得5分，租用庫房得2.5分，分值差異合理，但是將其分別設(shè)在“自有”和“租用”具體測評內(nèi)容里并不十分科學。

最后，自有庫房不存在年限要求，該表單設(shè)“檔案庫房租用年限”指標，權(quán)重2%，容易引起歧義，可能存在庫房全部自有的企業(yè)疏忽下漏算掉2%的情況。

1.3 人員管理測評要求不高?，F(xiàn)行評估表關(guān)于“人員管理”的權(quán)重設(shè)置不足10%，主要測評檔案業(yè)務(wù)及管理人員、其他崗位人員上崗證書持有情況。

目前考察以員工基本技能為重點，不能全方位地測評企業(yè)用人情況和整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。（見表2）

1.4 安全保密體系測評力度較弱?？v觀現(xiàn)行評估表，對信息安全保密工作的測評缺乏聚焦性，[3]只是將其體現(xiàn)在各零散的指標上。例如，上文所述“信息化管理和利用服務(wù)”里的“數(shù)據(jù)安全措施”，權(quán)重僅為2%，以及權(quán)重為3%的“制度建設(shè)”測評內(nèi)容。因此，應(yīng)單設(shè)“安全保密體系”指標。

2 檔案保管外包服務(wù)能力評估的實施建議

2.1 科學建立與實施等級評價體系。正確衡量檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)水平的高低，需要遵循相應(yīng)原則，制定一個較完善的等級評價體系。

寄存托管類企業(yè)測評應(yīng)以五大維度為主（見表1）。同時，現(xiàn)行評估表側(cè)重強調(diào)檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施，權(quán)重占比過高，忽視了人力資源、檔案信息安全保密等因素。

本文建議將“檔案保管硬件條件”權(quán)重設(shè)置為40%，其中，按相應(yīng)比例，“檔案保管場所建設(shè)”為25%，“檔案運輸”為2.5%，“檔案保護”為9%，“檔案裝具”為3.5%，再將“公司資金”和“安全保密體系”提高至15%，“人員管理”提至20%，在不改變測評重點的同時提高了其他項重視程度，權(quán)重設(shè)置更為嚴謹。

現(xiàn)行評估表通過增加“基礎(chǔ)關(guān)鍵項”，以“必備”明確企業(yè)參評條件，也是值得借鑒的方式。此外，隨著行業(yè)的發(fā)展，等級評價體系也應(yīng)不斷調(diào)整。

2.2 完善庫房產(chǎn)權(quán)指標設(shè)置。本文建議將現(xiàn)行評估表“自有檔案庫房”“租用檔案庫房”和“租用年限”調(diào)整為“庫房產(chǎn)權(quán)”“庫房面積”“庫房設(shè)計”三個指標。

需要注意的是“庫房產(chǎn)權(quán)”“庫房設(shè)計”只有庫房全部自有和自有部分面積不低于6000㎡時才能分別得到最高1.5%，有租用庫房，且自有庫房面積低于6000㎡時最高得1%。則若6000 ㎡庫房全部自有，假設(shè)其他條件都滿足，應(yīng)得1.5+7+1.5=10分;若自有4000㎡、租用2000㎡，則得1+3+3+1=8分，若自有6000㎡、租用2000㎡，則得1.5+7+3+1.5=13分。

此外，“檔案保管場所建設(shè)”各指標權(quán)重也對照原表，合理賦值，如“庫房環(huán)境”2.5%，“配備附屬技術(shù)用房”2.5%，“消防設(shè)施”4%，“防盜和值班”3%，“供電”2.5%以及“照明”0.5%（見表3、4）。

2.3 加強檔案外包機構(gòu)人才隊伍建設(shè)。本文結(jié)合2016年全國范圍內(nèi)20家檔案服務(wù)業(yè)企業(yè)人力資源情況調(diào)研數(shù)據(jù)[4]（見表6），從“人員規(guī)模、類別、素質(zhì)和組織優(yōu)化”四個指標探究檔案寄存類企業(yè)人才現(xiàn)狀。

首先，參照國家統(tǒng)計局2011年發(fā)布的《大中小微企業(yè)劃分標準》，軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)劃分應(yīng)滿足相應(yīng)條件（見表5），20家調(diào)研目標企業(yè)人員規(guī)模平均300人，[4]基本滿足了中型企業(yè)的要求。

考慮到樣本的特殊性，本文將測評標準設(shè)置為大型企業(yè)2%，中型1%，小型0.5%，微型規(guī)模不得分。

其次，應(yīng)大幅提高營銷人員和專業(yè)人員的占比以提高行業(yè)競爭力。

最后，對企業(yè)人力資本潛力的測評。通過強化現(xiàn)職人員能力，促進企業(yè)良性運轉(zhuǎn)（見表6）。

2.4 注重全流程風險控制。檔案保管外包工作存在自然或人為侵害的潛在風險，[5]應(yīng)從檔案存儲與日常管理、服務(wù)人員和服務(wù)對象三個方面探析潛在風險[6]（見表7）。

只有服務(wù)全流程注重風險控制，才能確保檔案安全，形成較為合理完善的安全保密體系。

參考文獻：

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[6]肖瀟，陳金星.企業(yè)檔案外包工作探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）： 129.

（作者單位：常熟理工學院圖書館? 來稿日期：2020-12-15）